Comment soumettre une note de frais avec des violations sur Expensify?
Chaque fois que vous créez un rapport qui ne respecte pas les politiques, vous en serez instantanément averti avant de soumettre votre rapport.
La validité des notes de frais détermine leur exactitude, vous permettant de recevoir ou de rembourser le bon montant dont vous avez besoin. Expensify reconnaît également les violations lors de la soumission d'une note de frais. Chaque fois que vous créez un rapport qui ne respecte pas les politiques, vous en serez instantanément averti avant de soumettre votre rapport. Mais ne vous inquiétez pas; les violations sont normales, en particulier pour certaines dépenses incontrôlables comme le temps et le kilométrage.
Partie 1 sur 2: accéder à votre compte Expensify
- 1Allez sur le site d'expensify. Lancez un navigateur Internet, tapez https://expensify.com dans la barre d'adresse en haut de l'écran et appuyez sur Entrée. Vous serez redirigé vers la page d'accueil du site.
- 2Connectez-vous à votre compte. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe dans les champs prévus puis cliquez sur "Connexion" pour accéder à votre compte.
- 3Cliquez sur les «rapports» dans l'onglet de navigation. Vous serez dirigé vers la section Rapports de votre compte.
- L'onglet de navigation se trouve en haut de votre page d'accueil.
Partie 2 sur 2: soumettre une note de frais avec des violations
- 1Créez un nouveau rapport. Cliquez sur le bouton "Nouveau rapport" dans la partie supérieure gauche de la section Rapports pour commencer à créer un nouveau rapport.
- 2Ajoutez une dépense au rapport. Sur la page Nouveau rapport de dépenses, cliquez sur l'icône plus (+) dans le panneau de droite pour commencer à ajouter une dépense à votre rapport. Sélectionnez dans la liste des dépenses disponibles affichées et cliquez sur «Ajouter au rapport».
- 3Ajoutez un reçu à vos dépenses. Cliquez sur l'icône verte plus sur le côté droit de la dépense pour commencer à ajouter un reçu. Vous pouvez choisir d'importer un reçu à partir d'un scanner ou d'un ordinateur.
- 4Cliquez sur le bouton «soumettre». Ceci se trouve dans la partie supérieure gauche de la page Nouvelle note de frais. Une petite option déroulante apparaîtra où vous pouvez entrer n'importe quelle adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer la note de frais.
- 5Entrez l'adresse e-mail des destinataires appropriés. Faites-le dans le champ de texte fourni.
- 6Saisissez les détails de la violation. Dans le champ de texte Mémo de l'option déroulante, indiquez les raisons et d'autres détails importants pour lesquels votre mémo a une marque de violation afin que l'approbateur ne rejette pas ou ne devine pas pourquoi vous avez soumis un rapport qui ne respecte pas les directives de les politiques de dépenses.
- 7Cliquez sur le bouton «soumettre» sur l'option déroulante pour continuer. Une fenêtre Violations de politique apparaîtra montrant toutes les irrégularités que votre rapport a faites.
- 8Confirmez l'envoi de votre rapport. Pour ce faire, cliquez sur «Oui» dans la fenêtre Violations de stratégie. Votre rapport a maintenant été soumis. Tout ce que vous avez à faire est d'attendre que le rapport soit approuvé.
- S'il est rejeté, parlez à votre administrateur des raisons pour lesquelles il a été rejeté et donnez des explications supplémentaires sur les raisons pour lesquelles votre rapport comporte des violations.
Partie 2 sur 2: soumettre une note de frais avec des violations.
- Les violations de politique sont très courantes, en particulier pour des facteurs que vous ne pouvez pas contrôler. La soumission de rapports contenant des violations est acceptable tant que vous indiquez à l'approbateur pourquoi vos rapports contiennent des illégalités.
- Si vous pensez que les violations commises par vos rapports ne sont pas du tout erronées ou invalides, demandez à votre approbateur ou administrateur de modifier les politiques de dépenses pour tenir compte des problèmes.
- Les rapports contenant des violations ont plus de chances d'être rejetés. Assurez-vous donc de vous conformer autant que possible aux politiques de dépenses.
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