Comment organiser un grand événement?

La personne que vous engagez pour prendre la parole lors de l'événement dépend entièrement du type d'événement que vous organisez.

Organiser un grand événement peut sembler accablant au début. De la nourriture au lieu, il y a tellement de choses à considérer! Heureusement, organiser un événement est beaucoup plus facile si vous vous donnez suffisamment de temps et d'espace pour les gérer une à la fois. Cela aide également si vous avez des collègues ou des amis pour vous aider dans certaines tâches. Cela en vaudra la peine quand vous verrez les sourires sur les visages de vos invités lorsqu'ils entreront dans la salle le grand jour!

Méthode 1 sur 4: établir votre budget et trouver un lieu

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Déterminez le nombre d'invités que vous aurez à l'événement. Soit vous faites un comptage du nombre d'employés que vous aurez lors d'un événement d'entreprise, soit faites une liste de tous les amis que vous invitez. Si vous vendez des billets pour un événement ouvert, estimez combien de personnes dans la région pourraient être intéressées en fonction de la taille d'événements similaires que vous avez vus. Une fois que vous aurez une idée du nombre de personnes susceptibles de se présenter, vous aurez une idée de la taille de la salle.
- Si vous organisez un salon de l'automobile ou une conférence, le nombre de personnes qui viennent dépend du nombre d'orateurs, d'entreprises ou de fournisseurs que vous pouvez verrouiller. Vous voudrez peut-être établir un budget et commencer par là en premier.
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Commencez à planifier les détails de l'événement 6 à 12 mois à l'avance. Cela peut prendre beaucoup de temps pour trouver un lieu, déterminer qui s'occupe de la restauration et donner à vos invités le temps de répondre aux invitations. Étant donné que la planification d'événements n'est pas votre travail à temps plein, vous devez vous donner un coussin pour comprendre tout cela. Même pour un événement plus petit, donnez-vous au moins 6 mois pour planifier. Des événements massifs peuvent nécessiter au moins un an de planification.
- Si vous n'invitez que 25 à 100 personnes, vous avez besoin de moins de temps pour vous préparer. Donnez-vous au moins 6 mois pour trouver le bon espace et les bons vendeurs.
- Si vous consacrez tout votre temps à la planification de l'événement et que vous n'avez aucune restriction budgétaire, vous pouvez éventuellement organiser un grand événement dans les 2-3 semaines après avoir trouvé un lieu. La réalité est que la plupart des gens organisent un événement pendant leur temps libre et le prennent une pièce à la fois, cependant.
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Créez une liste de tâches ou une chronologie pour vous garder organisé. Créer une liste de tâches pour votre événement est le meilleur moyen de ne rien oublier. Si vous comptez demander de l'aide pour planifier (ce que vous devriez), créez un document partageable ou une liste maîtresse à laquelle tout le monde a accès. Conservez tous vos reçus, dépôts et documents dans un seul dossier avec votre liste de tâches en haut pour rester organisé.

Conseil: une chronologie est utile si vous planifiez un événement où vous vendez des billets, car vous pourriez avoir besoin d'une partie des revenus pour couvrir les dépôts ou les fournisseurs. Gardez les choses les plus faciles pour la fin. Par exemple, vous pouvez probablement acheter des décorations un mois avant l'événement.
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Établissez votre budget avant de solidifier les détails de l'événement. Passez en revue vos finances personnelles ou asseyez-vous avec votre personnel ou votre famille et déterminez combien d'argent vous pouvez dépenser pour l'événement. Si vous planifiez un événement avec d'autres personnes, abordez ce sujet dès le début afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde quant au montant que vous pouvez dépenser.
- Ne comptez pas trop sur la vente de billets, les dons ou l'aide. Plus vous pouvez couvrir d'avance, mieux c'est.
- Si vous organisez un événement communautaire ou caritatif, contactez les entreprises locales pour trouver des sponsors.
- Le budget doit être basé sur la taille de l'événement et le degré d'extravagance que vous souhaitez obtenir. Une petite fête dans un lieu discret peut être organisée ensemble pour 220€-400€. Une conférence massive avec plusieurs orateurs dans une salle de banquet chic du centre-ville peut coûter 59700€-100000€.
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Contactez et visitez les lieux pour trouver un espace pour votre événement. Regardez en ligne pour trouver des salles dans votre région. En fonction de votre événement, vous voudrez peut-être envisager des lieux de mariage, des musées, des salles de banquet, des hôtels ou des espaces universitaires. Contactez les établissements qui semblent prometteurs pour faire le tour de leur espace et déterminer leur disponibilité. Une fois que vous avez trouvé un espace qui vous convient et qui est disponible dans votre délai, verrouillez la date en payant l'acompte.
- Vous devrez payer une caution pour conserver la plupart des espaces. Cela représente généralement 15 à 30% du prix total. Cela diffère cependant d'un lieu à l'autre.
- Pour un événement communautaire adapté aux enfants, contactez les églises, les écoles et les centres communautaires locaux. Ces lieux offrent souvent l'espace ou le louent pour pas cher.
- Certaines salles feront toute la décoration et la restauration pour vous. C'est un excellent choix si vous cherchez à réduire le travail.

La réalité est que la plupart des gens organisent un événement pendant leur temps libre et le prennent une pièce à la fois, cependant.

Méthode 2 sur 4: sélectionner un thème ou un agenda

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Choisissez le format en fonction de l'objectif de l'événement. Si l'objectif est de célébrer vos employés, ils préféreront probablement la danse, les boissons et la musique. Si vous essayez de sensibiliser à une cause caritative, vous bénéficierez probablement d'un conférencier d'honneur ou d'un panel pour parler de la question. Choisissez le format de l'événement en fonction de ce que vous essayez d'accomplir.
- Votre objectif peut être de divertir, d'informer, de gagner de l'argent ou de sensibiliser. Cela dépend entièrement de ce que vous essayez de faire.
- Les fournisseurs que vous choisirez finalement dépendront du format. Vous pouvez probablement chercher une petite entreprise pour vendre de la nourriture à un salon professionnel, mais vous devrez acheter la nourriture vous-même pour une fête de célébration.
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Incluez un thème si l'événement est récréatif ou éducatif. Un thème n'est pas une exigence, mais vous voudrez peut-être mettre l'accent sur un sujet ou une idée spécifique pour guider le marketing, la décoration et le format de l'événement. Un thème donne également à votre invité une idée de ce à quoi s'attendre lors d'un événement. Mettez le nom du thème sur vos invitations et supports marketing.
- Votre thème n'a pas besoin d'être compliqué. Cela peut être quelque chose d'aussi simple que «Célébrer les employés» ou «Un travail bien fait».
- Un thème pour un événement éducatif pourrait être «Le pouvoir dans l'apprentissage», tandis qu'un événement caritatif pourrait avoir un thème comme «Combattre le changement climatique».
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Créez un agenda ou un programme d'activités pour l'événement. Une fois que vous avez une idée de ce à quoi ressemblera votre événement, vous pouvez commencer à élaborer un calendrier réel pour l'événement lui-même. Fixez un horaire pour le dîner, les discours, la danse ou l'heure du cocktail. Décidez si vous souhaitez inclure des vitrines ou des récompenses. Vous n'avez pas besoin d'un ordre du jour fixe pour quelque chose comme une fête, mais pour tout événement officiel, il faudra probablement un calendrier.
- Pour quelque chose comme un mariage, l'ordre du jour sera assez simple: cérémonie, cocktail, dîner et danse. Cependant, vous avez beaucoup plus de liberté pour des événements plus ouverts.
- S'il s'agit d'un salon de l'automobile ou d'une fête, vous n'avez pas nécessairement besoin d'un horaire car les invités pourront se divertir. Cela dépend entièrement de vous, cependant.
- Ce n'est pas grave si votre programme initial change au fur et à mesure que les choses évoluent. Il s'agit davantage de créer un sens de ce à quoi ressemblera l'événement.

La façon dont vous déléguez dépend entièrement du type d'événement, mais séparer le travail le rendra beaucoup plus gérable.

Méthode 3 sur 4: inviter des invités

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Concevez et imprimez des invitations pour un événement officiel. Pour un événement officiel fermé, vous devez envoyer des invitations formelles. Concevez l'invitation vous-même ou engagez un designer pour le faire pour vous. Incluez la date, le lieu, le code vestimentaire, les limitations des invités et toute autre information clé dont vos invités ont besoin. Faites imprimer les invitations de manière professionnelle et envoyez-les par courrier au moins 3 à 6 mois à l'avance.
- Faites également imprimer les enveloppes si vous optez pour un look plus professionnel.
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Envoyez des e-vites ou des invitations de base pour une fête ou une réunion décontractée. Si ce n'est pas un événement sérieux et que vous ne faites que rassembler beaucoup de gens pour une fête, vous avez une tonne de liberté sur la façon dont vous invitez les gens. Vous pouvez concevoir des invitations papier si vous le souhaitez ou envoyer une simple invitation en ligne. Vous pouvez également simplement informer les gens individuellement par SMS si ce n'est que pour 50 à 100 personnes.
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Utilisez les réseaux sociaux pour attirer le public pour un événement ouvert. Si quelqu'un peut venir ou si vous vendez des billets, envoyer des invitations papier est un moyen inefficace de s'y prendre. Au lieu de cela, créez un événement Facebook et faites connaître l'événement sur vos autres plateformes de médias sociaux. Partagez publiquement les messages et encouragez vos amis et votre famille à faire de même.
- Si vous faites appel à une région ou à un groupe démographique spécifique, affichez des dépliants ou des affiches partout dans la région. C'est une bonne idée pour les événements universitaires ou les concerts locaux.
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Faites la promotion de votre événement si vous vendez des billets ou embauchez des conférenciers. Pour ces événements, contactez les stations de radio locales pour voir ce qu'il en coûtera pour faire passer le mot. Affichez des dépliants si c'est pour un événement de quartier ou d'université et envisagez de publier une annonce dans votre journal local. De cette façon, vous attirerez le public le plus large possible pour amener plus de gens à se présenter.
- Pour un événement commercial plus important, comme un salon automobile ou un salon professionnel, créez un site Web pour vendre des billets et promouvoir votre événement. Envisagez de faire de la publicité pour votre site Web sur les réseaux sociaux ou sur des sites Web populaires.
Conseil: vérifiez s'il existe des moyens gratuits de promouvoir votre événement s'il s'agit d'une œuvre caritative. La radio publique et la télévision publique partageront souvent les détails de votre événement gratuitement si c'est pour une bonne cause.

Vous pouvez éventuellement organiser un grand événement dans les 2-3 semaines après avoir trouvé un lieu — Si vous consacrez tout votre temps à la planification de l'événement et que vous n'avez aucune restriction budgétaire, vous pouvez éventuellement organiser un grand événement dans les 2-3 semaines après avoir trouvé un lieu.

Méthode 4 sur 4: embauche de fournisseurs

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Demandez de l'aide pour déléguer les tâches restantes si possible. Organiser un grand événement ensemble demande beaucoup de travail. Si possible, engagez 3 à 5 collègues, amis proches ou membres de la famille pour gérer certaines des autres tâches. Désignez des personnes distinctes pour être en charge de la restauration, de la décoration, des invitations, des conférenciers invités ou de la musique. La façon dont vous déléguez dépend entièrement du type d'événement, mais séparer le travail le rendra beaucoup plus gérable.
- Lorsque vous choisissez ce sur quoi vous allez vous concentrer personnellement, choisissez l'élément le plus important de l'événement. Pour une conférence, ce sont probablement les intervenants. Pour un mariage, c'est probablement le photographe, la restauration et la photographie. Cela dépend vraiment du type d'événement que vous organisez.
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Organisez l'événement pour votre événement s'il dure plus de 2 heures. Si votre événement ne prend pas plus de 1 à 2 heures, vous pouvez sauter la nourriture. Pour la plupart des événements standards, vous souhaitez probablement engager un traiteur. Contactez les entreprises de restauration et les restaurants de la région pour trouver une personne capable de gérer le nombre d'invités que vous hébergez. La plupart des entreprises de restauration couvriront également le service et la présentation, ce qui facilitera considérablement les choses.
- Vous pouvez toujours obtenir un service de restauration pour un événement plus court, mais de nombreuses personnes vont se présenter en prévoyant de manger après ou avec le ventre plein à l'avance.
- Vous devrez peut-être trouver des barmans séparés si vous voulez de l'alcool lors de l'événement.
Astuce: en ce qui concerne la cuisine, choisissez quelque chose qui plaira à tout le monde. Assurez-vous également d'obtenir de la nourriture qui correspond au ton de l'événement. Un événement cravate noire ne sera pas parfait avec une pizza tandis qu'une réunion de famille peut sembler un peu étrange avec une cuisine française raffinée.
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Engagez un groupe événementiel pour gérer le mobilier et la conception si nécessaire. Si vous louez un espace ouvert qui ne vient pas avec des meubles, vous devrez louer les meubles et les décorations. Le moyen le plus simple de le faire est d'engager une société événementielle pour gérer les décorations, les tables et les chaises. Sinon, vous devrez transporter et installer vous-même un tas de meubles, ce qui peut vraiment être pénible.
- Pour des conférences plus importantes, essayez de les organiser dans une université. Les écoles ont souvent des auditoriums ou des meubles que vous pouvez utiliser.
- Si vous embauchez des vendeurs pour une foire commerciale, demandez aux vendeurs d'apporter leurs propres kiosques, sièges et matériaux si possible.
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Faites appel à un coordinateur d'événements pour gérer le jour de l'événement. Vous pouvez le faire vous-même si vous le souhaitez, mais ce sera plus amusant si vous profitez de l'événement. Regardez en ligne ou contactez le lieu pour des recommandations. Engagez un planificateur d'événements après les avoir rencontrés et remettez les informations et les détails du fournisseur. Ils veilleront à ce que votre événement se déroule comme prévu et résoudront les problèmes qui pourraient survenir le jour de l'événement.
- Vous pouvez engager un coordinateur d'événements pour faire tout ce qui est indiqué dans cet article à votre place, mais ils ont tendance à facturer des milliers de dollars en fonction de la taille de votre événement.
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Obtenez un DJ ou un groupe si vous voulez de la musique à l'événement. Si vous hébergez un forum ou une conférence, ce n'est pas important. Vous avez certainement besoin d'un DJ ou d'un groupe si vous organisez un mariage, une fête ou tout autre grand événement. Regardez en ligne pour trouver un DJ ou un groupe bien évalué qui se produit dans votre région. Rencontrez le DJ ou le groupe pour voir le type de musique dans lequel ils se spécialisent. Une fois que vous avez trouvé de la musique pour votre salle, verrouillez-les pour votre date.
- Vous devrez probablement payer un acompte pour le DJ ou le groupe; cela représente souvent 10 à 20% de leur prix total.
- Pour les mariages, le DJ travaille aussi souvent comme maître de cérémonie.
- Si la danse ou la musique ne sont pas un élément clé de l'événement, envisagez de créer vous-même une liste de lecture. Choisissez quelque chose de doux comme du jazz, de la musique instrumentale ou classique. Laissez la liste de lecture fonctionner et maintenez le volume bas pendant l'événement.
CONSEIL D'EXPERT

Astuce d'expert: j'aime me connecter avec de nouveaux fournisseurs en plus des grands. Les nouveaux fournisseurs sont toujours prêts à travailler avec vous, dans l'espoir d'une grande percée pour eux-mêmes. Ils travailleront dur pour s'adapter à la sélection musicale dont vous avez besoin pour l'événement, du moment que cela s'inscrit dans le cadre de leur style.
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Embaucher un hôte et enrôler des conférenciers pour un forum ou une conférence. Vous pouvez engager un hôte en recherchant en ligne des animateurs professionnels ou demander à un ami proche doué pour parler en public de le faire pour vous. Si vous prévoyez d'avoir d'autres orateurs, contactez-nous tôt par e-mail pour voir s'ils sont intéressés par l'événement. Pour les conférences académiques, contactez des professeurs ou des auteurs sur le sujet. Pour les événements de réseautage, demandez l'aide de personnes qui réussissent dans votre domaine d'activité pour donner des discours liminaires.
- Faites un effort pour commencer le plus tôt possible. Cela peut prendre quelques semaines avant que les gens ne répondent et de nombreux orateurs potentiels peuvent ne pas être disponibles. Verrouillez un hôte tôt pour vous assurer que cet élément crucial est pris en charge.
- La personne que vous engagez pour prendre la parole lors de l'événement dépend entièrement du type d'événement que vous organisez. Vous pouvez vous en tenir à des professionnels et des experts, ou créer un panel de style forum rempli de personnes cherchant à créer leur CV ou à promouvoir leur travail.
- Vous devez généralement payer des orateurs s'il ne s'agit pas d'un événement particulièrement connu. Si vous ne faites pas appel à des experts bien connus, vous pouvez probablement vous en sortir en trouvant des bénévoles.
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Organisez un service de navette si vous amenez des gens à l'événement. Ceci est plus important si vous faites venir des gens de l'extérieur de la ville. Contactez un service de limousine, de navette ou de taxi pour organiser le transport de l'hôtel au site. Vous n'êtes pas obligé de le faire, mais c'est un excellent moyen de vous assurer que vos invités trouvent le lieu et se sentent pris en charge.
- Vous pouvez louer une flotte de navettes pour aller et venir à un point de prise en charge si vous organisez l'événement dans une grande salle de banquet ou un stade en dehors d'une zone métropolitaine.

Conseils

N'oubliez pas un vestiaire si vous organisez un événement pendant les mois les plus froids!
Vous pouvez également demander à vos invités potentiels ce qu'ils seraient intéressés à manger ou à entendre lors de l'événement si vous voulez des commentaires.

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