Comment atteindre l'équité dans EEO?

Violerait les lois EEO — Préférer une femme pour le poste, ou refuser de promouvoir un employé qualifié simplement parce qu'il s'agit d'un homme, violerait les lois EEO.

Si vous possédez ou exploitez une entreprise de 15 employés ou plus, vous êtes probablement tenu de vous conformer aux lois fédérales EEO (Equal Employment Opportunity). Ces lois vous interdisent de traiter les employés différemment en fonction de caractéristiques indépendantes de leur volonté. Pour atteindre le niveau d'équité requis par les lois EEO, donner à tous les employés et futurs employés l'accès aux mêmes opportunités de travail sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'identité de genre, d'orientation sexuelle, d'origine nationale, d'âge (40 ans ou plus)), un handicap ou des informations génétiques. Maintenez cette équité en mettant en place des systèmes pour surveiller les employés et faire respecter la conformité.

Méthode 1 sur 3: sélectionner de nouveaux employés

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Évitez de montrer des préférences pour les types de personnes dans les offres d'emploi. Lorsque vous rédigez des annonces pour des postes disponibles, incluez des qualifications telles que l'éducation et l'expérience. Cependant, l'annonce ne doit pas lister les préférences des candidats d'un sexe, d'une orientation sexuelle, d'une origine ethnique, d'une race ou d'un autre trait particulier. En même temps, n'incluez rien qui indique que certains types de personnes, comme les personnes de plus de 40 ans ou les personnes handicapées, ne seraient pas pris en compte.
- Par exemple, si vous cherchiez une réceptionniste, vous ne voudriez pas déclarer que vous cherchez une «jeune femme» pour remplir le rôle.
- Si vous faites une annonce pour un emploi qui a des exigences physiques, énumérez ces exigences physiques spécifiquement, mais évitez tout langage qui implique qu'une personne handicapée ne pourrait pas faire le travail. Par exemple, vous pourriez écrire que le candidat idéal devrait être capable de soulever et de déplacer 23 kg (23 kg) à plusieurs reprises, mais pas que vous recherchez quelqu'un qui est «valide» ou «en bonne forme physique».
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Utiliser des débouchés non discriminatoires pour recruter de nouveaux employés. Lorsque vous recherchez de nouveaux employés, publiez vos annonces sur des plateformes de recherche d'emploi universelles accessibles à tous, et pas seulement aux personnes d'une race ou d'un sexe en particulier. Bien que vous soyez libre d'utiliser des points de vente plus étroits, vous ne devriez pas les utiliser exclusivement.
- Par exemple, si vous êtes un ancien d'une fraternité, ce serait bien d'annoncer un stage rémunéré par l'intermédiaire de votre fraternité. Cependant, vous devriez également les annoncer avec les sororités ou avec le département des services d'orientation professionnelle de l'université, afin que l'annonce soit également accessible aux femmes et aux autres étudiants.
3
Créez des critères d'évaluation objectifs pour les employés potentiels. Pour chaque poste dans votre entreprise, dressez la liste des exigences en matière d'éducation, d'expérience et de compétences que tout le monde pourrait mesurer objectivement. Cela permet non seulement aux candidats de déterminer s'ils sont qualifiés pour un poste avant de postuler, mais donne également aux intervieweurs un ensemble de normes objectives permettant de comparer les candidats.
- Lors du choix des candidats à interviewer, concentrez-vous uniquement sur ces exigences objectives. Ignorez toute autre information dans les curriculum vitae ou les lettres de motivation qui pourraient vous donner un aperçu du type de personne qui postule pour le poste.
Conseil: envisagez d'utiliser un processus de sélection à l'aveugle pour dresser une liste restreinte de candidats qualifiés avant de consulter des informations, telles que le nom du candidat, qui pourraient indiquer le sexe, la race ou l'origine ethnique du candidat.
4
Appliquer les critères d'évaluation de manière cohérente à tous les candidats. Une fois que vous avez établi les exigences professionnelles pour un poste, vous ne pouvez pas modifier ces exigences pour différents types d'employés, ou avoir des exigences différentes pour certains candidats en fonction de leur race, de leur sexe ou d'autres caractéristiques couvertes par les lois EEO.
- Par exemple, supposons que l'une de vos exigences soit que l'employé soit capable de soulever et de déplacer 23 kg (23 kg) à plusieurs reprises. En vertu des lois EEO, vous ne pouviez pas exiger que les candidats masculins soient capables de soulever et de déplacer 23 kg (23 kg) à plusieurs reprises, mais les candidatures féminines devaient seulement être capables de soulever et de déplacer 11 kg (11 kg) à plusieurs reprises.
- Évitez également de montrer une préférence pour des types particuliers de candidats. Par exemple, si vous occupez un poste qui exige un diplôme d'études collégiales, vous feriez preuve de préférence si vous offriez le poste à quelqu'un qui n'avait qu'un diplôme d'études secondaires parce qu'il s'agissait de la même origine ethnique que vous.
5
Prenez des notes lors des entretiens avec les employés potentiels. Avant l'entretien, notez les questions que vous envisagez de poser au candidat. Prenez des notes sur leurs réponses ainsi que sur toutes les questions qu'ils vous posent. Inclure des notes sur leurs qualifications et leur expérience.
- En règle générale, posez les mêmes questions à tous les candidats. Vous pouvez finir par parler de différentes choses avec des candidats spécifiques en fonction de leurs réponses ou de leurs questions pour vous. Cependant, garder les entretiens aussi uniformes que possible permet de garantir que votre comparaison des candidats est aussi objective que possible.
- Vous pouvez également envisager de faire interviewer plusieurs personnes différentes et de classer les candidats. Exigez que tous les intervieweurs prennent des notes dans le même format que vous.
Astuce: Conservez vos notes et tous les autres documents liés au processus de sélection pendant au moins 2 ans, même pour les personnes que vous n'embauchez finalement pas.
6
Limitez les vérifications des antécédents aux informations liées à l'emploi. Bien que les vérifications des antécédents soient importantes et utiles, en particulier pour certaines industries, évitez de collecter des informations relatives au sexe, à l'identité de genre, à l'orientation sexuelle, à la race, à l'origine nationale, à l'origine ethnique ou à l'âge du demandeur. Dans le cas où ce type d'information surviendrait, vous ne pouvez pas l'utiliser pour décider d'offrir ou non un emploi à la personne.
- Il est également explicitement interdit de poser au demandeur ou à ses références des questions sur son handicap (ou son handicap perçu). Vous pouvez demander au candidat s'il est physiquement capable d'exercer les fonctions du poste avec ou sans aménagement.

Ces programmes traitent des exigences EEO et de ce que les employés doivent faire s'ils sont confrontés à la discrimination ou au harcèlement sur le lieu de travail.

Méthode 2 sur 3: maintenir un lieu de travail équitable

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Concevoir des politiques claires pour gérer la discrimination sur le lieu de travail. Identifiez une ou deux personnes dans votre entreprise à qui les employés peuvent dire s'ils sont victimes de harcèlement ou de discrimination sur le lieu de travail. Assurez-vous que tous les employés savent exactement qui prend ces rapports. En règle générale, les employés devraient toujours pouvoir parler à leur supérieur immédiat.
- Vous pouvez également désigner une personne de rang supérieur au cas où le supérieur direct d'un employé ferait l'objet de sa plainte.
- C'est généralement une bonne idée d'avoir à la fois un homme et une femme au niveau du manager pour traiter les plaintes pour discrimination, au cas où les employés se sentiraient plus à l'aise de parler à quelqu'un du même sexe.
Conseil: Soulignez à tous vos employés que les représailles pour une plainte pour discrimination sont illégales et que personne n'aura jamais d'ennuis pour avoir déposé une plainte pour discrimination.
2
Distribuez un manuel de l'employé à chaque employé. Votre manuel de l'employé décrit les politiques et procédures de votre entreprise ainsi que les droits de vos employés en vertu des lois du travail et de lutte contre la discrimination. Donnez à chaque employé son propre exemplaire du manuel lors de l'intégration et demandez-lui de signer un formulaire attestant qu'il l'a lu.
- Incluez une liste de toutes les règles du lieu de travail que vous attendez de vos employés, ainsi que les conséquences en cas de violation de ces règles.
- Apportez des mises à jour à votre manuel de l'employé si nécessaire. Par exemple, si les lois de l'État concernant les congés familiaux payés étaient modifiées, vous devrez mettre à jour votre manuel de l'employé pour en tenir compte. Avertissez tous les employés lorsque des mises à jour sont effectuées.
3
Appliquer toutes les politiques de l'entreprise de manière cohérente. Parfois, une situation qui semblait inévitable se produira et vous pourriez être enclin à laisser un peu de mou à cet employé. Cependant, si vous appliquez les politiques de votre entreprise de manière incohérente, vous vous exposez à des accusations de discrimination.
- Si vous vous trouvez dans une situation où vous pensez que la punition n'est pas méritée, expliquez à l'employé ce que vous ressentez, mais que vous devez quand même suivre les directives de la politique. Par exemple, si votre politique vous oblige à signaler à un employé une absence d'appel/de non-présentation, mais que l'employé avait une explication raisonnable de la raison pour laquelle il n'a pas appelé, vous pouvez noter cette explication sur le formulaire disciplinaire.
- Lorsque vous appliquez toutes les politiques de manière cohérente, les employés comprennent à quoi s'attendre de votre part. S'ils font face à la discipline, ils ne s'inquiéteront pas que vous l'ayez fait uniquement à cause d'une caractéristique protégée, comme leur race ou leur sexe.
4
Établir un programme de formation EEO obligatoire pour tous les employés. L'EEOC, qui applique les lois EEO, propose des programmes de formation gratuits que les employeurs peuvent proposer à leurs employés. Ces programmes traitent des exigences EEO et de ce que les employés doivent faire s'ils sont confrontés à la discrimination ou au harcèlement sur le lieu de travail.
- Vous pouvez intégrer un cours de formation EEO de base à votre programme d'intégration pour les nouveaux employés.
- Vous pouvez également proposer des cours de recyclage à d'autres employés tous les deux ans.
5
Payer les employés au même taux pour le même travail. Tous les employés qui sont au même niveau devraient commencer au même taux de rémunération. Comme les employés travaillent plus longtemps pour vous, ils peuvent avoir droit à des augmentations de salaire. Cependant, leurs taux de rémunération ne devraient pas varier en fonction d'autres différences, par exemple en raison de leur race ou de leur sexe.
- Par exemple, vous ne pouvez pas payer les travailleurs hispaniques moins que les travailleurs caucasiens en raison de leur origine nationale. De même, vous ne pouviez pas démarrer les femmes à un taux inférieur à celui des hommes en pensant que les femmes ne travailleraient pas aussi dur que les hommes.
- En plus de la rémunération, donnez à tous les employés du même niveau l'accès aux mêmes avantages, y compris les programmes d'assurance et de retraite. Si un employé n'est pas admissible aux prestations, assurez-vous que c'est pour une raison liée au travail. Par exemple, vous pourriez refuser une assurance à un employé parce qu'il ne travaille pas en moyenne 30 heures par semaine. Cependant, vous ne pouvez pas refuser cette même assurance aux employés parce qu'ils sont invalides.
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Modifiez votre code vestimentaire pour tenir compte des origines religieuses et ethniques. Il n'y a rien d'injuste à avoir un code vestimentaire pour vos employés, et la plupart des lieux de travail le font. Cependant, si quelqu'un ne peut pas suivre le code vestimentaire en raison de ses croyances religieuses ou de son origine ethnique, les lois EEO vous obligent à autoriser toutes les exceptions nécessaires.
- Par exemple, si l'un de vos employés doit porter un couvre-chef en raison de sa religion, vous devrez lui permettre de le faire, même si votre code vestimentaire stipulait que les employés n'étaient pas autorisés à porter quoi que ce soit pour couvrir leurs cheveux.
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Offrir des aménagements aux employés handicapés. Si vous avez des employés handicapés, les lois EEO vous obligent à faire des aménagements raisonnables afin qu'ils puissent exercer leurs fonctions. Cette exigence n'est excusée que si l'aménagement nécessaire vous causerait des difficultés ou des dépenses importantes.
- Par exemple, si vos caisses enregistreuses étaient sur une plate - forme surélevée et que vous aviez un employé en fauteuil roulant, vous devrez peut-être installer une rampe pour que l'employé puisse accéder aux caisses enregistreuses. Vous pouvez également installer une caisse enregistreuse séparée qui ne se trouve pas sur une plate-forme surélevée.

Les lois EEO vous obligent à faire des aménagements raisonnables afin qu'ils puissent exercer — Si vous avez des employés handicapés, les lois EEO vous obligent à faire des aménagements raisonnables afin qu'ils puissent exercer leurs fonctions.

Méthode 3 sur 3: promouvoir des employés qualifiés

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Créer une politique de promotions à l'échelle de l'entreprise. Votre politique de promotion énonce les conditions spécifiques dans lesquelles les employés seront éligibles pour une promotion. Cela peut inclure la durée dans votre entreprise, les évaluations de performance et d'autres qualifications.
- Par exemple, vous pouvez spécifier que les employés sont éligibles à une promotion après 1 an d'emploi, à condition que toutes leurs évaluations de performance aient été au-dessus d'un certain niveau et qu'ils n'aient pas été rédigés ou autrement sanctionnés pour toute violation des règles ou politiques de l'entreprise.
- Suivez la politique de manière cohérente pour vous protéger des accusations selon lesquelles quelqu'un a été promu injustement ou que vous avez «laissé passer» un employé pour une promotion.
2
Communiquer les offres d'emploi à tous les employés admissibles. Lorsque vous avez un poste que vous souhaitez combler de l'intérieur, publiez-le et faites savoir à des employés spécifiques s'ils sont éligibles. Énumérez les qualifications et les exigences du poste comme vous le feriez si vous faisiez une annonce pour embaucher quelqu'un de l'extérieur de l'entreprise.
- Laissez le poste ouvert pendant au moins quelques semaines (ou plus, si possible) pour donner aux employés éligibles le temps de décider s'ils souhaitent postuler à la promotion.
- Évaluez toutes les candidatures en utilisant le même processus que si vous embauchiez quelqu'un de l'extérieur. Vous voudrez peut-être avoir plusieurs entretiens pour éviter tout parti pris ou favoritisme potentiel de la part de l'intervieweur, surtout si vous avez une petite entreprise où tout le monde se connaît assez bien.
Conseil: Contactez chaque employé éligible individuellement et discutez de l'opportunité avec lui. Soulignez que personne n'a encore été choisi pour le poste et que vous aimeriez qu'il postule.
3
Fournir une rétroaction constructive à tous les employés de manière cohérente. Mettre en place un système d'évaluation des performances standard et créer un formulaire avec des critères objectifs pour évaluer les performances des employés. Prévoyez du temps pour passer en revue les évaluations de rendement avec chaque employé individuellement.
- La fréquence à laquelle vous fournissez des évaluations de performance n'est pas aussi importante que de les faire systématiquement. Si vous envisagez de fournir des évaluations de performances mensuelles, assurez-vous de pouvoir vous réserver du temps pour les effectuer de manière cohérente chaque mois. Si vous pensez que vous n'aurez pas le temps chaque mois, faites-les plutôt tous les trimestres.
- Des évaluations de performance régulières signifient que les employés savent ce qu'ils font aux yeux de la direction, et pas seulement comment ils pensent qu'ils font. Cette évaluation objective peut empêcher les employés de penser qu'ils sont éligibles à une promotion alors qu'ils ne le sont pas en réalité.
4
Évitez les préférences sur le type d'employé adapté à un poste. Lorsque vous embauchez de l'intérieur, ne laissez pas les caractéristiques de la personne qui occupait le poste auparavant dicter la personne que vous souhaitez prendre sa place. Bien qu'il soit bon de prendre en compte la personnalité, vous ne voulez pas non plus laisser vos préjugés personnels s'infiltrer dans le processus.
- Par exemple, supposons que votre directeur des ventes a toujours été une femme. Le poste est devenu vacant et vous souhaitez promouvoir une personne du service des ventes au poste de direction. Préférer une femme pour le poste, ou refuser de promouvoir un employé qualifié simplement parce qu'il s'agit d'un homme, violerait les lois EEO.

Qui applique les lois EEO — L'EEOC, qui applique les lois EEO, propose des programmes de formation gratuits que les employeurs peuvent proposer à leurs employés.

Conseils

L'équité dans EEO concerne autant l'apparence que vos motivations réelles. Même si vous ne discriminez pas réellement quelqu'un, vous pourriez rencontrer des problèmes s'il semble que vous le soyez.
Favorisez un environnement de travail inclusif qui encourage vos employés à respecter les différences de chacun en valorisant la diversité des points de vue.
Agir rapidement sur les plaintes de discrimination. Prenez les employés qui se plaignent au sérieux et faites une enquête approfondie sur leurs plaintes. Tenir des registres de l'ensemble du processus.

Mises en garde

Vous pouvez enfreindre les lois EEO si vos politiques ont pour effet de discriminer un groupe protégé, même si ces politiques n'ont pas été créées dans l'intention de discriminer ce type de personnes.

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