Comment préparer un registre de patrimoine?

Un registre des actifs - également connu sous le nom de registre des immobilisations - est simplement un enregistrement qui identifie clairement toutes les immobilisations d'une entreprise. Les actifs fixes font référence aux actifs qu'une entreprise utilise régulièrement pour produire ses revenus et, contrairement aux actifs tels que les stocks, ces actifs ne sont pas considérés comme des produits à vendre. Le registre permet à un propriétaire d'entreprise de récupérer rapidement des informations sur un actif, notamment sa description, sa date d'achat, son emplacement, son prix d'achat, l'amortissement cumulé et la valeur de récupération estimée.

Partie 1 sur 2: se préparer à créer un registre des actifs

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Apprenez le but d'un registre d'actifs. Les registres d'actifs sont généralement utilisés pour aider les propriétaires d'entreprise à suivre toutes leurs immobilisations et les détails qui les entourent. Il aide à suivre la valeur correcte des actifs, ce qui peut être utile à des fins fiscales, ainsi que pour gérer et contrôler les actifs. Un registre des immobilisations fournit un emplacement unique pour se renseigner rapidement sur tout actif appartenant à l'entreprise.
- Les immobilisations font référence aux actifs à long terme qui sont utilisés dans la production des revenus de l'entreprise et font généralement référence à des éléments tels que les terrains, les machines, les bâtiments, le matériel de bureau, les droits d'auteur et les véhicules. Tout simplement, ils peuvent être considérés comme des actifs non destinés à la vente mais plutôt à être utilisés dans la production, par opposition à quelque chose comme un inventaire.
- Par exemple, supposons qu'une entreprise possède une petite flotte de camions. Le registre des immobilisations décrirait les camions (indiquer la couleur, la marque, le modèle), indiquerait leur date d'achat et leur prix, le montant de leur amortissement cumulé et leur valeur estimée de récupération.
- Le registre des actifs est important pour savoir si les actifs sont toujours en possession ou fonctionnent, et c'est un moyen important de suivre la valeur de vos actifs. Il peut être utile non seulement à des fins de gestion d'entreprise, mais doit également être fourni à votre comptable car c'est un moyen facile pour lui de trouver des informations sur les actifs et leurs valeurs.
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Identifiez les immobilisations en consultant le bilan de l'entreprise. Pour qu'un registre des immobilisations soit efficace, il est nécessaire que les informations soient exactes, complètes et complètes. Pour ce faire, il est important de s'assurer que tous les actifs sont inclus dans le registre.
- Regardez le bilan de l'entreprise. Créez une liste de toutes les immobilisations répertoriées et enregistrées ici, car cela indique les actifs actuellement reflétés dans les livres de l'entreprise.
- Ces actifs seront généralement situés dans la section des actifs du bilan. En règle générale, les immobilisations incluent tout ce qui se trouve sous «immobilisations corporelles» et comprennent les terrains, les bâtiments, les équipements et les véhicules.
- Notez que les immobilisations peuvent également inclure des éléments tels que des brevets, des droits d'auteur ou des noms de marque. Ceux-ci sont appelés «immobilisations incorporelles» et se trouvent dans la partie «immobilisations incorporelles» du bilan. Un bon conseil est que si vous prévoyez de le posséder pendant plus d'un an, il doit être considéré comme une immobilisation.
- Les immobilisations incorporelles à durée de vie limitée doivent être radiées (amorties) au cours de leur durée d'utilité. Un droit d'auteur, par exemple, est un actif incorporel qui n'a de valeur que tant que dure le droit d'auteur. Les actifs à durée de vie indéfinie (comme le goodwill, les marques de commerce et les franchises perpétuelles) ne sont pas amortis.
Un registre des immobilisations fournit un emplacement unique pour se renseigner rapidement sur tout actif appartenant à l'entreprise.
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Identifiez les actifs en effectuant un audit physique ou une visite des sites de l'entreprise. Faites le tour du ou des emplacements commerciaux pour vérifier et vous assurer que tous les actifs du bilan sont répertoriés. Notez tout particulièrement les actifs non répertoriés.
- Si, par exemple, vous trouvez une machine qui n'est pas enregistrée dans les livres de l'entreprise, assurez-vous de prendre note de l'inclure dans le registre. Le registre doit inclure les actifs répertoriés et non répertoriés dans les livres.
- Si un bien n'est pas dans les livres, c'est le plus souvent parce que le bien a été déprécié à zéro et sorti des livres. C'est-à-dire que la valeur de l'actif s'est dépréciée dans le temps jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur comptable.
- Assurez-vous d'être minutieux et gardez à l'esprit que tout bien que vous prévoyez de conserver et de ne pas convertir en espèces pendant plus d'un an et impliqué dans la production des revenus de l'entreprise serait considéré comme une immobilisation. Cela signifie que des éléments tels que l'équipement de bureau, les meubles ou les accessoires seraient également pris en compte. Ces choses sont à long terme, et sont toutes impliquées - bien qu'indirectement parfois - dans la production de revenus.
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Décidez d'une méthode d'organisation de votre registre des actifs. Une fois que vous avez une liste détaillée de toutes les immobilisations de l'entreprise (à partir d'un walk-around et du grand livre général), il est temps de créer la structure du registre. Notez que le registre peut être conservé physiquement ou numériquement, selon votre préférence. Bien qu'il existe plusieurs façons d'organiser un registre des actifs, en voici quelques-unes:
- Si vous optez pour un registre des actifs physiques, une approche consiste à utiliser un classeur à feuilles mobiles et à allouer simplement une page par actif. Chaque page indiquerait l'actif (par exemple, une flotte de camions), puis énumérerait plusieurs catégories d'informations à remplir relatives à l'actif (ces catégories seront décrites dans la partie suivante). Vous pouvez écrire les pages à la main, bien que l'utilisation d'un ordinateur et l'impression soient recommandées.
- Si vous optez pour une version numérique, l'utilisation d'un tableur est une bonne idée. Une façon d'organiser une feuille de calcul consiste à avoir une ligne pour chaque actif, puis des colonnes pour les informations sur chaque actif. Par exemple, chaque ligne du registre des actifs de la feuille de calcul s'appliquerait à un seul actif spécifique tel que Camion ou Fraiseuse. Les colonnes horizontales auraient des titres tels que Description, fabricant, numéro de série ou identifiant, date d'achat, prix d'achat, etc. La partie suivante détaillera chaque colonne.
- Vous pouvez également trouver de nombreux modèles de registres d'actifs en ligne en recherchant simplement « modèle de registre d'actifs fixes» dans un moteur de recherche.

Utilisez une feuille de calcul ou recherchez un modèle de registre des immobilisations en ligne — Pour garder votre registre des immobilisations organisé, utilisez une feuille de calcul ou recherchez un modèle de registre des immobilisations en ligne.

Partie 2 sur 2: création de votre registre des immobilisations

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Créez un enregistrement de compte pour chaque immobilisation. Comme mentionné précédemment, chaque actif aura besoin de son propre "compte" ou zone pour stocker les informations. Si vous optez pour un classeur à feuilles mobiles, chaque page contiendra un élément, puis diverses informations. Si vous optez pour une feuille de calcul, chaque ligne comportera un actif. Quel que soit votre format, les informations suivantes sont nécessaires pour chaque compte:
- Description: La description doit permettre de distinguer l'actif spécifique d'autres actifs similaires. Par exemple, une entreprise qui possède plusieurs camions Ford peut les décrire par couleur, modèle et année de fabrication (camion Ford 1100°C-250 marron). Notez si l'actif est neuf, d'occasion ou reconditionné. Incluez également l'emplacement de l'actif ici.
- Numéro de série: Il s'agit de l'identification attribuée par le fabricant. Si votre entreprise a également attribué un identifiant d'entreprise, notez-le dans votre dossier.
- Date d'achat: indiquez la date à laquelle l'actif a été acheté.
- Prix d'achat: indiquez le prix auquel l'article a été acheté.
- Couverture d'assurance: Incluez tous les détails concernant la police d'assurance de l'actif, y compris le nom du courtier et de l'entreprise.
- Informations sur la garantie: le cas échéant, y compris les coordonnées du fournisseur de garantie.
- Date de mise en service de l'actif:: indiquez le premier jour d'utilisation de l'actif.
- Durée de vie estimée de l'actif: vous devez indiquer ici la durée de vie prévue de l'article en années ou en heures. Ceci est également connu comme la période d'amortissement, qui sera discutée en détail dans la partie suivante.
- Valeur de récupération : Inclut la valeur de récupération, c'est-à-dire la valeur de revente de l'actif à la fin de sa durée de vie. Dans de nombreux cas, cela ne s'appliquerait pas, car l'actif serait utilisé jusqu'à ce qu'il ne puisse pas être revendu.
- Méthode d'amortissement: L'amortissement fait référence à la réduction de la valeur de l'actif au fil du temps, et cela peut se produire selon plusieurs méthodes
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Sélectionnez une période d'amortissement appropriée. La période d'amortissement est la période pendant laquelle la valeur de l'actif va diminuer. Afin de déterminer la dépréciation, il est important de connaître d'abord la période de temps pendant laquelle la dépréciation se produira.
- Un pourcentage de la valeur de l'actif est converti d'un actif en une dépense à la fin de chaque période comptable pendant la période d'amortissement de l'actif. Le montant de la valeur de l'actif dépensé au cours de chaque période comptable est déterminé par la méthode d'amortissement, qui est expliquée plus loin.
- La durée d'amortissement est basée sur la durée de vie utile prévue de l'actif. Contactez le fabricant pour déterminer cela spécifiquement.
- Souvent, la période d'amortissement d'un actif spécifique est dictée par la réglementation fiscale. Confirmez-le auprès des autorités fiscales.
- Vous devrez déterminer si des actifs incorporels ont une durée de vie limitée. Le goodwill, par exemple, a une durée de vie indéfinie et n'est donc pas amorti. Les immobilisations incorporelles à durée de vie limitée doivent être amorties pour leur coût enregistré.
Le registre des immobilisations décrirait les camions (indiquer la couleur, la marque, le modèle), indiquerait leur date d'achat et leur prix, le montant de leur amortissement cumulé et leur valeur estimée de récupération.
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Déterminer la méthode d'amortissement la plus appropriée. Étant donné que chaque actif se déprécie au fil du temps, il est important de connaître les méthodes d'amortissement courantes, afin qu'il puisse être indiqué sur le registre des immobilisations.
- Semblable à la période d'amortissement, les méthodes d'amortissement admissibles sont souvent dictées par les autorités fiscales.
- L'amortissement linéaire est une méthode très courante d'amortissement des actifs. Avec cette méthode, le pourcentage de la valeur de l'actif qui est amorti est le même à chaque période. Par exemple, si un actif a une période d'amortissement de 5 ans, alors, dans le cadre d'un amortissement linéaire, 20% de la valeur de l'actif seront convertis en charges chaque année.
- Les méthodes d'amortissement accéléré augmentent la réalisation des dépenses à court terme, ce qui entraîne une baisse du revenu net dans les premières périodes d'amortissement de l'actif. Cela déplace la charge d'amortissement des périodes ultérieures vers les périodes antérieures et a pour effet de reporter les charges fiscales sur les périodes ultérieures. Notons toutefois que l'amortissement accéléré réduit également plus rapidement les capitaux propres. Communiquez avec un professionnel de la comptabilité pour déterminer si cette méthode vous convient, car elle peut présenter certains avantages fiscaux.
- La méthode d'amortissement ne peut pas être modifiée une fois qu'un actif est mis en service et qu'une méthode d'amortissement lui est appliquée.
- Pour plus de précisions à ce sujet, consultez un comptable ou un professionnel de la tenue de livres.
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Effectuer des audits périodiques pour vérifier l'exactitude du registre des immobilisations. Chaque année, assurez-vous de l'exactitude du registre en effectuant un contrôle d'inventaire physique. Comme mentionné précédemment, comparez les actifs physiques avec les actifs dans les livres et assurez-vous que le registre des actifs est toujours à jour
- Les actifs qui ont été perdus, volés ou devenus non fonctionnels n'ont plus de valeur pour l'organisation et, par conséquent, la valeur comptable restante de ces actifs doit être radiée. Il est cependant très important de conserver tous les registres, que l'actif ait ou non une valeur, qu'il soit utilisé ou non.

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Partie 1 sur 2: se préparer à créer un registre des actifs

Partie 2 sur 2: création de votre registre des immobilisations

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