Comment démarrer une fondation subventionnaire?

Engagez votre conseil d'administration dans la création d'un plan d'affaires pour votre fondation. Votre conseil d'administration devrait aider à créer le plan d'affaires. Un plan d'affaires est un aperçu de la façon dont votre fondation fonctionnera. Un bon plan d'affaires est essentiel pour créer une base solide. Le format précis du plan n'est pas important. Vous pouvez l'écrire de la manière qui vous convient le mieux. Cependant, les informations et la planification qui y sont associées sont essentielles. Travailler avec l'ensemble du conseil garantira l'adhésion totale de tous.

Créez votre plan marketing. Comment ferez-vous la publicité de votre fondation? Cela inclut tout, de l'annonce de la création et de l'existence de votre fondation (vous voulez que les gens sachent qui vous êtes!), de la publicité pour générer des dons et de l'information des gens sur la possibilité de demander des subventions. Vous devez déterminer où vous allez commercialiser votre fondation, quelles sources vous utiliserez, comment vous paierez pour la publicité et quand publier des annonces.

• Si les membres de votre conseil d'administration ont de l'expérience en marketing, vous pouvez le faire vous-même. Cependant, pour cette étape, vous souhaiterez peut-être retenir les services d'une agence de marketing professionnelle.

Rédigez votre plan stratégique. Le plan stratégique est l'énoncé des objectifs essentiels de votre fondation, combiné avec les mesures d'action spécifiques que vous prendrez pour atteindre ces objectifs. Chaque étape d'action doit définir ce qui sera fait, qui le fera et quel délai vous souhaitez appliquer pour que l'étape soit accomplie. Un bon plan stratégique doit être revu toutes les quelques années pour s'assurer que vos objectifs sont atteints mais restent difficiles.

• Le plan stratégique est la section de votre plan d'affaires qui doit traiter de la façon dont vous attribuerez vos subventions. C'est là que vous devez décider de votre objectif global. Vous souhaitez cibler des artistes individuels en difficulté avec de petites bourses de 370€ par exemple? Ou allez-vous essayer de jouer un rôle dans le changement de l'éducation en octroyant des millions de dollars de subventions à des systèmes scolaires innovants? Vous et le conseil devez prendre ces décisions et déterminer comment vous communiquerez votre plan au grand public et à ceux qui pourraient devenir admissibles à vos subventions.

Planifiez les opérations des fondations et la structure de gestion. Vous devez décider et écrire comment votre fondation fonctionnera. Qui dirigera les opérations quotidiennes? Aurez-vous même des opérations quotidiennes ou ne convoquerez-vous les membres du conseil qu'une fois par an pour examiner les demandes de subvention? Si vous souhaitez définir un système managérial ou une hiérarchie, c'est ici qu'il faut le faire.

Déterminez votre plan financier en cours. Comment votre fondation paiera-t-elle pour ses opérations? Vous devez tout prendre en compte, y compris les salaires de tous les employés rémunérés, les coûts de publicité et de marketing, et toutes les opérations commerciales jusqu'à la façon dont vous allez acheter la papeterie et les frais postaux pour envoyer la correspondance et les décisions.

• Si vous payez les dépenses d'exploitation à même le fonds principal de la fondation, vous devez déterminer le revenu (basé sur les intérêts ou les investissements) et vous assurer qu'il couvre vos dépenses. Sinon, vous perdrez continuellement de l'argent et votre fondation finira par s'effondrer. (Cela peut en fait être votre décision commerciale, si vous voulez que la fondation ne fonctionne que pendant un nombre limité d'années. Cependant, vous devez planifier à l'avance et déterminer cela.)
• Vous pouvez choisir de vous engager dans certaines activités lucratives au cours de l'année qui doivent payer les frais de fonctionnement de la fondation. Si c'est le cas, vous devez définir ce que seront ceux-ci, comment ils fonctionneront et combien vous espérez gagner.
• À moins qu'un membre de votre organisation ait une formation en finance, il peut être utile de faire appel aux services d'un planificateur financier ou d'un comptable lors de l'élaboration de votre plan financier.

Décidez si la constitution en société vous convient. Vous êtes autorisé à exploiter une fondation subventionnaire sans constitution en société. Cependant, la création d'une société est fortement recommandée. En se constituant, la fondation devient sa propre entité juridique et pourra continuer à perpétuité. Vous pouvez choisir de changer de carrière ou de déménager, ou même de mourir (éventuellement), et la fondation constituée en société pourra continuer. La constitution en société a également l'avantage de supprimer toute responsabilité personnelle, de sorte qu'aucun individu ne sera responsable des coûts de la fondation.

Sélectionnez l'emplacement pour l'incorporation. Dans la plupart des cas, la décision de l'emplacement sera facile - vous vous constituerez en société dans l'État où vous exercez votre activité et accorderez vos subventions. Cependant, si vous choisissez d'opérer sur une base régionale ou même nationale, vous souhaiterez peut-être rechercher les lois sur les sociétés de plusieurs États pour déterminer si des États particuliers ont des lois sur les sociétés qui peuvent profiter à votre organisation. Par exemple, différents États ont des réglementations plus ou moins strictes sur le dépôt des déclarations annuelles. Différents États peuvent avoir des lois fiscales qui pourraient créer certains avantages d'exploitation.

• Si vous n'êtes pas familiarisé avec la recherche vous-même sur les questions juridiques d'entreprise, vous pouvez engager un avocat d'entreprise pour vous aider dans cette étape.
• Vous pouvez trouver une ressource utile avec des liens vers des informations sur les entreprises de chaque État à l'adresse http://grantspace.org/tools/nonprofit-startup-resources-by-state?_ga=1,194418415.339665185,1481398348. En sélectionnant votre état, vous serez redirigé vers des informations spécifiques sur les sièges sociaux de cet état, ainsi que des informations conçues pour aider les fondations de démarrage dans l'état.

Décidez d'un nom pour votre fondation. Le bureau de votre secrétaire d'État aura une fonction sur son site Web pour vous permettre de rechercher les noms d'entreprise disponibles. Vous devez vous assurer que le nom que vous sélectionnez n'est pas déjà utilisé par une autre organisation. Il doit également être suffisamment distinct pour ne pas être confondu avec une autre organisation déjà en activité.

• Recherchez sur Internet le secrétaire d'État de votre État et le mot «société». Vous devriez trouver les liens dont vous avez besoin. Dans certains États, le bureau peut être appelé division de la société, bureau d'affaires ou un titre similaire.

Rédigez les statuts de votre fondation. Les statuts fonctionnent à peu près de la même manière que le plan d'affaires que vous avez déjà rédigé. Les statuts décrivent les opérations de votre fondation. Les règlements ne sont pas tenus d'être des documents publics, mais si vous choisissez de les rendre publics, vous pouvez susciter un plus grand intérêt pour votre fondation. En particulier, vos statuts devraient définir ce qui suit:

• Taille du tableau et comment il fonctionnera.
• Rôles et devoirs des administrateurs et des dirigeants.
• Règles et procédures pour la tenue des réunions, l'élection des administrateurs et la nomination des dirigeants.
• Politiques et procédures relatives aux conflits d'intérêts.
• Comment les subventions seront distribuées.
• Autres questions essentielles de gouvernance d'entreprise.

Rédigez vos statuts. Les statuts sont le document public qui définit la structure juridique de votre fondation. Le bureau du secrétaire d'État aura un lien vers un modèle de formulaire que vous pouvez utiliser à cette fin. Vous pouvez utiliser le formulaire prescrit ou, dans presque tous les États, vous pouvez rédiger le vôtre, à condition d'inclure toutes les informations nécessaires. Dans la plupart des États, les statuts doivent fournir les informations suivantes (il s'agit d'une liste générale; vous devez vérifier les exigences spécifiques à l'État que vous avez choisi):

• Nom de la SOCIETE.
• Agent enregistré.
• Adresse du siège social.
• Déclaration de conformité à la section 501(c)(3) du code des impôts de l'IRS. Il s'agit de garantir votre statut d'organisme de bienfaisance en franchise d'impôt. (Voir la publication IRS 557 pour plus d'informations sur ce sujet, disponible sur https://irs.gov/forms-pubs.)
• Déclaration selon laquelle les activités de la société seront limitées aux fins énoncées à l'article 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code.
• Déclaration selon laquelle l'organisation ne s'engagera pas dans des activités politiques ou législatives interdites en vertu de la section 501(c)(3).
• Déclaration selon laquelle, lors de la dissolution de la société, tous les actifs restants seront distribués à un autre organisme sans but lucratif, à un organisme gouvernemental ou à un autre objectif public.

Déposez vos statuts et payez les frais. Les statuts sont un document public. Cela signifie que vous devez le déposer auprès du bureau du secrétaire d'État avant que votre fondation puisse commencer à fonctionner. Le site Web de l'État vous donnera des instructions pour le dépôt. Dans de nombreux cas, vous devrez peut-être soumettre plusieurs copies. Vous devez toujours soumettre une copie supplémentaire, avec une enveloppe timbrée à votre adresse, et demander au bureau de tamponner la date et de vous la retourner comme preuve de dépôt. Consultez les instructions sur le site Web du secrétaire d'État pour trouver également les frais de dépôt requis. Sans payer les frais, votre constitution ne sera pas définitive.

Accédez au formulaire IRS 1023. Le document que vous utilisez pour établir votre statut d'exonération fiscale est le formulaire IRS 1023. Ce formulaire est disponible à l'adresse https://irs.gov/charities-non-profits/applying-for-tax-exempt- statut. Il existe en fait trois versions différentes du formulaire 1023. Vous pouvez les examiner et décider celle qui est la plus appropriée et la plus utile pour vos besoins:

• Formulaire 1023. Il s'agit du formulaire standard, qui s'applique à toutes les organisations. Vous pouvez imprimer le formulaire à partir du site Web de l'IRS, ainsi que les instructions pour le remplir. Si vous avez l'habitude de remplir des formulaires fiscaux, vous préférerez peut-être cette version.
• Formulaire 1023-Interactif. Cela inclut le formulaire, ainsi que des conseils utiles et des liens vers d'autres publications de l'IRS, qui peuvent s'avérer utiles. Si vous êtes nouveau dans le remplissage de formulaires fiscaux, c'est la version que vous devez utiliser.
• Formulaire 1023-EZ. Il s'agit d'une version simplifiée du formulaire 1023, qui s'applique à certaines organisations. Vous devez remplir la feuille de calcul, disponible sur https://irs.gov/pub/irs-pdf/i1023ez.pdf, pour voir si vous êtes admissible. En général, le formulaire 1023-EZ s'applique aux petites organisations, avec moins de 187000€ d'actifs et s'attendant à moins de 37300€ de revenus au cours de l'année.
• Vous pouvez obtenir tous ces formulaires en ligne ou commander n'importe quel formulaire fiscal en composant le 1-800-TAX-FORM (829-3676).

Remplissez le formulaire 1023. Quelle que soit la version du formulaire 1023 que vous choisissez, vous devez le remplir avec précision et fournir toutes les informations requises. Le formulaire 1023 demande des informations sur les domaines suivants des opérations de votre fondation:

• Identification
• Structure organisationnelle
• Déclarations de conformité à 501(c)(3)
• Description narrative de vos activités
• Rémunération des dirigeants, administrateurs et autres employés
• Membres qui reçoivent des avantages
• Histoire de l'organisation
• Activités passées
• Données financières détaillées
• Statut d'organisme de bienfaisance public.

Fournir les frais de dépôt appropriés. Les frais d'utilisation pour fonctionner en tant qu'organisation exonérée d'impôt sont de 300€ ou de 630€, selon les recettes brutes annuelles moyennes de votre organisation sur une période de quatre ans. Si vous êtes en activité depuis plus de quatre ans, vous utiliserez les données réelles des quatre dernières années pour calculer ce chiffre. Sinon, vous pouvez estimer vos recettes attendues.

• Si vos recettes brutes annuelles moyennes dépassent 7460€, alors vous paierez 630€ Sinon, vous paierez 300€

Signez et déposez le formulaire 1023. Un représentant autorisé de la fondation doit signer le formulaire 1023 dûment rempli. Il devra généralement être un dirigeant ou un administrateur, conformément à vos statuts constitutifs. Sans une signature appropriée, le formulaire ne sera pas accepté et vous retarderez votre statut d'exonération fiscale. Envoyez le formulaire complété, tous les documents d'accompagnement et autres pièces justificatives, ainsi que les frais d'utilisation, à l'Internal Revenue Service, PO Box 192, Covington, KY 41012-0192.

• Si vous soumettez vos formulaires par courrier express ou par un autre service de livraison, envoyez votre soumission à l'Internal Revenue Service, 201 West Rivercenter Blvd., Attn: Extracting Stop 312, Covington, KY 41011.