Comment gagner des marchés publics?

Comprendre comment remporter des marchés publics en Europe peut constituer une ressource précieuse — Par conséquent, comprendre comment remporter des marchés publics en Europe peut constituer une ressource précieuse pour une entreprise qui souhaite se développer.

Les gens d'affaires utilisent depuis longtemps les contrats gouvernementaux pour développer leurs activités. Le gouvernement de l'Europe consomme plus de produits et de services que quiconque dans le monde. Par conséquent, comprendre comment remporter des marchés publics en Europe peut constituer une ressource précieuse pour une entreprise qui souhaite se développer. Étant donné que tous les organismes gouvernementaux ne fonctionnent pas exactement de la même manière, il est important, en particulier en tant que petite entreprise, d'élaborer un plan de match.

Partie 1 sur 3: brainstorming sur vos produits et services

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Évaluez vos produits et services. Lorsque vous décidez de concourir pour des contrats gouvernementaux, vous devez d'abord évaluer tous vos produits et services et décider de ce que vous voulez vendre au gouvernement. Pour réussir à remporter un contrat, votre produit doit répondre aux besoins d'une agence gouvernementale. Les entreprises qui ont obtenu des contrats gouvernementaux importants fournissent les biens et / ou services suivants:
- Produits pharmaceutiques et technologies de l'information sur les soins de santé.
- Conception et fabrication de véhicules de défense.
- Combat d'assaut et véhicules tactiques.
- Maintenance, réparation et accessoires pour avions.
- Communication et technologie.
- Turbines à gaz et moteurs à réaction.
- Missiles guidés, bombes et munitions.
- Fabrication de navires de guerre.
- Fabrication d'avions.
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Inscrivez-vous sur le système de gestion des récompenses (SAM). Anciennement connue sous le nom de base de données d'enregistrement central des entrepreneurs (CCR), SAM vous enregistre non seulement pour travailler pour des agences gouvernementales, mais vous permet également de créer un profil d'entreprise afin que les responsables des marchés publics puissent localiser vos services et produits. Vous pouvez vous inscrire à SAM ici: https://sam.gov/.
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Inscrivez-vous à la recherche dynamique des petites entreprises. Lorsque vous aurez terminé votre inscription SAM, vous aurez la possibilité de créer un profil de petite entreprise qui fera partie de la recherche dynamique de petite entreprise gérée par la Small Business Administration. Cela fournit aux agents d'approvisionnement un autre moyen de localiser vos biens et services nécessaires pour un contrat gouvernemental.
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Devenez un fournisseur agréé pour le calendrier d'administration des services généraux (GSA). L'agent d'achat du gouvernement est la GSA et devenir un fournisseur approuvé selon le calendrier de la GSA peut améliorer votre crédibilité et votre visibilité. Déterminez si votre entreprise gagnerait à être sur un calendrier GSA en utilisant la "Vendor Toolbox" de la GSA située ici: https://vsc.gsa.gov/RA/toolBox.cfm.
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Demandez un numéro de duns. Avant de pouvoir soumissionner sur une proposition gouvernementale, vous devez acquérir un numéro DUNS. Le numéro est un numéro d'identification à 9 chiffres de l'emplacement de votre entreprise. Vous pouvez vous inscrire pour un numéro DUNS gratuit ici: https://fedgov.dnb.com/webform/pages/CCRSearch.jsp. Pour vous inscrire à un numéro DUNS, vous avez besoin des informations suivantes:
- Votre nom légal.
- Nom et adresse du siège social de votre entreprise.
- Tout autre nom commercial utilisé par votre entreprise. Adresse physique, ville, état et code postal.
- Adresse postale professionnelle si différente de celle du bureau de votre siège social.
- Numéro de téléphone professionnel.
- Nom et titre du contact professionnel.
- Nombre d'employés sur le site physique de votre entreprise.
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Recherchez les agences gouvernementales et les opportunités de contrats. Lors de la recherche d'agences gouvernementales, il est important de réfléchir à la manière dont vos services uniques peuvent leur être bénéfiques. Une fois que vous êtes inscrit auprès de SAM, l'étape suivante consiste à localiser les opportunités de contrats gouvernementaux potentiels en fonction de vos produits et services. Vous pouvez rechercher dans toutes les opportunités commerciales fédérales sur le site Web fbo.gov.

Certains rapports indiquent qu'il peut s'écouler près de deux ans avant qu'une entreprise remporte sa première offre.

Partie 2 sur 3: réseautage pour réussir

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Participez à des ateliers de formation pour les petites entreprises. De nombreux organismes gouvernementaux proposent des ateliers gratuits ou à faible coût pour les petites entreprises. Ces ateliers peuvent mieux vous préparer à comprendre le processus de passation des marchés publics et fournir une opportunité de réseautage avec des agences gouvernementales spécifiques avec lesquelles vous souhaitez travailler. Localisez ces ateliers en appelant les agences qui vous intéressent ou en visitant le site Web du Small Business Development Office situé à https://sba.gov/tools/local-assistance/sbdc.
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Trouvez un mentor. L'une des raisons de participer aux programmes de formation et aux séances d'information organisés pour les entrepreneurs par les agences gouvernementales est de trouver un mentor. Un mentor peut vous aider à naviguer plus facilement dans le processus de passation des marchés publics et vous conseiller sur la meilleure façon d'élaborer votre offre.
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Contactez le gouvernement pour obtenir des informations sur leurs besoins actuels. Chaque agence fédérale a un spécialiste des petites entreprises qui peut travailler pour vous aider. Assurez-vous également de visiter le site Web de la Small Business Administration (SBA) pour savoir quelles agences achètent et comment elles achètent ces biens et services. La SBA a des représentants du centre d'approvisionnement (PCR) pour aider les petits entrepreneurs à conclure des contrats fédéraux. Vous pouvez localiser les centres d'approvisionnement ici: https://sba.gov/tools/local-assistance/ptac.
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Poursuivre les relations d'affaires. Une fois que vous avez établi une relation avec un responsable des achats, vous devez poursuivre et élargir cette relation. Ces personnes peuvent être en mesure de vous présenter à d'autres agents du gouvernement ou de vous mettre en contact avec d'autres organisations gouvernementales, telles que l'Office of Small and Disadvantaged Business Utilization (OSDBU), qui peuvent vous aider dans le processus d'appel d'offres.

Votre meilleure chance de remporter un contrat avec le gouvernement est de cibler les contrats qui correspondent aux capacités de votre entreprise.

Partie 3 sur 3: Préparation et soumission de votre offre de contrat

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Préparez une déclaration de capacité. Cette déclaration d'une page doit décrire les compétences et les capacités de votre entreprise, détailler les performances passées et fournir de brèves informations générales sur les employés clés. Vous devez télécharger ce document dans votre profil SAM afin que les responsables des achats puissent avoir une idée de ce que votre entreprise propose. Vous pouvez consulter un exemple de déclaration de capacité ici: http://hhs.gov/grants/contracts/get-ready-to-do-business/sample-capability-statement/index.html. Une déclaration de capacité doit spécifiquement inclure les éléments suivants:
- Nom de l'entreprise, coordonnées, site Web et logo, le cas échéant.
- Bref récit de vous et de votre entreprise qui décrit l'historique de l'entreprise et les produits ou services que votre entreprise peut fournir. C'est ce que l'on appelle une section «fonctionnalités de base».
- Section du personnel clé qui donne les noms et une courte biographie des employés clés de l'entreprise.
- Section qui comprend les numéros d'identification gouvernementaux tels que votre numéro DUNS, les récompenses et la reconnaissance de l'industrie, ainsi que des informations indiquant si votre entreprise est une petite entreprise appartenant à un ancien combattant, un ancien combattant handicapé, des femmes ou une petite entreprise appartenant à une minorité.
- Liste de vos distributeurs, revendeurs et fournisseurs.
- Liste de jusqu'à trois ans de performances passées. Si vous êtes une nouvelle entreprise, indiquez toutes les certifications pertinentes pour les produits ou services de votre entreprise.
- Liste des clients.
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Ne poursuivez que les opportunités de contrat pertinentes. Votre meilleure chance de remporter un contrat avec le gouvernement est de cibler les contrats qui correspondent aux capacités de votre entreprise. Vous pouvez rechercher des opportunités de contrat sur le site Web Federal Business Opportunities à l'adresse www.fbo.gov. Ce site Web vous permet également de voir qui a remporté des contrats antérieurs, ce qui peut vous aider à préparer votre propre offre.
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Envisagez les opportunités de sous-traitance. Si vous poursuivez un contrat avec le gouvernement pour la première fois, vous aurez peut-être de meilleures chances de remporter un contrat en tant que sous-traitant. Les gagnants des contrats sous-traitent souvent certaines parties de leur offre. En devenant sous-traitant, vous acquérez de l'expérience dans le domaine des marchés publics et cela peut vous aider à obtenir votre propre contrat à l'avenir. Vous pouvez rechercher des opportunités de sous-traitants gouvernementaux pour les petites entreprises à l'adresse http://web.sba.gov/subnet/search/dsp_search_option.cfm.
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Comprendre le processus de demande de soumissions du gouvernement. Lors de la recherche de services, le gouvernement prépare un dossier de soumission auquel les soumissionnaires répondent par une proposition. Il est important que vous compreniez les types de sollicitations gouvernementales afin de pouvoir préparer au mieux votre soumission recevable. Les quatre types sont:
- Demande de devis (RFQ). Un appel d'offres demande des informations et des devis, et les réponses ne sont pas considérées comme des offres réelles. Les appels d'offres sont utilisés lorsque la valeur du contrat est inférieure à 112000€
- Demande de proposition (RFP). Une demande de propositions décrit les besoins spécifiques d'un marché gouvernemental et précise les informations que les entrepreneurs potentiels devraient inclure dans leur réponse à la proposition. Les appels d'offres se terminent par un contrat de biens ou de services.
- Appel d'offres (IFB). Un IFB, parfois connu sous le nom de demande de soumissions scellée, signifie qu'il n'y a pas de négociation quant au prix ou au dossier de soumission. Vous devez répondre spécifiquement à toutes les conditions de la sollicitation et le coût des services proposés pèse lourdement dans la décision d'attribuer le contrat.
- Demande d'informations (RFI). Une DDR est lorsque le gouvernement s'adresse directement aux soumissionnaires potentiels parce que le gouvernement est intéressé par le travail effectué par le soumissionnaire. Une DDR peut être utilisée pour déterminer si un soumissionnaire est intéressé par un contrat particulier.
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Lisez attentivement et recherchez la sollicitation. Une fois que vous avez identifié une sollicitation (opportunité de contrat gouvernemental), vous devez lire attentivement la sollicitation et réfléchir à la meilleure façon de démontrer comment votre entreprise répond aux besoins du gouvernement. Vous devez également créer une liste de contrôle de tous les formulaires, annexes et éléments que la sollicitation exige que vous incluiez dans votre proposition.
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Répondez à toutes les questions. Lorsque vous répondez à une sollicitation, vous devez clairement répondre à toutes les questions posées dans la sollicitation. Votre proposition doit répondre à chaque question dans l'ordre spécifié dans la sollicitation. Si vous ne répondez pas à toutes les questions dans le bon ordre, votre proposition peut être rejetée comme non recevable.
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Expliquez en quoi votre proposition répond aux besoins du gouvernement. Il est très important que vous exposiez clairement et de manière convaincante dans votre proposition la manière dont votre entreprise répond aux besoins du gouvernement. Votre proposition doit offrir des moyens concrets pour que votre entreprise procède dans le cadre d'un contrat gouvernemental.
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Incluez des estimations de prix raisonnables et bien documentées. Les sollicitations peuvent exiger que vous décriviez les prix et les coûts associés à votre offre. Vous devrez identifier le coût de la main-d'œuvre, des biens et des services et présenter une offre compétitive mais qui vous laisse également la possibilité de réaliser des bénéfices.
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Soumettez votre offre. Une fois que vous avez terminé votre proposition, vous devez soumettre votre soumission avant la fin de la période de sollicitation et de la manière indiquée dans le dossier de soumission. Si vous ne parvenez pas à obtenir votre premier contact, continuez à rechercher des contrats gouvernementaux et à affiner vos propositions de soumissions.

Vous mettez en péril votre capacité à obtenir de futurs contrats — Si vous ne parvenez pas à exécuter pleinement votre premier contrat, vous mettez en péril votre capacité à obtenir de futurs contrats.

Conseils

Pour réussir, vous devez être en mesure d'adapter vos services aux entreprises pour répondre aux besoins d'un contrat gouvernemental.
N'oubliez pas qu'il y a plus de 200000 employés du gouvernement autorisés à faire de petits achats et apprendre à connaître certains d'entre eux peut entraîner un flux de travail régulier.
Ne vous surpassez pas. Enchérissez sur des contrats plus petits pour commencer afin que vous puissiez construire un dossier de performance réussi. Votre dossier de performance sera un facteur important pour remporter des contrats plus importants.
N'abandonnez pas facilement. Il est peu probable que vous remportiez le premier contrat pour lequel vous soumettez une offre. Certains rapports indiquent qu'il peut s'écouler près de deux ans avant qu'une entreprise remporte sa première offre. Continuez à affiner vos propositions et vous réussirez éventuellement à obtenir un contrat avec le gouvernement.

Mises en garde

Soyez réaliste quant à votre capacité à exécuter un contrat potentiel. Si vous ne parvenez pas à exécuter pleinement votre premier contrat, vous mettez en péril votre capacité à obtenir de futurs contrats.

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