Comment rédiger une lettre de réclamation locataire?

Vous devez rédiger une lettre de plainte du locataire — Si vous avez besoin que votre propriétaire résolve un problème ou résolve un problème, vous devez rédiger une lettre de plainte du locataire.

Lors de la location d'un appartement, d'une copropriété, d'une maison ou d'un bureau, le propriétaire ou le propriétaire est généralement responsable de l'entretien de la propriété. Cet entretien peut inclure la réalisation de réparations majeures, la résolution de conditions dangereuses, l'amélioration du bâtiment ou la résolution de problèmes que ses locataires pourraient avoir entre eux. Si vous avez besoin que votre propriétaire résolve un problème ou résolve un problème, vous devez rédiger une lettre de plainte du locataire. Votre lettre de réclamation doit refléter le problème spécifique que vous devez résoudre, un délai d'exécution, une demande de résolution du problème et suivre toutes les lois de l'État concernant les lettres de demande et/ou de réclamation.

Méthode 1 sur 4: demander des réparations

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Passez en revue les lois sur les locataires dans votre état ou pays. De nombreux endroits ont des exigences très spécifiques sur la façon dont un propriétaire doit être informé des réparations ou d'autres conditions qui rendent votre appartement ou votre maison invivable. Avant de rédiger une lettre de plainte, vous devriez examiner les lois sur les propriétaires-locataires de votre région.
- Vous pouvez consulter les lois sur les locataires propriétaires de votre état à l'adresse: http://nolo.com/legal-encyclopedia/state-landlord-tenant-laws
- Pour un guide des droits des locataires au Royaume-Uni, visitez: https://gov.uk/private-renting/your-rights-and-responsabilités
- Pour un guide des droits des propriétaires et des locataires en Allemagne, visitez: http://globalpropertyguide.com/Europe/Germany/Landlord-and-Tenant
- Pour un guide des droits des locataires en Espagne, visitez: http://idealspain.com/pages/information/Tenants.htm
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Revoyez votre bail. Votre bail est le contrat légal entre vous et votre propriétaire. Alors que les lois peuvent établir les obligations légales d'un propriétaire, un propriétaire ou un propriétaire peut avoir assumé des responsabilités supplémentaires dans le bail. Examinez attentivement votre bail pour toute disposition sur les réparations et assurez-vous de suivre toutes les exigences pour informer le propriétaire dans la lettre.
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Utilisez un format de lettre professionnel. Lors de l'envoi d'une lettre de demande de réparation, votre lettre doit suivre un format de lettre commerciale. Cela indique que vous êtes sérieux au sujet de la demande et met le propriétaire en demeure de la nécessité de réparations.
- Votre lettre doit être dactylographiée. Si vous n'avez pas accès à un ordinateur et à une imprimante, vous pouvez imprimer votre lettre à la main.
- Votre lettre doit être adressée à la personne responsable de la réparation de votre appartement. Si un propriétaire résidant et une société de gestion immobilière entretiennent le bâtiment, envisagez d'adresser la lettre au propriétaire et d'envoyer une copie à la société de gestion immobilière.
- Tapez le nom complet et l'adresse postale du destinataire en haut à gauche de la page. Si vous louez à un particulier, il doit s'agir de son nom et de son adresse; si vous louez à une entreprise, il s'agira du nom et de l'adresse professionnelle du gestionnaire immobilier.
- Votre lettre doit être datée, avec la date placée au-dessus de l'adresse du propriétaire ou sur le côté droit de la page comme première ligne de texte.
- Comme indiqué ci-dessous, votre lettre doit expliquer le problème que vous rencontrez et demander l'aide du propriétaire pour corriger le problème.
- Fournissez vos coordonnées, y compris votre numéro de téléphone, votre adresse et votre adresse e-mail afin que le propriétaire puisse vous contacter pour planifier les réparations.
- Signez la lettre et tapez ou imprimez votre nom sous votre signature.
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Expliquez le problème et demandez de l'aide. Une demande écrite de réparation vous permet d'expliquer plus en détail le problème pour lequel vous demandez de l'aide. Souvent, les locataires ont déjà demandé oralement une réparation et la lettre est une deuxième demande, plus formelle, d'assistance du propriétaire. Lors de la rédaction de la lettre, vous devez inclure les éléments suivants:
- Une description claire et concise du problème doit être incluse dans le premier paragraphe de la lettre. Soyez aussi précis que possible dans la description du problème. Par exemple, au lieu de dire «J'ai une fuite», dites plutôt «Il y a une fuite lente dans la plomberie sous l'évier de la cuisine.
- Indiquez la date à laquelle le problème a commencé. Si vous n'êtes pas sûr de la date exacte, indiquez la date approximative ou le mois au cours duquel vous avez remarqué le(s) problème(s) pour la première fois ou avez commencé à avoir le problème.
- Si vous avez déjà demandé au propriétaire de réparer le problème, votre lettre doit inclure la ou les dates auxquelles vous avez parlé au propriétaire du problème.
- Si vous demandez une réparation mineure, il peut être utile d'expliquer comment le problème mineur pourrait s'aggraver. Par exemple, si vous demandez que le coulis pour carrelage soit remplacé parce qu'il en manque une partie, vous pouvez déclarer que vous craignez que de l'eau ne pénètre derrière le carrelage et puisse causer de graves problèmes de moisissure.
- Souligner comment un problème pourrait s'aggraver ou devenir dangereux peut motiver un propriétaire à effectuer des réparations mineures.
- Expliquez toutes les mesures que vous avez prises pour résoudre le problème, y compris si vous avez obtenu un avis ou une estimation d'un professionnel. Si vous avez reçu un devis, vous devez le joindre à votre lettre.
- Dans un nouveau paragraphe, vous devriez demander au propriétaire de régler ou de résoudre les problèmes. Vous pouvez demander que le ou les problèmes soient résolus avant une certaine date et, si nécessaire, décrire comment vous souhaitez que le problème soit résolu. Vous pouvez également proposer votre aide pour résoudre le problème.
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Faites une copie de la lettre. Vous devez faire une copie de la lettre pour vos dossiers. Si le propriétaire refuse d'effectuer les réparations, vous aurez peut-être besoin de la lettre pour la présenter comme preuve devant le tribunal des petites créances ou du logement.
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Envoyez la lettre. Bien qu'il puisse être plus facile d'envoyer la lettre par courrier électronique, si vous avez déjà demandé de l'aide et que votre propriétaire n'a pas résolu le problème, vous devez envoyer la lettre par courrier certifié. Vous pouvez également envoyer la lettre par e-mail ou par télécopieur, mais cela devrait s'ajouter à l'envoi d'une lettre papier.
- Une lettre papier doit être envoyée par courrier certifié. Cela vous permettra de documenter que la lettre a été remise au propriétaire.
- Vous pouvez commencer à consulter le site Web d'Europe Post Office ("USPS") pour obtenir une confirmation de livraison environ 2 à 3 jours après l'envoi d'une lettre par courrier certifié. Vous pouvez trouver l'utilitaire de suivi et de confirmation de l'USPS sur son site Web à l'adresse https://tools.usps.com/go/TrackConfirmAction_input. Une fois que vous recevez la confirmation de livraison, imprimez-la et agrafez-la à votre copie de la lettre.
- Si vous avez correspondu avec le destinataire par e-mail dans le passé, vous pouvez choisir de remettre votre lettre de réclamation en pièce jointe à un e-mail, en plus d'une copie papier. Lors de la livraison d'une lettre légale par e-mail, demandez un accusé de réception. Consultez la documentation de votre lecteur de messagerie pour obtenir des instructions sur la façon de procéder à l'aide de votre logiciel de messagerie spécifique.
- Une fois que vous avez reçu la confirmation de livraison du courrier électronique, imprimez-le et agrafez-le à votre copie papier de la lettre.
- L'envoi d'une lettre par fax est approprié dans la plupart des cas où le destinataire utilise couramment un fax à des fins professionnelles. Si vous louez à une entreprise ou à un particulier qui maintient des heures de bureau, vous pouvez choisir d'envoyer votre lettre par télécopieur au numéro de télécopieur de l'entreprise.
- La plupart des télécopieurs impriment une page de confirmation de livraison, que vous devez agrafer à votre copie de la lettre.

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Méthode 2 sur 4: ne pas restituer le dépôt de garantie

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Assurez-vous de respecter le bail. La plupart des baux décrivent les raisons pour lesquelles un propriétaire peut conserver votre dépôt de garantie. Avant de quitter un appartement, assurez-vous de satisfaire à toutes les exigences du bail afin que le propriétaire ne puisse légitimement conserver votre caution. Certaines justifications qu'un propriétaire peut utiliser pour conserver votre caution comprennent:
- Non-paiement du loyer.
- Défaut de laisser l'appartement dans un état propre.
- Défaut d'effectuer des réparations mineures.
- Défaut de donner un préavis approprié de quitter l'appartement.
- Défaut de rendre les clés.
- Défaut d'enlever les ordures ou tous les effets personnels.
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Demandez une procédure pas à pas. Avant de quitter votre appartement, vous pouvez demander au propriétaire de faire le tour de l'appartement avec vous et de noter tous les problèmes qui doivent être résolus avant votre départ. Si vous avez considérablement endommagé l'appartement, vous devrez peut-être réparer la propriété. Cependant, vous n'êtes pas responsable de l'usure normale de l'appartement résultant d'une utilisation raisonnable de l'espace.
- En demandant une procédure pas à pas, vous mettez la responsabilité sur le propriétaire de noter tout problème avant votre départ afin qu'il ne puisse pas les utiliser comme justification pour ne pas restituer votre dépôt de garantie plus tard.
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Documentez votre appartement vacant. Après avoir nettoyé l'appartement et retiré tous vos biens, vous devez photographier l'état dans lequel vous avez quitté l'appartement. En ayant des documents, un propriétaire ne peut pas prétendre à juste titre que vous avez laissé l'appartement dans un état qui viole le bail.
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Passez en revue les lois de votre état. La plupart des États ont des lois qui détaillent le délai dont dispose un propriétaire pour restituer votre dépôt de garantie. Vous pouvez consulter les lois des États sur: http://nolo.com/legal-encyclopedia/security-deposit-limits-deadlines-your-state-36186.html.
- Assurez-vous de donner votre adresse de réexpédition à votre propriétaire afin qu'il puisse vous restituer votre caution.
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Rédigez une lettre demandant votre dépôt. Si votre propriétaire ne restitue pas tout ou partie de votre caution dans le délai fixé par la loi de votre état, vous devez rédiger une lettre demandant la restitution de votre caution. Votre lettre doit inclure les éléments suivants:
- Une description détaillée de la condition dans laquelle vous avez quitté l'appartement et pourquoi vous avez le droit de récupérer votre caution.
- Si le propriétaire a conservé une partie de votre caution et que vous contestez son raisonnement, vous devez expliquer pourquoi le propriétaire n'était pas justifié de conserver une partie de votre caution. Vous pouvez envoyer une copie des photos de l'appartement comme preuve de l'état de l'appartement lorsque vous l'avez libéré.
- Citez les lois de votre état concernant le retour du dépôt de garantie et expliquez que le propriétaire enfreint la loi.
- Expliquez que vous poursuivrez le propriétaire devant la Cour des petites créances à moins que le problème ne soit résolu.
- Envoyez la lettre en courrier recommandé via le service postal européen.

Votre lettre doit suivre un format de lettre commerciale — Lors de l'envoi d'une lettre de demande de réparation, votre lettre doit suivre un format de lettre commerciale.

Méthode 3 sur 4: aviser le propriétaire des conditions dangereuses

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Reconnaître une situation dangereuse. En règle générale, les propriétaires sont légalement responsables de la correction des conditions dangereuses dans votre espace locatif ou dans l'immeuble. Les conditions dangereuses peuvent inclure:
- Problèmes structurels, tels que des murs ou un toit endommagés.
- Ne pas fournir de serrures fonctionnelles sur les fenêtres et les portes.
- Ne pas fournir de détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone.
- Escaliers dangereux ou insalubres.
- Services électriques ou de plomberie endommagés.
- Ne pas corriger les infestations de rongeurs ou de parasites.
- Omission d'expulser les vendeurs de drogue vivant dans l'immeuble.
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Aviser le propriétaire de l'état. Votre propriétaire peut ne pas être au courant de la condition dangereuse de la propriété et vous devez donc envoyer au propriétaire une lettre l'informant de la condition. Votre lettre doit comprendre:
- Une description détaillée du danger.
- Si vous avez déjà avisé le propriétaire de la condition, indiquez quand vous avez donné un préavis.
- Dites que vous avez de sérieuses inquiétudes pour votre sécurité personnelle.
- Décrivez les dommages potentiels et prévisibles qui pourraient survenir, comme un incendie ou un cambriolage.
- Si vous êtes préoccupé par un manque de précautions de sécurité telles que des serrures fonctionnelles ou une porte au-dessus d'une fenêtre menant à un escalier de secours, vous pouvez noter (le cas échéant) des incidents criminels récents dans votre région.
- Demander que la situation soit rectifiée immédiatement.
- Signez et datez votre lettre.
- Envoyez votre lettre par courrier certifié et conservez une copie pour vos dossiers.
- Vous pouvez consulter un exemple de lettre de notification sur: http://nolo.com/legal-encyclopedia/sample-letter-alerting-landlord-dangerous-conditions.html.
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Rectifiez la situation. Si votre propriétaire ne fait pas les réparations nécessaires, vous devez prendre des mesures pour minimiser les dommages potentiels. Cela peut inclure:
- Réparer le problème et déduire le coût de votre loyer.
- Rupture de votre bail.
- Retenue de loyer.
- Vous devriez revoir les lois de votre état afin d'agir conformément à toutes les exigences légales. Cependant, votre première préoccupation devrait être votre sécurité personnelle.

Vous devrez peut-être rédiger une lettre de plainte du locataire pour le résoudre — S'il y a un problème avec votre appartement, votre maison ou votre bureau loué, vous devrez peut-être rédiger une lettre de plainte du locataire pour le résoudre.

Méthode 4 sur 4: pétitionner le propriétaire pour des améliorations

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Organisez une réunion des locataires. Si des améliorations générales doivent être apportées à un immeuble locatif pour le rendre plus habitable, envisagez de tenir une réunion des locataires pour en discuter. Lors de la réunion, vous devriez discuter du besoin de réparations à grande échelle, telles que le remplacement de toutes les fenêtres ou un ascenseur continuellement hors service, et voter sur les réparations les plus importantes nécessaires dans le bâtiment. En ayant un consensus, les locataires sont dans une position de négociation beaucoup plus forte que si un locataire demandait des améliorations.
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Créer une pétition. Une fois que les demandes ont été acceptées, un locataire doit rédiger une pétition qui décrit les demandes d'améliorations spécifiques et contient des pages de signature pour que les locataires puissent ajouter leurs noms et numéros d'appartement.
- La pétition doit être affichée dans un espace commun pour maximiser les locataires qui examinent et signent le document.
- La pétition peut également être diffusée lors de réunions de locataires ou d'autres rassemblements.
- Une personne pourrait également faire du porte-à-porte pour solliciter le soutien des autres locataires de l'immeuble.
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Rédiger une lettre au propriétaire. Une fois que vous avez recueilli un nombre important de signatures, vous devez rédiger une lettre au propriétaire demandant les améliorations. Vous devez joindre la pétition et les signatures des locataires à la lettre. De plus, la lettre doit inclure:
- Une demande polie au propriétaire de faire les améliorations et/ou les réparations.
- Une date précise à laquelle le propriétaire doit répondre à la demande.
- Une explication des raisons pour lesquelles les locataires croient que les réparations sont nécessaires.
- S'il s'agit de la première demande d'améliorations, il n'est peut-être pas dans l'intérêt des locataires de menacer les répercussions si le propriétaire n'agit pas. Cependant, la lettre doit être rédigée fermement afin que le propriétaire prenne la demande au sérieux.
- La lettre doit être envoyée par courrier certifié et une copie doit être conservée par l'association des locataires ou par la personne à l'origine de la pétition.
- Vous pouvez consulter un exemple de lettre de pétition sur: http://nolo.com/legal-encyclopedia/sample-group-petition-landlord-repairs-property-improvements.html.

Conseils

Gardez le ton de vos lettres professionnel. Vous ne voulez pas être accusateur ou menaçant, vous devez plutôt énoncer les faits de manière claire et concise. S'il s'agit d'une lettre initiale demandant des réparations, gardez le ton de votre lettre amical car le propriétaire sera peut-être plus disposé à vous aider si vous demandez poliment de l'aide.

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