Comment animer une conférence téléphonique?

Prévoyez au moins 15 minutes pour les questions-réponses. Lors d'une conférence téléphonique, vous pourriez avoir du mal à faire participer tout le monde.

Présider une conférence téléphonique vous donne l'occasion de démontrer votre capacité à gérer et à diriger les autres. Pour mener un appel avec succès, vous devrez savoir comment organiser l'appel, vous préparer à votre rôle, mener l'appel et assurer le suivi auprès des participants par la suite. Avec la pratique, vous constaterez que bon nombre des étapes impliquées dans les conférences téléphoniques sont similaires aux étapes que vous entreprendriez lors des réunions en face à face.

Partie 1 sur 4: organisation de l'appel

1
Choisissez un logiciel de conférence pratique. De nos jours, vous avez le choix entre une variété de programmes de webinaires. Sélectionnez quelque chose de convivial que la plupart des participants à distance ont installé. Assurez-vous d'avoir choisi un logiciel avec un composant vidéo si l'appel comprend des diapositives. Si le logiciel installé n'est pas une option réaliste, optez pour un service auquel tout le monde peut accéder librement en ligne.
- Pour accueillir les participants sans logiciel requis, assurez-vous que l'appel a lieu dans une pièce avec un haut-parleur. Cette option de connexion sera également une sauvegarde pratique si le logiciel du webinaire échoue.
2
Sondez vos participants pour un moment qui vous convient. Choisissez trois à cinq dates et heures potentielles de la journée. Envoyez un email à tous les participants pour évaluer leur disponibilité pour chaque possibilité. Dites à toute personne qui ne peut pas être présente de vous le faire savoir dès que possible.
- Vous pouvez également utiliser des enquêtes de planification en ligne comme Doodle. Ces outils permettent aux participants de choisir les dates et les heures d'un simple clic de souris. Si vous choisissez cette option, n'oubliez pas d'inclure le lien dans l'e-mail.
- Si tous les participants se trouvent dans le même fuseau horaire, évitez de planifier des appels pendant les pauses déjeuner, immédiatement au début de la journée de travail et/ou après les heures normales de bureau.
3
Rédigez un ordre du jour. Incluez des sujets qui doivent être discutés. Couvrez toutes les questions ou préoccupations que vous anticipez de la part des autres membres. Concentrez-vous d'abord sur les points positifs. Ensuite, relevez les défis et proposez des solutions ou des idées pour surmonter les obstacles.
- Si vous prévoyez d'attribuer des tâches à certains participants, discutez-en avec eux avant d'envoyer l'ordre du jour. La dernière chose que vous voulez faire est de surprendre quelqu'un ou de donner à un responsable ou à un client des informations incorrectes.
4

Envoyez par e-mail les informations préliminaires à tous les participants. Incluez tout ce dont ils auront besoin pour se connecter à l'appel, comme le numéro d'appel et le mot de passe. Joignez une ébauche de l'ordre du jour à l'e-mail. Demandez à tout le monde de le lire et de vous informer s'ils souhaitent ajouter quelque chose ou réviser le contenu existant.
5
Nommer un preneur de notes. Choisissez le participant physique le plus responsable et le plus attentif pour cette tâche. Assurez-vous qu'ils incluent les noms de toutes les personnes présentes. Demandez-leur de résumer les principaux points discutés, en utilisant l'ordre du jour comme plan.
- S'ils ont un enregistreur audio numérique ou une fonction d'enregistrement sur leur téléphone, demandez-leur de l'utiliser si aucun sujet sensible ne sera discuté.
- Ne sautez pas cette étape si vous utilisez la fonction d'enregistrement du logiciel de webinaire. La technologie peut échouer quand on s'y attend le moins. Si cela se produit, vous aurez des minutes écrites en guise de sauvegarde.
6
Envoyez un e-mail de rappel. Faites-le le jour de l'appel si c'est après le déjeuner ou la veille d'un appel prévu le matin. Profitez de cette occasion pour envoyer tous les rapports ou documents qui seront nécessaires lors de l'appel. Il est de votre responsabilité de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que tout le monde a rempli ses responsabilités avant l'appel.
- Si quelqu'un d'autre a créé ces documents, donnez-lui le crédit (ou évitez que le blâme ne vous incombe) en transmettant son message contenant les documents.

Si vous prévoyez d'attribuer des tâches à certains participants, discutez-en avec eux avant d'envoyer l'ordre du jour.

Partie 2 sur 4: se préparer à présider

1
Rédigez vos notes ou points de discussion. Étoffez les éléments déjà à l'ordre du jour pour éviter de perdre votre concentration. Ne rédigez pas une déclaration préparée. Tenez-vous en à une liste à puces de points clés, d'impératifs courts et de phrases incomplètes. Cela vous évitera d'avoir l'air mécanique. Voici quelques exemples:
- État actuel des besoins d'embauche: Comptabilité maintenant entièrement dotée en personnel. Encore besoin d'un nouveau directeur en marketing et d'un nouvel assistant administratif en publicité. Limite budgétaire = 74600€ au total pour les deux ouvertures.
- Changements d'avantages: Siège social éliminant progressivement 401k. Mise en place du nouveau plan 403b pour les nouvelles recrues. L'assurance maladie, dentaire, vision inchangée pour l'instant mais toujours en cours de révision.
2
Faites une liste des participants. Incluez d'où ils viennent et des informations personnelles générales les concernant. Utilisez cette information lorsque vous présentez tout le monde. Vous pouvez également utiliser ces informations pour discuter pendant que vous attendez que d'autres participants se joignent à vous.
- Faites une copie de cette liste pour votre preneur de notes. Au lieu de prendre le temps d'écrire le nom de tout le monde, le preneur de notes peut simplement cocher le nom de chaque personne lorsqu'elle arrive ou se connecte.
3

Passez en revue toutes les informations que vous présenterez. N'attendez pas la dernière minute. Commencez à examiner les informations le lendemain de la fin de vos notes et/ou présentation. Essayez de mémoriser les principaux points afin de pouvoir en discuter sans vous arrêter pour regarder votre papier ou votre écran. Chaque seconde que vous enregistrez peut être utilisée pour d'autres présentateurs ou pour des questions.
4

Sondez la pièce un jour ou deux avant l'appel. Assurez-vous que tous les équipements sont présents et fonctionnent correctement. Recherchez des haut - parleurs stratégiquement placés si vous utilisez une grande salle en prévision de nombreux participants. Si quelque chose manque ou ne fonctionne pas correctement, informez-en le service concerné dès que possible.
5
Configurez l'appel. Connectez-vous à la conférence téléphonique 10 minutes plus tôt, si possible. Certains outils ne vous permettront pas de vous connecter avant l'heure prévue. D'autres ne laisseront personne communiquer jusqu'à ce qu'un leader avec un mot de passe spécial se connecte. Testez le pont une dernière fois pour vous assurer qu'il fonctionne correctement.
- Si vous ne savez pas utiliser l'équipement, renseignez-vous quelques jours à l'avance. Faites-vous aider par le service informatique de votre entreprise, si nécessaire. Ne pas savoir comment utiliser le logiciel ou le matériel peut vous faire paraître non professionnel.

Présider une conférence téléphonique vous donne l'occasion de démontrer votre capacité à gérer et à diriger les autres.

Partie 3 sur 4: mener l'appel

1

Prévoyez cinq minutes supplémentaires pour les retardataires. Ayez quelques notes à portée de main pour initier une conversation au début de l'appel. Présentez tous les participants par leurs noms, titres et rôles qu'ils jouent. Si quelqu'un arrive ou rejoint l'appel après le délai de cinq minutes, n'interrompez pas une discussion en cours. Attendez qu'un orateur ait terminé ou qu'un sujet soit terminé pour permettre aux retardataires de se présenter.
2

Revoir l'étiquette de la réunion. Demandez aux participants qui appellent de mettre leur téléphone en sourdine pour éviter les bruits de fond. Demandez-leur d'éviter d'utiliser le bouton d'attente pour empêcher la diffusion de la musique d'attente de leur entreprise. Dites à toutes les personnes physiquement présentes de faire taire leurs téléphones portables et de les éloigner du téléphone de la réunion pour éviter les interférences. Assurez-vous que tous les participants parlent de manière audible et claire afin que tout le monde puisse les entendre.
3

Tenez-vous en à l'ordre du jour. Gardez un œil sur l'horloge pour répondre aux besoins des participants et des présentateurs. Couvrez d' abord les problèmes les plus importants au cas où vous manqueriez de temps. Si quelqu'un pose une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre ou à laquelle vous ne vous attendiez pas, dites-lui que vous lui recontacterez dès que possible.
4

Planifiez un appel de suivi, si nécessaire. N'attendez pas la fin de l'appel pour le faire. Faites-le juste avant de passer aux questions et réponses (Q&R) à l'ordre du jour. Demandez à tout le monde la date et l'heure qui vous conviennent pour le prochain appel. Si la plupart des participants sont indécis, envoyez une enquête de planification après l'appel.
5
Prévoyez au moins 15 minutes pour les questions-réponses. Lors d'une conférence téléphonique, vous pourriez avoir du mal à faire participer tout le monde. Pour éviter que cela ne se produise, ne demandez pas si quelqu'un a des questions. Au lieu de cela, posez une question à des personnes spécifiques pertinentes pour le sujet de la discussion.
- Par exemple, vous pourriez demander: «Bob, avez-vous obtenu toutes les informations dont vous avez besoin pour créer le texte du sujet?»
6

Fermez l'appel. Commencez à conclure environ cinq minutes avant l'heure de fin prévue. Si les questions-réponses sont toujours en cours, dites à tout le monde que vous avez le temps pour une autre question. Remerciez tout le monde pour leur temps et souhaitez leur une bonne journée ou week-end.

Vous constaterez que bon nombre des étapes impliquées dans les conférences téléphoniques sont similaires — Avec la pratique, vous constaterez que bon nombre des étapes impliquées dans les conférences téléphoniques sont similaires aux étapes que vous entreprendriez lors des réunions en face à face.

Partie 4 sur 4: prendre des mesures après l'appel

1
Créer un récapitulatif. Commencez à le faire immédiatement après l'appel. Demandez à votre preneur de notes une copie du procès-verbal. Assurez-vous d'inclure une liste des responsabilités de chacun. Le procès-verbal documentera la conversation par écrit au cas où il y aurait des divergences plus tard.
- Demandez à un collègue de relire le récapitulatif avant de l'envoyer. Une deuxième paire d'yeux peut détecter les erreurs que vous auriez pu négliger, peu importe le nombre de fois que vous avez relu le matériel.
2

Envoyez le récapitulatif à tous les participants. Faites-le dès que vous avez apporté les modifications recommandées par votre relecteur. Invitez tous les destinataires à faire des commentaires ou à poser des questions qui pourraient leur avoir échappé pendant l'appel. Si vous avez promis d'envoyer une enquête de planification pour un appel de suivi, incluez ce lien avec le récapitulatif.
3

Respectez les promesses et les délais. Prenez les mesures qui ont été discutées lors de l'appel. Si vous avez promis de répondre à des questions à une date ultérieure, faites un suivi dans un délai d'une semaine maximum. Respectez toutes les échéances que vous vous fixez. Assurez-vous que tout travail promis est livré aux destinataires appropriés dans un délai raisonnable.

Conseils

À moins que vous n'utilisiez un logiciel de vidéoconférence, évitez de raconter des blagues. L'humour repose souvent sur votre langage corporel, que les participants ne verront pas si vous utilisez une option audio uniquement.

Lisez aussi: Comment se préparer à une réunion des membres dans une association communautaire?