Comment lutter contre les rejets de débit de visa?
Si vous faites face à de nombreux rejets de débit, travaillez avec Visa et votre banque pour trouver des moyens de les limiter.
Les rejets de débit par carte de crédit peuvent être extrêmement coûteux pour les commerçants. Il est possible que vous perdiez la vente et la marchandise vendue. Les rétrofacturations sont généralement le résultat de litiges clients, de fraudes, d'erreurs de traitement et de problèmes d'autorisation. Bien qu'ils ne puissent pas être complètement évités, il est possible de contester les rétrofacturations. Il existe également des mesures que vous pouvez prendre pour les prévenir à l'avenir.
Partie 1 sur 3: préparer une réponse
- 1Recherchez le code de raison. Une fois que vous recevez une réclamation, examinez le code de motif de la rétrofacturation et déterminez pourquoi vous l'avez reçue. Visa a des codes spécifiques pour chaque demande de rétrofacturation. Une fois que vous avez le code de motif, vous serez mieux en mesure de fournir des preuves à votre banque.
- 2Examinez la transaction. Une fois que vous avez le code de motif, vous devrez établir un dossier expliquant pourquoi la rétrofacturation est incorrecte. Recherchez dans vos fichiers des reçus, des relevés bancaires ou d'autres enregistrements de la transaction. Vous aurez besoin de ces informations plus tard dans le processus.
- Assurez-vous de conserver des copies électroniques et physiques de toutes les transactions de votre entreprise.
- Si vous ne trouvez aucune preuve à l'appui de votre réclamation, vous perdrez probablement la vente et la marchandise.
- 3Contactez l'acheteur. Dans le cadre de vos efforts pour recueillir des informations sur la rétrofacturation, vous pouvez être amené à contacter directement l'acheteur. Vous, ou un membre de votre service de facturation, devez contacter l'acheteur et vous renseigner sur la nature du litige. Vous pourrez peut-être résoudre le problème sans avoir à poursuivre le processus de rétrofacturation.
- Dans la plupart des cas, un acheteur vous contactera probablement pour tout litige, que vous pourrez traiter rapidement et éviter complètement le processus de rétrofacturation.
Si vous ne trouvez aucune preuve à l'appui de votre réclamation, vous perdrez probablement la vente et la marchandise. - 4Trouvez des documents à l'appui de votre demande. Si votre banque n'a pas de trace de la transaction contestée, elle vous contactera pour plus d'informations. Ils vous demanderont probablement d'envoyer une copie du reçu et toute autre information détaillant la transaction.
- Par exemple, si le titulaire de la carte prétend qu'un crédit n'a pas été accordé pour la marchandise retournée, vous pouvez résoudre le problème en soumettant la preuve que vous l'avez crédité à une certaine date. Un relevé bancaire ou de carte de crédit ou un bordereau de dépôt contiendra probablement cette information.
- Envoyez tous les reçus, actes de vente ou autres documents pertinents. Si vous n'avez pas suffisamment de documents pour étayer votre cas, vous perdrez probablement la vente.
Partie 2 sur 3: répondre à une rétrofacturation
- 1Envoyez la documentation à votre banque dans les meilleurs délais. Envoyez toujours autant d'informations que possible à votre banque pour l'aider à remédier au rejet de débit. Il est important que vous soumettiez vos documents à la banque à temps. Il y a un temps limité pendant lequel vous et votre banque pouvez répondre à une rétrofacturation.
- Le délai imparti pour répondre à une demande peut varier en fonction de votre banque. Assurez-vous de vérifier leurs politiques sur les rétrofacturations avant de commencer le processus.
- Si vous manquez votre fenêtre pour soumettre la documentation, vous perdrez probablement la vente.
- 2Représentez la rétrofacturation. Si votre banque dispose de suffisamment d'informations, elle soumet à nouveau ou «représente» le rejet de débit à la banque émettrice. À ce stade, la banque émettrice peut reporter la transaction sur le compte du titulaire de la carte.
- 3Passer par l'arbitrage. Si votre banque présente à nouveau le rejet de débit et que vous perdez, vous pouvez choisir de soumettre le problème à un pré-arbitrage. Au cours de ce processus, la rétrofacturation est examinée plus avant et, si la banque émettrice n'est pas satisfaite du résultat, elle peut l'envoyer à Visa pour un arbitrage final. Dans cette dernière étape, Visa décide qui a la responsabilité finale.
- La question entourant la rétrofacturation peut être réglée à tout moment au cours des processus de pré-arbitrage et d'arbitrage.
Si votre banque n'a pas de trace de la transaction contestée, elle vous contactera pour plus d'informations. - 4Suivi pour assurer une bonne résolution. Une fois que votre banque, la banque émettrice ou Visa a pris une décision finale sur la rétrofacturation, effectuez un suivi auprès des différentes entités impliquées pour vous assurer que le problème est résolu. Assurez-vous de bien comprendre de quoi vous êtes responsable et comment vous protéger à l'avenir.
- Si vous faites face à de nombreux rejets de débit, travaillez avec Visa et votre banque pour trouver des moyens de les limiter.
- 5Poursuivez le client. Si vous ne parvenez pas à obtenir une résolution via Visa, vous pouvez envisager de poursuivre le client dans le cadre de petites créances ou d'un tribunal civil. Cependant, le coût des litiges peut rendre cette voie moins attrayante. Vous pourriez finir par dépenser plus que ce que vous pourriez récupérer auprès du client.
- Parlez à un avocat avant d'entreprendre toute action en justice.
Partie 3 sur 3: éviter les rétrofacturations
- 1Soyez clair sur vos politiques. Énoncez clairement vos politiques de retour, d'ajustement et d'annulation au moment de la vente. Votre police, ou déclaration de divulgation, doit être imprimée lisiblement sur le recto de votre reçu de transaction près de la ligne de signature. Assurez-vous que la police est lisible sur toutes les copies du reçu.
- Si la vente est en ligne, incluez votre déclaration de divulgation dans les pages précédant l'écran de "paiement" ou près du bouton de soumission.
- Si vous ne savez pas comment afficher votre déclaration de divulgation, contactez votre banque.
- Si vous n'affichez pas correctement votre déclaration de divulgation, il peut être difficile pour vous d'éviter de recevoir des rétrofacturations. Il peut également être plus difficile pour vous de les contester.
- 2Dépôt des reçus rapidement. Assurez-vous de déposer tous les reçus de vente et de crédit dans un délai d'un à cinq jours ouvrables suivant la transaction. Si vous conservez vos crédits trop longtemps, vous risquez de recevoir une rétrofacturation de «présentation tardive».
- Afin d'éviter cela, fixez une heure désignée chaque semaine lorsque vous effectuez vos dépôts.
Si vous n'affichez pas correctement votre déclaration de divulgation, il vous sera difficile d'éviter de recevoir des rétrofacturations. - 3Enregistrez soigneusement les transactions. Assurez-vous que les reçus incorrects et en double sont annulés pour garantir que les transactions ne sont traitées qu'une seule fois. Veillez également à ne pas effectuer plusieurs dépôts sur la même transaction auprès de différentes banques. Cela peut entraîner une rétrofacturation de «transaction en double».
- Conservez des registres détaillés de vos transactions pour éviter les transactions en double.
- 4Informer les clients sur l'état de leur transaction. Informez le titulaire de la carte si le statut de sa marchandise change. Si la date du service change ou s'il y a des retards de livraison, contactez le client et informez-le de ces modifications. Cela vous aidera à éviter une rétrofacturation «services non fournis ou marchandise non reçue».
- Si vous le pouvez, essayez d'utiliser un système automatisé pour tenir les clients informés de l'état d'expédition de leurs produits.
- 5Envoyez la marchandise avant de déposer la transaction. Bien que vous souhaitiez déposer vos transactions rapidement, évitez de le faire avant d'avoir expédié la marchandise. Si un titulaire de carte voit une transaction sur son relevé avant de recevoir ses biens ou services, il peut considérer cela comme une fraude et déposer une réclamation. Communiquez au client que la marchandise est en route avant de mettre de l'argent à la banque.
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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