Comment rédiger un devis?

Savoir rédiger correctement un devis est essentiel pour acquérir un flux constant de clients — Si vous travaillez en tant que pigiste ou entrepreneur indépendant, savoir rédiger correctement un devis est essentiel pour acquérir un flux constant de clients.

Si vous travaillez en tant que pigiste ou entrepreneur indépendant, savoir rédiger correctement un devis est essentiel pour acquérir un flux constant de clients. Vous devez d'abord évaluer soigneusement le travail qu'ils veulent que vous fassiez. À partir de ce moment, vous pouvez leur donner une estimation, qui est un chiffre approximatif et non contraignant du montant que vous facturerez pour faire le travail. Un client potentiel peut également demander un devis, qui est un chiffre exact et contraignant du montant que vous facturerez. Contrairement à un devis, un devis ne peut changer une fois accepté par le client.

Méthode 1 sur 4: évaluer le travail

1
Passez en revue ce qui doit être fait. Avant de pouvoir fournir à un client un devis ou un devis, vous devez savoir exactement ce qu'il souhaite que vous fassiez. Attendez-vous à poser beaucoup de questions, car les gens peuvent souvent être vagues sur leurs besoins.
- Gardez à l'esprit que parfois, un client ne saura pas réellement ce qui se passe dans un travail - il sait simplement ce qu'il veut que le résultat final soit. Dans de nombreuses professions, cela signifie que vous devez réellement visiter le site de travail du client pour évaluer correctement le travail.
- Par exemple, si vous êtes en construction et que le client souhaite ajouter une nouvelle terrasse à l'arrière de sa maison, vous devrez examiner l'état du sol en dessous de l'endroit où il souhaite que la terrasse soit, ainsi qu'évaluer comment il voulez l'attacher à la maison et comment la maison elle-même est construite.
2
Déterminez combien de temps le travail vous prendra. Aux fins d'une estimation, vous n'avez besoin que d'un stade approximatif. Cependant, il est important d'être réaliste dans votre évaluation du temps nécessaire pour terminer le projet, car cela déterminera le prix final que vous donnerez au client.
- S'il y aura des travaux à l'extérieur, vous devrez tenir compte des éventuels retards météorologiques en fonction de la saison au cours de laquelle les travaux seront effectués.
3
Décidez si vous aurez besoin d'une aide supplémentaire. Si vous avez déjà une équipe qui travaille normalement avec vous, la main-d'œuvre supplémentaire peut ne pas être aussi importante pour vous. Cependant, si vous travaillez généralement seul, vous devez évaluer le travail de manière réaliste et décider si vous aurez des dépenses supplémentaires pour des sous-traitants ou des spécialistes.
- La date à laquelle le client souhaite que le travail soit fait est également prise en compte. Par exemple, il vous sera peut-être possible de terminer le travail par vous-même, mais cela vous prendrait trois semaines pour le terminer. Cependant, le client doit avoir terminé le travail d'ici la fin de la semaine, ce qui signifie que vous auriez besoin d'aide pour respecter ce délai.
- Vous voulez également garder d'autres engagements à l'esprit. Si vous savez qu'il vous faudrait 20 heures pour terminer un travail par vous-même, mais que vous vous êtes déjà engagé dans des projets qui prendront 40 heures de votre temps pendant la période pendant laquelle le client souhaite que le travail soit terminé, vous aurez peut-être besoin d'une aide supplémentaire pour ne pas ne vous étendez pas trop.
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Déterminez les matériaux dont vous aurez besoin. Toute estimation doit inclure au moins un chiffre approximatif de ce que vous coûtera la réalisation du projet. Si le travail nécessite des outils que vous ne possédez pas ou que vous n'avez pas à votre disposition, découvrez le coût d'achat ou de location de ces outils.
- L'achat de nouveaux outils peut être préférable si vous prévoyez en avoir besoin pour d'autres travaux à l'avenir. Vous pouvez généralement déduire ces achats en tant que dépenses professionnelles de vos impôts. Gardez à l'esprit que si vous décidez de le faire, vous ne pouvez pas répercuter le prix d'achat total sur votre client.
- Si vous avez des matériaux de base que vous utilisez fréquemment pour différents travaux, conservez des listes de prix à titre de référence afin de gagner du temps lorsque vous calculez une estimation.
Si vous envoyez un devis au client potentiel, il doit être clairement étiqueté comme tel.
5
Faites des recherches sur vos concurrents. Vous voulez que votre estimation soit compétitive, mais en même temps, vous ne voulez pas facturer si peu que vous finissez par ne pas gagner d'argent. Découvrez ce que facturent des professionnels similaires dans votre région et restez dans cette fourchette.
- Gardez à l'esprit que «concurrentiel» ne signifie pas que vous devez viser à sous-enchérir sur la concurrence. Vous ne gagnerez pas d'argent de cette façon, et les clients potentiels peuvent se méfier si votre estimation semble trop basse. Ayez confiance en vos compétences et en votre produit de travail.
- Cependant, vous voulez avoir une idée générale du niveau de compétence et de l'expérience de professionnels similaires dans votre région. Par exemple, si vous avez 20 ans d'expérience, vous voudriez que votre estimation soit considérablement plus élevée que celle de quelqu'un qui n'est en affaires que depuis un an, car vous avez plus à apporter.
- Pour savoir ce que facturent des professionnels similaires dans votre région, consultez les listes sur les sites Web où les professionnels peuvent annoncer ou promouvoir leurs services. S'il existe une organisation professionnelle ou commerciale dans votre région, ils peuvent également avoir des informations sur les prix des projets sur la base des résultats de l'enquête.

Méthode 2 sur 4: maintenir des relations clients positives

1
Adoptez un ton professionnel chaleureux. Un ton chaleureux et amical mettra le client potentiel à l'aise et l'aidera à vous voir comme une personne, pas seulement comme une transaction commerciale. S'ils vous aiment et se sentent à l'aise avec vous en tant que personne, ils seront plus intéressés à faire affaire avec vous.
- Assurez-vous de les remercier pour leur offre et de parler positivement de leur projet. Évitez de faire des déclarations négatives ou de laisser entendre que leur travail sera difficile ou difficile pour vous.
2
Concentrez-vous sur l'avantage pour le client. Le client n'est généralement pas intéressé par le processus exact ou les choses que vous devez faire pour atteindre son objectif - il ne s'intéresse qu'au produit fini. Gardez votre langage concentré sur le résultat, pas sur le processus.
- Ceci est important lorsque vous décrivez le travail à faire. Pour continuer l'exemple précédent, vous pourriez décrire le travail de construction de terrasse comme «matériaux pour une nouvelle terrasse» et «l'installation d'une nouvelle terrasse». Cela maintient l'attention de votre client potentiel sur le produit final, et non sur le travail qui y sera consacré.
3

Livrez votre devis rapidement. En règle générale, les clients potentiels veulent que le travail soit fait le plus tôt possible. Étant donné que de nombreux clients finissent par travailler avec le premier entrepreneur dont ils ont des nouvelles, vous souhaitez obtenir votre estimation le plus rapidement possible.
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Planifiez un suivi. Une fois que vous avez remis votre devis au client potentiel, vous pouvez avoir de ses nouvelles immédiatement. Cependant, vous devez prévoir de les appeler dans les deux ou trois jours suivant la réception du devis pour savoir s'ils ont pris une décision.
- Gardez à l'esprit que, souvent, les personnes qui embauchent un entrepreneur ne prennent pas la peine d'appeler les autres et de leur dire qu'elles ont décidé de faire appel à quelqu'un d'autre. Ce suivi est donc autant pour vous que pour eux. Savoir si vous avez obtenu le poste peut vous aider à planifier votre temps de travail et à gérer efficacement votre personnel.

Méthode 3 sur 4: établir un devis

1
Utilisez du papier à en-tête officiel. Supposons que le client potentiel a également contacté d'autres pour obtenir des estimations. Si vous avez du papier à en-tête pour votre entreprise, cela donne à votre estimation un aspect plus professionnel et la fait ressortir.
- Si vous n'avez pas encore de papier à en-tête, vous pouvez créer quelque chose de basique sur n'importe quel programme de traitement de texte. Assurez-vous qu'il comprend votre nom, le nom de votre entreprise et des informations de contact telles que l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et l'URL de votre site Web si vous en avez un.
- Incluez votre logo dans votre papier à en-tête si vous en avez un. C'est une autre façon de donner à votre estimation un aspect professionnel et de l'aider à se démarquer des autres.
Pour rédiger une estimation, commencez par décrire le travail ou le service que vous effectuerez et divisez-le en groupes, comme «matériaux» et «main-d'œuvre».
2
Étiquetez votre estimation de manière appropriée. Si vous envoyez un devis au client potentiel, il doit être clairement étiqueté comme tel. Essayez de placer le mot «ESTIMATION» en haut de la page (directement sous l'en-tête) en grosses lettres majuscules rouges.
- Vous pouvez également inclure une clause de non-responsabilité immédiatement sous le mot à l'effet que le coût final réel peut être supérieur ou inférieur à l'estimation que vous avez donnée.
3
Décrivez les services à fournir. Pour une estimation, vous n'avez pas à entrer dans les détails des services que vous fournirez. Cependant, vous devez décomposer autant que possible les étapes du travail.
- Vous pouvez regrouper les services en grandes catégories générales pour une estimation. Cela peut vous aider à trouver plus facilement un prix approximatif sans avoir à passer trop de temps à trouver des chiffres exacts uniquement à des fins d'estimation.
- Par exemple, si vous construisez une terrasse pour un propriétaire, vous pouvez avoir une ventilation des coûts pour les «matériaux» et la «main-d’œuvre».
4
Incluez des informations sur vos licences ou accréditations. Si vous êtes un entrepreneur indépendant, la loi nationale ou locale peut vous obliger à détenir certaines licences ou à être cautionné. Les informations à ce sujet doivent être incluses dans votre devis.
- L'adhésion à des organisations professionnelles ou commerciales vous fait également paraître plus digne de confiance et peut mettre un client potentiel à l'aise pour faire affaire avec vous.
- Si vous possédez des badges provenant de sites d'avis ou de plateformes de réseaux sociaux, tels que Yelp, vous pouvez également les inclure afin que les clients potentiels puissent voir ce que les autres ont à dire sur vos services.
5
Fournissez toutes les clauses de non-responsabilité nécessaires. Une estimation n'est jamais juridiquement contraignante, et vous devez l'indiquer dès le départ afin que votre client potentiel sache que le prix réel peut différer de l'estimation que vous avez donnée.
- Faites une déclaration à la fin de votre estimation même si vous avez quelque chose d'écrit sous le mot «ESTIMATION» en haut de la page. Par exemple, vous pourriez dire «Le prix ci-dessus est une estimation approximative, pas un devis exact. Votre prix réel peut être supérieur ou inférieur en fonction de divers facteurs.»
- Vous pouvez décrire les facteurs qui pourraient contribuer à une différence entre le prix réel et votre estimation, mais ce n'est pas strictement nécessaire. Si vous incluez les raisons d'une différence de prix, ne soyez pas trop détaillé ou verbeux dans votre explication.
6
Donnez des estimations alternatives pour différentes circonstances. Dans certains cas, il peut y avoir des facteurs importants qui entraîneraient une énorme différence de prix. Dans ces situations, il peut être utile pour vous de donner plusieurs estimations à votre client potentiel afin qu'il puisse prendre une décision plus éclairée.
- Par exemple, supposons que le client a dit qu'il souhaitait que sa nouvelle terrasse soit construite dès que possible, mais qu'il en ait besoin au plus tard avant un rassemblement de vacances qu'il a prévu dans trois semaines. Vous pouvez fournir une estimation pour terminer le pont juste avant la date limite, et une autre pour le faire plus rapidement en embauchant de la main-d'œuvre supplémentaire. Cela peut valoir le coût supplémentaire pour eux d'avoir la tranquillité d'esprit de savoir que leur terrasse sera terminée avant leur fête, même s'il y a des retards météorologiques.
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Signez et datez votre devis. Une fois votre devis terminé, relisez-le attentivement avant de l'imprimer. Signez la lettre et datez votre signature, puis faites une copie pour vos propres dossiers avant de remettre l'estimation au client potentiel.

Vous devez l'indiquer dès le départ afin que votre client potentiel sache que le prix réel peut différer — Une estimation n'est jamais juridiquement contraignante et vous devez l'indiquer dès le départ afin que votre client potentiel sache que le prix réel peut différer de l'estimation que vous avez donnée.

Méthode 4 sur 4: en utilisant une citation

1
Utilisez un format commercial plus formel. Étant donné qu'un devis est un document juridiquement exécutoire, vous voulez être plus formel avec un devis exact que vous ne l'étiez avec n'importe quelle estimation précédente. Cependant, vous pouvez toujours adopter un ton chaleureux et cordial - il ne doit pas être trop formel ou trop de jargon juridique.
- Dans certains cas, un client peut demander un devis plutôt qu'un devis. Ou, un client à qui vous avez fourni un devis peut demander un devis plus précis.
- Remerciez le client pour l'opportunité de travailler avec lui et incluez une déclaration indiquant à quel point vous êtes excité ou intéressé par son projet. S'il y a quelque chose de spécifique dans le projet qui suscite votre intérêt, mentionnez-le brièvement. Vous donnerez au client l'impression que vous êtes personnellement investi dans son projet.
- Par exemple, vous pourriez écrire «Merci beaucoup pour l'opportunité de construire votre terrasse. Je suis particulièrement ravi de travailler sur le foyer au centre, qui, je pense, sera un bel ajout à l'ambiance de votre retraite arrière-cour.»
2
Étiquetez votre devis. Tout comme pour un devis, un devis doit être clairement étiqueté comme tel afin que votre client sache qu'il s'agit d'un prix exact sur lequel il peut se fier lorsqu'il prend la décision de vous embaucher.
- De la même manière qu'avec le devis, vous pouvez mettre le mot "QUOTATION" ou "QUOTE" en haut de la page en toutes majuscules. Si vous avez utilisé le rouge pour les estimations, vous pouvez envisager d'utiliser une couleur différente, comme le vert, pour distinguer le devis de l'estimation, en particulier si vous avez donné les deux au client.
3

Décomposez combien de temps il vous faudra pour terminer le travail. Il est important que le client connaisse un calendrier d'achèvement afin qu'il puisse décider quel entrepreneur embaucher pour son travail. Incluez toutes les échéances fournies par votre client et faites un effort pour montrer l'achèvement du travail bien avant cette échéance si possible.
4
Obtenez les coûts totaux pour les matériaux et la main-d'œuvre. Pour un devis, vos prix pour les matériaux et la main-d'œuvre doivent être exacts. Cela signifie que vous devrez contacter les fournisseurs pour connaître les coûts des matériaux. Assurez-vous de demander combien de temps ces prix sont bons, car vous devrez en tenir compte dans la durée de validité du devis.
- Le transport, la main-d'œuvre salariée et la location d'équipement doivent également être inclus ici.
- N'oubliez pas d'inclure les frais administratifs, les frais de licence ou d'inspection et les autres dépenses que vous devrez engager à la suite de l'achèvement du projet.
5
Déterminez votre marge bénéficiaire. Votre marge bénéficiaire est une partie de votre devis qui varie généralement en fonction du client, de son emplacement et des exigences du projet qu'il vous a proposé.
- Par exemple, vous pouvez être disposé à travailler pour un profit limité si le client est une église ou une organisation à but non lucratif.
- Pour calculer le profit, décidez d'un pourcentage, puis multipliez le sous-total par ce nombre. Ajoutez ensuite ce montant pour obtenir le coût total pour le client.
6
Décrivez le travail en détail. Sur le devis lui-même, décrivez les étapes spécifiques du travail avec plus de détails que vous ne l'avez fait pour l'estimation. Ensuite, vous voudrez détailler le coût de chacune de ces étapes.
- Plus vous êtes détaillé, plus vous inspirerez confiance au client que vous ne cachez rien ou n'essayez pas de lui faire payer des services qu'il n'obtient pas.
N'oubliez pas de préciser quelque part qu'il s'agit d'une estimation et que le coût final peut en fait être supérieur ou inférieur.
7
Fournissez un coût total pour vos services. Créez un sous-total, puis calculez les taxes que vous devrez facturer au client pour vos services. Ajoutez les taxes au sous-total et indiquez le total sur une ligne distincte, en gras afin que le client puisse le voir clairement.
- Précisez que le prix est juridiquement contraignant s'il est accepté par le client. S'il existe des conditions spécifiques, telles qu'un événement météorologique, qui pourraient entraîner la modification ou l'annulation du devis, celles-ci doivent être indiquées spécifiquement.
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Indiquez combien de temps le devis est valide. En raison de la nature exacte d'un devis, il ne sera généralement pas précis indéfiniment. Les coûts des matériaux peuvent fluctuer dans le temps. Dans la plupart des cas, 30 jours est une durée suffisante, mais vous ne devez jamais laisser un devis valable plus de 60 jours.
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Énumérez toutes les conditions de paiement supplémentaires. Si vous demandez un acompte ou souhaitez un paiement partiel avant le début des travaux, cela doit être clairement indiqué sur votre devis. Vous pouvez également inclure un langage indiquant que tout paiement constitue une acceptation du devis.
- Par exemple, si vous avez besoin d'un paiement à la livraison, vous devez inclure le terme «COD» à la fin de votre devis.
- Si vous avez besoin d'un acompte, indiquez exactement le montant requis et la date limite à laquelle vous devez le recevoir afin de démarrer le projet dans les délais spécifiés.
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Signez votre devis. Le devis doit être signé par la personne qui en a finalement la responsabilité légale. Si vous êtes propriétaire d' une petite entreprise, il s'agit généralement de vous. Cependant, si vous travaillez en tant que gestionnaire pour quelqu'un d'autre, vous devrez peut-être demander au propriétaire de l'entreprise de signer le devis.
- Faites une copie des devis signés pour vos dossiers commerciaux avant de les remettre au client.

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Pas

Méthode 1 sur 4: évaluer le travail

Méthode 2 sur 4: maintenir des relations clients positives

Méthode 3 sur 4: établir un devis

Méthode 4 sur 4: en utilisant une citation

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