Comment surmonter les nerfs en tant que président pour la première fois?

Assurez-vous d'avoir tous les papiers nécessaires. Demandez au secrétaire et à tous les autres membres concernés de vous fournir les bons papiers. Il est également prudent de lire les principaux documents qui seront discutés lors de la réunion pour éviter tout sentiment d'embuscade ou d'incertitude quant à ce qui est discuté.

Formez votre propre point de vue sur les orientations possibles de la réunion. Dans l'ensemble, un président est considéré comme une partie neutre qui est censée diriger la réunion et prendre en compte tous les points de vue. Cela ne signifie pas nécessairement que vous ne pouvez pas montrer vos couleurs (cela dépend de la constitution ou de la nature du groupe présidé), mais cela vous impose de faire preuve de respect pour tous les points de vue et d'attendre cela de tous les participants. Si vous avez déterminé à l'avance quels pourraient être les problèmes et préoccupations possibles, ainsi que tout potentiel de situations volatiles, vous serez bien préparé à tout ce qui pourrait survenir. Planifiez à l'avance comment vous allez gérer chaque scénario possible.

Restez calme. Tous les yeux ne sont généralement pas sur vous pour le contenu - les yeux seront sur vous pour le leadership et la synthèse des points de vue. Cela signifie que vous devez noter les points de vue, les orientations et les options qui se présentent au cours de la réunion afin que vous puissiez renvoyer la discussion au groupe et présenter les décisions à voter si nécessaire. Si vous êtes un président en mesure d'influencer le résultat d'une réunion par le vote direct ou en prenant la décision finale sur les points de la réunion, le fait d'avoir noté les points de vue et la synthèse de chacun devient encore plus important comme moyen par lequel vous justifiez vos décisions.

Connaissez les règles régissant la réunion. Vous devriez lire les règles relatives à la réunion. Posez des questions aux membres du bureau avant d' assister à la réunion afin de ne pas être incertain des choses. Souvenez-vous de ceci si vous ne vous souvenez de rien d'autre - "les règles sont vos amis". Ce sont les outils qui vous permettent de maintenir l'ordre dans la réunion, de rediriger les membres vers les points de discussion pertinents et de soutenir votre voix prépondérante. Les règles vous aideront à être un président plus efficace.

Prenez une profonde inspiration avant d'entrer dans la pièce. Il est utile d'arriver quelques minutes à l'avance pour préparer vos papiers et accueillir les participants à la réunion. Si vous ne connaissez pas leurs noms, ayez un diagramme visuel de qui est assis ou par nom auquel vous pouvez vous référer. Gardez un petit bloc-notes et un stylo ou un crayon préféré pour noter les points saillants, les questions et les résumés. Assurez-vous que tous vos papiers sont en ordre avant de commencer la réunion.

Être honnête. Les gens pardonnent généralement si vous dites clairement que vous êtes un novice. Si vous ne savez pas quelque chose, vous pouvez dire que vous en prendrez note et que vous reviendrez, ou vous pouvez ouvrir la question au groupe de réunion. Ou, vous pouvez admettre que vous ne savez pas car vous êtes encore en train d'apprendre et que vous vous placez à la grâce de ceux qui vous entourent pour aider à répondre. Cette dernière action dépendra bien entendu du contexte de la réunion et peut ne pas être appropriée dans certains environnements où il est important de transmettre un sentiment de contrôle. Mais dans l'ensemble, il vaut mieux être ouvert et transparent sur vos limites que d'effectuer une action qui pose des difficultés pour le projet, le groupe ou le processus à long terme.