Comment rédiger une justification d'emploi?

Une justification d'emploi, parfois appelée justification de poste ou proposition d'emploi, est couramment utilisée dans les universités et dans les emplois du secteur public. Cette documentation aide à comprendre pourquoi un poste nouvellement créé ou précédent est important pour une organisation donnée. Vous pouvez rédiger une justification de poste pour amener votre patron à embaucher un nouvel employé; Cependant, vous pouvez également rédiger une justification pour encourager votre patron à vous promouvoir à un nouvel emploi.

Partie 1 sur 3: prendre des décisions

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Déterminez le titre du poste. Avant de commencer à écrire la lettre, assurez-vous d'avoir un moyen de définir la position que vous décrivez. Vous devez penser à une définition du poste afin de pouvoir vous y référer au cours de votre lettre.
- Pensez à la fonction du travail. Avez-vous besoin de quelqu'un pour relire les articles d'un magazine que vous écrivez? Cette personne pourrait être appelée un éditeur ou un rédacteur publicitaire.
- Quelle part de responsabilité cette personne aura-t-elle? S'ils doivent répondre à un éditeur de niveau supérieur dans le département, peut-être que le titre du poste pourrait être rédacteur en chef junior.
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Faites toutes les recherches nécessaires. Vous voulez vous assurer de connaître vos faits avant de rédiger une proposition commerciale. Vous devrez inclure certains détails, comme un budget et un salaire, afin de rendre la proposition réaliste et informative.
- Assurez-vous de pouvoir justifier pourquoi ce poste est nécessaire. Vous pouvez, par exemple, penser que la création de ce poste aidera l'entreprise à réduire ses coûts. Revenons au poste de rédacteur junior. Si votre entreprise embauche un grand nombre d'écrivains indépendants et les rémunère à l'heure, ils devront peut-être éditer leur propre travail. Si votre entreprise avait un rédacteur dont le salaire était légèrement inférieur à celui d'un rédacteur indépendant, les rédacteurs ne travailleraient pas aussi longtemps. Mais ne vous arrêtez pas là: il existe d'autres justifications que le coût. Cela peut inclure un temps de cycle plus court afin que les articles apparaissent plus rapidement sur papier, une meilleure qualité en garantissant une grammaire et un contenu appropriés, etc.
- Trouvez un salaire juste. Que vous proposiez un travail pour vous-même ou pour quelqu'un d'autre, vous voulez vous assurer que le salaire que vous proposez est raisonnable. Passez un peu de temps à rechercher les salaires moyens pour des postes similaires. Gardez à l'esprit que les salaires de départ sont bas, vous pouvez donc viser à proposer un salaire ou un taux de rémunération inférieur à la moyenne.
- Passez en revue le budget de votre entreprise. Vous voulez savoir comment ce poste sera rémunéré. Si les positions éliminent certains coûts, estimez combien d'argent sera économisé. Vous pouvez mettre cet argent dans un budget pour le nouveau poste. Vous pouvez également trouver des domaines dans lesquels votre entreprise dispose d'un excès d'argent, qu'elle peut occasionnellement consacrer à de nouvelles offres d'emploi. Voyez si vous pouvez utiliser une partie de cet argent pour financer un nouveau poste.

Partie 2 sur 3: écrire votre lettre

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Formatez correctement la lettre. Vous voulez vous assurer que vous formatez une proposition d'emploi comme une lettre commerciale. Cela gardera les choses professionnelles et augmentera vos chances de voir votre proposition acceptée.
- Choisissez un papier à en-tête. Si vous écrivez une justification pour vous-même, vous devez utiliser le même papier à en-tête que celui que vous utilisez pour votre CV. Cela gardera les choses cohérentes lors de la soumission de vos documents. Si vous rédigez une justification pour un poste au sein de votre propre entreprise, utilisez les en-têtes généralement utilisés pour les notes de service et autres écrits liés aux affaires.
- Dans le coin supérieur droit de votre lettre, écrivez votre nom, votre adresse, la date, l'adresse de l'entreprise et le nom du destinataire de la lettre.
- Assurez-vous de choisir une salutation appropriée. Si vous vous adressez à un groupe de personnes, vous pouvez vous adresser à toutes par leur nom et leur titre appropriés, puis ajouter deux points. Par exemple: «Cher Dr Shepherd et Dr Fox:»
Comment rédiger une lettre de justification pour mettre fin à un poste sans mise à pied?
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Commencez par indiquer l'avantage pour l'entreprise. Lorsque vous ouvrez votre justification de poste, la première chose que vous voulez faire est de montrer comment cela profitera à l'entreprise. Ceux qui lisent la proposition sont principalement intéressés par le bien-être d'une entreprise. S'ils ne voient pas en quoi cette position leur profite, ils perdront tout intérêt. Accédez immédiatement aux avantages lorsque vous rédigez une justification de poste.
- Vous pouvez commencer par identifier une inefficacité ou un problème dans l'entreprise qui peut nécessiter une solution. Les conséquences du problème doivent être expliquées en détail, qu'il s'agisse de coûts plus élevés, d'un produit de mauvaise qualité, etc. Si vous savez qu'un rôle doit être rempli, par exemple, vous pouvez le signaler tout de suite. Vous pouvez également utiliser des recherches ici pour sauvegarder vos revendications.
- Regardons un autre exemple. Supposons que votre entreprise a beaucoup de saisie de données à faire pour un événement à venir. Ceux qui travaillent dans le service client ont fait la saisie de données pendant leur temps libre, mais étant donné leurs autres responsabilités, il y a eu beaucoup d'erreurs et le processus avance lentement. Faites remarquer que la saisie des données se ferait plus rapidement et avec plus de précision avec une personne spécifique responsable du travail. Aussi, gardez à l'esprit le coût. Votre patron est probablement intéressé par des changements rentables. Notez que les représentants du service client ont fait beaucoup d'heures supplémentaires, et le coût d'un nouvel employé temporaire serait beaucoup moins élevé que de payer autant d'heures supplémentaires.
- Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez faire des recherches sur la concentration. Vous pouvez trouver des études qui disent que les gens travaillent plus efficacement et avec plus de précision lorsqu'ils se concentrent sur une tâche à la fois.
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Décrivez le poste potentiel en détail. À partir de là, décrivez le travail potentiel en détail. C'est là que vous utiliserez le titre que vous avez trouvé plus tôt. Décrivez en quoi consiste exactement le travail et quel type de personne serait idéal pour le poste.
- Dressez la liste des tâches requises par le travail et du type de compétences nécessaires. Vous devez également indiquer si le travail est à temps plein ou à temps partiel et comment il est rémunéré. Vous pouvez inclure un bref profil du type de personne que vous cherchez à embaucher.
- Par exemple, «Je propose que nous embauchions un spécialiste de la saisie de données à temps partiel pour aider à cette charge de travail. Nous avons besoin de quelqu'un qui est bien organisé, qui porte une attention particulière aux détails et qui a de préférence une certaine expérience en saisie de données. étudiant avec un horaire quelque peu flexible. Nous pourrions payer ce nouvel employé un taux horaire, quelque part dans la gamme de 7,50€ à 9,70€ de l'heure."
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Décrivez pourquoi vous êtes la bonne personne pour le poste, si vous proposez un poste pour vous-même. Vous êtes peut-être en train de rédiger une proposition d'emploi pour vous-même. Si vous travaillez dans une entreprise depuis des années, vous êtes peut-être volontaire pour superviser un nouveau projet. Vous pouvez également postuler de l'extérieur. Parfois, vous pouvez vous démarquer en proposant un nouvel emploi pour une entreprise pour laquelle vous pensez être le candidat idéal.
- Faites la liste de votre expérience. Parlez de votre parcours, en donnant un bref aperçu de votre formation et de votre expérience professionnelle. Ceci est similaire à une lettre de motivation. N'incluez que l'expérience pertinente pour le poste que vous proposez. Si vous proposez de faire une étude de marché pour un organisme à but non lucratif, parlez certainement de votre stage en marketing pour un centre de réfugiés local à l'université. Cependant, il est probablement inutile de révéler que vous avez attendu des tables pendant l'été, à moins que les compétences acquises ne s'appliquent à l'emploi proposé.
- Vous devez également énumérer toutes les récompenses ou réalisations spécifiques. Cela peut être particulièrement utile pour un travail universitaire. Par exemple, si vous proposez d'enseigner un nouveau cours d'histoire de l'art dans une université, vous voudrez peut-être mentionner tous les articles que vous avez publiés, les subventions que vous avez reçues ou les autres distinctions que vous avez obtenues.
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Parlez du salaire et des coûts. Vous voulez vous assurer de transmettre que vous avez fait vos recherches. Les gens sont susceptibles de rejeter une proposition qui ne semble pas bien conçue. Décrivez combien le poste paiera et indiquez comment l'entreprise assumerait ces coûts.
- Idéalement, une partie des coûts devrait provenir de l'argent économisé. Si une partie des heures supplémentaires n'est plus versée aux représentants du service client, une partie de cet argent pourrait servir à payer un nouvel employé. Un employé à temps partiel à un taux horaire coûtera beaucoup moins cher dans l'ensemble que plusieurs employés salariés à temps plein rémunérés pour les heures supplémentaires. Assurez-vous de quantifier clairement combien d'argent ils économiseraient avec ce changement.
- Essayez de vous concentrer davantage sur les économies que votre entreprise économisera, en plus des avantages non financiers. En utilisant l'exemple ci-dessus, vous pouvez écrire quelque chose comme: «Non seulement ce changement permettra à notre entreprise d'économiser environ 1580€ par mois, mais je pense que cela remontera le moral. Sans le stress de la saisie de données, les représentants du service client auront plus de temps d'arrêt. Cela leur permettra d'être plus optimistes avec les clients. Moins de stress et une plus grande satisfaction au travail conduisent à une meilleure performance. "
Pour rédiger une justification de poste, commencez par choisir un intitulé de poste, qui définira succinctement la portée du poste.
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Terminez par un appel à l'action. Vous voulez laisser les lecteurs de votre lettre enthousiasmés par le nouveau poste. Terminez votre lettre par un appel à l'action, encourageant les employeurs à créer ce nouveau poste.
- Réitérez les points que vous avez soulevés précédemment. En quelques phrases, résumez les principaux avantages du poste et expliquez en quoi il est nécessaire pour l'entreprise.
- Parlez de la façon dont vous serez en contact. Supposons que vous appeliez plus tard dans la semaine pour faire un suivi, par exemple, ou que vous demandiez une réunion d'affaires avec votre patron pour discuter plus en détail du poste.

Partie 3 sur 3: réviser votre lettre

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Écrivez quelques brouillons. Vous voulez vous assurer de rédiger quelques ébauches de votre proposition. Après avoir rédigé le brouillon initial, mettez-le de côté pendant quelques jours. Ensuite, examinez-le après avoir eu le temps de réfléchir. Réécrivez la lettre en ajoutant toute nouvelle information ou idée à laquelle vous avez pensé. Si vous avez le temps, essayez d'écrire au moins quelques brouillons de votre justification.
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Relisez pour les fautes de frappe. Vous ne devez pas remettre une justification de travail avec des fautes de frappe. Relisez la lettre plusieurs fois, en vous assurant qu'elle est exempte de fautes d'orthographe et de grammaire. Il peut être difficile de repérer vos propres fautes de frappe, mais il existe quelques trucs et astuces qui peuvent vous aider.
- Donnez-vous du temps. Vous êtes plus susceptible d'attraper des fautes de frappe si vous mettez votre travail de côté pendant quelques jours. Si vous n'avez pas quelques jours, essayez de le mettre de côté pendant une heure, puis relisez-le.
- Imprimez votre lettre. Changer le format à partir duquel vous lisez peut vous aider à mieux vérifier les fautes de frappe. Si vous n'avez pas d'imprimante, envisagez de changer le type de police ou la couleur. Vous pouvez également essayer de lire votre lettre du dernier paragraphe au premier.
- Forcez-vous à atteindre chaque mot en plaçant la pointe d'un crayon contre l'écran ou la page. Lire votre lettre à voix haute peut également vous aider à vous concentrer sur chaque mot.
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Demandez à un ami de lire votre lettre. Une deuxième paire d'yeux peut détecter les fautes de frappe que vous pourriez manquer. Les gens deviennent souvent "aveugles aux fautes de frappe" lorsqu'ils lisent leur travail, ce qui signifie qu'ils manquent leurs propres erreurs en lisant ce qui a été écrit dans leur tête. Demander à un ami de relire votre lettre peut vous aider à détecter les fautes de frappe.

Vous pouvez rédiger une justification de poste pour amener votre patron à embaucher un nouvel employé; Cependant, vous pouvez également rédiger une justification pour encourager votre patron à vous promouvoir à un nouvel emploi.
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Envoyez votre lettre. Une fois que votre lettre est professionnelle et polie, envoyez-la. Assurez-vous de l'envoyer correctement. Si votre entreprise utilise des cabines en bois pour le courrier physique, imprimez-le et placez-le dans la cabine. Si votre entreprise préfère les pièces jointes aux e-mails, envoyez la lettre par e-mail à votre patron.

Mises en garde

Anticipez les objections. Dans certaines circonstances, le processus de justification d'emploi est assez routinier et les demandes de poste sont rarement refusées. Dans d'autres, il peut y avoir des pressions politiques ou économiques qui créent un recul. Découvrir dès le départ quelles objections peuvent être soulevées peut vous aider à préparer une réponse intelligente et réfléchie qui garantit que les besoins de l'organisation sont satisfaits.

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