Comment acheter un véhicule pour entreprise?

Utilisez les fonds de l'entreprise pour couvrir toutes les dépenses liées au véhicule — Une fois que vous avez effectué l'achat, enregistrez et assurez le véhicule au nom de votre entreprise et utilisez les fonds de l'entreprise pour couvrir toutes les dépenses liées au véhicule.

Que vous ayez besoin d'un seul véhicule pour voyager et rencontrer des clients, d'un camion de travail pour transporter l'équipement vers les chantiers ou d'une flotte de véhicules pour la livraison, l'achat d'un véhicule pour affaires est légèrement différent de l'achat d'une voiture pour un usage personnel. Établissez votre entreprise en tant qu'entité juridique distincte et créez un crédit pour cette entité si vous prévoyez de louer ou de financer des véhicules. Une fois que vous avez effectué l'achat, enregistrez et assurez le véhicule au nom de votre entreprise et utilisez les fonds de l'entreprise pour couvrir toutes les dépenses liées au véhicule.

Partie 1 sur 3: Créer un crédit aux entreprises

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Enregistrez votre entreprise en tant que LLC ou autre entité commerciale. Avant de pouvoir acheter un véhicule au nom de votre entreprise, votre entreprise doit être enregistrée auprès de votre État en tant qu'entité commerciale distincte de vous. Si vous opérez en tant que propriétaire unique, vous pouvez toujours acheter un véhicule et l'utiliser à des fins professionnelles, mais vous serez personnellement responsable du véhicule.
- Même si vous envisagez d'acheter le véhicule avec de l'argent comptant, vous avez toujours besoin d'une structure commerciale formelle pour mettre le véhicule au nom de l'entreprise.
- Une entreprise individuelle dont le nom commercial est enregistré auprès de l'État en tant que «dba» peut être en mesure d'acheter et d'immatriculer un véhicule à ce nom. Cependant, puisque vous travaillez toujours en tant qu'entreprise individuelle, vous êtes toujours personnellement responsable de ce véhicule.
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Obtenez un numéro d'identification d'employeur (EIN) de l'IRS. Même si vous n'avez pas d'employés, votre EIN identifie légalement votre entreprise à des fins fiscales et financières. Vous aurez besoin d'un EIN pour ouvrir un compte bancaire au nom de votre entreprise et établir un crédit.
- Configurez un EIN directement avec l'IRS gratuitement en utilisant le site Web de l'IRS. Allez sur https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp pour commencer.
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Ouvrez des comptes bancaires commerciaux. Une fois que vous avez votre EIN, vous pouvez créer des comptes bancaires pour votre entreprise. Faites le tour pour trouver la banque qui, selon vous, conviendrait le mieux aux besoins de votre entreprise, à la fois maintenant et au fur et à mesure de sa croissance.
- Selon le type d'entreprise que vous avez, vous pouvez avoir besoin de plusieurs comptes bancaires différents. Vous aurez besoin d'au moins un compte opérationnel. Si vous avez des employés, vous aurez probablement également besoin d'un compte de paie distinct. Pour les ventes au détail, vous aurez également besoin d'un compte de taxe de vente distinct.
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Établissez votre dossier de crédit. En utilisant le nom de votre entreprise et votre EIN, inscrivez-vous auprès d'un bureau de crédit d'entreprise tel que Dun & Bradstreet. Vous obtiendrez un numéro d'enregistrement à utiliser lors de la demande de crédit commercial.
- Vous voudrez peut-être commencer avec une carte de crédit professionnelle de base. Si vous êtes un entrepreneur ou un constructeur, vous pourrez peut-être également obtenir un crédit auprès des fournisseurs. Les détaillants peuvent être en mesure d'obtenir un crédit sur les achats d'inventaire.
- Une fois que vous avez un crédit, effectuez tous les paiements à temps et en totalité si possible. Cela vous aidera à renforcer votre score et vous donnera accès à des crédits supplémentaires.
- Gardez à l'esprit que cela peut prendre 2 ou 3 ans pour augmenter le crédit de votre entreprise au point que vous puissiez acheter un véhicule au nom de votre entreprise à des conditions avantageuses.

Si le véhicule est utilisé exclusivement à des fins professionnelles, vous devrez probablement souscrire une assurance automobile commerciale.

Partie 2 sur 3: faire l'achat

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Trouvez un concessionnaire local avec une expérience de véhicule professionnel. Un bon moyen de trouver un revendeur local réputé est de parler à d'autres propriétaires d'entreprise et de demander qui ils recommanderaient. Vous pouvez également trouver des références d'associations commerciales locales ou d'organisations de petites entreprises.
- Achetez intelligemment. Rendez-vous chez le concessionnaire un jour de semaine, lorsque les vendeurs sont moins susceptibles d'être inondés d'acheteurs. Vers la fin du mois ou du trimestre, vous pouvez obtenir une meilleure offre d'un vendeur désespéré de faire un quota.
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Rendez-vous directement chez le fabricant pour les achats de flotte. Si vous avez besoin de plusieurs véhicules pour votre entreprise, vous pouvez généralement obtenir la meilleure offre avec les véhicules de flotte achetés directement auprès du fabricant. Cependant, chaque constructeur a ses propres restrictions pour l'achat de flotte.
- Par exemple, Ford exige que vous ayez déjà 15 voitures dans votre flotte ou que vous ayez acheté 5 Ford au cours de la dernière année. Si vous n'avez pas besoin de autant de véhicules, l'achat de flotte ne fonctionnera pas pour vous.
- Recherchez sur Internet le site Web d'achat de flotte du fabricant qui vous intéresse pour plus d'informations si vous souhaitez poursuivre cette option.
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Explorez les options de financement. Si vous ne prévoyez pas de payer comptant pour la voiture, recherchez la meilleure offre de financement possible pour votre entreprise. Idéalement, vous pourriez être admissible à un accord avec un financement à 0% si votre entreprise a de solides antécédents de crédit.
- Les concessionnaires offrent généralement de meilleures options de financement et réduisent les prix à la fin de l'année modèle. La partie délicate est que tous les fabricants ne lancent pas leurs nouvelles voitures de l'année modèle à la même période de l'année, vous devrez donc faire des recherches pour savoir quand de nouvelles voitures de l'année modèle seront lancées afin de pouvoir planifier à l'avance.
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Utilisez un crédit-bail si vous ne trouvez pas une bonne entente de financement. Lorsque vous ne pouvez pas vous permettre d'acheter un véhicule avec de l'argent comptant, un contrat de location peut vous permettre d'obtenir une mise de fonds inférieure et des mensualités moins élevées que si vous finançiez l'achat du véhicule.
- Avant de partir avec un bail, considérez soigneusement combien de miles par an vous prévoyez de conduire le véhicule, et combien de temps vous avez l'intention de le posséder. Par exemple, si vous utilisez le véhicule pour des livraisons et que vous l'avez sur la route pendant plusieurs milliers de kilomètres par semaine en moyenne, une location peut ne pas être la meilleure option pour vous, quel que soit le prix.
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Obtenez une assurance pour le véhicule. Si le véhicule est utilisé exclusivement à des fins professionnelles, vous devrez probablement souscrire une assurance automobile commerciale. En règle générale, vous devez présenter une preuve d'assurance avant de remplir les formalités d'achat finales.
- Si vous offrez des services de ramassage ou de livraison au grand public dans le cadre de votre activité, votre état peut exiger une couverture d'assurance responsabilité civile plus élevée.
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Faites rédiger des documents au nom de votre entreprise. Même si vous signez personnellement le financement ou le contrat de location, l'accord doit être conclu avec votre entreprise, en utilisant le nom de votre entreprise et le numéro EIN de votre entreprise.
- Lorsque vous signez les documents, incluez le titre de votre entreprise et indiquez sur tous les documents que vous signez au nom de l'entreprise.

Vous avez toujours besoin d'une structure commerciale formelle pour mettre le véhicule — Même si vous envisagez d'acheter le véhicule avec de l'argent comptant, vous avez toujours besoin d'une structure commerciale formelle pour mettre le véhicule au nom de l'entreprise.

Partie 3 sur 3: immatriculation de votre véhicule professionnel

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Complétez la demande de balise et de titre. Chaque État a une demande d'étiquette et de titre que vous devez remplir pour immatriculer votre véhicule auprès de l'État. Remplissez-le en utilisant le nom de votre entreprise et EIN pour enregistrer le véhicule au nom de votre entreprise.
- Vous pouvez obtenir l'application sur votre DMV local. Certains États rendent également l'application disponible pour téléchargement en ligne.
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Rassemblez les documents d'achat et une preuve d'identité. Lorsque vous soumettez votre demande d'étiquette et de titre au DMV local, vous aurez besoin de documents prouvant que l'entreprise possède le véhicule, comme un acte de vente, un accord de financement ou un titre (si vous avez acheté le véhicule en espèces). Vous aurez également besoin d'un permis de conduire délivré par l'État pour vous-même.
- Certains États exigent des informations de permis de conduire pour tous les propriétaires de l'entreprise. Par exemple, si vous possédez une LLC avec 2 autres membres, vous aurez besoin des informations de permis de conduire pour les 3 membres de la LLC.
- Vous devez également fournir une preuve d'assurance pour le véhicule avant qu'il ne soit immatriculé. Vérifiez auprès du DMV ou du département des transports de votre état pour vous assurer que vous disposez de la couverture d'assurance nécessaire pour votre type d'entreprise.
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Fournissez la preuve de l'existence légale de votre entreprise. Tout comme une pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement est requise pour les particuliers, vous devez prouver que votre entreprise est réelle. Une copie de votre licence commerciale est un moyen simple de le faire.
- D'autres documents tels que vos statuts constitutifs ou votre organisation, un accord de partenariat ou l'enregistrement fiscal de l'employeur peuvent également être acceptables. Contactez le département des véhicules à moteur de votre état pour savoir ce dont vous avez besoin.
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Apportez votre candidature et vos documents au DMV. Faites une copie de vos documents et de votre demande pour les dossiers de votre entreprise avant de les soumettre au DMV. Prendre un rendez-vous peut vous faire gagner du temps d'attente, si ce service est disponible.
- Vous devrez payer des frais pour le titre et l'enregistrement. Vous devrez peut-être également payer des impôts. Appelez le DMV à l'avance pour savoir combien vous devrez payer et quels modes de paiement sont acceptés. Assurez-vous de payer tous les frais et taxes à partir d'un compte bancaire professionnel.
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Faites inspecter votre véhicule. La plupart des États et de nombreuses villes exigent des inspections de sécurité et d'émissions pour tous les véhicules immatriculés. En règle générale, vous devez effectuer ces inspections avant que vos étiquettes ne soient émises.
- Le DMV vous informera des inspections que vous devez effectuer. Vous pouvez également trouver ces informations en appelant à l'avance ou en consultant le site Web du DMV.
- Payez les frais d'inspection en utilisant un compte bancaire professionnel et conservez vos reçus.
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Recevez vos étiquettes et papiers d'enregistrement. Une fois que le DMV a reçu et traité votre demande, vous recevrez vos tags et votre inscription par courrier, généralement dans un délai d'une semaine environ. Conservez les papiers d'immatriculation originaux dans la boîte à gants de la voiture et faites des copies pour vos dossiers commerciaux.
- Enregistrez également le numéro d'étiquette dans vos dossiers commerciaux. Il peut également être utile de définir des rappels de calendrier afin que vous sachiez quand vous devez obtenir une autre inspection ou renouveler votre inscription.
Si vous opérez en tant que propriétaire unique, vous pouvez toujours acheter un véhicule et l'utiliser à des fins professionnelles, mais vous serez personnellement responsable du véhicule.
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Utilisez vos comptes bancaires professionnels pour payer toutes les dépenses liées au véhicule. L'utilisation d'un compte bancaire professionnel ou d'une carte de crédit garantit que vous séparez vos dépenses professionnelles et personnelles et que vous ne vous exposez pas par inadvertance à une responsabilité.
- Si les employés paient des dépenses, comme l'achat de carburant pendant les livraisons, assurez-vous de les rembourser sur les fonds de l'entreprise.
- Conservez tous les reçus pour les dépenses du véhicule, y compris les frais d'assurance, de carburant et d'entretien. Ces dépenses sont déductibles d'impôt.

Conseils

Si des employés conduisent fréquemment vos véhicules professionnels, par exemple pour les livraisons, créez une société distincte qui ne possède que les véhicules. Cela limite votre responsabilité en cas d'accident d'un employé.

Mises en garde

Cet article couvre les lois et réglementations qui s'appliquent à l'achat d'un véhicule pour affaires en Europe. Si vous vivez dans un autre pays, les règles peuvent être différentes. Parlez à un avocat ou à un comptable local pour les petites entreprises.

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