Comment gérer efficacement un grand nombre de cartes de visite?

Si vous ou votre entreprise achetez régulièrement un grand nombre de cartes, vous voudrez peut-être investir dans un appareil de numérisation de cartes de visite dédié.

Vous avez parfois l'impression de vous noyer sous les cartes de visite? Souhaitez-vous mieux suivre vos contacts? Une bonne liste de contacts à jour peut faire la différence entre un réseautage efficace et une perte de temps.

Pas

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Planifiez ce que vous ferez avec les contacts.
- Contacterez-vous régulièrement l'ensemble de votre réseau?
- Les voulez-vous dans votre téléphone ou votre ordinateur, ou les deux? Si oui, avez-vous une destination en tête?
- Allez-vous jeter les copies papier une fois qu'elles sont enregistrées électroniquement?
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Classez les cartes elles-mêmes. C'est de la vieille école, mais il est toujours assez facile de trouver des fichiers de carte et vous n'aurez pas à vous soucier d'une panne de disque dur.
- L'inconvénient de ces fichiers papier est que vous ne pouvez rechercher que les informations par lesquelles vous avez déposé les cartes. Par conséquent, si vous avez déposé les cartes par nom de famille, vous aurez du mal à rechercher un grand nombre de cartes par entreprise.
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Tapez les cartes au fur et à mesure que vous les obtenez. Si vous n'obtenez que quelques cartes, ou seulement quelques-unes à la fois, la saisie manuelle peut être une solution raisonnable.
- Si la signature électronique de la personne comprend ses coordonnées, vous pouvez également la copier et la coller ou l'importer d'une autre manière.
- Si vous adoptez cette approche, essayez de ne pas laisser les cartes de visite s'accumuler.
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Utilisez un scanner de carte de visite dédié. Si vous ou votre entreprise achetez régulièrement un grand nombre de cartes, vous souhaiterez peut-être investir dans un appareil de numérisation de cartes de visite dédié. Les cartes sont scannées puis interprétées avec un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR).
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Utilisez un scanner de cartes de visite ou une application de scanner sur votre téléphone. La recherche de «application de scanner de cartes de visite» ou similaire fera apparaître plusieurs options.
- Prenez la photo de la carte de visite.
- Utilisez l'application pour interpréter les informations sous forme de texte et stockez-les dans vos contacts ou à un autre emplacement approprié.
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Catégorisez vos contacts dans différents groupes et comptes. Cela vous aidera à trouver rapidement les bonnes personnes.
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Partagez les informations de contact numériquement par e-mail, SMS ou code QR. Cela élimine le besoin de cartes de visite papier, ou de numérisation ou de ressaisie des informations de contact.
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Exportez périodiquement tous vos contacts vers des fichiers vcard ou excel, et sauvegardez ces fichiers.
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Laissez les médias sociaux garder une trace pour vous. Si vous êtes lié ou ami avec la plupart des personnes de votre réseau, les sites Web sur lesquels vous interagissez peuvent déjà garder une trace de leurs informations de contact actuelles. C'est un endroit particulièrement utile pour vérifier si vous pensez que les informations de contact que vous avez pour quelqu'un peuvent être obsolètes.
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Ajoutez des notes à vos contacts. Les notes que vous ajouterez dépendront de la façon dont vous les utiliserez, mais vous pouvez inclure des informations telles que:
- Où vous avez rencontré la personne, ou le contexte dans lequel vous la connaissez.
- Mots clés sur ce que fait la personne ou dans quelle industrie elle travaille.
- À quel point vous pensez que les informations de contact sont à jour ou quand vous les avez mises à jour pour la dernière fois.
- Toutes les choses spéciales dont vous voulez vous souvenir à leur sujet, comme la façon dont ils prononcent leur nom.

Utilisez un scanner de cartes de visite ou une application de scanner sur votre téléphone.

Conseils

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Si vous utilisez une application pour téléphone, scannez clairement pour de meilleurs résultats:
- Obtenez une photo aussi claire que possible en plaçant les cartes dans un bon éclairage.
- Alignez les bords de la carte de visite sur les bords du viseur aussi étroitement que possible.
Les dossiers électroniques sont consultables. Utilisez-le pour trouver quelqu'un par plus que son nom. Au lieu de cela, vous pouvez rechercher leur titre ou leur entreprise.
C'est une bonne idée de vérifier l'exactitude des informations numérisées et de corriger les erreurs que vous trouvez.

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