Comment créer un nouveau manuel d'accueil des résidents?

Un nouveau manuel d'accueil des résidents aiderait non seulement à accueillir un nouveau résident dans la communauté, mais aiderait à orienter le nouveau résident et sa famille vers la communauté, tout en les éduquant aux règles et règlements les plus importants et à la culture générale de la communauté.

Un nouveau manuel d'accueil des résidents peut être simple ou très sophistiqué selon la taille et la complexité de la communauté en question. À tout le moins, le manuel est un document écrit qu'un nouveau résident reçoit lors du processus d'approbation ou avant l'emménagement et qui lui décrit les règles générales et les procédures de fonctionnement de l'association. Dans tous les cas, il est utile et sage d'indiquer au lecteur de se référer aux documents de l'Association pour plus de précisions sur toute procédure ou règle. Tout au long du manuel, si vous pouvez faire référence à certaines pages des documents de l'Association, mieux c'est.

Ce qui suit est une suggestion de manuel de bienvenue pour une association communautaire de taille moyenne.

Dans l'introduction au nouveau résident, vous pouvez résumer la communauté, sa taille, ses unités, ses types d'unités, ses équipements et tout autre élément d'intérêt communautaire. Une discussion sur ce que signifie l'acceptation de l'acte ou la prise de l'unité, sous réserve des documents, peut être utile. Passez en revue ce qui compose vos documents, déclaration, statuts constitutifs et règlements et comment ces documents affectent les propriétaires et les opérations de la communauté. En plus de ces informations, vous voudrez peut-être inclure le moment et le lieu des réunions du conseil, les avis et la participation des propriétaires d'unités - idem pour les assemblées annuelles, les assemblées des membres et les assemblées budgétaires.

S'il y a une gestion immobilière dans le cadre de la communauté, il est bon de discuter de cet aspect du fonctionnement de la communauté. Décrivez l'étendue de la gestion et ce qu'elle couvre et ne couvre pas en termes de service, de temps sur site, etc. Énumérer les responsabilités du gestionnaire ou de la société de gestion et comment les plaintes sont traitées et ce qui constitue une urgence. Également, décrivez comment la paperasse, les approbations et autres communications sont traitées et la part de la direction à cet égard. Dans le nouveau manuel du résident, discuter de la sécurité et les problèmes de sécurité à l'intérieur et autour de la maison, en ce qui concerne les résidents, leurs familles et leurs voisins. Il existe de nombreuses brochures intéressantes que vous pouvez obtenir auprès de la police et des pompiers et qui peuvent être incluses dans le manuel.

Décrivez et examinez pourquoi il existe des évaluations pour l'entretien, ce qu'il couvre et comment il est payable. Précisez exactement quand il est dû, quand il est en retard et quelles sont les pénalités pour paiement en retard à l'Association. Vous voudrez peut-être discuter plus en détail de vos politiques de recouvrement et de la manière dont les avocats de votre association collecteront sur un compte en souffrance et de la manière dont le propriétaire sera responsable des frais de recouvrement.

Détaillez les responsabilités d'entretien de l'association et ce dont le propriétaire de l'unité est responsable. Précisez les normes minimales acceptables pour la communauté et comment cela affecte les valeurs de chaque propriétaire, si elles ne sont pas respectées. Discutez des jours de collecte des ordures et des procédures de sortie et de réception des bidons. Quelles sont les journées de recyclage pour la communauté? (Idem pour les déchets solides et les coupures de végétation.)

Définissez et discutez de ce que sont les espaces communs de la communauté et comment ils sont entretenus et utilisés par les résidents. Définissez les commodités au sein de la communauté et la façon dont elles doivent être appréciées, quelles sont leurs heures d'ouverture et comment elles peuvent être réservées ou utilisées au mieux par les résidents.

Expliquez comment les contrôles architecturaux sont appliqués dans toute la communauté et comment et pourquoi cela est important pour les valeurs de la communauté. Détaillez les procédures du processus d'approbation du Comité ACC et comment accélérer le processus. Expliquez les contraintes de temps dans ce processus et incluez également les formulaires pour le nouveau résident dans cette trousse. S'il y a des éléments pré-approuvés, tels que des drapeaux, des clôtures ou des types de matériaux qui peuvent être utilisés, détaillez-les également.

Dressez la liste de tous les autres comités au sein de la communauté, tels que les engagements, les amendes, le paysage, l'entretien, la sécurité, la piscine, le social et les communications. Détaillez leurs fonctions, quand ils se rencontrent et comment vous, le nouveau résident, pouvez entrer en contact avec eux. Faites toujours un argumentaire quant au besoin de bénévoles pour ces comités. Détaillez le type de gouvernement dont la communauté fait partie: municipal, comté, district fiscal spécial. Donnez un aperçu de la façon dont ces gouvernements réglementent et affectent également la façon dont nous vivons dans cette communauté. Expliquez ce que signifie avoir votre propriété avec une exemption Homestead et les avantages d'être un résident de la Floride. D'autres éléments qui seraient utiles dans le manuel de bienvenue seraient une liste des commodités et services locaux dans un certain rayon de la communauté. Cela peut inclure les achats, les services médicaux, les lieux de culte, les quincailleries, les films, etc.

Les éléments supplémentaires qui pourraient être inclus seraient des brochures sur les services publics et des messages d'intérêt public des gouvernements locaux, des copies d'anciens bulletins, des procès-verbaux de réunions annuelles passées, des numéros de téléphone utiles des services gouvernementaux et d'autres services d'urgence, une liste des membres du conseil et des membres du comité, des copies. des chaînes de télévision par câble, des informations sur le site Web, des cartes de la région et des coupons et réductions pour les marchands.