Comment gérer une association à but non lucratif?

Pour gérer une organisation à but non lucratif, envisagez de faire appel à des experts dans des domaines que vous ne connaissez pas, comme la finance, l'immobilier et le droit, ce qui aidera votre organisation à fonctionner plus facilement.

Une organisation à but non lucratif est une organisation qui ne cherche pas principalement à réaliser un profit à distribuer aux actionnaires des propriétaires, mais utilise plutôt l'argent qu'elle recueille pour faire avancer la mission de l'organisation à but non lucratif. Comme toute autre entreprise, une organisation à but non lucratif nécessite beaucoup de temps, d'argent, de ressources et de planification. Une vision de ce que l'organisme à but non lucratif cherchera à accomplir est la première étape de la création d'une organisation prospère. Pour être opérationnelle, l'association demandera beaucoup plus de travail.

Partie 1 sur 4: démarrer votre organisation à but non lucratif

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Avoir une vision bien développée. Les individus ont souvent une excellente idée pour aider les personnes dans le besoin dans leur communauté, mais n'ont aucune idée de la façon d'atteindre ces objectifs. Pour réussir, vous devez prendre votre vision et la développer en une entreprise. Commencez par définir l'objectif que vous souhaitez atteindre en quelques mots (essayez-en huit ou moins). Cela vous aidera à vous concentrer sur votre objectif et à commencer à prendre des mesures pour en faire une réalité.
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Élaborez un plan d'affaires. L'un des moyens les plus complets de réaliser votre vision consiste à élaborer un plan d'affaires. Un plan d'affaires vous oblige à scruter chaque aspect de votre vision et vous obligera à déterminer, en détail, comment l'organisation fonctionnera. Une fois que vous avez développé votre idée, vous devez passer d'une idée abstraite à un plan concret.
- Allez plus loin en réfléchissant aux ressources ou à l'aide dont vous aurez besoin pour réaliser votre vision.
- Faites une liste de choses à faire pour organiser votre organisation à but non lucratif et en faire un succès.
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Déterminer les objectifs de croissance. Créez un échéancier pour atteindre vos objectifs dans votre plan d'affaires. Fixez-vous des objectifs clairs et mesurables que vous pourrez cocher en cours de route. Si vous ne savez pas par où commencer, revenez en arrière depuis votre objectif ultime jusqu'à ce que vous arriviez là où vous en êtes maintenant. Si vous ne parvenez pas à le faire fonctionner avec votre équipe ou votre financement actuel, réévaluez votre plan d'affaires et recherchez d'autres plans d'action.
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Intégrez votre organisation à but non lucratif. Bien qu'il ne soit pas nécessaire qu'une organisation à but non lucratif devienne une société, beaucoup choisissent de le faire afin d'obtenir le statut d'organisation à but non lucratif. Les autres options, les fiducies caritatives et les organisations non constituées en société, sont généralement pour des configurations organisationnelles à plus court terme qui ne nécessitent pas de soutien public. Pour constituer une entreprise, vous devrez déposer des statuts constitutifs auprès du gouvernement de votre état. Habituellement, vous les déposez auprès du procureur général ou du secrétaire d'État de votre État. Consultez les sites Web de ces bureaux pour les documents dont vous avez besoin.
- Remplissez les documents avec le nom, l'adresse et l'énoncé de mission ou le but de votre organisation. Lorsque vous choisissez un objectif, soyez vague afin de faciliter les changements. Cependant, ne soyez pas si vague que l'IRS remet en question vos motivations. Un objectif plus concret permettra également à vos donateurs de comprendre ce que vous faites. Si les donateurs ont confiance en votre objectif, ils seront plus susceptibles de vous donner plus d'argent.
- Quelques semaines après le dépôt de vos statuts constitutifs, vous devriez recevoir un avis de votre incorporation réussie.
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Obtenir le statut d'association. Les organisations à but non lucratif cherchent généralement à être exonérées d'impôt en vertu du code IRS 501(c)(3). Cela vous évitera de payer des impôts sur les dons et vous laissera plus d'argent pour atteindre vos objectifs. Gagner ce statut est aussi un peu un gage de confiance que vous pouvez montrer aux donateurs, car cela prouve que vous êtes une organisation légitime. Pour demander le statut d'exonération fiscale, remplissez le formulaire IRS 1023. Lorsque vous remplissez votre formulaire, il est préférable de retenir les services d'un avocat fiscaliste car le processus peut être compliqué.
- Si vous ne pouvez pas vous permettre un avocat fiscaliste, essayez de contacter des organisations qui fournissent des services juridiques gratuits aux organisations à but non lucratif. Ces organisations sont présentes dans de nombreuses régions du pays.
- Une fois rempli, votre formulaire 1023 peut prendre jusqu'à six mois pour être traité. Après cela, vous serez informé de votre statut d'exonération fiscale.
- Vous devrez peut-être également vous inscrire séparément dans chaque État où vous envisagez de collecter des fonds. Renseignez-vous auprès de l'organisme public responsable des organisations caritatives où vous envisagez d'opérer.

Une vision de ce que l'organisme à but non lucratif cherchera à accomplir est la première étape de la création d'une organisation prospère.

Partie 2 sur 4: constituer une équipe

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Demander de l'aide. Souvent, la personne qui propose la bonne idée demandera l'aide des autres pour transformer cette idée en un plan tangible.
- Le processus de création et de gestion d'une organisation à but non lucratif nécessite la prise en compte de nombreuses questions différentes allant des finances, de l'immobilier, du droit, des impôts, de l'éducation, etc. Il est rare de trouver une personne qui a l'expérience et l'expertise pour gérer seul tous ces problèmes. En sollicitant et en sollicitant l'aide d'experts sur chacune de ces questions, l'organisation à but non lucratif fonctionnera plus facilement et sera plus efficace.
- Souvent, les organisations à but non lucratif ont du mal à obtenir le financement nécessaire pour payer ces experts. Recherchez des dons, demandez une subvention et utilisez Internet pour rechercher d'autres organisateurs à but non lucratif afin de vous aider à trouver le financement dont vous avez besoin pour gérer une organisation à but non lucratif prospère. Les organisations à but non lucratif peuvent même être en mesure de trouver des experts prêts à travailler bénévolement ou pour un tarif réduit.
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Associez-vous à des personnes qui contribueront à la croissance de votre organisation. Envisagez de rejoindre un groupe de réseautage d'individus qui travaille avec des organisations à but non lucratif. Là, vous pourrez partager vos réussites et vos frustrations avec ceux qui comprennent ce que vous vivez. Ils peuvent également vous fournir des informations et des conseils pour l'avenir.
- Embaucher les bonnes personnes aidera également votre organisation à prospérer. Il pourrait être tentant d'embaucher des employés et de nommer des membres du conseil d'administration en fonction de leur enthousiasme pour votre vision plutôt que de leurs compétences professionnelles. Bien sûr, vous souhaitez embaucher des personnes passionnées par l'organisation à but non lucratif, mais vous devez également vous assurer que chaque personne au sein de l'organisation peut faire du bon travail dans son rôle.
- N'oubliez pas que ce n'est pas parce qu'une organisation est «à but non lucratif» qu'elle n'est pas une entreprise. Traitez l'embauche d'employés et la nomination de membres de la même manière qu'une société à but lucratif le ferait en évaluant chaque candidat potentiel et en choisissant la personne qui, selon vous, sera la plus efficace.
- Pour embaucher des employés, vous devrez avoir un numéro d'identification d'employé (EIN) auprès de l'IRS. Fichier pour ce numéro sur le site Web de l'IRS. Il n'y a pas de frais de dépôt et vous devriez avoir votre EIN dans le mois suivant le dépôt.
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Créer une structure organisationnelle. Comme une entreprise, une organisation à but non lucratif devrait avoir un conseil d'administration qui vote sur les changements organisationnels et supervise les opérations. Le conseil d'administration aura besoin d'officiers, comme un président, un trésorier et un secrétaire, pour diriger l'organisation et remplir différents rôles. Le fait que ce conseil emploie ou dirige d'autres employés dépend de la taille de l'organisation à but non lucratif.
- Vous pouvez également choisir de créer une structure d'adhésion, où chaque membre de l'association a le droit de vote. Cependant, le modèle du conseil d'administration est plus courant.
- Toute organisation que vous choisissez doit adopter des règlements ou une charte pour garantir le bon déroulement de la prise de décision. Les statuts établiront une politique de vote, un mode d'élection des dirigeants et des politiques de résolution des conflits. Il devrait également y avoir une politique définie pour la convocation des réunions du conseil d'administration.
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Coordonnez efficacement vos bénévoles. Mettez vos bénévoles au travail de manière à capitaliser sur leurs compétences et leur permettre de contribuer le plus à l'organisation. Assurez-vous de traiter tous les bénévoles avec le même respect que vos employés rémunérés. Ne les surmenez pas et ne les traitez pas mal, sinon ils pourraient simplement s'en aller.
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Déléguez vos responsabilités. De nombreux fondateurs d'organisations à but non lucratif insistent pour gérer tous les aspects de l'organisation, même lorsque la taille de l'organisation rend difficile cette tâche. Cela conduit à une réduction de l'efficacité et à la frustration des employés. Assurez-vous d'éviter ce piège en déléguant des responsabilités importantes aux membres de votre conseil d'administration et à d'autres. De cette façon, vous (en tant que président et/ou fondateur) pouvez continuer à travailler sur l'orientation générale de votre organisation à but non lucratif.

Un plan d'affaires vous oblige à scruter chaque aspect de votre vision et vous obligera à déterminer, en détail, comment l'organisation fonctionnera.

Partie 3 sur 4: gérer votre organisation

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Tenir les registres de l'entreprise. Commencez un livre de registres d'entreprise en compilant vos statuts constitutifs, votre charte (ou vos règlements), la preuve de votre statut d'exonération fiscale et d'autres documents organisationnels importants. Ensuite, conservez les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et les comptes rendus des décisions importantes sous forme de documents écrits dans vos dossiers. Cela aidera à la fois votre organisation à conserver son statut d'exonération fiscale et à limiter la responsabilité personnelle des administrateurs.
- Demandez à un secrétaire désigné d'assurer le suivi, la création et la mise à jour de ces dossiers.
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Gérez vos finances. Agir en tant qu'organisation à but non lucratif ne vous libère pas des responsabilités liées à l'information financière. Afin de se conformer aux normes de l'IRS, une organisation à but non lucratif doit maintenir un système de comptabilité en partie double et conserver des registres financiers détaillés. Par conséquent, assurez-vous de comprendre les débits et les crédits. Pendant la période des impôts, vous devez également produire une déclaration d'impôt sur les sociétés.
- Même si votre organisation est à but non lucratif et est exonérée d'impôt, vous êtes toujours tenu de payer des impôts sur les revenus gagnés dans des «activités non liées». C'est-à-dire que vous pouvez être assujetti à l'impôt sur le revenu si vous avez gagné un revenu de toute activité non directement liée à votre objectif, même si vous utilisez cet argent pour poursuivre l'objectif.
- Gagner trop de revenus non liés peut vous priver du statut d'exonération fiscale de votre organisation à but non lucratif. Pour connaître les limites de ce que vous pouvez gagner, consultez un avocat fiscaliste.
- Afin de gérer les finances, vous aurez besoin d'un compte bancaire à but non lucratif. Votre propre compte personnel ne fonctionnera pas à ces fins. Ouvrez un compte dans une banque locale et sélectionnez plusieurs membres de votre organisation pour superviser le compte.
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Respectez la réglementation à but non lucratif. Afin de maintenir le statut d'exonération fiscale, les organisations à but non lucratif doivent suivre plusieurs autres règles. Par exemple, ils ne peuvent pas faire de dons à des campagnes politiques. Ils peuvent également ne pas être en mesure de faire pression sur le gouvernement de manière substantielle. Et il va sans dire qu'aucun bénéfice ne devrait être distribué au conseil d'administration ou aux membres.
- De plus, en cas de dissolution, l'association doit faire don de ses actifs à une autre association plutôt qu'aux membres du conseil d'administration.
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Mesurez et analysez vos succès. Afin de s'améliorer au fil du temps, votre organisation à but non lucratif devra évaluer ce qu'elle fait bien et ce qui est mal fait. Examinez vos dépenses par rapport aux résultats obtenus par ces dépenses. Trouvez un moyen de quantifier ces résultats en tant que mesure du coût par (résultat). Par exemple, si vous aviez un refuge pour animaux de compagnie, vous pourriez le quantifier en tant que «coût par chien épargné». Utilisez cette mesure pour évaluer vos dépenses et vos initiatives. Ensuite, identifiez les activités dont le coût par résultat est le plus bas et concentrez-vous sur ces activités.

De nombreux fondateurs d'organisations à but non lucratif insistent pour gérer tous les aspects de l'organisation, même lorsque la taille de l'organisation rend difficile cette tâche.

Partie 4 sur 4: gagner des donateurs et des bénévoles

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Créer un plan marketing. N'oubliez pas que votre organisation à but non lucratif doit se commercialiser. Avoir une bonne idée ne signifie pas que votre organisation réussira. Pour prospérer, votre organisation doit attirer des bénévoles, des soutiens financiers et ceux qui ont besoin de ces services.
- Ayez un plan en place concernant la façon dont vous attirerez ces personnes dans votre organisation. Qu'il s'agisse d'une approche publicitaire traditionnelle, ou que vous ayez recours à d'autres organisations ou groupes gouvernementaux, il est important de planifier ces activités au début car elles sont souvent coûteuses (monétaires et temporelles).
- Prévoyez d'attirer à la fois des donateurs individuels et des organisations (par exemple, des fondations, des entreprises, des gouvernements et des organisations religieuses).
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Diversifiez vos stratégies de collecte de fonds. Il est préférable d'étaler vos méthodes au cas où votre principale source de fonds se tarirait pour des raisons inattendues. Par exemple, même si vous obtenez une subvention importante, rien ne garantit que vous obtiendrez la même subvention l'année prochaine. Pour la variété, essayez:
- Collecte de fonds en face à face.
- Faire du porte-à-porte.
- Téléphone-o-thons.
- Envoi de brochures ou de cartes postales.
- Des événements comme des dîners ou des courses.
- Ventes de produits.
- Services à la communauté.
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Commercialisez votre organisme à but non lucratif à moindre coût. Les chances sont que vous n'aurez pas beaucoup d'argent pour la publicité au début. Il existe plusieurs façons de promouvoir votre organisation avec un financement minimal. Trouvez quelqu'un pour vous aider à créer des dépliants sur votre organisation à but non lucratif et diffusez-les dans votre communauté. Contactez votre gouvernement local et offrez les services de votre organisation aux personnes qui en ont besoin.
- Vous pouvez également publier gratuitement des communiqués de presse qui proclament les succès de votre organisation.
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Entretenir les relations avec les donateurs. Une fois que vous avez obtenu des dons substantiels de certains donateurs, votre objectif est de les fidéliser. Instituez une base de données des donateurs afin que vous puissiez suivre ces donateurs et les contacter si vous en avez besoin. Envoyez-leur des newsletters ou des notes de remerciement pour les dons et n'oubliez pas de montrer vos remerciements en les invitant à vous remercier pour des événements ou des dîners.
- Il est préférable de créer un plan pour les donateurs qui énonce les dépenses prévues pour les donateurs, ce qu'il faut faire si un donateur n'a pas fait de don depuis une longue période et un plan pour atteindre de nouveaux donateurs.

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Pas

Partie 1 sur 4: démarrer votre organisation à but non lucratif

Partie 2 sur 4: constituer une équipe

Partie 3 sur 4: gérer votre organisation

Partie 4 sur 4: gagner des donateurs et des bénévoles

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