Comment rémunérer le personnel associatif?
Pour payer le personnel à but non lucratif, vous devez d'abord le classer soigneusement en tant qu'employés ou sous-traitants.
Contrairement à la croyance populaire, tous les membres du personnel des organisations à but non lucratif 501 (c) ne sont pas des bénévoles - et ce n'est pas parce qu'une organisation ne fait pas de profit que le personnel ne doit pas être rémunéré pour son temps. Pour payer le personnel à but non lucratif, vous devez d'abord le classer soigneusement en tant qu'employés ou sous-traitants. Cette évaluation porte moins sur ce que vous les appelez que sur l'évaluation par l'IRS de votre relation de travail avec les membres de votre personnel, et classer à tort un employé en tant qu'entrepreneur pour éviter de payer des charges sociales peut entraîner des pénalités importantes. La rémunération du personnel à but non lucratif classé comme employé doit surmonter un obstacle supplémentaire en ce sens qu'elle doit être raisonnable.
Partie 1 sur 3: classer vos employés
- 1Déterminez comment la relation de travail est perçue. Les avantages que vous offrez, l'existence de contrats écrits et la façon dont l'organisation et le membre du personnel perçoivent la relation affectent également leur classification en tant qu'employé ou sous-traitant. L'existence d'un contrat bien rédigé est une assez bonne preuve que vous avez une relation d'entrepreneur avec eux.
- Vous êtes plus susceptible d'avoir une relation de type client avec un entrepreneur indépendant. Ils fournissent un service et vous les payez pour ce service, mais ils sont également libres de fournir ce service à d'autres personnes ou organisations à un prix qu'ils négocient.
- Pensez à cette relation en termes d'intérêts caritatifs de votre organisation. Un entrepreneur indépendant qui rédige des propositions de subvention pour vous techniquement pourrait rédiger une proposition de subvention pour une autre organisation dont les intérêts sont directement en conflit avec les vôtres. Si le membre du personnel était un employé, cependant, cela ne serait pas approprié.
- S'attendre à ce qu'un membre du personnel soit fidèle à votre cause caritative indique généralement que vous avez une relation de travail employé-employeur avec lui. De même, d'un autre côté, ils seraient généralement considérés comme des employés.
- 2Évaluez votre contrôle comportemental sur ceux qui travaillent pour vous. Bien que vous puissiez penser que la classification des employés en tant que sous-traitants permettra à votre organisation d'économiser de l'argent, cette classification ne dépend pas entièrement de vous. L'IRS examine plusieurs facteurs pour déterminer si vous devez payer des charges sociales pour vos employés. L'un des facteurs que l'IRS examine pour déterminer si une personne est un employé ou un entrepreneur est le degré de contrôle de l'organisation sur ce que fait cette personne et sur la façon dont elle fait son travail.
- Ce facteur concerne généralement la mesure dans laquelle vous contrôlez le temps et le comportement de l'employé. Par exemple, si un employé travaille sur l'horloge dans les bureaux de votre organisation, il ne peut généralement pas être considéré comme un entrepreneur indépendant car vous avez un contrôle étendu sur ses actions pendant qu'il est au travail.
- En revanche, si vous avez un membre du personnel qui travaille à domicile pendant son temps libre et est libre de travailler selon les heures qu'il souhaite tant qu'il effectue une certaine quantité de travail chaque semaine, vous montrez beaucoup moins de contrôle sur son comportement.
- Généralement, une personne payée à l'heure et travaillant dans les bureaux de l'organisation sera considérée comme un employé. Cela est particulièrement vrai s'ils ont prévu des heures et des pauses et sont censés rester à leur bureau ou dans un autre endroit désigné pendant qu'ils sont au réveil.
- Gardez également à l'esprit que la quantité de formation que votre personnel reçoit peut avoir une incidence sur le fait que l'IRS les classera en tant qu'employés ou entrepreneurs. On s'attend généralement à ce que les entrepreneurs apportent leurs propres compétences et leur éthique de travail à une mission, tandis que les employés apprennent exactement comment accomplir une tâche.
- 3Considérez qui contrôle les aspects commerciaux et financiers du travail. Les membres du personnel sont plus susceptibles d'être classés comme employés plutôt que comme sous-traitants si l'organisation rembourse les dépenses et fournit les outils ou les fournitures nécessaires pour effectuer leur travail.
- Si un membre du personnel est chargé de fournir son propre équipement et ses fournitures, vous pouvez généralement le considérer comme un entrepreneur plutôt qu'un employé, en supposant que les autres facteurs correspondent à cette classification.
- Une analyse similaire s'applique à la question de savoir si les membres du personnel sont remboursés de leurs frais de déplacement. Étant donné que les entrepreneurs déduisent généralement les dépenses professionnelles, vous leur demanderez généralement de couvrir ces choses. Cependant, cela dépend de la langue du contrat; de nombreux entrepreneurs exigent le remboursement des dépenses de tiers.
- Les membres du personnel qui ont la liberté d'embaucher leurs propres assistants ou de déléguer une partie de leur travail à d'autres peuvent également être considérés comme des sous-traitants.
- D'un autre côté, si les membres du personnel sont tenus de terminer leur travail par eux-mêmes, cela joue généralement en faveur de leur classification en tant qu'employés.
- En règle générale, les entrepreneurs sont payés à la tâche. Un membre du personnel peut toujours être considéré comme un entrepreneur même s'il est payé à l'heure, s'il est payé en vous soumettant une facture pour son temps plutôt que de pointer à une horloge sur place.
- Les salaires versés aux membres du personnel seront presque toujours classés parmi les employés. Gardez à l'esprit que si votre organisation classe incorrectement les employés, l'IRS peut déterminer que vous devez une somme importante en arriérés d'impôts sur les salaires, et votre statut d'exonération d'impôt 501(c)(3) peut en conséquence être compromis.
La rémunération du personnel à but non lucratif classé comme employé doit surmonter un obstacle supplémentaire en ce sens qu'elle doit être raisonnable.
Partie 2 sur 3: détermination d'une indemnité raisonnable
- 1Collectez des données de rémunération comparables. La rémunération des employés est considérée comme raisonnable en vertu des règlements de l'IRS s'il s'agit d'un montant similaire qui est normalement payé pour des services comparables par des organisations comparables dans des circonstances comparables.
- Votre conseil d'État à but non lucratif dispose généralement d'informations sur les salaires moyens et autres rémunérations versées par les organisations à but non lucratif opérant dans votre État.
- Vous pouvez généralement obtenir un rapport qui répertorie la rémunération pour chaque année, ainsi que des détails concernant la taille et le budget de l'organisation. Ces statistiques vous aideront à trouver des organisations comparables à la vôtre.
- En règle générale, vous souhaitez examiner la rémunération offerte par les organisations qui mènent des activités similaires et qui ont un effectif et un budget de fonctionnement annuel similaires aux vôtres.
- En outre, il peut être utile d'examiner les organisations situées dans la même zone géographique ou dans une zone géographique similaire. Il est clair qu'une organisation nationale ne serait pas comparable à une petite organisation à but non lucratif qui n'opérerait que dans un seul comté rural.
- Étant donné que le coût de la vie et le fonctionnement d'une organisation diffèrent, recherchez des organisations qui opèrent dans des domaines démographiquement similaires au vôtre. Par exemple, si votre organisation est située dans le centre-ville d'une zone métropolitaine de taille moyenne, les organisations situées dans des communautés agricoles peu peuplées ou dans des grandes villes ne seraient pas comparables.
- 2Organisez un examen de comparabilité indépendant. Une révision des salaires doit tenir compte de la valeur marchande d'une personne fournissant des services similaires avec les mêmes responsabilités et les mêmes pouvoirs. Cela ne se limite pas à d'autres sociétés à but non lucratif, mais à des sociétés de taille comparable. Cependant, le fait qu'une entreprise indépendante ou des personnes n'appartenant pas au conseil d'administration de votre organisation à but non lucratif examinent les salaires offerts aux employés d'organisations à but non lucratif comparables garantit que votre rémunération est maintenue à un niveau raisonnable.
- Vous pouvez travailler avec le conseil à but non lucratif de votre état pour trouver des personnes qui correspondent à la facture et les recruter pour effectuer l'examen.
- Idéalement, vous souhaitez créer un comité de plusieurs personnes qui seraient responsables de faire rapport à votre conseil d'administration chaque année.
- Mettre en place un système selon lequel la rémunération est revue annuellement et votée par le conseil d'administration.
- 3Tenir à jour la documentation de votre processus de comparabilité. Une fois l'examen terminé, les documents écrits et les preuves du processus d'examen et des organisations comparées doivent être conservés au cas où l'IRS remettrait en question le montant de l'indemnisation versée.
- Créez un fichier à conserver avec vos autres dossiers commerciaux et conservez la documentation pour chaque année.
- Mettez les données collectées concernant des organisations comparables ainsi que les rapports produits par votre comité d'examen de la comparabilité et les notes ou procès-verbaux de la réunion du conseil d'administration au cours de laquelle le rapport a été présenté et la rémunération soumise au vote.
- 4Assurez-vous de respecter les lois sur le salaire minimum. Les lois sur le salaire minimum changent constamment, alors assurez-vous de connaître la limite de salaire la plus récente pour votre état chaque année. Ces lois s'appliquent aux organisations à but lucratif et à but non lucratif. Alors que de nombreux États introduisent des changements mineurs chaque année, ou toutes les quelques années, pour tenir compte de l'inflation ou du coût de la vie, certains États, comme la Californie et New York, apporteront des changements drastiques au cours des prochaines années. Assurez-vous de planifier à l'avance lorsque vous payez vos travailleurs au salaire minimum.
Par exemple, de nombreux gymnases offrent des réductions d'adhésion aux personnes qui travaillent pour une organisation à but non lucratif, mais vous devez souvent d'abord enregistrer votre organisation à but non lucratif auprès de l'entreprise.
Partie 3 sur 3: aborder les avantages, les primes et la rémunération des heures supplémentaires
- 1Tenez compte des coûts des régimes d'avantages sociaux. Étant donné que la plupart des organisations à but non lucratif ne disposent pas de ressources étendues, les avantages offerts aux employés doivent s'inscrire dans le budget de votre organisation ainsi que dans les directives de «rémunération raisonnable» de l'IRS.
- Une façon de réduire les coûts tout en respectant les directives de «rémunération raisonnable» est d'offrir des régimes de retraite, mais de réduire ou d'éliminer le montant des fonds de contrepartie que l'organisation ajoute aux cotisations de l'employé.
- L'utilisation de comptes d'épargne-santé ou de montants de remboursement fixes plutôt que l'assurance-maladie est une autre façon d'offrir des avantages.
- Il existe également un certain nombre de polices d'assurance maladie de groupe spécialement conçues pour les organisations à but non lucratif qui offrent des prestations de santé à moindre coût à vos employés sans entraîner de dépenses supplémentaires de la part de votre organisation.
- Vous pouvez également fournir des prestations d'autres manières qui n'entraînent pas de retrait d'argent de votre budget. Par exemple, de nombreux gymnases offrent des réductions d'adhésion aux personnes qui travaillent pour une organisation à but non lucratif, mais vous devez souvent d'abord enregistrer votre organisation à but non lucratif auprès de l'entreprise.
- L'extension des remises aux membres de votre personnel est un moyen important d'offrir des avantages sans vous ruiner.
- D'autres options perçues comme des avantages par vos employés peuvent en fait économiser de l'argent à votre organisation. Par exemple, vous pouvez offrir à vos employés la possibilité de travailler à domicile un certain nombre de jours par mois. La création de systèmes de partage de bureau avec des membres du personnel qui travaillent à domicile peut réduire les frais généraux liés à l'entretien d'un bureau.
- Envisagez de donner à vos employés une semaine de travail de quatre jours. Le jour de congé supplémentaire sera considéré par vos employés comme un avantage, tandis que des quarts de travail échelonnés peuvent vous assurer d'avoir les personnes dont vous avez besoin sur place chaque jour.
- 2Mettre en place un comité indépendant. L'IRS considère les bonus et les avantages qui ont une valeur monétaire comme faisant partie de la rémunération totale d'un employé, et ceux-ci doivent également répondre aux normes de raisonnabilité pour les organisations à but non lucratif. Votre comité indépendant d'examen de la rémunération que vous avez formé pour évaluer vos niveaux de rémunération doit également être utilisé pour évaluer ces primes et avantages.
- Le comité indépendant doit effectuer un examen de comparabilité similaire à celui effectué pour les salaires afin de déterminer si les primes et avantages que vous envisagez se comparent à ceux offerts par des organisations similaires.
- Comme pour les salaires, assurez-vous que les rapports et documents générés par le comité sont conservés dans les dossiers de l'organisation avec d'autres documents fiscaux et commerciaux en cas de remise en cause des montants.
- L'ensemble de votre plan de bonus doit être conçu et mis en œuvre par le comité indépendant, avec des garanties procédurales pour garantir que les employés ne peuvent pas profiter des lacunes ou abuser ou manipuler le plan pour obtenir plus d'argent qu'ils ne le méritent et contrecarrer l'objectif du plan.
- 3Identifiez un objectif commercial pour les bonus. Pour qu'un plan de bonus passe le contrôle de l'IRS comme raisonnable, vous devez être en mesure de démontrer que le plan favorise l'objectif caritatif de votre organisation et n'est pas simplement un dispositif pour distribuer des bénéfices.
- Vous ne voulez généralement pas que les bonus soient directement gagnés en collectant un certain montant en dons, car cela ressemble trop à une commission de vente.
- Établissez plutôt des normes objectives pour le rendement des employés et basez les primes sur ces scores ou d'autres critères connexes.
- Par exemple, si votre organisation exploite une soupe populaire, vous pourriez offrir un bonus basé sur le nombre de personnes servies au cours d'un mois donné.
- Les primes doivent être liées à l'objectif caritatif de votre organisation, plutôt qu'à l'exécution de tâches liées au fonctionnement de l'organisation elle-même.
Contrairement à la croyance populaire, tous les membres du personnel des organisations à but non lucratif 501 (c) ne sont pas des bénévoles - et ce n'est pas parce qu'une organisation ne fait pas de profit que le personnel ne doit pas être rémunéré pour son temps. - 4Prévoyez des allocations pour les heures supplémentaires si nécessaire. Début 2016, la rémunération des heures supplémentaires a été élargie pour couvrir davantage de salariés. C'est-à-dire que tout travailleur salarié gagnant moins de 35400€ par an a désormais droit à une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de la semaine de travail standard de 40 heures. L'ancienne limite de salaire était d'environ la moitié de cette nouvelle. Cette loi, comme d'autres règlements sur la rémunération, s'applique également aux organisations à but non lucratif. Vous devrez peut-être réévaluer votre rémunération si vos salariés gagnent en dessous de cette limite et font des heures supplémentaires chaque semaine.
- A noter toutefois qu'en 2017 une injonction temporaire a été déposée pour bloquer l'élargissement de la rémunération des heures supplémentaires. Cela signifie que la loi peut revenir à un nombre autour du seuil précédent de 17700€
- 5Évaluer le caractère raisonnable de la rémunération totale. Les primes et avantages, ou la valeur monétaire équivalente de ceux-ci, sont inclus par l'IRS dans la rémunération totale d'un employé lorsqu'il effectue son analyse. Même si le salaire tombe en dessous du seuil de «rémunération raisonnable», les avantages et les primes peuvent le pousser au-dessus.
- Pour aider à évaluer facilement le caractère raisonnable de la rémunération totale, toutes les primes gagnées devraient être plafonnées à un certain pourcentage du salaire de l'employé. De cette façon, vous pouvez évaluer la rémunération totale potentielle en utilisant ce nombre maximum.
- Gardez à l'esprit que quel que soit le montant maximum qu'un employé pourrait potentiellement gagner en primes, vous devez supposer, aux fins d'évaluer le caractère raisonnable de sa rémunération totale, qu'il gagnera en fait ce montant maximum au cours d'une année donnée.
- Si le montant maximum des primes, ainsi que des salaires et avantages sociaux, finit par être nettement supérieur à la rémunération offerte par des organisations comparables, vous courez le risque de mettre en péril le statut d'exonération fiscale de votre organisation.
Les commentaires (1)
- Cela m'a beaucoup aidé en raison du paiement du personnel.
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