Comment rédiger une lettre de rupture de contrat?

Une fois que vous avez remis votre lettre de rupture de contrat, déposez votre copie de celle-ci avec les documents de livraison.

Lorsqu'une partie à un contrat ne s'acquitte pas de ses obligations en vertu de celui-ci sans excuse valable, elle est en rupture de contrat. Si un contrat que vous avez signé n'est pas respecté, vous souhaiterez peut-être écrire à l'autre partie au sujet de la violation. Dans certains cas, cela peut les amener à respecter l'accord d'origine. Sinon, vous pouvez décider de poursuivre l'autre partie en justice. Dans un tel cas, la lettre fournit une documentation importante pour un procès.

Partie 1 sur 2: Rédaction de votre lettre de rupture de contrat

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Créez un papier à en-tête. Votre papier à en-tête peut être aussi simple ou aussi élaboré que vous le souhaitez. Au minimum, il doit inclure votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail.
- Si vous utilisez Microsoft Word, vous pouvez télécharger des modèles d'en-tête gratuits sur le site Web de Microsoft.
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Indiquez le mode de livraison sous le papier à en-tête. Placez le mode de livraison en haut à gauche, une ou deux lignes sous le papier à en-tête que vous avez créé. Il doit être en majuscules, par exemple «COURRIER CERTIFIÉ» ou «E-MAIL». Vérifiez le contrat pour voir s'il comprend un mode de livraison spécifique en cas de rupture des avis de contrat. Sinon, vous voudrez peut-être envoyer plus d'une copie de la lettre via d'autres méthodes. Les meilleures options disponibles sont:
- Courrier certifié. Il s'agit d'un service du service postal européen (USPS). Le courrier certifié nécessite la signature de la partie qui accepte le courrier. Il fournit à l'expéditeur un accusé de réception indiquant la date de livraison. Cette preuve de livraison en fait la meilleure méthode pour envoyer une lettre de rupture de contrat. C'est un moyen couramment accepté d'envoyer des documents juridiques et de fournir une preuve de livraison. Obtenez la carte d'accusé de réception du bureau de poste et entrez votre adresse ainsi que le nom et l'adresse du destinataire. Le commis des postes l'apposera sur l'enveloppe.
- Remis en mains propres. C'est une bonne méthode si le destinataire d'une lettre vit ou travaille près de chez vous. Cette méthode fonctionne bien pour les lettres de rupture de contrat, car vous savez avec certitude que votre lettre a bien été livrée. Il ne permet cependant pas de documenter la livraison.
- E-mail. Vous pouvez choisir de remettre votre lettre de rupture de contrat en pièce jointe à un e-mail. Ceci est approprié si vous avez correspondu avec eux par e-mail dans le passé. Lors de la livraison d'une lettre ou d'un document légal par e-mail, demandez un accusé de réception. Chaque service de messagerie aura un processus différent pour cela. Consultez les instructions fournies avec votre logiciel ou utilisez la fonction d'aide pour en savoir plus. Étant donné que certaines entreprises n'autorisent pas l'ouverture des pièces jointes, vous souhaiterez peut-être coller une copie de la lettre dans le corps de l'e-mail.
- Télécopie ou télécopie. L'envoi d'une lettre par fax est approprié lorsque le destinataire utilise un fax à des fins professionnelles. Par exemple, vous pouvez envoyer un fax à un avocat ou à un agent immobilier. Envoyez le fax à son numéro de fax professionnel.
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Créez un bloc d'adresses. Adressez la lettre à la personne appropriée. Si vous connaissez un avocat représentant l'autre partie, envoyez-lui toute correspondance concernant la violation.
- Si vous n'êtes pas sûr que la partie contrevenante ait un avocat, vous pouvez lui adresser la lettre directement. Dans le cas d'une entreprise, adressez votre lettre au propriétaire de l'entreprise.
- Le bloc d'adresse doit contenir le nom complet et l'adresse postale du destinataire. Placez-le en haut à gauche de la page, juste sous la spécification de la méthode de livraison.
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Datez la lettre. La datation de votre lettre est importante car elle offre aux deux parties un moyen facile de faire référence à la lettre plus tard, par exemple «la lettre datée du 13 janvier 2007.» Il établit également la date à laquelle certains événements se sont produits ou devraient se produire. Par exemple, vous pouvez demander à l'autre partie de remédier à la violation "dans un délai de 10 jours".
- Vous pouvez aligner la date à gauche, au centre ou à droite, selon votre préférence. Il doit être une ou deux lignes sous le bloc d'adresse.
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Adressez la lettre de manière appropriée. Comme il s'agit d'une lettre officielle, vous devez vous adresser officiellement au destinataire. Par exemple, vous écririez «Cher M. Doe» et non «Cher John».
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Écrivez un premier paragraphe. Votre premier paragraphe doit expliquer au lecteur pourquoi vous lui écrivez dans un langage clair et concis.
- Vous voudrez peut-être dire, par exemple: «Je vous écris aujourd'hui parce que je pense que vous ne respectez pas notre contrat du 5 mai 2006.»
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Écrivez un paragraphe décrivant la violation. Vous voulez être aussi détaillé et précis que possible pour vous assurer que le destinataire comprend exactement ce qu'il ou elle a fait ou n'a pas fait. Il devrait être clair pourquoi une telle action (ou inaction) constituait une rupture du contrat. Lors de la description de la violation, vous souhaiterez:
- Identifiez la partie du contrat ou de l'accord qui décrit ce que l'autre partie aurait dû faire. Si vous avez un contrat écrit, vous voudrez peut-être citer des parties de l'accord qui spécifient les obligations de l'autre partie. Par exemple, "page 2, paragraphe 3 de notre accord stipule que vous effectuerez tous les nettoyages raisonnables et nécessaires à la fin de chaque journée de travail."
- Faites une déclaration claire de ce que le parti a fait ou n'a pas fait. Incluez des dates spécifiques si possible.
- Ne portez aucun jugement et évitez les propos incendiaires. Décrivez simplement l'action du parti dans un langage simple. Par exemple, ne dites pas «vous avez refusé de façon flagrante de me payer ce que vous me devez». Vous devriez dire: "Votre loyer mensuel de 300€ était dû le 1er mars. Nous sommes maintenant le 10 mars, et je n'ai pas reçu de paiement."
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Décrivez tout recours prévu dans le contrat. Si votre contrat spécifie ce qui se passera en cas de violation, décrivez le remède qu'il prévoit.
- Par exemple, si un retard de paiement entraîne des intérêts au taux de 8% et des frais de retard ponctuels de 26€, vous devez décrire ce remède.
- Encore une fois, incluez la page et le paragraphe du contrat contenant ces informations.
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Rédigez un dernier paragraphe. Votre dernier paragraphe doit indiquer au lecteur ce que vous ferez s'il ne remédie pas à la violation dans un délai donné.
- Soyez précis, mais pas menaçant dans votre ton.
- Assurez-vous d'indiquer une date à laquelle la partie fautive doit fournir une réparation. En règle générale, le délai accordé à une partie contrevenante pour remédier à la violation est de 30 jours à compter de la date de la lettre. Une violation qui n'est pas corrigée entraîne généralement un procès.
- Il peut s'agir d'une violation des lois étatiques et / ou fédérales de menacer une action en justice que vous n'avez pas le droit ou l'intention de déposer. Un tribunal peut envisager cette extorsion. Choisissez soigneusement vos mots pour ce paragraphe. Par exemple, ne dites pas «Je vais intenter une action en justice» ou «Je vais vous poursuivre». Dites plutôt: «Je serai obligé de prendre les mesures juridiques appropriées».
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Créez un bloc de signature. Un bloc de signature doit inclure une fermeture, un espace pour la date, une ligne pour votre signature et votre nom tapé sous la ligne.
- Les fermetures courantes pour les lettres commerciales incluent «Sincèrement», «Merci à l'avance» et «Bien à vous».

Cette preuve de livraison en fait la meilleure méthode pour envoyer une lettre de rupture de contrat.

Partie 2 sur 2: envoyer la lettre

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Préparez la lettre pour la livraison. Imprimez votre lettre sur du papier d'imprimante blanc ordinaire, datez-la et signez-la, puis faites-en une copie pour vos archives.
- Si vous avez fait référence à des parties spécifiques de votre contrat, joignez une copie du contrat. Indiquez que la lettre contient une pièce jointe. S'il y a plusieurs pièces jointes, indiquez-les individuellement.
- Indiquez une pièce jointe par le mot «Enclosure» aligné à gauche, deux ou trois lignes sous votre signature.
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Envoyez la lettre. Faites livrer votre lettre selon le ou les modes de livraison que vous avez choisis.
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Conservez votre copie de la lettre avec les informations de livraison. Une fois que vous avez remis votre lettre de rupture de contrat, déposez votre copie de celle-ci avec les documents de livraison. La documentation spécifique de livraison dépendra de votre méthode de livraison.
- Courrier certifié: consultez le site Web USPS pour la confirmation de livraison. Commencez à vérifier deux ou trois jours après l'envoi d'une lettre de rupture de contrat par courrier certifié. Une fois que vous avez reçu la confirmation de livraison, imprimez-la et agrafez-la à votre copie de la lettre. Lorsque vous recevez la carte verte «accusé de réception», agrafez-la également à la lettre.
- Remise en main propre: Après avoir remis en main propre votre lettre de rupture de contrat, faites une note écrite, à l'encre bleue, dans le coin supérieur droit de votre copie. La notation devrait dire quelque chose comme «remis en main propre à (le nom et l'adresse de l'endroit où vous avez remis la lettre, et la date)». Par exemple: "Livré en main propre au bureau de M. Doe au 515 East Main St le 13 avril 2015." Incluez vos initiales à côté de cette notation.
- E-mail: Une fois que vous avez reçu la confirmation de l'envoi de l'e-mail, imprimez-le et agrafez-le à votre copie de la lettre.
- Télécopieur ou télécopieur: si votre télécopieur imprime une page de confirmation de livraison, agrafez-la votre copie de la lettre. Si votre télécopieur n'imprime pas de page de confirmation de livraison, faites une note écrite à l'encre bleue dans le coin supérieur droit. La notation devrait dire quelque chose comme "faxé à (le nom et le numéro de fax du destinataire, et la date)". Par exemple, «envoyé par télécopieur à M. Doe au 313-555-1212 le 13 avril 2015». Incluez vos initiales à côté de cette notation.
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Attendez une réponse. Une fois que vous avez envoyé votre lettre, vous devez attendre la période de temps que vous avez indiquée dans votre lettre pour voir si l'autre partie répond.
- À l'approche de la date limite pour remédier à la violation, vous souhaiterez peut-être envoyer une autre copie de la lettre.
- Si l'autre partie fait ce qu'elle était censée faire ou corrige le problème, cela s'appelle remédier à la brèche. Dans ce cas, vous voudrez déposer la lettre et toute autre documentation sur la violation et la réparation. Il sera important de l'avoir si une autre violation se produit. Envoyez à la partie une lettre indiquant que la violation a été corrigée et remerciez-la de s'occuper du problème.
- Si l'autre partie ne répond pas en résolvant le problème, vous pouvez contacter un avocat pour discuter de vos options. Vous voudrez peut-être également envisager de déposer une plainte devant la Cour des petites créances.

Vérifiez le contrat pour voir s'il comprend un mode de livraison spécifique en cas de rupture des avis de contrat.

Conseils

Joignez une copie du contrat original à votre lettre.
Recherchez en ligne des exemples de modèles gratuits qui vous permettent de remplir des informations pour personnaliser le document. Cela vous fera gagner beaucoup de temps au lieu de créer le document à partir de zéro.
Si l'affaire est très complexe et qu'elle implique une somme d'argent substantielle, il est préférable de consulter un avocat.
Les lois varient d'un État à l'autre et d'un contrat à l'autre. Vous voudrez peut-être consulter un avocat au sujet des exigences spécifiques pour un avis de rupture de contrat dans votre état pour votre type particulier de contrat.

Pour rédiger une lettre de rupture de contrat indiquant à une personne qu'elle n'a pas rempli son obligation, utilisez un langage clair et direct pour faire valoir votre point de vue.

Mises en garde

L'article précédent doit être compris comme une information juridique et non comme un avis juridique.
Envoyez la lettre dès que possible en cas de rupture de contrat. La plupart des États ont un délai de prescription qui ne vous permet pas de poursuivre pour rupture de contrat après un certain laps de temps.
Menacer de poursuivre quelqu'un alors que la loi ne vous offre pas de recours devant un tribunal peut être considéré comme une extorsion dans certaines juridictions. Cela peut être vrai même si vous pensez avoir le droit de poursuivre. Soyez très prudent lorsque vous faites des menaces dans un avis de demande de violation.

Lisez aussi: Comment demander une copie d'un contrat?

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Partie 1 sur 2: Rédaction de votre lettre de rupture de contrat

Partie 2 sur 2: envoyer la lettre

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