Comment planifier un événement d'entreprise?
Vous voulez planifier exactement combien d'argent vous allez allouer au lieu, au traiteur, aux décorations, etc.
Que vous soyez un planificateur professionnel ou que vous soyez coincé avec la tâche de votre entreprise, savoir comment planifier un événement d'entreprise peut être une tâche délicate pour vous assurer de couvrir tous les détails. De la nourriture, au lieu, à l'atmosphère et plus encore, l'événement parfait nécessite une planification et des efforts pour se dérouler de manière transparente.
- 1Conceptualisez votre grande idée, alias proposer votre thème.
- Que vous organisiez un cocktail, un atelier ou un pique-nique d'entreprise, la définition d'un thème donne le ton de l'événement et vous donne un point de départ pour choisir votre nourriture, votre musique, votre décoration et plus encore.
- Assurez-vous que votre thème est adapté à la foule pour laquelle vous prévoyez. Vous pouvez trouver une grande variété d'idées de thèmes en ligne pour vous aider à démarrer.
- 2Établissez un budget préliminaire en déterminant combien vous pouvez dépenser pour la nourriture, les divertissements, la location de salle, les invitations et tout autre ajout que vous souhaitez apporter à l'événement.
- Un budget détaillé indique le montant maximum qui devrait être dépensé pour chaque aspect de votre événement, ainsi que le total.
- Vous voulez planifier exactement combien d'argent vous allez allouer au lieu, au traiteur, aux décorations, etc. afin qu'il n'y ait pas de surprises inattendues et que vous ne dépassez pas le montant que l'entreprise a mis de côté.
- Avoir un budget en tête vous aidera à déterminer le type de lieu que vous pouvez commencer à regarder. Certaines salles auront un coût inférieur certains jours de la semaine. N'ayez pas peur de négocier et de trouver un meilleur prix.
- 3Commencez à prendre des rendez-vous pour voir les lieux et rencontrer d'autres fournisseurs.
- Discutez des coûts de location de la salle et de ce qui est inclus dans ces frais.
- Déterminez les heures auxquelles vous aurez accès à la salle. Si personne ne le réserve la veille, pouvez-vous avoir accès pour décorer ou installer? Fournissent-ils les articles de service pour la nourriture ou devez-vous apporter ou louer vos propres draps, assiettes, serviettes et couverts?
- La nourriture doit-elle provenir de cet endroit ou pouvez-vous faire appel à un traiteur extérieur?
- Si vous pouvez faire appel à votre propre traiteur, commencez à rencontrer des vendeurs potentiels pour goûter leur nourriture et déterminer leur prix.
- Le fait d'avoir préparé des repas lors de votre événement peut éliminer les tracas d'essayer d'assembler vous-même la nourriture et les boissons. La commande à emporter laisse également une place inutile aux erreurs de commande ou aux retards de livraison.
- Déterminez si votre lieu vous oblige à mettre en place une sécurité extérieure pour votre événement. Cela vous protège non seulement de la responsabilité, mais cela peut aider à empêcher les étrangers de faire tomber votre groupe.
- Cherchez à embaucher un barman agréé si votre établissement ne peut pas en fournir un et que vous choisissez de consommer de l'alcool lors de l'événement.
- Découvrez si le lieu peut fournir des décorations ou si vous devez fournir les vôtres. Certaines installations ont une grande variété d'articles que vous pouvez utiliser tels que des bougies, des miroirs à poser sur la table, des bocaux en verre, etc. Donc, si vous pouvez profiter de tout ce qui est fourni gratuitement, vous pouvez économiser un peu sur votre budget.
De la nourriture, au lieu, à l'atmosphère et plus encore, l'événement parfait nécessite une planification et des efforts pour se dérouler de manière transparente. - 4Déterminez votre menu avec votre traiteur ou votre établissement, et déterminez le moment et le mode de service. Sera-ce un buffet ou un repas assis à l'assiette? Faites-vous des apéritifs à l'avance et / ou envisagez-vous un bar à desserts plus tard dans la soirée? Aplanissez les détails exacts et le calendrier afin que vos invités n'aient à aucun moment faim.
- 5Signez des contrats avec vos fournisseurs et assurez-vous qu'ils vous en fournissent une copie.
- 6Achetez vos décorations en fonction de votre thème.
- 7Créez et envoyez vos invitations par courrier traditionnel ou par voie électronique.
- 8Faites une chronologie de la liste des tâches. S'il y a des détails que vous devez encore couvrir ou qui sont urgents, assurez-vous d'avoir créé une liste de compte à rebours pour rester au courant des petits détails.
- 9Vérifiez et revérifiez votre liste la semaine précédente, la veille et le jour même pour vous assurer que vous n'avez rien oublié.
Un budget détaillé indique le montant maximum qui devrait être dépensé pour chaque aspect de votre événement, ainsi que le total. - 10Faites choisir une personne de course désignée afin que vous puissiez rester et orchestrer l'événement pendant que vous envoyez cette personne pour tous les articles supplémentaires qui doivent être ramassés.
- Renseignez-vous auprès de votre compagnie d'assurance pour savoir si vous devez souscrire une police d'avenant supplémentaire sur l'événement. Cette mesure «juste au cas où» peut être un filet de sécurité en cas d'accident imprévu, par exemple un incendie, une blessure ou un procès.
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Questions et réponses
- Pourquoi ai-je besoin d'un traiteur?Pour un événement d'entreprise avec de nombreuses personnes, un traiteur est idéal si vous voulez manger, car préparer de la nourriture pour beaucoup de gens prend du temps.
- Que dois-je soumettre la première fois à ces événements, en tant que fournisseur de services?Une liste détaillée des coûts et une explication des services, et une demande que l'organisateur vous contacte pour toute question.
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