Comment gérer les trop-payés accidentels?
Mettez en place un système d'audit de routine et attribuez la tâche d'audit à un employé qui ne gère pas régulièrement les enregistrements de paie.
Que ce soit en raison d'une erreur de comptabilité ou de saisie de données, il arrive que les employeurs surpayent accidentellement les employés. Lorsque cela se produit, l'employé a l'obligation légale de rembourser le montant qu'il a payé en trop - tout comme l'employeur serait tenu de compenser la différence si le chèque de paie de l'employé était court. En règle générale, les employés seront d'accord sur la situation lorsqu'ils seront avisés, mais si l'employé choisit d'être difficile et refuse de rembourser le trop-payé, vous devrez peut-être recourir à d'autres moyens pour corriger le problème.
Partie 1 sur 3: aviser l'employé
- 1Calculez le trop-payé. Dès qu'un paiement en trop possible est remarqué, vous devez examiner la paie de l'employé et les dossiers connexes pour déterminer ce que l'employé aurait dû être payé et la différence entre ce que l'employé aurait dû être payé et ce que l'employé a été payé.
- Essayez de trouver la source du problème afin de pouvoir le corriger et l'empêcher de continuer à se produire. Cela vous aidera également à déterminer s'il s'agissait d'une chose ponctuelle ou de plusieurs chèques de paie.
- S'il s'avère que l'employé a été payé en trop au cours de plusieurs chèques de paie, vous devez déterminer la date à laquelle l'erreur a été introduite afin que vous puissiez déterminer l'étendue du paiement en trop.
- 2Envoyez un avis écrit à l'employé. Une fois que vous connaissez le montant exact que l'employé a payé en trop, donnez à l'employé une lettre indiquant qu'il a été payé en trop par accident et fournissant un calcul du montant que l'employé vous doit.
- Rédigez une brève lettre au format professionnel indiquant que, selon vos dossiers, l'employé a été surpayé. Indiquez le montant spécifique ainsi que les dates des chèques de paie qui comprenaient un trop-payé.
- Fixez une date et une heure auxquelles vous souhaitez vous rencontrer pour discuter des options dont dispose l'employé pour rembourser le montant payé en trop.
- Vous voudrez peut-être joindre une preuve du trop-payé, ou vous pouvez fournir cette information à l'employé à sa demande.
- Signez et datez l'avis, puis faites-en une copie pour le dossier personnel de l'employé.
Signez-le et faites-le signer par l'employé, puis faites une copie pour les dossiers de l'employé et conservez l'original. - 3Discutez du problème avec l'employé en personne. Après avoir donné un avis écrit à l'employé, organisez une réunion avec lui pour déterminer quelles dispositions peuvent être prises pour récupérer le trop-payé accidentel.
- Avant la réunion, passez en revue les lois de votre état sur la déduction de la paie du chèque de paie de l'employé. En règle générale, vous êtes autorisé à le faire, mais pas sans la connaissance et le consentement de l'employé.
- Organisez une réunion avec l'employé en privé pour discuter des différentes options de remboursement du trop-payé.
- Si l'employé exprime une réticence à rembourser l'argent, rappelez-lui qu'il a l'obligation légale de rendre l'argent, tout comme vous auriez le devoir de le payer si son chèque de paie était court.
Partie 2 sur 3: corriger le problème
- 1Demandez à l'employé de signer un accusé de réception de trop-payé. Obtenir un accusé de réception écrit et signé de l'employé vous protège si vous devez déduire de l'argent pour couvrir le trop-payé du chèque de l'employé sans son consentement.
- Un accusé de réception écrit vous protège également si l'employé déclare que vous avez trop pris de vos futurs chèques de paie. Assurez-vous d'inclure le montant du trop-payé sur le formulaire d'accusé de réception.
- Faites une copie que l'employé conservera dans ses dossiers et conservez l'original dans le dossier personnel de l'employé avec votre avis original.
- 2Faites en sorte que le trop-payé soit déduit des futurs chèques de paie. Si l'employé est incapable de rembourser l'argent immédiatement, vous pourrez peut-être obtenir son accord pour retirer de l'argent du prochain chèque de paie pour couvrir le montant du trop-payé.
- La loi fédérale vous permet de retirer la totalité du montant du prochain chèque de paie de l'employé, même si le montant réduirait le salaire minimum ou les heures que l'employé doit être payé.
- Cependant, certains États limitent le montant que vous pouvez retirer de chaque chèque de paie. Selon le montant que vous avez payé en trop à l'employé, cela peut signifier que vous devrez retirer un montant inférieur de plusieurs chèques de paie pour compenser la différence.
- Vous pourriez également être en mesure de conclure un accord avec l'employé pour retirer un certain montant à chaque chèque de paie jusqu'à ce que le trop-payé soit retourné sans causer de difficultés financières à l'employé.
- Si vous concluez un accord avec l'employé, assurez-vous de l'obtenir par écrit. Signez-le et faites-le signer par l'employé, puis faites une copie pour les dossiers de l'employé et conservez l'original.
- Gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas légalement facturer les intérêts de l'employé sur le montant dû, quel que soit le temps qu'il vous faut pour recouvrer l'excédent.
Rédigez une brève lettre au format professionnel indiquant que, selon vos dossiers, l'employé a été surpayé. - 3Considérez d'autres options. Si l'employé refuse de payer l'argent ou est à l' origine des difficultés, vous devrez peut- être mettre fin à l'employé ou même les poursuivre en justice pour récupérer l'argent que vous leur trop payé accidentellement.
- Le licenciement de l'employé ne vous remboursera pas, mais la menace de licenciement peut encourager l'employé à être un peu plus coopératif - surtout si vous lui rappelez qu'il s'agira d'un licenciement motivé, ce qui peut signifier qu'il n'est pas éligible. prestations de chômage.
- Si l'employé refuse de rembourser le montant que vous avez payé en trop, cela est techniquement considéré comme un vol. Vous pouvez intenter une action en justice au civil pour récupérer l'argent, mais en fonction du montant du trop-payé, cela peut ne pas en valoir la peine, compte tenu de l'investissement en temps, des honoraires d'avocat et des frais de justice.
- Certains États n'autorisent pas les entités commerciales à intenter une action en justice devant le tribunal des petites créances. Cependant, si votre état le fait et que le montant du trop-payé tombe en dessous du seuil des petites créances, cela peut être un moyen plus rapide d'obtenir une ordonnance du tribunal pour votre argent.
- Gardez à l'esprit que même si vous obtenez une ordonnance du tribunal, vous devez toujours exécuter le jugement. L'une des méthodes les plus courantes d'exécution des jugements pécuniaires consiste à saisir les salaires.
Partie 3 sur 3: éviter de futures erreurs
- 1Tenez des registres précis. Les trop-payés accidentels sont plus probables lorsque les employés encaissent des vacances ou des congés de maladie. Les employés et les employeurs peuvent aider à prévenir ces trop-payés en revérifiant périodiquement l'accumulation d'heures.
- Si un congé est demandé, vérifiez tous les dossiers avant d'accorder la demande pour vous assurer que l'employé a accumulé suffisamment de temps pour couvrir la demande.
- Assurez-vous que les heures sont vérifiées avant de transmettre la demande à votre service de paie pour traitement. Si le nombre incorrect d'heures payées est envoyé et doit ensuite être modifié, cela peut entraîner un trop-payé.
- En tant qu'employé, vérifiez régulièrement vos talons de paie pour vous assurer que votre temps accumulé est crédité de manière appropriée. Si vous voyez une erreur ou pensez que vous avez accumulé plus (ou moins) de temps que ce qui est indiqué, informez-en votre responsable ou un membre des ressources humaines.
- 2Informez immédiatement les ressources humaines des changements. Si un employé est muté dans un service ou un quart de travail différent, ce changement pourrait entraîner un paiement en trop ou en moins. Pour cette raison, les registres de paie doivent être mis à jour afin que le changement soit reflété sur le premier chèque de paie applicable.
- S'il n'y en a pas déjà un, mettez en place un système de communication efficace pour relayer les changements.
- Il devrait y avoir une personne chargée de traiter les changements de paie, de sorte qu'un deuxième employé n'annule pas par inadvertance un changement qui a été effectué ou n'entre pas un ajustement plus d'une fois.
- Incluez un processus de vérification afin que votre service de la paie informe à la fois le gestionnaire qui a demandé le changement et l'employé concerné lorsque des changements sont apportés et la date à laquelle ils entreront en vigueur.
Pour cette raison, les registres de paie doivent être mis à jour afin que le changement soit reflété sur le premier chèque de paie applicable. - 3Vérifiez régulièrement les registres de paie. Des audits réguliers peuvent révéler des problèmes qui ont été négligés, comme un employé licencié qui a reçu un chèque de paie supplémentaire ou des écarts de carte de pointage qui pourraient entraîner des erreurs de paiement potentielles.
- Mettez en place un système d'audit de routine et attribuez la tâche d'audit à un employé qui ne gère pas régulièrement les enregistrements de paie.
- Si une erreur est découverte lors de l'audit, corrigez le problème immédiatement et déterminez le montant du paiement en trop ou en moins afin de pouvoir remédier à la situation.
- Les employés doivent être informés des erreurs découvertes lors d'un audit, même si l'erreur n'a aucun effet sur le montant d'argent reçu ou recevra.
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