Comment demander une copie d'un contrat?

Suivez les étapes ci-dessous pour demander une copie — Si vous n'avez pas reçu votre copie du contrat signé ou si vous l'avez égaré, suivez les étapes ci-dessous pour demander une copie.

Que vous achetiez un service de câblodistribution, que vous commenciez un nouvel emploi ou que vous contractiez un prêt, les contrats font partie de la vie. Au fil de votre vie d'adulte, vous signerez de nombreux contrats écrits qui abordent de nombreux problèmes différents. Après avoir conclu un contrat, vous devez conserver une copie de l'accord avec toutes les signatures de la partie pour vos dossiers. Si vous n'avez pas reçu votre copie du contrat signé ou si vous l'avez égaré, suivez les étapes ci-dessous pour demander une copie.

Méthode 1 sur 3: déterminer comment demander une copie d'un contrat

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Déterminez qui a le contrat. Dans certains cas, comme un contrat de vente privée d'objets personnels, l'autre partie au contrat devrait en avoir une copie. Cependant, si le contrat est un contrat de travail ou de vente avec une grande entreprise, il peut être plus difficile de déterminer qui a exactement le contrat. Voici quelques lignes directrices pour vous aider à déterminer qui a le contrat.
- Si l'autre partie au contrat est une personne physique, elle doit avoir l'accord original avec vos deux signatures.
- Si une entreprise ou une organisation est l'autre partie au contrat, vous devrez trouver la personne appropriée au sein de l'organisation qui est susceptible d'avoir une copie du contrat. Le service des ressources humaines («RH») ou juridique de l'entreprise serait un point de départ logique. S'il n'y a pas de service RH ou juridique, ou si vous ne trouvez pas de numéro de téléphone pour le service individuel, appelez simplement le numéro général de l'entreprise. Celui qui répond au téléphone doit être en mesure de vous dire quel service conserve les copies des contrats d'entreprise exécutés et de diriger votre appel en conséquence.
Conseil: Lorsqu'un avocat rédige un document juridique ou un contrat, il en conserve toujours une copie. Dans certains cas, l'avocat conserve le contrat d'origine. Si l'avocat de l'autre partie a le contrat, il devrait être en mesure de vous en fournir une copie, puisque vous étiez partie à l'accord. Un avocat peut vous facturer des frais de copie minimes pour votre copie du contrat.
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Obtenez les coordonnées de la partie appropriée. Commencez par parcourir vos documents personnels pour voir si vous avez des dossiers indiquant les coordonnées de la personne ou de l'entreprise avec laquelle vous avez signé le contrat. Ensuite, recherchez dans l'annuaire téléphonique ou en ligne des informations de contact spécifiques, telles qu'une adresse postale, un numéro de téléphone ou une adresse e-mail. Les sites de médias sociaux sont une autre source potentielle d'informations de contact. Si vous disposez des coordonnées correctes, il sera plus facile de contacter la personne ou l'entreprise avec laquelle vous avez signé le contrat.
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Décidez du type de demande le plus approprié. Le type de demande dépendra de la personne à qui elle est adressée. Par exemple, si vous connaissez personnellement la partie qui a le contrat, un appel téléphonique peut être le type de demande le plus approprié. Une demande adressée à une grande entreprise peut nécessiter une lettre officielle. Ce qui suit devrait vous aider à décider quel type de demande est le plus approprié.
- Téléphone. Pour de nombreuses demandes de contrat, il est préférable d'appeler directement la personne qui a le contrat. Si vous connaissez la personne qui a le contrat et que vous avez un numéro de téléphone pour elle, une demande téléphonique peut être la plus appropriée.
- E-mail. Si vous ne parvenez pas à joindre la personne titulaire du contrat par téléphone, ou si vous ne disposez pas d'un numéro direct pour lui ou elle, vous pouvez envoyer un e-mail formel demandant une copie du contrat. Demandez qu'une copie signée vous soit envoyée par la poste ou par courrier électronique et fournissez votre adresse postale ou votre adresse électronique.
- Lettre. Si l'Internal Revenue Service («IRS»), une agence gouvernementale telle que l'armée ou une grande entreprise a le contrat, vous souhaiterez peut-être rédiger une lettre officielle demandant une copie de celui-ci. N'envoyez pas de lettre à une agence gouvernementale par courrier certifié, car l'agence ne signera généralement pas pour elle. Vous voudrez peut-être joindre une enveloppe pré-affranchie afin de vous assurer qu’une copie vous est envoyée par la poste.
- En personne. Si les demandes par courrier électronique, par téléphone et / ou par écrit échouent, vous souhaiterez peut-être vous rendre personnellement au bureau ou au lieu d'affaires de la personne afin de demander une copie du contrat. Si la personne accepte les rendez-vous, appelez et prenez rendez-vous. Sinon, rendez-lui visite à son bureau ou lieu d'affaires et soyez prêt à attendre qu'il soit libre de vous voir.
- En ligne. Selon le type de contrat, vous pourrez peut-être demander une copie en ligne en remplissant un simple formulaire de demande. Par exemple, la National Archives and Records Administration conserve des copies de tous les marchés publics. Cela comprend tous les contrats d'enrôlement militaire. Vous pouvez visiter le National Archives and Records Administration à [1] et remplir une telle demande. De même, si vous avez besoin d'une copie d'un contrat de location U-Haul, vous pouvez accéder au site Web d'U-Haul à [2] et demander une copie via leur formulaire en ligne.

Conseil: Cette lettre doit exiger formellement une copie du contrat et demander une réponse dans les 10 jours.

Méthode 2 sur 3: demander une copie d'un contrat

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Incluez toutes les informations pertinentes dans votre demande. Le format et le contenu de votre demande dépendront du type de demande que vous faites et à qui vous demandez le contrat. Plus vous aurez d'informations, plus il vous sera facile d'identifier le contrat pour le destinataire de votre demande. Bien que tous les contrats ne soient pas écrits, de nombreux types de contrats différents doivent être écrits.
- Par exemple, vous devriez avoir les noms de toutes les parties et entreprises qui sont parties au contrat.
- Vous devez également décrire le contenu du contrat aussi précisément que possible. Cela inclut le type de contrat, qui, par exemple, peut être un bail, un contrat de location, un contrat de services ou un contrat de travail. Identifiez également l'objet du contrat, qu'il s'agisse de services, de biens personnels, de biens achetés ou de location d'un équipement ou d'une adresse physique.
- Assurez-vous de préciser que vous souhaitez une copie signée du contrat. Une copie non signée ne vous servira à rien si vous essayez de faire valoir vos droits en vertu du contrat. Vous devrez être en mesure de prouver que les deux parties ont effectivement signé le contrat.
Conseil: il est important de laisser la date approximative de signature du contrat. Même un mois ou une année est utile si vous ne vous souvenez pas de la date exacte.
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Expliquez la raison de votre demande. Certaines lois de l'État exigent que vous receviez une copie d'un contrat de location signé ou d'un autre type de contrat. La loi sur le crédit à la consommation exige également, par exemple, que vous receviez une copie d'un contrat de crédit sur demande. Dans d'autres États, il n'est pas nécessaire de vous fournir une copie d'un contrat, bien que ce soit une bonne pratique de le faire. Dans tous les cas, si vous êtes partie au contrat, vous avez le droit d'en avoir une copie pour vos dossiers.
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Livrez votre demande. Appelez, visitez, envoyez l'e-mail ou postez la lettre. Lors de l'envoi d'une lettre ou d'un e-mail, vous souhaiterez peut-être utiliser un mode de livraison qui vous permettra de confirmer la réception par l'autre partie, comme un accusé de réception par courrier certifié ou un accusé de réception par courrier électronique, par exemple.
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Gardez une trace de votre demande. Si vous ne recevez pas de réponse dans les 10 jours, appelez et demandez s'il y a d'autres informations que vous pouvez fournir afin d'accélérer votre demande. Vous voudrez peut-être également demander combien de temps vous pouvez attendre pour recevoir le contrat.

Méthode 3 sur 3: suivi de votre demande

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Exigez une copie du contrat par écrit. Si vous ne recevez pas une copie de votre contrat dans les quelques jours suivant un appel téléphonique de suivi, rédigez une mise en demeure.

Conseil: Cette lettre doit exiger formellement une copie du contrat et demander une réponse dans les 10 jours.

Selon le type de contrat, vous pourrez peut-être demander une copie en ligne en remplissant un simple formulaire de demande.
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Décrivez le contrat. Vous voulez que le destinataire de la lettre soit aussi clair que possible sur le contrat que vous souhaitez copier et vous envoyer. Indiquez les noms des parties, l'objet du contrat et la date à laquelle il a été exécuté ou signé.
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Fournissez des instructions spécifiques sur la manière de répondre à votre demande. Faites en sorte qu'il soit aussi simple que possible de répondre à votre demande rapidement et efficacement. S'il est facile de se conformer, vous aurez plus de chances d'obtenir une réponse.
- Par exemple, vous pourriez écrire «veuillez m'envoyer une copie du contrat par la poste à l'adresse suivante» et fournir votre adresse postale et une enveloppe pré-affranchie.
- Vous pouvez également écrire «veuillez laisser une copie du contrat à ma secrétaire» et fournir une adresse physique où il peut être livré.
- Vous pouvez également fournir votre adresse e-mail et écrire: «Veuillez m'envoyer une copie du contrat par e-mail à l'adresse e-mail suivante».
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Indiquez une date limite. Nommez la date ou la période exacte à laquelle vous devriez recevoir une copie du contrat. Par exemple, vous pouvez donner au destinataire 10 jours ou une date limite au 1er septembre 2015.
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Énoncez les conséquences du refus de se conformer. Informez le destinataire de ce qui se passera s'il ne se conforme pas à votre demande et vous fournissez une copie du contrat.
- Par exemple, vous pourriez écrire: «Si je ne reçois pas les informations demandées à la date spécifiée, je serai obligé d'engager un avocat».
- Vous pouvez également écrire: «Le non-respect de cette demande entraînera une action en justice contre vous».
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Apportez du muscle. Si tout le reste échoue et que vous vous trouvez toujours sans copie du contrat, engagez un avocat. Vous pouvez avoir des options juridiques qui obligeront l'autre partie à produire le contrat pour votre examen. Souvent, recevoir une lettre de menace d'un avocat est exactement ce qui est nécessaire pour forcer une partie à se conformer à des demandes simples, comme l'envoi d'une copie d'un contrat par la poste.

Cela inclut le type de contrat, qui, par exemple, peut être un bail, un contrat de location, un contrat de services ou un contrat de travail.
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Déterminez si une autre agence a une copie du contrat. Dans certains cas, une autre agence peut avoir une copie du contrat au dossier. Par exemple, si vous vivez dans un logement subventionné par le gouvernement, votre propriétaire est généralement tenu de déposer une copie de votre bail auprès de l'agence de logement locale ou nationale chaque année. S'il y a eu une procédure judiciaire concernant votre bail, votre contrat de prêt hypothécaire ou un autre type de contrat, le greffier du tribunal aura probablement une copie du contrat au dossier.

Conseils

Obtenez une confirmation de livraison de votre mise en demeure. Le service postal européen propose un service de confirmation de livraison qui n'exige pas que l'autre partie signe pour la livraison, et vous permet de suivre et de confirmer la livraison de votre lettre en ligne. Le service est disponible pour aussi peu que soixante-quinze cents (0,60€).

Exemples de lettres de demande

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