Comment organiser les dossiers personnels?
Pour organiser vos dossiers personnels par ordre chronologique, vous créerez un dossier distinct pour chaque employé.
L'organisation des dossiers personnels peut sembler une tâche ardue, mais choisir une méthode et s'y tenir peut vraiment simplifier le processus. Vous devrez probablement organiser séparément les fichiers papier et les fichiers électroniques. Choisissez d'organiser vos documents par ordre chronologique par employé ou triés par type de document individuel. Assurez-vous d'étiqueter les fichiers avec soin et de protéger les informations sensibles avec des mesures de sécurité appropriées.
Méthode 1 sur 3: organisation des fichiers papier
- 1Utilisez un système d'organisation chronologique. Ce type de système organisationnel est le meilleur pour les personnes qui ont tendance à classer les événements par ordre chronologique dans leur esprit, même si cela se résume vraiment à une question de préférence. Pour organiser vos dossiers personnels par ordre chronologique, vous créerez un dossier distinct pour chaque employé. Dans ce dossier d'employé, vous incluez tous les documents pertinents par ordre chronologique.
- Par exemple, le dossier d'un employé peut commencer par une demande d'emploi dûment remplie, un curriculum vitae / CV et W-4, puis ajouter des documents plus récents derrière - comme des évaluations de rendement annuelles.
- 2Organisez les fichiers en fonction du type de document. Ce type de système organisationnel convient le mieux aux personnes qui ont tendance à avoir davantage une vue d'ensemble, bien que la préférence personnelle soit le principal facteur déterminant. Pour ce type d'organisation, vous devrez regrouper les fichiers par type de document, en conservant tous les fichiers similaires ensemble pour chaque employé. Par exemple, vous pourriez avoir un fichier contenant tous les tests de dépistage des drogues des employés, un autre pour toutes les évaluations de rendement des employés et encore un autre pour les dossiers médicaux nécessaires.
- Au sein de chaque regroupement de types de documents, vous devez organiser les fichiers par ordre alphabétique pour faciliter la recherche des formulaires de chaque employé selon les besoins.
Vous devrez probablement organiser séparément les fichiers papier et les fichiers électroniques. - 3Incluez tous les documents nécessaires. La plupart des gouvernements ont des lois en place concernant les documents qu'une entreprise est tenue de conserver pour chaque employé. Assurez-vous de vérifier les lois locales et nationales pour vous assurer que vous maintenez vos fichiers personnels conformément à leurs exigences.
- Vos dossiers personnels doivent inclure toutes les informations relatives au processus d'embauche / de candidature et à la relation entre l'employé et l'entreprise. Cela comprend les documents relatifs aux évaluations de rendement, les félicitations des employés et même les mesures disciplinaires prises.
- La plupart des lois obligent les entreprises à conserver les documents (même après le licenciement d'un employé) pendant au moins 3 ans, bien qu'il soit recommandé de les conserver pendant au moins 5 ans pour couvrir vos bases en cas de problème imprévu.
- 4Sauvegardez vos copies papier avec des copies électroniques. Bien qu'il soit important d'organiser et de conserver vos documents originaux, il est également judicieux de faire des copies électroniques de ces documents. Cela pourrait être utile au cas où quelque chose arriverait aux copies papier - perdues, endommagées, détruites, etc.
- N'oubliez pas de sauvegarder en permanence vos copies électroniques pour vous assurer que votre filet de sécurité est à jour.
Méthode 2 sur 3: organisation des fichiers électroniques
- 1Choisissez une organisation basée sur les employés ou basée sur des documents. Pour organiser les fichiers électroniques, vous devez créer des dossiers qui expliquent clairement votre méthode d'organisation. Vous pouvez organiser les fichiers par employé, auquel cas vous aurez un dossier avec le nom de l'employé qui contient tous les documents associés. Dans le dossier de l'employé, vous pouvez inclure d'autres sous-dossiers pour aider davantage l'organisation (par exemple, «évaluations des performances»). Vous pouvez également choisir de les organiser par type de fichier, auquel cas vous aurez un dossier avec le type de document comme étiquette (comme «évaluations de performance» ou «matériel de candidature») et incluez les informations de chaque employé dans un sous-dossier clairement étiqueté. Peu importe la méthode d'organisation que vous choisissez, tout dépend de vos préférences personnelles.
Lors de l'organisation des fichiers personnels électroniques, il est essentiel que vous étiquetiez les fichiers correctement et clairement. - 2Étiquetez soigneusement les dossiers de fichiers. Lors de l'organisation des fichiers personnels électroniques, il est essentiel que vous étiquetiez les fichiers correctement et clairement. Quiconque accède aux fichiers doit être en mesure de comprendre l'étiquette que vous attribuez au fichier.
- Assurez-vous d'étiqueter les noms des employés de manière cohérente: «Nom, prénom».
- Un exemple de document clairement étiqueté pourrait être «Smith.John.PerformanceEvaluation.April2017». Ce nom de fichier vous indique le nom de l'employé, le type de document et la date.
- Un exemple de document mal étiqueté pourrait être «SmithEvaluationApril». Ce nom de fichier vous indique le nom de famille de l'employé, mais cela peut prêter à confusion s'il y a plus d'un employé avec le nom de famille «Smith». Il n'indique pas non plus clairement quel type d'évaluation ou l'année, seulement le mois.
- Cela aidera à éviter que les fichiers ne soient perdus ou égarés et permettra aux utilisateurs de les retrouver facilement si nécessaire.
- 3Sauvegardez vos fichiers. Tous les fichiers électroniques du personnel doivent être sauvegardés sous forme papier, sur un autre disque dur ou sur un stockage cloud sécurisé. Vous ne voulez pas perdre tous vos fichiers personnels si quelque chose arrive à votre système ou à l'ordinateur sur lequel vous stockez les informations.
- Des sauvegardes doivent être effectuées régulièrement pour garantir que tous les fichiers personnels sont toujours conservés et protégés. Une bonne règle de base est de sauvegarder vos fichiers une fois toutes les 4 à 6 semaines, bien que ce nombre change en fonction du nombre d'employés et de fichiers de votre entreprise.
Méthode 3 sur 3: prendre les précautions appropriées
- 1Conservez toutes les copies papier contenant des informations sensibles dans une armoire verrouillée et sécurisée. Si vous avez des fichiers personnels contenant des informations sensibles sur les employés de l'entreprise, ces documents doivent être conservés sous clé à tout moment pour empêcher tout accès non autorisé. Assurez-vous que seules les personnes autorisées ont accès aux clés qui déverrouillent ces armoires.
- Cela inclut tout document contenant des informations relatives aux informations médicales, aux handicaps, à l'âge, à la race, au sexe, à l'origine nationale, aux croyances religieuses, à l'état matrimonial ou à d'autres informations d'identification (comme les numéros de sécurité sociale).
- Vous voudrez peut-être envisager d'investir dans une armoire résistant au feu, mais gardez à l'esprit que ces armoires peuvent être assez chères. Vous devrez donc peser les avantages d'avoir cette protection supplémentaire par rapport à simplement compter sur vos copies électroniques comme sauvegardes.
Pour ce type d'organisation, vous devrez regrouper les fichiers par type de document, en conservant tous les fichiers similaires ensemble pour chaque employé. - 2Protégez les fichiers électroniques sensibles avec des mots de passe. Assurez-vous de mettre en œuvre une procédure d'authentification pour tous les fichiers électroniques qui doivent être protégés pour des raisons de confidentialité. Seules certaines personnes devraient avoir accès à ces fichiers, utilisez donc des mots de passe pour protéger les informations.
- L'ingénieur réseau ou le professionnel de l'informatique de votre entreprise devrait être en mesure de vous aider à activer les mots de passe sur certains dossiers de fichiers.
- 3Laissez le service de la paie organiser ses propres fichiers de paie. Le service de la paie devrait être tenu d'organiser et de sécuriser ses propres fichiers. Étant donné que ces types de documents contiennent presque toujours des informations sensibles, l'accès doit être très restreint. Seuls les responsables de la paie devraient avoir accès à ces fichiers verrouillés et sécurisés.
- Cela comprend des éléments tels que les W-4, les informations de paie, les saisies-arrêts, les registres de chronométrage et les formulaires de retenue d'État.
- D'autres départements peuvent également avoir besoin de garder une trace de leur propre documentation. Par exemple, les ressources humaines peuvent avoir besoin de conserver des documents relatifs à la santé et aux antécédents médicaux des employés, aux plaintes internes ou à toute mesure disciplinaire liée au comportement des employés.
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