Comment recouvrer le compte de crédit en souffrance d'un client?

Pour recouvrer le compte de crédit en souffrance d'un client, envoyez d'abord une mise en demeure.

La plupart de vos clients paient leurs comptes à temps et intégralement. Pour ceux qui ne le font pas, cependant, vous devez agir rapidement si vous souhaitez recouvrer l'argent dû. Gardez à l'esprit que plus un compte reste impayé longtemps, moins vous aurez de chances de percevoir le montant dû. En attendant, cette dette impayée coûte cher à votre entreprise. Pour recouvrer le compte de crédit en souffrance d'un client, envoyez d'abord une mise en demeure. Si cela ne fait pas l'affaire, vous devrez intenter une action en justice.

Partie 1 sur 3: envoi d'une mise en demeure

1
Formatez votre lettre. Une lettre de demande formelle doit être formatée dans le style commercial traditionnel, sur le papier à en-tête de votre entreprise si vous l'avez disponible. En règle générale, vous pouvez trouver un modèle sur votre application de traitement de texte pour le format approprié.
- Vous pouvez également trouver des formulaires ou des modèles que vous pouvez utiliser et qui sont spécifiquement conçus pour le recouvrement d'un compte de crédit en souffrance auprès d'un client. Vérifiez en ligne auprès de votre tribunal local et des associations de petites entreprises.
- Assurez-vous d'adresser la lettre à une personne en particulier par son nom - et non à une entreprise ou à un service en général. Si votre client est une entité commerciale, vous devrez peut-être passer un appel téléphonique pour savoir à qui vous devez adresser votre lettre.
2
Fournir des informations sur la dette. Le premier paragraphe de votre lettre doit inclure une ventilation de base du compte en souffrance du client, y compris la date à laquelle la dette a été initialement contractée et le montant que le client doit.
- Incluez des détails tels que la date d'origine de la dette, ainsi que la date et le montant du dernier paiement effectué. Ces détails permettent au client de comparer vos dossiers aux leurs.
- Surtout si vous avez eu peu de contacts avec votre client entre-temps, il est possible qu'il ait simplement oublié d'effectuer un paiement ou même que vos enregistrements soient erronés et qu'un paiement ait été effectué qui n'ait pas été correctement crédité sur leur compte.
- Étant donné qu'une partie du but d'une lettre de mise en demeure est de s'assurer que tous les enregistrements de la dette sont exacts et à jour, y compris autant de détails que vous avez à cet égard permet à votre client de vérifier ses dossiers et de vérifier le montant dû.
- Si vous avez des copies de factures ou d'autres avis que vous avez déjà envoyés au client, vous voudrez peut-être en joindre des copies à la lettre de mise en demeure.
3
Gardez un ton ferme et professionnel. Votre lettre doit s'en tenir aux faits concernant le compte en souffrance et exiger le paiement de manière professionnelle sans insulter le client ni utiliser de menaces ou d'intimidation.
- Votre mise en demeure n'a pas besoin d'être longue - trois paragraphes suffisent généralement. Le premier paragraphe fournit des détails sur la dette, tandis que le second relate tous les efforts que vous avez déjà déployés pour recouvrer la dette, y compris les appels téléphoniques passés ou les avis envoyés.
- Dans la troisième lettre, vous ferez une demande de paiement et informerez le client des prochaines étapes que vous prévoyez de prendre si le paiement n'est pas reçu dans un certain délai.
- Lorsque vous discutez des tentatives précédentes faites pour recouvrer la dette, en particulier, faites attention à votre ton. Gardez à l'esprit que si vous finissez par intenter une action en justice, votre lettre sera lue par le juge et éventuellement par des avocats ou d'autres membres du personnel du tribunal.
- Évitez tout langage qui pourrait être perçu comme insultant ou accusateur. Si le client a précédemment indiqué qu'il effectuerait un paiement, mais qu'il ne l'a pas fait, vous pouvez inclure ces faits - mais en même temps, vous ne voulez pas dire que le client vous a menti ou vous a trompé (même si vous avez l'impression ils l'ont fait).
- Si vous êtes le moindrement préoccupé par le ton de votre lettre, envisagez de demander à une personne neutre de lire la lettre avant de la finaliser pour confirmer qu'elle n'est pas exagérée.
Gardez à l'esprit que plus un compte reste impayé longtemps, moins vous aurez de chances de percevoir le montant dû.
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Fixez une date limite. Donnez au client une date précise à laquelle vous attendez une réponse ou un paiement complet. Ce délai est généralement mesuré comme une période de temps à compter de la réception de votre mise en demeure. Décidez si vous exigez le paiement intégral ou si vous êtes ouvert à la négociation d'un règlement ou d'un plan de paiement.
- En règle générale, une semaine à 10 jours est suffisante - mais le temps que vous accordez à votre client peut dépendre dans une certaine mesure de ce que vous lui demandez de faire, ainsi que du retard de paiement du compte.
- Par exemple, si vous avez indiqué que vous êtes prêt à prendre des dispositions ou à mettre en place un plan de paiement, mais que vous souhaitez simplement qu'ils vous contactent, deux ou trois jours à compter de la réception sont largement suffisants pour que le client décroche le téléphone.
- D'un autre côté, si vous exigez le paiement intégral, vous voudrez peut-être leur laisser un peu plus de temps pour trouver l'argent. Moins d'une semaine et vous courez le risque qu'un tribunal constate que vous ne leur avez pas donné suffisamment de temps pour remédier à la situation avant d'intenter votre action en justice.
- Indiquez explicitement ce qui se passera si vos demandes ne sont pas satisfaites dans les délais. Si vous avez l'intention d'intenter une action en justice pour recouvrer la dette, indiquez quand vous intenterez l'action en justice et quel tribunal vous utiliserez.
5
Finalisez votre lettre. Une fois que vous avez terminé de rédiger votre lettre, relisez-la attentivement et assurez-vous que la date de votre lettre correspond à la date à laquelle vous avez l'intention d'envoyer votre lettre. Imprimez ensuite votre lettre et signez-la.
- Faites particulièrement attention à vérifier le nom et l'adresse à laquelle vous envoyez la lettre. Assurez-vous d'avoir adressé la lettre à la bonne personne et que son nom est correctement orthographié.
- L'envoi de la lettre à la mauvaise personne peut entraîner des retards et entraîner des difficultés à intenter une action en justice si la situation atteint ce point.
- Avant de signer la lettre, vous pouvez demander à quelqu'un d'autre de la relire. Souvent, une autre paire d'yeux peut repérer plus facilement une erreur que vous avez peut-être négligée. Les fautes d'orthographe et de grammaire ont une mauvaise image de votre entreprise et vous donnent l'air bâclé.
6
Postez votre lettre. Vous devez envoyer votre lettre à votre client en utilisant un courrier certifié avec accusé de réception afin que vous sachiez quand il a reçu la lettre et que vous puissiez déterminer quand la date limite que vous avez fixée dans la lettre tombera.
- Assurez-vous de faire une copie de votre lettre avant de l'envoyer afin d'en avoir une pour vos dossiers.
- Lorsque vous recevez la carte verte par la poste vous informant que votre client a reçu la lettre, joignez-la à votre copie afin que vous puissiez les conserver ensemble.
- Gardez à l'esprit que de nombreux tribunaux exigent une preuve des efforts antérieurs que vous avez déployés pour recouvrer une dette avant que vous ne soyez autorisé à intenter une action en justice.

Partie 2 sur 3: engager une action en justice

1
Organisez vos informations. Avant de déposer votre plainte, vous devrez rassembler tous les documents dont vous disposez concernant le client et son compte de crédit en souffrance afin de pouvoir correctement énumérer les allégations et le montant dû sur vos documents judiciaires.
- Allez-y et faites des copies de toutes les factures, relevés de compte ou autres documents liés aux dettes du client, ainsi que votre lettre de mise en demeure et tout autre avis que vous avez envoyé au client concernant son compte en souffrance.
- Séparez ces documents de vos autres documents comptables, car vous devrez les présenter à l'audience. La chose la plus simple à faire est de créer un fichier séparé et d'organiser tous les documents chronologiquement par date.
- Si la situation dure depuis un certain temps ou s'il y a eu de nombreuses tentatives pour recouvrer la dette, vous pouvez créer un index et une chronologie afin de pouvoir facilement identifier chaque lettre ou déclaration.
En règle générale, vous devez indiquer sur le formulaire toutes les tentatives que vous avez déjà faites pour recouvrer le compte en souffrance.
2
Choisissez le bon tribunal. En règle générale, vous pouvez déposer votre plainte auprès d'un tribunal compétent dans le comté où le contrat de compte a été conclu. Selon le montant d'argent que le client vous doit, vous pourrez peut-être déposer une plainte devant la Cour des petites créances.
- Le dépôt auprès d'un tribunal des petites créances présente de nombreux avantages pour vous en tant que propriétaire de petite entreprise, notamment le fait que vous n'avez pas besoin d'engager un avocat et que le processus est généralement plus simple et beaucoup plus rapide qu'une action civile devant un tribunal d'État..
- Cependant, gardez à l'esprit que si votre entreprise est organisée en société, vous n'aurez peut-être pas la possibilité d'utiliser la Cour des petites créances. De nombreux États interdisent aux entreprises d'utiliser les petites créances pour poursuivre les clients afin de recouvrer leurs dettes.
- Les tribunaux des petites créances ont une limite maximale pour laquelle vous pouvez poursuivre - généralement entre 1490€ et 5600€ Si le client doit plus que cela, vous ne pouvez pas utiliser le tribunal des petites créances, car les règles du tribunal vous obligent à poursuivre pour le montant total qui vous est dû. Vous ne pouvez pas simplement poursuivre pour une partie du montant dû et utiliser la Cour des petites créances.
- Cependant, si vous avez détecté la situation tôt et agi rapidement, vous n'aurez généralement aucun problème à tomber sous la limite des petites créances.
3
Remplissez vos formulaires de réclamation. Si vous déposez une demande auprès de la cour des petites créances, des formulaires de demande sont disponibles au bureau du greffier ou sur le site Web de la cour que vous pouvez remplir pour engager la poursuite. Dans d'autres tribunaux, vous devrez peut-être rédiger une plainte complète à partir de zéro.
- Les formulaires de réclamation vous obligent à fournir des informations sur le client que vous poursuivez, y compris un nom légal complet et une adresse où ils peuvent être signifiés avec la réclamation une fois qu'elle est déposée.
- Vous devez également fournir des informations sur vous-même ou votre entreprise, et le compte en souffrance du client, y compris le montant spécifique d'argent qui vous est dû (y compris les intérêts, le cas échéant, mais à l'exclusion des frais de justice).
- En règle générale, vous devez indiquer sur le formulaire toutes les tentatives que vous avez déjà faites pour recouvrer le compte en souffrance. Certains tribunaux peuvent exiger que vous joigniez une copie de la mise en demeure que vous avez envoyée à votre formulaire de réclamation initial.
- Une fois que vous avez rempli avec précision toutes les informations requises, signez votre formulaire de réclamation et faites au moins deux copies de chaque page. Certains tribunaux exigent plus de copies - vous voudrez peut-être appeler à l'avance le bureau du greffier pour le savoir, car bien que le greffier puisse faire des copies pour vous, il vous facturera des frais par page pour le faire.
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Déposez votre réclamation. Une fois que vous avez rempli tous les formulaires nécessaires, vous devez les apporter avec vos copies au greffier du tribunal que vous souhaitez entendre de votre poursuite. Donnez au greffier vos originaux et vos copies et dites-lui que vous souhaitez déposer une plainte pour petites créances.
- Vous devez payer des frais de dépôt - généralement environ 75€ - lorsque vous déposez vos formulaires auprès du greffier. Vous voudrez peut-être appeler à l'avance pour connaître le montant exact de vos frais de dépôt et les méthodes de paiement acceptées.
- Gardez à l'esprit que certains tribunaux vous permettent de récupérer les frais de justice du client dans le cadre de votre jugement final.
- Après avoir payé les frais de dépôt, le greffier tamponnera vos originaux et copies avec la date et vous retournera les copies. Une copie est pour vos dossiers, l'autre doit être remise au client que vous poursuivez.
- Dans les petites créances, le greffier planifiera également généralement votre audience au tribunal à ce moment-là. Certaines cours des petites créances ont une date de comparution initiale avant la date de l'audience finale.
5
Faites servir l'autre partie. Avant de pouvoir poursuivre votre action en justice, vous devez aviser votre client qu'il est poursuivi afin qu'il ait la possibilité de répondre à votre demande et de se défendre devant les tribunaux.
- Techniquement, vous pouvez compléter le service en demandant à toute personne de plus de 18 ans qui n'est pas directement impliquée dans la procédure de remettre en main propre les documents judiciaires à la personne que vous poursuivez.
- Si vous souhaitez utiliser une méthode plus formelle, vous pouvez payer une somme modique au service du shérif ou à une entreprise privée de service de processus pour qu'un adjoint du shérif ou un serveur de processus professionnel vous remette les documents en main propre.
- Parfois, les cours des petites créances vous permettent d'utiliser le service postal, qui consiste à envoyer les documents à la personne que vous poursuivez en utilisant un courrier certifié avec accusé de réception demandé. La carte verte que vous recevrez par la poste servira de preuve de service.
- Une fois les documents signifiés, vous devez déposer une preuve de signification auprès du tribunal. Si vous avez demandé à quelqu'un de remettre les documents en main propre, il doit généralement remplir lui-même la partie supérieure de ce document lorsqu'il remet les documents.
Lorsque le juge appelle votre cause, expliquez les détails concernant le compte de crédit en souffrance du client et l'argent qu'il doit.
6
Assistez à votre audience. Particulièrement dans les petites créances, votre procédure occasionnelle se déroule assez rapidement après que le client a répondu à votre action en justice, et votre audience peut avoir lieu dans un délai d'environ un mois après que vous ayez initialement déposé votre réclamation.
- Certaines cours des petites créances exigent que la personne poursuivie comparaisse pour la première fois ou dépose une réponse écrite avant une certaine date. Dans d'autres, ils doivent simplement se présenter à l'audience.
- Si la personne que vous poursuivez ne se présente pas à l'audience, vous pouvez gagner votre cause par défaut - cependant, vous devez toujours prouver au juge qu'elle vous doit le montant que vous avez indiqué dans votre réclamation.
- Bien que les règles de base en matière de preuve et de procédure s'appliquent également à la cour des petites créances, l'audience sera considérablement moins formelle qu'une audience similaire devant un tribunal d'État ou un tribunal fédéral. Cela ne veut pas dire que vous ne devez pas vous habiller et vous présenter avec le plus grand professionnalisme.
- Apportez vos copies de tous vos documents judiciaires avec vous à l'audience, ainsi que tous vos autres relevés de compte, lettres de mise en demeure et autres documents pertinents pour votre affaire.
- Lorsque le juge appelle votre cause, expliquez les détails concernant le compte de crédit en souffrance du client et l'argent qu'il doit.
- Si le client a comparu à l'audience, il aura la possibilité de fournir toute défense qu'il possède quant aux raisons pour lesquelles le juge ne devrait pas les condamner à payer le montant dû.

Partie 3 sur 3: exécution d'un jugement

1
Obtenez la commande écrite. Vous ne pouvez pas exécuter le jugement tant que le juge n'a pas rendu une ordonnance écrite, et dans certains tribunaux, vous devrez peut-être attendre une brève période après l'entrée de l'ordonnance - généralement 30 jours ou moins - avant de pouvoir faire quoi que ce soit pour exécuter le jugement.
- Gardez à l'esprit que le tribunal n'exécutera pas l'ordonnance à votre place - vous devez prendre des mesures pour l'exécuter vous-même si la partie perdante ne paie pas immédiatement.
- La période d'attente est nécessaire si l'autre partie a le droit d'interjeter appel du jugement, car elle dispose de ce délai pour interjeter appel. Passé ce délai, le jugement est considéré comme définitif et vous pouvez l'exécuter.
- En attendant, envisagez d'envoyer une mise en demeure pour amener la personne à payer. Faites-leur savoir que vous poursuivrez d'autres recouvrements si le jugement n'est pas payé en totalité. Vous voudrez peut-être également leur rappeler que si le jugement reste impayé, cela apparaîtra comme une note négative sur leur rapport de crédit et peut avoir un impact significatif sur leur pointage de crédit.
- Vous pourrez peut-être trouver des exemples de lettres de mise en demeure que vous pourrez utiliser au greffe ou sur le site Web du tribunal.
- Fournissez-leur une adresse pour envoyer le paiement complet ou vous joindre pour prendre des dispositions de paiement échelonné.
- Lorsque vous recevez la commande écrite, faites plusieurs copies de la commande écrite car vous en aurez besoin pour utiliser d'autres méthodes de collecte si la personne ne paie pas immédiatement.
2
Mener une découverte post-jugement. De nombreux tribunaux vous donnent la possibilité d'envoyer des interrogatoires au client, qui sont essentiellement des questions écrites auxquelles ils doivent répondre par écrit, sous serment, dans un délai déterminé après leur réception.
- Ces questions doivent avoir une portée limitée à la détermination des revenus et des actifs que la personne possède contre lesquels vous pouvez vous opposer pour satisfaire au jugement.
- Les procédures diffèrent considérablement d'un tribunal à l'autre. Certains tribunaux exigent que la partie perdante comparaisse devant le tribunal et réponde à des questions concernant ses actifs et ses revenus afin que le jugement puisse être payé.
- Dans d'autres tribunaux, un formulaire est disponible que vous pouvez envoyer au client pour qu'il le remplisse. Le formulaire exige que la partie perdante (maintenant connue sous le nom de débiteur judiciaire) fournisse des informations sur les biens et les actifs qu'elle possède et qui pourraient être utilisés pour exécuter le jugement.
3
Obtenez un titre exécutoire. Un bref d'exécution, parfois appelé bref de saisie-arrêt ou similaire, est délivré par le greffier du tribunal où votre jugement a été rendu et vous donne le pouvoir de saisir les revenus ou les biens du débiteur pour exécuter le jugement.
- Après avoir obtenu les renseignements dont vous avez besoin sur les revenus ou les biens du débiteur judiciaire, décidez de la voie que vous souhaitez suivre et demandez au greffier de délivrer un bref à cet effet.
- Par exemple, vous pouvez avoir la possibilité d'obtenir un prélèvement bancaire pour prélever l'argent du compte bancaire du débiteur judiciaire afin de satisfaire le jugement.
- La saisie - arrêt sur salaire est un autre moyen courant d'exécuter les jugements. Le montant que vous êtes autorisé à retirer de chaque chèque de paie sera limité par la loi de l'État.
- Le greffier aura des formulaires que vous pourrez utiliser pour calculer ce montant, puis vous déterminerez combien de fois le montant doit être saisi jusqu'à ce que la dette judiciaire soit payée.
Selon le montant d'argent que le client vous doit, vous pourrez peut-être déposer une plainte devant la Cour des petites créances.
4
Faites signifier le bref. Vous devez remettre l'ordonnance au service du shérif, qui demandera généralement à un adjoint de remettre l'ordonnance à la société qui détient les revenus ou les actifs que vous saisissez ou saisissez pour payer le montant du jugement.
- Qui est signifié dépend de la méthode que vous avez choisie pour recouvrer la dette judiciaire. Si vous avez décidé de saisir des fonds dans un compte bancaire, le bref serait signifié à la banque du débiteur judiciaire.
- Si vous poursuivez une saisie-arrêt sur salaire, l'adjoint du shérif signifiera le bref à l'employeur du débiteur judiciaire. L'employeur doit déduire le montant calculé du chèque de paie du débiteur judiciaire à chaque période de paie et envoyer cet argent au département du shérif ou au tribunal.
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Recueillez sur votre jugement. Une fois le bref signifié, le département du shérif percevra l'argent du débiteur judiciaire selon le plan établi dans le bref jusqu'à ce que le jugement soit payé en entier.
- Dans certaines juridictions, l'argent est conservé par le département du shérif, dans d'autres par le greffier du tribunal.
- En règle générale, vous recevrez un paiement lorsque le jugement sera entièrement exécuté, bien que certaines juridictions puissent l'avoir mis en place afin que vous receviez des paiements périodiques au fur et à mesure qu'ils sont reçus.

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Pas

Partie 1 sur 3: envoi d'une mise en demeure

Partie 2 sur 3: engager une action en justice

Partie 3 sur 3: exécution d'un jugement

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