Comment gérer les auditeurs et les régulateurs?

Chaque homme d'affaires redoute la nouvelle de l'arrivée des auditeurs ou des régulateurs. Vous pouvez gérer le processus de manière proactive pour réduire les surprises et rendre le processus plus efficace. Ces étapes gèrent leurs attentes comme vous le feriez pour toute autre relation de consultant ou de fournisseur. L'objectif est de comprendre les limites de leur travail, de construire des processus efficaces et efficients et de rester en contact avec eux tout au long de leur engagement afin qu'il n'y ait aucune surprise pour l'une ou l'autre des parties à la fin.

Pas

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Soyez honnête. Écoutez leur question en entier et ne l'interrompez pas. Répondez à la question posée (et pas plus). Si vous ne connaissez pas la réponse, ne devinez pas.
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Ne répondez pas aux questions des autres managers; au lieu de cela, dites-leur qui est le bon gestionnaire. Répondez rapidement aux demandes d'informations - définissez des attentes sur votre livraison.
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Conservez des copies de tout ce qui leur est donné. Organisez les réponses pour minimiser leur besoin de trouver.
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Donnez-leur un accès temporaire à votre bâtiment aux dates et heures qu'ils demandent. N'oubliez pas de désactiver les droits d'accès lorsqu'ils ont terminé leur travail. Le responsable approprié doit les accompagner lors de toutes les visites des zones de travail sécurisées telles que les salles de serveurs, les zones de stockage d'espèces, les armoires téléphoniques, les réserves, etc. Fournissez-leur une salle de conférence ou un box avec téléphone et service réseau approuvé. (Remarque: certains examinateurs paient pour leurs propres installations de service téléphonique). Fournissez-leur également des armoires verrouillables qu'ils peuvent utiliser pendant leur travail.

Demandez aux auditeurs de planifier des réunions par l'intermédiaire de la personne-ressource.
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Rencontrez votre personnel avant le début de l'examen pour expliquer les règles de la route. Ces règles sont:
- La plupart de leurs questions seront répondues par vos gestionnaires.
- Si votre gestionnaire a besoin de votre aide, vous serez invité à une réunion avec votre gestionnaire et le vérificateur.
- Si les auditeurs «passent» par votre cube avec une question, rappelez-leur qu'ils sont censés planifier des réunions par l'intermédiaire de votre responsable.
- Si l'auditeur ignore cette demande et vous pose quand même des questions, expliquez-lui poliment qu'il doit d'abord parler au responsable et dirigez-le vers le responsable.

Conseils

Lorsque la lettre d'admission est reçue, l'exécutif doit désigner une personne-ressource pour recueillir les informations et identifier les gestionnaires responsables de chaque section de la demande.
Si les dates d'audit prévues entrent en conflit avec des événements hautement prioritaires, un cadre peut être en mesure d'appeler l'examinateur en charge et de demander un délai.
Organisez les réponses dans des classeurs dans les sections désignées par les examinateurs. Fournissez-leur 2 exemplaires et conservez l'original. Gravez des documents électroniques sur CD et conservez des copies de chaque CD. Le mot de passe protégeant le CD est une bonne idée. Les examinateurs «perdent» souvent des informations et vous aurez besoin de l'original pour faire des copies supplémentaires.
A l'arrivée des auditeurs, organisez une réunion d'entrée avec l'ensemble de l'équipe de direction qui sera impliquée. Demandez-leur d'adresser toute question à votre personne-ressource ou aux gestionnaires désignés. Les gestionnaires ont «une vue d'ensemble»? et ont le temps de soutenir l'audit. Si du personnel est nécessaire, les gestionnaires les organiseront pour une réunion. La personne-ressource doit assister à ces réunions pour obtenir les mesures à prendre ou le suivi de tout nouveau problème.
Demandez des réunions de statut hebdomadaires (le vendredi est généralement bon, mais certains examinateurs prennent congé un vendredi sur deux). Ces réunions permettent aux auditeurs de signaler tout problème ou constatation en développement et à la direction de faire pression sur les problèmes connus. Si possible, résolvez les conclusions avant la fin de l'examen, car cela minimisera la critique globale.

Ces étapes gèrent leurs attentes comme vous le feriez pour toute autre relation de consultant ou de fournisseur.
La personne-ressource doit communiquer la demande aux intervenants et fixer des dates cibles qui permettront de récupérer les réponses à temps pour permettre l'examen, l'organisation et la copie. Idéalement, la personne-ressource devrait être en mesure de fournir les réponses de l'année dernière pour accélérer le processus. Passez en revue les réponses et faites le suivi des réponses faibles/incomplètes.
La personne-ressource doit s'efforcer d'établir des relations avec l'équipe d'examen et de rendre les choses aussi faciles que possible pour les examinateurs. Faites-en une tâche prioritaire et passez autant de temps que possible à écouter leurs histoires, à expliquer les informations que vous comprenez et à comprendre les contrôles compensatoires qu'ils peuvent ne pas obtenir à partir des données brutes. Sachez qu'ils ont des règles strictes concernant les faveurs et les dépenses, alors n'essayez pas de planifier des déjeuners ou des dîners.
Les rapports sur les réunions des examinateurs doivent être envoyés par courrier électronique au directeur du département avec tous les problèmes suspects ou les conclusions qui semblent se développer. Cette phase du travail concerne les intuitions et n'attendez pas pour être sûr à 100%.
Si vous savez que vous avez des problèmes dans un domaine et que des actions sont déjà en cours, signalez-le aux auditeurs dès le départ. Économisez-leur le temps de le découvrir. De même, si vous savez qu'un problème ne peut pas être résolu avant qu'ils ne partent, pensez à le signaler tôt pour les empêcher de creuser.

Mises en garde

N'essayez pas de mentir. Les auditeurs et les régulateurs deviennent très rapidement compétents dans la lecture des personnes ainsi que des documents. C'est notre travail.
En cas de doute, dites simplement que vous ne savez pas.
Supposons qu'ils vont demander une preuve pour chaque réponse. Si vous faites semblant, ils découvriront probablement de mauvaises nouvelles qui compteront deux fois contre vous.

Si les auditeurs «passent» par votre cube avec une question, rappelez-leur qu'ils sont censés planifier des réunions par l'intermédiaire de votre responsable.
N'inclinez pas vos réponses pour essayer d'obtenir des fonds pour votre projet animalier. Les dirigeants voient toujours d'un mauvais œil les managers qui tentent un jeu de bout en bout.
N'essayez pas de les enterrer avec des données marginalement utiles. Supposons qu'ils sachent utiliser la commande «rechercher?», les moteurs de recherche, les tris et les filtres.
Ne leur donnez pas accès à nos systèmes, à notre réseau ou à nos sites Web internes. Ils ont le droit de voir n'importe quel dossier dans l'entreprise, mais pas sans sécurité et garanties appropriées.
Ne vous lancez pas dans un débat juridique et n'essayez pas d'interpréter les règlements. Contactez le personnel juridique ou de conformité pour ces questions.
Ne leur permettez pas de supprimer les enregistrements originaux du bâtiment. Ils peuvent faire des copies et retirer les copies mais pas les originaux.
Ne présumez pas qu'ils sont aussi verts qu'ils agissent. C'est souvent une ruse. Ils sont souvent jeunes, brillants, mais inexpérimentés. Ils ne sont pas là pour tromper les gens et comprendre la théorie. Rappelez-vous, c'est leur travail et ils l'aiment autant que n'importe qui d'autre.

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