Comment enregistrer une association à but non lucratif?

Milan Luyten
Milan Luyten
• 13 min de lecture
Une fois que vous avez créé une organisation à but non lucratif aux États-Unis
Une fois que vous avez créé une organisation à but non lucratif aux États-Unis, vous devez également enregistrer votre organisation auprès des gouvernements des États et fédéral.

Créer une organisation à but non lucratif est un excellent moyen de soutenir votre communauté et de répondre à des besoins qui ne sont pas satisfaits par d'autres moyens. Cependant, la mise en place de votre organisation à but non lucratif n'est qu'une petite partie du puzzle. Une fois que vous avez créé une organisation à but non lucratif aux États-Unis, vous devez également enregistrer votre organisation auprès des gouvernements des États et fédéral. L'enregistrement est nécessaire pour obtenir le statut d'exonération fiscale et vous assurer que vous êtes légalement autorisé à solliciter des dons.

Partie 1 sur 3: incorporer votre organisation

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    Décidez d'un nom pour votre société. En règle générale, vous voudrez que le nom de votre société soit le même que celui que vous avez choisi pour votre organisation à but non lucratif. Cependant, vous devez d'abord vous assurer que ce nom est disponible.
    • Le secrétaire d'État de votre État aura une base de données consultable sur son site Web de tous les noms de sociétés enregistrées dans votre État. Si le nom que vous voulez a déjà été pris, vous ne pourrez pas l'utiliser. Vous ne pouvez pas non plus utiliser un nom si similaire à un nom enregistré qu'il risque de prêter à confusion.
    • En plus de vérifier la base de données des noms commerciaux de votre état, vous pouvez également consulter la base de données fédérale des marques à l'adresse https://uspto.gov/trademark. Faites défiler vers le bas et cliquez sur le lien pour rechercher dans la base de données. Ceci est particulièrement important si vous prévoyez d'opérer à l'échelle nationale.
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    Rédigez vos statuts. Vos statuts constitutifs contiennent des informations de base sur votre organisation, telles que son nom et son adresse. Pour une organisation à but non lucratif exonérée d'impôt, vos statuts doivent également contenir les éléments suivants:
    • Une déclaration selon laquelle les activités de la société seront limitées aux fins établies dans l'Internal Revenue Code pour le statut d'exonération fiscale.
    • Une déclaration selon laquelle la société ne s'engagera dans aucune activité politique ou législative interdite.
    • Une déclaration selon laquelle lorsque la société sera dissoute, tous les actifs seront donnés à une autre organisation à but non lucratif ou à un organisme gouvernemental.

    Astuce: Le secrétaire d'État de votre État a probablement des modèles que vous pouvez utiliser pour rédiger vos statuts constitutifs. Cependant, ils peuvent ne pas avoir toute la langue requise pour une organisation à but non lucratif exonérée d'impôt. Si les bonnes clauses ne sont pas là, vous devrez les ajouter.

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    Nommer votre conseil d'administration. Pour une nouvelle organisation, concentrez-vous sur le recrutement de membres du conseil d'administration qui peuvent remplir des fonctions clés dans votre organisation à but non lucratif et vous aider à faire décoller votre organisation. Vous souhaitez également que des personnes bien connectées dans votre communauté vous aident lors des premières collectes de fonds.
    • C'est une bonne idée d'avoir un avocat local actif dans votre conseil d'administration, en particulier quelqu'un qui a de l'expérience avec des organisations à but non lucratif ou qui est actif dans la communauté à but non lucratif ou caritative. Ils peuvent vous aider à vous assurer que vous respectez toutes les normes légales d'exploitation.
    • Un comptable est également un bon professionnel à avoir en tant que membre du conseil d'administration, car il peut vérifier la conformité de vos dossiers financiers avec les exigences de tenue de dossiers de l'État et du gouvernement fédéral.
    • Lorsque vous recherchez une personne bien connectée, pensez aux politiciens locaux et à leurs conjoints, aux professeurs d'université et aux chefs d'entreprise locaux éminents.
    Ils peuvent ne pas avoir toute la langue requise pour une organisation à but non lucratif exonérée d'impôt
    Cependant, ils peuvent ne pas avoir toute la langue requise pour une organisation à but non lucratif exonérée d'impôt.
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    Tenez votre première réunion du conseil d'administration. Lors de votre première réunion du conseil, votre conseil adoptera officiellement les statuts constitutifs et le projet de règlement intérieur qui régiront le fonctionnement du conseil. Certains États exigent que vous déposiez ces règlements avec vos statuts constitutifs.
    • Vous rédigerez également un énoncé de mission ou présenterez une proposition d'énoncé de mission que vous avez déjà rédigée. Votre énoncé de mission est un document important car il définit votre organisation et son objectif pour le public.
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    Déposez vos statuts constitutifs auprès du secrétaire d'État de votre État. Une fois que vous avez rempli vos statuts constitutifs et tout autre formulaire requis par votre État, soumettez-les au secrétaire d'État de votre État pour incorporer officiellement votre organisation. Vous devrez également payer des frais de constitution. Ceux-ci varient considérablement selon les États, mais sont généralement d'au moins quelques centaines de dollars.
    • Vous pouvez trouver le site Web du secrétaire d'État de votre État en faisant défiler la liste à l'adresse http://e-secretaryofstate.com/.
    • Bien qu'il puisse être tentant d'incorporer votre organisation dans un État qui a moins d'exigences et des frais moins élevés, cela peut finir par vous coûter cher à long terme, surtout si votre organisation est impliquée dans un litige. En règle générale, il est préférable d'incorporer dans l'État qui servira de base d'opérations principale de votre organisation.

    Astuce: gardez à l'esprit que bien que votre organisation à but non lucratif soit enregistrée auprès de votre état, elle ne vous accorde pas automatiquement un statut d'exonération fiscale au niveau fédéral ou étatique.

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    Obtenez une licence commerciale si nécessaire. Le gouvernement de votre ville ou de votre comté peut vous demander de vous inscrire pour une licence commerciale avant de commencer vos opérations. C'est plus probable si vous avez une devanture de magasin ou un bureau ouvert au public.
    • Contactez le gouvernement de votre ville ou de votre comté pour savoir si une licence est requise. Vous trouverez également probablement des informations à ce sujet sur le site Web du gouvernement de votre ville ou de votre comté.
    • En règle générale, une licence commerciale est requise si vous allez vendre des articles au public.
    • Si vous proposez de la nourriture, des licences supplémentaires et des inspections sanitaires peuvent également être nécessaires.

Partie 2 sur 3: demande d'exonération fiscale

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    Obtenez un numéro d'identification d'employeur (EIN). Même si votre organisation à but non lucratif n'a pas d'employeurs, elle a toujours besoin d'un EIN à utiliser à des fins fiscales. Après avoir incorporé votre organisation, vous pouvez demander un EIN au nom de l'entreprise directement sur le site Web de l'IRS.
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    Remplissez votre formulaire de demande de la série 1023. Il existe différentes applications pour les organisations qui servent des objectifs différents. Assurez-vous de choisir le formulaire qui correspond le mieux à l'objectif de votre organisation. Si vous avez des questions ou si vous n'êtes pas sûr des formulaires dont vous avez besoin, vous pouvez parler à un avocat ou à un fiscaliste qui a de l'expérience en matière de demande d'exonération fiscale.
    • Vous pouvez télécharger le formulaire dont vous avez besoin sur https://irs.gov/charities-non-profits/applying-for-tax-exempt-status.
    • Gardez à l'esprit que si vous souhaitez que votre organisation soit exonérée d'impôt à compter de la date légale de création, vous devez demander le statut d'exonération d'impôt dans les 27 mois suivant la date de constitution de votre organisation.
    Assurez-vous d'avoir suffisamment de temps pour recueillir les signatures nécessaires avant la date limite
    Assurez-vous d'avoir suffisamment de temps pour recueillir les signatures nécessaires avant la date limite d'enregistrement de votre organisation à but non lucratif.
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    Rassemblez les documents à l'appui de votre demande. L'IRS vous oblige à fournir vos statuts constitutifs, les statuts de votre conseil d'administration, les règles de fonctionnement et d'autres informations sur votre organisation que vous avez fournies dans votre demande. Plus vous avez de documents pour votre demande, plus rapidement l'IRS peut vous accorder un statut d'exonération fiscale.
    • Les annexes que vous remplissez avec votre demande peuvent également énumérer les documents que vous devez joindre en pièces jointes.
    • Toutes les pièces jointes que vous incluez doivent être copiées ou imprimées sur du papier 8,5 x 11. Écrivez votre nom et EIN en haut de chaque page, ainsi qu'une indication de la partie de votre demande à laquelle le document se rapporte.
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    Assemblez votre dossier de candidature dans l'ordre recommandé. L'IRS peut traiter votre demande plus rapidement si tout est soumis dans le bon ordre. Cette commande est indiquée dans les instructions de votre demande. En règle générale, vous devez assembler votre paquet dans l'ordre suivant:
    • Un chèque ou un mandat-poste pour vos frais d'utilisation (non joint à votre formulaire de demande
    • Votre liste de contrôle du formulaire 1023
    • Un formulaire 2848 Procuration et déclaration du représentant (si nécessaire)
    • Un formulaire 8821 d'autorisation d'informations fiscales (si nécessaire)
    • Toute demande accélérée
    • Votre formulaire de demande dûment rempli et les annexes requises
    • Vos statuts
    • Vos statuts et autres règles de fonctionnement
    • Documentation de votre politique non discriminatoire pour les écoles, si votre organisation est une école, un collège ou une université
    • Formulaire 5768
    • Toutes les autres pièces jointes

    Pointe: La demande d'exonération fiscale peut être relativement compliquée. Si vous avez des questions ou des préoccupations, vous pouvez parler à un avocat ou à un comptable expérimenté en droit exonéré d'impôt. Ils peuvent examiner votre paquet et vous donner des conseils.

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    Soumettez votre dossier de candidature à l'IRS. Faites une copie de tout pour les dossiers de votre organisation. Envoyez-le ensuite avec vos frais d'utilisation à l'Internal Revenue Service, Attention: EO Determination Letters, Stop 31, PO Box 12192, Covington, KY 41012-0192.
    • Si vous souhaitez une preuve écrite de la date de l'envoi, vous pouvez utiliser un service de livraison privée. L'IRS dispose d'une liste de services de livraison privés approuvés disponible sur https://irs.gov/filing/private-delivery-services-pds. Si vous utilisez un service de livraison privé, envoyez votre paquet à l'Internal Revenue Service, Attention: EO Determination Letters, Stop 31, 201 West Rivercenter Blvd., Covington, KY 41011.
    • À partir de 2019, les frais d'utilisation pour une demande de formulaire 1023 sont de 450€. Si vous avez plutôt rempli un formulaire 1023-EZ, vos frais d'utilisation ne sont que de 150€. Cependant, ces frais doivent être payés via pay.gov le jour même où vous déposez votre demande. application.
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    Attendez une décision de l'IRS. L'IRS peut prendre de 3 à 12 mois pour prendre une décision sur votre demande. Un agent de l'IRS peut vous contacter s'il a des questions sur des informations sur votre demande.
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    Vérifiez les exigences d'enregistrement exonéré d'impôt de votre état. Obtenir le statut d'exonération fiscale aux fins de l'impôt fédéral ne signifie pas automatiquement que votre organisation est exonérée des taxes d'État. Vous devez toujours vous enregistrer comme exonéré d'impôt auprès de votre état après avoir été reconnu comme exonéré d'impôt par l'IRS.
    Gardez à l'esprit que bien que votre organisation à but non lucratif soit enregistrée auprès de votre état
    Astuce: gardez à l'esprit que bien que votre organisation à but non lucratif soit enregistrée auprès de votre état, elle ne vous accorde pas automatiquement un statut d'exonération fiscale au niveau fédéral ou étatique.
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    Inscrivez-vous pour le statut d'exonération fiscale auprès de votre état. Obtenir le statut d'exonération d'impôt fédéral ne signifie pas que vous obtiendrez automatiquement un statut d'exonération d'impôt auprès du gouvernement de votre état. Vous devez encore vous inscrire et payer des frais. Les États peuvent avoir des règles différentes concernant les organisations admissibles au statut d'exonération fiscale.
    • Vous devrez peut-être également vous inscrire auprès de votre état ou comté pour bénéficier d'une exonération des taxes locales, telles que les taxes de vente. Il est possible que vous soyez admissible à l'exonération fiscale auprès de certains paliers de gouvernement, mais pas auprès de tous.
    • Pour trouver le site Web et les coordonnées du département des revenus de votre état, consultez la liste à l'adresse https://harborcompliance.com/information/authority/department-of-revenue.
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    Organisez vos dossiers pour vous conformer aux exigences de déclaration. Les dossiers de comptabilité, de collecte de fonds et d'emploi doivent être conservés et disponibles pour inspection par l'IRS ou l'agence fiscale de votre état. Vous devrez également déposer des rapports annuels détaillant vos finances auprès de l'IRS et de l'agence du revenu de votre état.
    • Si vous avez un comptable dans votre conseil d'administration, confiez-lui la responsabilité d'organiser vos dossiers et de créer le système de conservation des documents. Si vous n'avez pas de comptable dans votre conseil, vous voudrez peut-être en embaucher un, à moins que vous ou quelqu'un d'autre de votre conseil n'ayez une expérience préalable en tenue de livres.

Partie 3 sur 3: s'inscrire pour solliciter des dons

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    Faites une liste des états où vous devez vous inscrire. Malheureusement pour les administrateurs à but non lucratif, l'enregistrement pour solliciter des dons est une question de loi de l'État. Cela signifie que si vous avez un site Web et que vous avez l'intention de solliciter des dons à l'échelle nationale, vous devrez peut-être vous inscrire pour solliciter des dons dans les 50 États. Cela peut être un processus coûteux et long.
    • Vous devrez peut-être ajouter d'autres états plus tard. Par exemple, si vous organisez une campagne de dons en ligne et recevez des dons de quelqu'un dans un État où vous n'êtes pas enregistré, cela peut déclencher une exigence d'enregistrement supplémentaire.
    • Le Conseil national des organisations à but non lucratif et de la conformité portuaire a publié un livre blanc exposant les exigences d'enregistrement des sollicitations des 50 États. Vous pouvez télécharger le document gratuitement sur https://harborcompliance.com/landing-pages/national-council-of-nonprofits-fundraising-compliance-white-paper.

    Astuce: Certaines organisations à but non lucratif ont un employé dans leur personnel uniquement pour s'occuper des enregistrements d'État et se tenir au courant de tous les documents impliqués.

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    Identifiez le bureau du gouvernement de l'État qui gère l'enregistrement. Les formulaires et les exigences varient considérablement d'un État à l'autre, tout comme les frais. Puisqu'il n'y a pas un seul endroit où vous pouvez soumettre l'enregistrement à plusieurs États à la fois, vous devrez consulter le site Web de l'organisme caritatif de chaque État pour connaître les spécificités de cet État pour l'enregistrement.
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    Remplissez vos formulaires d'inscription pour chaque état où vous envisagez de solliciter des dons. Les formulaires d'inscription nécessitent généralement une grande partie des mêmes informations que celles que vous mettriez sur votre formulaire de déclaration IRS annuel, le formulaire 990. Dans de nombreux États, vous pouvez effectuer le processus d'inscription en ligne. Certains États n'acceptent que l' inscription en ligne.
    • Vérifiez au préalable les informations d'enregistrement de chaque État et rassemblez tous les formulaires dont vous aurez besoin pour remplir le formulaire d'enregistrement.

    Conseil: de nombreux États exigent la signature de plusieurs membres de votre conseil d'administration. Assurez-vous d'avoir suffisamment de temps pour recueillir les signatures nécessaires avant la date limite d'enregistrement de votre organisation à but non lucratif.

    Cet article traite de l'enregistrement d'une organisation à but non lucratif aux États-Unis
    Cet article traite de l'enregistrement d'une organisation à but non lucratif aux États-Unis. Si vous êtes dans un autre pays, le processus peut être différent.
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    Soumettez vos formulaires d'inscription et les frais. Si vous terminez le processus d'inscription en ligne, vous soumettez généralement vos formulaires par voie électronique et payez les frais en utilisant une carte de débit ou de crédit. Si vous devez envoyer vos formulaires par la poste, faites-en une copie pour les dossiers de votre organisation avant de les envoyer.
    • Si l'option est disponible, envoyez vos formulaires par courrier recommandé avec accusé de réception afin que vous sachiez quand votre formulaire d'inscription est reçu par l'agence d'État. Si vous envoyez vos formulaires à une boîte postale, vous ne pouvez généralement pas utiliser cette option.
    • Lorsque vous soumettez vos formulaires en ligne, imprimez tout écran de confirmation ou e-mail que vous recevez pour les dossiers de votre organisation.
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    Déterminez vos responsabilités pour renouveler votre inscription. Dans de nombreux États, vous devez non seulement terminer votre inscription initiale, mais vous devez également renouveler chaque année et mettre à jour vos informations. En règle générale, vous devrez également déclarer le montant des dons que vous avez reçus de personnes dans cet état.
    • Fixez-vous un rappel quelques semaines avant l'échéance du renouvellement de l'inscription. Ne vous attendez pas à recevoir un rappel de l'agence d'État, car vous n'en recevrez souvent pas.
    • Si vous dépassez la date limite pour renouveler votre inscription, vous devrez peut-être payer des frais de retard supplémentaires.
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    Rédigez votre déclaration de divulgation. Certains États exigent que vous publiiez une déclaration de divulgation spécifique indiquant aux donateurs que vous êtes enregistré dans l'État. Les états qui exigent des déclarations de divulgation ont généralement une formulation spécifique que vous devez utiliser.
    • Certains États ont également des exigences supplémentaires concernant la taille de la police et l'endroit où la déclaration de divulgation doit apparaître dans les documents écrits ou sur votre site Web.

Mises en garde

  • Cet article traite de l'enregistrement d'une organisation à but non lucratif aux États-Unis. Si vous êtes dans un autre pays, le processus peut être différent. Vous devrez également potentiellement suivre des règles différentes si vous avez une organisation à but non lucratif et que vous avez l'intention d'opérer et de solliciter des dons à l'échelle internationale. Parlez à un avocat spécialisé dans l'aide aux organisations à but non lucratif.
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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