Comment choisir une agence de recouvrement de créances commerciales?
Une fois que vous avez trouvé une agence de recouvrement de créances commerciales potentielle, vous devriez en savoir plus sur les services spécifiques qu'elle propose.
Si vous possédez une entreprise et que vous avez une dette, la recouvrer vous-même peut s'avérer un processus difficile. Au lieu d'essayer de retrouver vos débiteurs et de récupérer le montant dû, vous pourriez envisager de faire appel à une agence de recouvrement de créances commerciales. Ces agences travailleront en votre nom pour retrouver vos débiteurs, recouvrer les montants dus et vous les restituer. Avant de décider si l'embauche d'une agence de recouvrement de créances commerciale vous convient, il peut être utile d'en savoir plus sur ce qu'elle fait, comment elle le fait et quels frais elle peut facturer.
Partie 1 sur 4: déterminer vos besoins de collecte
- 1Évaluez votre besoin d'une agence de recouvrement. Les agences de recouvrement aident les entreprises à recevoir le paiement des dettes qui leur sont dues par leurs clients. Ces agences sont généralement appelées lorsqu'un compte reste impayé pendant un certain temps après la période de paiement autorisée dans le contrat avec le client. Les entreprises qui ont un nombre important de comptes impayés ou une grande somme d'argent perdue dans ces comptes peuvent constater que l'embauche d'une agence de recouvrement est un élément essentiel de la conduite des affaires. En général, vous devrez engager une agence de recouvrement si:
- Un nouveau client vous doit de l'argent (avec qui vous n'avez aucun antécédent commercial).
- Un client a déjà accepté un plan de paiement pour rapprocher son agent, mais n'a pas donné suite.
- 2Déterminez si vous avez besoin d'une agence de recouvrement commerciale ou à la consommation. Les agences de recouvrement sont divisées en deux types en fonction de qui elles collectent: les consommateurs et les entreprises. Les agences de recouvrement commerciales se spécialisent dans la collecte auprès des entreprises, tandis que les agences de consommation se concentrent sur les particuliers. Cependant, certaines agences sont capables de gérer efficacement les deux. Si vous avez principalement des clients d'un type, vous devriez engager une agence spécialisée. S'ils sont répartis de manière assez égale, envisagez d'embaucher deux agences de recouvrement distinctes ou une qui peut gérer les deux.
- 3Déterminez l'âge des dettes que vous devez recouvrer. Un autre facteur important à considérer est l'âge de la dette que vous recouvrez. Le recouvrement des créances en souffrance depuis 120 à 180 jours est complètement différent de celui des créances nouvellement en souffrance. Évaluez l'âge moyen de vos comptes en souffrance. Ce chiffre peut être utilisé plus tard pour localiser une agence spécialisée dans cet âge de la dette.
- 4Calculez la taille moyenne et la fréquence de vos besoins de recouvrement de créances. En règle générale, une grande entreprise avec un grand nombre de dettes ou une dette élevée voudra travailler avec une agence de recouvrement de taille similaire. Il en va de même pour les petites entreprises. Dans la plupart des cas, les petites agences peuvent gérer jusqu'à 100 réclamations annuelles pour des montants inférieurs à 750€. D'autre part, vous devrez engager une grande agence si vous avez plus de 1000 réclamations annuelles ou si vos réclamations concernent généralement des montants supérieurs à 18700€.
Renseignez-vous sur ces exemples de programmes supplémentaires pour tirer le meilleur parti de votre agence de recouvrement de créances commerciales.
Partie 2 sur 4: trouver la bonne agence
- 1Demandez quels services l'entreprise offre. Une fois que vous avez trouvé une agence de recouvrement de créances commerciales potentielle, vous devriez en savoir plus sur les services spécifiques qu'elle propose. Toutes les agences n'offrent pas les mêmes services, certaines sont donc mieux adaptées que d'autres. Enquêtez sur les services offerts par une agence pour savoir si c'est le bon pour votre entreprise.
- De nombreux services proposeront de retrouver les personnes qui ont déménagé pour tenter d'éviter le remboursement.
- Certaines agences proposeront de transmettre votre compte à d'autres agences si un débiteur s'est enfui dans une autre région.
- Les agences peuvent proposer des services supplémentaires tels que le recouvrement préventif de créances ou des consultations.
- 2Comprendre quel est l'objectif de l'agence. Toutes les agences de recouvrement de créances commerciales n'auront pas les mêmes domaines d'intérêt et d'expertise. Il peut également y avoir des différences dans l'orientation de l'agence en fonction de la taille de cette agence. Faites des recherches et apprenez-en plus sur les priorités de l'agence pour savoir si elle correspond bien à vos besoins.
- Vous voudrez trouver une agence qui se concentre sur un domaine similaire à celui de votre entreprise.
- Par exemple, si vous travaillez dans l'industrie médicale, vous voudrez une agence qui a déjà de l'expérience en recouvrement de créances dans cette industrie.
- 3Trouvez une agence avec les bonnes capacités. Différentes agences auront des capacités différentes en fonction de leur taille, de leur emplacement, de leur histoire et de leur orientation professionnelle. C'est une bonne idée d'en savoir plus sur ce qu'une agence commerciale de recouvrement de créances peut faire pour vous avant de travailler avec elle.
- Essayez de trouver une agence de recouvrement de la même taille que votre entreprise.
- Vous voudrez vous assurer que l'agence est suffisamment grande pour gérer le nombre de cas que vous avez.
- 4Choisissez une agence avec une approche appropriée des collections. Une autre chose à rechercher dans une agence est son approche des collections. Sont-ils sévères mais polis ou utilisent-ils la peur et l'intimidation pour atteindre leurs objectifs de collecte? Gardez à l'esprit que votre agence de recouvrement est une extension de votre propre entreprise lorsqu'elle interagit avec vos clients. Une main lourde peut chasser de bons clients qui connaissent des difficultés passagères et peuvent même vous exposer à des responsabilités potentielles.
C'est une bonne idée d'en savoir plus sur ce qu'une agence commerciale de recouvrement de créances peut faire pour vous avant de travailler avec elle.
Partie 3 sur 4: vérifier les qualifications de l'agence
- 1Assurez-vous que l'agence est agréée. Les agences de recouvrement de créances commerciales devront être dûment agréées avant de pouvoir commencer à travailler avec leurs clients. Si une agence que vous envisagez n'est pas agréée, vous voudrez chercher ailleurs. Avant de travailler avec une agence de recouvrement de créances, assurez-vous toujours qu'elle dispose des licences nécessaires et à jour.
- Tous les États n'exigeront pas qu'une agence soit agréée.
- Il est acceptable de demander une copie de la licence de l'agence.
- 2Vérifiez les qualifications et les références de l'agence. Vous voudrez vous assurer que l'agence que vous envisagez est correctement certifiée et possède les informations d'identification nécessaires. Malheureusement, il peut y avoir des agences qui ne sont pas qualifiées ou qui ne sont pas correctement accréditées, ce qui crée une responsabilité potentielle pour votre entreprise. Demandez toujours à voir la preuve des qualifications et des références d'une agence avant de faire appel à ses services.
- Votre agence doit être assurée.
- Essayez de rechercher une agence qui est liée.
- Recherchez des adhésions à des associations professionnelles, telles que l'ACA.
- 3Vérifiez les politiques et l'éthique de l'agence. Le recouvrement de créances peut être un processus difficile et vous voudrez vous assurer que l'agence avec laquelle vous travaillez le fait de manière éthique. C'est aussi une bonne idée de s'assurer que l'agence se conforme aux normes fédérales en matière de recouvrement de créances. Savoir que l'agence recouvrera vos dettes de manière éthique peut aider à protéger votre entreprise et vous donner la tranquillité d'esprit.
- L'agence avec laquelle vous travaillez doit se conformer aux politiques de la FDCPA.
- Vérifiez auprès du Better Business Bureau pour savoir si l'agence a eu des plaintes déposées contre eux.
- 4Découvrez l'expérience passée de l'agence. En savoir plus sur les réussites et les expériences passées d'une agence peut être un bon moyen de juger si elles vous conviennent. Vous serez en mesure d'apprendre depuis combien de temps ils sont en activité, à quel point les clients précédents ont évalué leurs services et à quel point ils sont susceptibles de vous fournir des services précieux.
- L'agence avec laquelle vous travaillez devrait avoir une longue histoire de succès.
- Vous pouvez demander des taux spécifiques, tels que le taux auquel l'agence est en mesure de recouvrer des dettes.
Au lieu d'essayer de retrouver vos débiteurs et de récupérer le montant dû, vous pourriez envisager de faire appel à une agence de recouvrement de créances commerciales.
Partie 4 sur 4: travailler avec votre agence
- 1Demandez comment vous pouvez suivre votre cas et rester en communication. La plupart des agences de recouvrement de créances commerciales vous proposeront des moyens pratiques de suivre leurs efforts de recouvrement. Vous devriez également avoir un moyen de contacter l'agence chaque fois que vous avez une question ou que vous souhaitez une mise à jour sur votre cas. Renseignez-vous sur la façon dont vous recevrez vos rapports et comment vous pouvez contacter l'agence avant de conclure la transaction.
- De nombreuses agences offrent la possibilité de vérifier vos cas en ligne, à tout moment.
- Si vous avez un grand nombre de cas, vous voudrez vous assurer de pouvoir recevoir des rapports en ligne lorsque vous en avez besoin.
- 2Comprendre les honoraires et les coûts de l'agence. Une fois que vous avez trouvé une agence qui répond à vos besoins et qui est qualifiée pour travailler, vous voudrez vous renseigner sur son processus de facturation. La politique de facturation exacte variera d'une agence à l'autre. Cependant, il existe deux méthodes principales que les agences de recouvrement de créances commerciales utiliseront pour percevoir leurs frais:
- Certaines agences proposeront un forfait unique.
- Il est courant que les agences prélèvent un pourcentage sur les créances recouvrées. Le pourcentage exact variera en fonction de l'agence avec laquelle vous travaillez.
- 3Soyez clair sur les paramètres de recouvrement de créances de l'agence. Lorsque vous établissez un contrat avec votre agence de recouvrement, assurez-vous qu'elle connaît vos limites en matière de recouvrement de créances et de relations avec les clients. Par exemple, peuvent-ils escompter la dette pour le paiement? Si oui, de combien et à quel moment? Peuvent-ils poursuivre le créancier en justice s'ils continuent d'ignorer les avis de recouvrement? Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez que vos clients soient traités et ajustez vos attentes vis-à-vis de l'agence de recouvrement en conséquence.
- 4Bénéficiez d'avantages supplémentaires. Certaines agences peuvent offrir des avantages supplémentaires que vous ou vos employés pouvez utiliser. Ces avantages peuvent vous aider, vous et votre équipe, à en savoir plus sur le recouvrement de créances et sont souvent une excellente démonstration de l'engagement de l'agence envers le service à la clientèle. Renseignez-vous sur ces exemples de programmes supplémentaires pour tirer le meilleur parti de votre agence de recouvrement de créances commerciales:
- Programmes de formation.
- Bulletins éducatifs
- Webinaires
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