Comment choisir un système de point de vente de restaurant?

Un point de vente n'est plus un investissement dans le matériel, les logiciels et l'assistance; c'est juste un autre service qui arrive sur un fil.

Depuis que Square a permis aux petites entreprises d'accepter facilement les cartes de crédit, les commerçants ont commencé à prendre en compte de nouvelles possibilités pour la façon dont ils acceptent les paiements. Les logiciels de point de vente basés sur le cloud explosent sur le marché, et avec autant d'options parmi lesquelles choisir, il peut être difficile de savoir par où commencer. Ce guide rapide vous aidera à affiner votre concentration pour vous assurer que vous ne perdez pas de temps à regarder les mauvaises applications.

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Ne pensez même pas au matériel. Historiquement, un point de vente dépendant du matériel vous obligeait à prendre en compte le matériel que vous aviez ou que vous deviez acheter. C'est une façon obsolète de prendre des décisions logicielles. Avec une bande passante abordable circulant dans le monde entier, il n'est pas nécessaire d'assumer la responsabilité d'acheter des serveurs et de les entretenir. Exécutez votre logiciel en tant que service cloud et laissez quelqu'un d'autre s'occuper de l'informatique. Vous essayez de gérer un restaurant.
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Définissez vos besoins. Même au sein de l'espace apparemment étroit de la catégorie «POS de restaurant», il existe une variété d'offres répondant à de nombreux besoins différents. Certains peuvent être orientés vers un café avec un menu limité, et certains peuvent être conçus autour de cuisines à service complet qui doivent suivre les ingrédients, pas les éléments du menu. D'autres encore adoptent une approche modulaire en proposant des logiciels qui peuvent être étendus grâce à des modules complémentaires développés en interne ou par des tiers. Certains domaines à considérer lorsque vous définissez vos besoins (cela ne doit en aucun cas être considéré comme une liste définitive, mais comme une suggestion de points de départ lorsque vous déterminez vos besoins):
- Paiement/Comptabilité - Si vous êtes satisfait de votre processeur de carte de crédit, vous voudrez vous assurer que le nouveau point de vente s'intégrera avec eux. Il en va de même pour votre logiciel de comptabilité. Il est également crucial de s'assurer que le point de vente prend en charge la nouvelle norme de sécurité EMV. D'ici octobre 2015, les commerçants devront s'y préparer ou risquer leur responsabilité en cas de violation de données.
- Inventaire - De quoi devez-vous faire le suivi? À quel point avez-vous besoin de gérer votre inventaire en détail?
- Flux de commandes - Offrez -vous un service à table? Comment les commandes arrivent-elles en cuisine? Un système sans fil basé sur une tablette peut gérer le flux d'informations, de la table à la cuisine et vice-versa.
- Rapports - Assurez-vous toujours que le type de rapport offert par un système vous serait réellement utile et que vous avez la possibilité de filtrer les résultats en fonction de vos propres critères.
- Gestion de la relation client - Vous pensez peut-être que vous n'en avez pas besoin, mais il y a de fortes chances que vous le fassiez. En outre, tout point de vente qui vaut son prix mensuel comprendra des moyens d'obtenir des informations sur les clients et de les stocker.
- Autres fonctionnalités liées au restaurant à vérifier - Il y a des tonnes de petites choses que vous ne voulez pas oublier: capacités de pourboire, paiements fractionnés, onglets ouverts, gestion des tables, possibilité d'ajouter des modificateurs aux commandes et variantes d'articles (S, M et L, par exemple), pour n'en nommer que quelques-uns.
- Support - Est-il disponible pendant les heures où vous en aurez besoin?
- Support hors ligne - Cela fonctionnera-t-il même si vous avez perdu la connexion?
Un système sans fil basé sur une tablette peut gérer le flux d'informations, de la table à la cuisine et vice-versa.
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Pensez à votre budget, mais n'y pensez pas trop. La sagesse conventionnelle veut que votre budget de point de vente soit en quelque sorte lié à vos revenus par le biais d'un pourcentage (par exemple: beaucoup pensent que vous devriez dépenser 1% à 2% de votre prise annuelle). C'est une recette pour les dépenses excessives. Un point de vente n'est plus un investissement dans le matériel, les logiciels et l'assistance; c'est juste un autre service qui arrive sur un fil. Vous n'allez pas dépenser plus en électricité simplement parce que vous gagnez plus de revenus. Il n'y a pas de forfait câble à 7460€ par mois pour les personnes qui gagnent 5,20 millions € ou plus par an. Vous avez besoin d'une sorte de point de vente, ce service est donc une dépense nécessaire. Après avoir restreint votre recherche à certaines options, déterminez ce que chacune coûtera d'avance, puis mensuellement, et branchez les numéros dans votre plan d'affaires. Ensuite, passez par un revendeur et négociez une meilleure offre. Si les chiffres ne fonctionnent pas, le problème peut provenir de votre plan d'affaires, pas du point de vente.
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Élaborez un plan sur 5 ans. Peut-être que vous commencez petit et prévoyez d'ajouter des services et de l'espace dès que cela devient possible. Un kiosque à café à service rapide peut devenir un café à service complet simplement en abattant un mur et en nettoyant les débris. Avoir un point de vente qui peut grandir avec vous vous évite d'avoir à revivre tout cela. Un fournisseur qui a forgé des partenariats solides avec d'autres développeurs et partage librement son API vous offrira le plus grand degré de pérennité possible.
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Faites un essai routier. Une fois que vous avez affiné votre recherche et effectué quelques exercices de tarification, déterminez quelles sont les 2 ou 3 options que vous préférez, puis essayez-les. Je n'ai vu qu'une seule entreprise de point de vente cloud qui n'offre pas d'essai gratuit, et même elle le fera si vous le lui demandez gentiment. Testez le logiciel pour la facilité d'utilisation. Comment configure-t-il le point de vente pour la première fois? Que diriez-vous d'ajouter un inventaire et de passer une commande? La mise en page est-elle intuitive? Vous pouvez avoir une assez bonne idée d'un point de vente simplement en faisant le tour avec pendant quelques heures.

Les logiciels de point de vente basés sur le cloud explosent sur le marché, et avec autant d'options parmi lesquelles choisir, il peut être difficile de savoir par où commencer.
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Testez aussi leur soutien. En supposant que vous ayez vérifié que le support technique est disponible lorsque vous en avez besoin, que votre test s'est bien déroulé et que vous êtes satisfait de la stabilité/l'utilité du logiciel, il s'agit toujours d'une étape cruciale. Assurez-vous que leur soutien en vaut la peine. Invente un problème. Demandez-leur comment faire quelque chose. Appelez ou envoyez un e-mail ou les deux. Ce n'est pas parce que tout va bien maintenant que quelque chose ne se brisera pas à l'avenir, et il est bon d'être sûr que vous aurez une équipe d'assistance compétente et réactive à contacter. N'oubliez pas de consulter également leur site Web d'assistance.
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Prendre une décision. Il n'y a pas de sagesse universelle pour choisir votre choix final. Si vous avez suivi toutes les étapes, il y a de fortes chances qu'il y en ait un qui se démarque.

Conseils

Méfiez-vous de l'utilisation du mot «intégration» avec certains fournisseurs. Exemples:
- Lorsque vous cherchez à savoir si un point de vente s'intègre à votre processeur de paiement actuel, il ne suffit pas de demander si le logiciel fonctionnera avec eux. De nombreuses entreprises diront que leur logiciel fonctionne avec n'importe quel fournisseur de paiement, mais parfois cela signifie simplement que vous pouvez conserver votre terminal de carte séparé, puis saisir manuellement le paiement en tant que crédit dans le point de vente. Une véritable intégration fonctionnera nativement depuis le point de vente.
- Une autre utilisation délicate du langage ici implique que les fournisseurs disent qu'ils " s'intègrent à Quickbooks " ou quelque chose de similaire, alors que cela signifie simplement que vous pouvez exporter manuellement les données du point de vente, puis les importer dans le " module complémentaire ". Demandez toujours comment fonctionne une intégration, et si elle n'inclut pas la synchronisation directe en temps réel, ce n'est pas une véritable intégration.
D'autres encore adoptent une approche modulaire en proposant des logiciels qui peuvent être étendus grâce à des modules complémentaires développés en interne ou par des tiers.
Passer par un revendeur peut souvent être à votre avantage, en particulier avec des systèmes plus modulaires. Souvent, vous pouvez avoir un mélange d'applications cloud en jeu qu'un seul revendeur peut prendre en charge et/ou mettre en œuvre.

Mises en garde

Méfiez-vous des allégations de fonctionnalité hors ligne. Toutes les protections hors ligne ne sont pas égales et vous pouvez vous retrouver dans une situation malheureuse. Ne demandez pas «Que peut faire le point de vente lorsqu'il est hors ligne» - demandez-lui ce qu'il ne peut pas faire.

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