Comment souscrire une assurance événementielle?
Informez votre compagnie d'assurance bien à l'avance si vous avez besoin d'une assurance événement corporative ou d'une assurance événement spécial.
Peut-être que vous planifiez un mariage et que votre lieu nécessite une assurance événementielle. Peut-être que votre entreprise organise sa toute première collecte de fonds et que vous recherchez une couverture supplémentaire. Il y a de nombreuses raisons de souscrire une assurance événementielle, des exigences du lieu à la tranquillité d'esprit en cas d'imprévu. Vous pouvez obtenir une assurance pour les événements privés et corporatifs auprès de la plupart des principales compagnies d'assurance. Assurez-vous simplement de magasiner pour obtenir une politique qui correspond aux besoins de votre événement. De cette façon, vous ne payez pas pour une couverture dont vous ne voulez pas et vous n'êtes pas responsable des pertes qui ne sont pas couvertes.
Méthode 1 sur 3: déterminer vos besoins en matière de couverture
- 1Informez votre compagnie d'assurance si l'événement est corporatif ou privé. Les événements professionnels et privés peuvent avoir des exigences d'assurance légèrement différentes. Les différences exactes dépendront de votre emplacement et de votre lieu. Informez votre compagnie d'assurance bien à l'avance si vous avez besoin d'une assurance événement corporative ou d'une assurance événement spécial. Cela permet de garantir que vous bénéficiez de la bonne couverture pour votre événement.
- Des exemples d'événements spéciaux peuvent inclure des mariages, des anniversaires, des fêtes de retraite, des fêtes privées ou des événements religieux.
- Certains événements d'entreprise peuvent inclure des fêtes, des dîners d'affaires, des réunions, des collectes de fonds et des fonctions à but non lucratif.
- 2Déterminez le montant de la couverture responsabilité civile dont vous avez besoin. La plupart des assurances événementielles commencent par une assurance responsabilité civile générale. Pour déterminer le régime d'assurance qui vous convient, vous devrez décomposer la nature de votre événement. Différentes entreprises ont des plans et des coûts différents, mais en général, la plupart des sites nécessiteront une couverture comprise entre 373000€ et 1490000€. Les facteurs que les entreprises prendront en considération comprennent:
- Le nombre de personnes présentes
- Le lieu de l'événement
- Comment l'espace événementiel sera utilisé
- Le cas échéant, quels vendeurs et artistes seront présents
- 3Décidez si de l'alcool sera servi lors de votre événement. Si vous prévoyez de consommer de l'alcool lors de votre événement, vous devriez envisager d'ajouter la responsabilité en matière d'alcool à votre assurance. Dans certains cas, un lieu peut même exiger que vous ayez cette couverture supplémentaire.
- La responsabilité en matière d'alcool couvre le coût de tout dommage ou blessure causé à la suite d'une ivresse, ainsi que de circonstances telles que servir accidentellement de l'alcool à un mineur.
- Certaines entreprises intègrent la responsabilité en matière d'alcool dans leur responsabilité générale, tandis que d'autres la proposent en complément. Parlez à votre compagnie d'assurance de la façon dont elle gère la responsabilité en matière d'alcool.
- Si votre événement ne va pas avoir d'alcool, informez votre compagnie d'assurance à l'avance. Cela pourrait vous aider à économiser sur vos primes d'assurance pour l'événement.
Faites une demande d'assurance événement auprès de votre compagnie d'assurance. - 4Considérez la possibilité que votre événement soit annulé. La couverture annulation est une autre caractéristique courante de l'assurance événementielle. La couverture d'annulation peut vous aider à vous protéger contre les annulations dues à des circonstances imprévues telles que les intempéries ou si votre lieu est jugé inutilisable après la réservation et le paiement.
- Si vous savez au-delà de tout doute que votre événement se produira quoi qu'il arrive, vous pourrez peut-être vous désinscrire. Dans la plupart des cas, cependant, c'est une bonne couverture à avoir.
Méthode 2 sur 3: souscrire une assurance événement spécial
- 1Déterminez si vous devez acheter une couverture supplémentaire. Pour les événements spéciaux privés, une police d'assurance événement distincte peut ne pas être nécessaire. Regardez quelles couvertures vous avez déjà en place pour voir si vous avez besoin d'une police supplémentaire.
- Dans certains cas, votre lieu peut avoir sa propre couverture qui est intégrée au coût de location de l'espace. Dans d'autres cas, ils peuvent vous obliger à acheter une couverture supplémentaire.
- Si vous organisez l'événement dans une résidence privée comme votre maison ou celle d'un ami ou d'un parent, votre assurance habitation ou locataire peut couvrir l'événement. Examinez attentivement votre police pour voir si tel est le cas.
- 2Faites le tour des compagnies d'assurance pour obtenir les primes les plus basses. Chaque compagnie d'assurance a différents forfaits d'assurance événement. Prenez le temps de chercher celui qui répond à vos besoins. Vous pouvez généralement obtenir des devis simplement en remplissant un formulaire en ligne sur votre événement. Parcourez les citations et choisissez 2 ou 3 de vos principales entreprises avec lesquelles appeler ou vous asseoir et discuter des détails.
- Lorsque vous parlez à une entreprise, soyez précis sur les détails de votre événement. Combien de personnes y aura-t-il? Aurez-vous des services spéciaux comme le service de voiturier? Quelle est la couverture requise pour votre site? Plus ils en savent, meilleure est la politique que vous pourriez obtenir.
- Si, par exemple, votre site ne nécessite que 373000€ de couverture, il ne serait pas logique que vous choisissiez une entreprise qui ne propose que 750000€ de couverture. Cela vous laisse payer plus de polices que ce dont vous avez besoin.
CONSEIL D'EXPERTNotre expert est d'accord: il existe un certain nombre de sociétés qui proposent des polices d'assurance d'une journée pour les événements spéciaux. Vous l'achèteriez simplement à votre nom ou au nom de l'entreprise s'il s'agit d'un événement d'entreprise. En fonction de la couverture dont vous avez besoin, le coût de la police est généralement d'environ 75€-150€
- 3Discutez avec les assureurs potentiels de ce qui sera et ne sera pas couvert. Lorsque vous rencontrez les compagnies d'assurance, demandez-leur de passer en revue la police avec vous article par article. Cela peut sembler ennuyeux, mais de nombreuses polices d'assurance événementielle comportent des exclusions que vous devez connaître à l'avance.
- De nombreuses politiques, par exemple, excluent la couverture de l'effondrement de structures temporaires comme les tentes, les scènes et les gradins.
- Une politique pour un mariage peut également couvrir les conditions météorologiques extrêmes comme les ouragans, mais ne couvrira pas les dommages pour une journée pluvieuse régulière.
- Dans certains cas, vous pourrez peut-être ajouter des couvertures supplémentaires ou signer certains formulaires pour contourner certaines exclusions. Discutez avec le représentant de votre compagnie d'assurance des besoins spécifiques de votre événement et de la manière de les obtenir.
- 4Faites une demande d'assurance événement auprès de votre compagnie d'assurance. Une fois que vous avez choisi une compagnie d'assurance, vous demanderez votre police directement par leur intermédiaire. Dans la plupart des cas, vous pouvez remplir une demande en ligne pour démarrer rapidement avec votre politique. Vous demanderez votre assurance responsabilité civile générale ainsi que des couvertures supplémentaires en même temps. Soyez prêt avec des informations pour:
- Le lieu et le contact de l'événement sur votre site
- Combien de temps durera votre événement
- Comment l'espace événementiel sera mis en place
- Combien de personnes assisteront à votre événement
- Informations pour toutes les parties supplémentaires ajoutées à la couverture
- Quelle est, le cas échéant, la sécurité dont vous disposerez
- Autres détails sur le calendrier et les activités de votre événement
Chaque compagnie d'assurance a différents forfaits d'assurance événement. - 5Soumettez une copie de votre police d'assurance à votre établissement. Une fois que vous avez votre politique en main, vous devrez probablement en soumettre une copie à votre site. Fournissez une copie complète de votre police, y compris votre contact à l'agence d'assurance, au responsable du site ou à votre représentant désigné du site.
- Vous n'êtes pas obligé de soumettre votre police à qui que ce soit si vous organisez l'événement dans une résidence privée comme votre domicile ou la maison d'un ami.
Méthode 3 sur 3: souscrire une assurance événementiel d'entreprise
- 1Voyez si votre lieu offre une certaine couverture. Dans certains cas, des lieux tels que des restaurants ou des centres de congrès d'hôtels peuvent offrir leur propre couverture. Parlez à votre salle pour voir ce qu'ils transportent et ce qu'ils attendent de vous. Cela vous donnera une meilleure idée de ce que vous devez acheter exactement pour votre événement.
- Même si votre lieu offre des couvertures générales, vous pouvez toujours avoir besoin de polices pour les articles qu'ils ne couvrent pas ou pour lesquels ils ont des exceptions. Ne présumez pas que vous êtes couvert simplement parce qu'un lieu a une politique.
- 2Examinez les couvertures de votre entreprise pour voir si leur couverture peut s'appliquer. Différents types d'entreprises auront des plans et des politiques d'assurance très différents. Dans certains cas, la politique de responsabilité générale de votre entreprise ou d'autres politiques peuvent être étendues à certains événements. Examinez les politiques que votre entreprise applique pour ses relations avec l'entreprise pour voir si tout ou partie de votre événement est couvert.
- Si vous n'êtes pas sûr des politiques de votre entreprise, parlez-en à l'un des agents financiers de votre organisation ou parlez à un représentant de la compagnie d'assurance.
- 3Comprenez les règles et les directives de votre entreprise pour obtenir une couverture. Si votre entreprise souscrit déjà une couverture par un assureur particulier, elle peut également vouloir souscrire des couvertures supplémentaires auprès de cet assureur. Assurez-vous de bien comprendre la politique de votre entreprise en matière de négociation et d'exécution de ces types de contrats avant de souscrire à une couverture.
- Si c'est la première fois que vous supervisez ce type d'événement pour votre entreprise, parlez-en à une personne de votre bureau qui connaît les politiques et les règlements des assurances et des entrepreneurs. Un planificateur d'événements ou un agent financier serait une bonne personne à rencontrer.
- 4Demandez tous les plans ou couvertures dont vous avez besoin pour votre événement. En suivant les politiques et directives de votre entreprise, vous pouvez demander les couvertures dont vous avez besoin directement auprès de votre assureur. Si vous demandez une nouvelle couverture, vous pourrez peut-être remplir une demande en ligne.
- Si vous ajoutez des couvertures à une police existante, vous devez appeler votre compagnie d'assurance. Ils peuvent vous aider à ajouter les garanties dont vous avez besoin sans souscrire à une toute nouvelle police.
Votre site exigera généralement que vous leur soumettiez une copie complète de votre police d'assurance événement. - 5Soumettez des copies de la politique à votre site et à votre entreprise. Votre site exigera généralement que vous leur soumettiez une copie complète de votre police d'assurance événement. En outre, tout bureau ou toute personne de votre entreprise qui suit vos événements, vos assurances ou vos finances peut également exiger une copie de la police.
- Assurez-vous de soumettre une copie complète de la police avec votre personne de contact à l'agence d'assurance à toutes les parties intéressées dès que possible avant votre événement.
- Les couvertures supplémentaires que votre entreprise pourrait essayer de vous vendre ne manquent pas. Gardez un œil sur les couvertures dont vous n'avez pas besoin. Une assurance pour votre DJ, par exemple, n'est probablement pas nécessaire car ils auront une couverture pour eux-mêmes.
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