Comment organiser un événement?

De quoi avez-vous besoin avant l'événement pour y amener les gens et de quoi avez-vous besoin lors de l'événement pour les garder?

Organiser un événement peut sembler une tâche incroyablement écrasante. Et sans organisation et sans anticipation, cela peut l'être. Eh bien, essayons d'éviter cela - des mois de préparation préalable au maintien de votre fraîcheur le jour de congé.

Partie 1 sur 4: planification des mois à venir

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Définissez le but de l'événement. Avoir une phrase ou deux dans votre tête vous aidera à diriger l'événement dans la bonne direction. Le prévoyez-vous pour éduquer votre communauté? Persuader les donateurs potentiels pour des fonds? Pour célébrer un individu ou un groupe d'individus en particulier? Soyez aussi étroit que possible. Quoi que vous fassiez (que ce soit éduquer, persuader, célébrer, etc.), pourquoi le faites-vous?
- Considérez-le comme votre énoncé de mission. Votre cadre de réussite. Lorsque vous savez exactement ce que vous voulez faire, c'est beaucoup plus facile de le faire!
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Fixer des objectifs. Que voulez-vous accomplir exactement? Pas combien de personnes voulez-vous montrer, pas le fait que l'événement se passe même - que voulez-vous en sortir? 5 personnes pour quitter une nouvelle partie de votre organisation? 750€ récoltés? Les esprits ont changé? Les gens sont excités?
- Pensez aux trois choses principales que vous souhaiteriez voir se produire à la suite de cet événement et concentrez-vous sur leur réalisation. Peut-être qu'un objectif est financier, un autre est social et un est personnel. C'est à vous!
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Rassemblez des volontaires. De bons membres d'équipe avec des compétences différentes sont une nécessité. Ils peuvent vous aider à tout, de la préparation des horaires et des budgets, à la création d'invitations et d'affiches, à l'accueil des invités et au sale boulot de nettoyage par la suite. En d'autres termes, ils peuvent vous aider à faire avancer les choses. Et si vous le pouvez, recrutez des bénévoles en qui vous avez confiance!
- Assurez-vous de garder les membres de l'équipe et les superviseurs «au courant» de vos plans. La collaboration peut vous faciliter la tâche. Lorsque vous leur demandez de vous aider, soyez aussi complet que possible dès le départ sur les attentes à leur égard et leur niveau d'implication.
- Si vous n'êtes pas dans une situation où il est possible de trouver des volontaires, engagez un équipage! Tout dépend du type d'événement que vous organisez. Le lieu peut être en mesure de vous en fournir un ou vous pouvez passer par une agence de recrutement tierce.
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Préparez un budget. Toutes les dépenses, revenus, sponsors et dépenses éventuelles doivent être inclus. Si vous ne prévoyez pas de budget, vous vous retrouverez avec une liasse de reçus, un portefeuille vide et aucune idée de ce qui vient de se passer. Soyez réaliste dès le premier jour afin qu'aucune surprise ne soit vue le jour même!
- Trouvez des moyens de réduire les coûts. Pouvez-vous faire travailler des bénévoles gratuitement? Envisagez-vous des lieux moins chers (comme la maison de quelqu'un)? Rappelez-vous: un petit rassemblement simple qui se passe bien est toujours plus impressionnant qu'une fête lancée à neuf qui est un flop.
CONSEIL D'EXPERT

Notre expert est d'accord: commencez avec un budget solide pour ne pas finir par dépenser plus d'argent que prévu. Soyez également franc avec vos fournisseurs sur le montant que vous pouvez dépenser. De cette façon, ils peuvent mieux associer leur service pour répondre au mieux à vos besoins.
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Décidez d'un moment et d'un lieu. C'est la chose la plus importante en ce qui concerne votre événement. À quelle heure et à quel endroit les gens vont- ils dire: "Ouais, je vais y aller!"? Vous voulez un moment où tout le monde sera libre et un endroit pratique. Et quelque chose que vous pouvez vous permettre de réserver!
- Consultez le calendrier de votre communauté et considérez votre public. Si vous travaillez avec un groupe de mères au foyer, pendant la journée et dans le quartier est votre meilleur pari (peut-être avec un peu de garde d'enfants offert, aussi?) Si vous canalisez des étudiants, faites une nuit de semaine au centre-ville. Si vous le pouvez, allez là où ils sont déjà.
- Bien sûr, certaines salles doivent être réservées. Contactez le lieu que vous envisagez d'utiliser dès que possible. Ils sont peut-être plus occupés que vous!
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Pensez à la logistique. La logistique pour tout. À quoi ressemblera le stationnement? Qu'en est-il de l'accessibilité aux personnes handicapées? Que pouvez-vous faire avec la taille de votre espace? De quel équipement aurez-vous besoin? De quels articles supplémentaires (eau potable pour les conférenciers, badges, brochures) aurez-vous besoin qui constitueront des dépenses supplémentaires? Combien de personnes faut-il pour que cela fonctionne vraiment bien?
- Il est important de s'asseoir une minute avec vous-même (et avec votre équipe) et de considérer tous les aspects de l'histoire. Y a-t-il un obstacle qui peut être prévu et évité? Des invités spéciaux qui doivent être hébergés? Y a-t-il des exceptions à faire?
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Pensez au marketing et à la publicité. Pendant que vous êtes sur la liste que vous êtes, préparez un projet d'affiche. Il doit inclure la date provisoire, l'heure, le lieu, l'invité principal, le nom de l'événement et un thème ou un slogan pour l'événement. Comme il est trop tôt, vous pouvez prendre votre temps là-dessus - mais il est préférable de préparer une version préliminaire maintenant pour voir comment tout cela se déroule!
- Pensez également à d'autres moyens de faire passer le mot. E-mails explosifs? Courrier postal? Facebook, Twitter, les deux autres sites Web d'événements (plus à ce sujet dans un instant)? De quoi avez-vous besoin avant l'événement pour y amener les gens et de quoi avez-vous besoin lors de l'événement pour les garder?
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Organisez-vous. Il est très possible que vous vous sentiez comme un furet avec la tête coupée en ce moment. Respirez et ouvrez Excel. Préparez un projet de calendrier des activités de l'événement. Faites quelques feuilles de calcul pour organiser vos pensées. Cela peut sembler inutile à présent, mais dans deux mois, vous vous remercierez abondamment de vous avoir pris soin de vous.
- Préparez une chronologie (avec des dates limites) pour chaque activité. Notez les noms de chacun et où ils sont nécessaires et quand. De cette façon, vous pouvez vous organiser et répondre aux futures questions des autres.

Comment organiser un événement si je n'ai pas beaucoup de temps?

Partie 2 sur 4: organiser 2 semaines à l'avance

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Assurez-vous que tout va bien. Fixez la date, le lieu, (invité principal), le personnel, le nom de l'événement et le slogan. Y a-t-il quelque chose qui pourrait mal tourner? Des changements de dernière minute qui pourraient se présenter? À ce stade, tout doit être écrit à l'encre permanente.
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Rencontrez votre équipe. Obtenez l'approbation de votre budget, calendrier, etc., des membres de l'équipe ainsi que des superviseurs. Le moment est venu de résoudre toutes les questions. Tout le monde connaît-il ses obligations? Sont-ils à l'aise avec tous les problèmes?
- Une fois de plus, rencontrez les membres de l'équipe et les bénévoles pour réfléchir à tout problème qui pourrait survenir. C'est également le moment idéal pour créer un plan d'action.
- Assurez-vous que l'équipe n'a pas de problèmes internes. Restez en contact avec tous les chefs d'équipe ainsi que les membres de l'équipe et les bénévoles.
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Déléguez le travail à différentes personnes et laissez une personne expérimentée coordonner toutes les activités. Si l'événement est un méga-événement, laissez différentes personnes coordonner différentes activités, sous la supervision d'une seule personne. Le chef d'équipe doit avoir la confiance des membres de l'équipe.
- C'est une bonne idée d'avoir une ou deux personnes consacrant leur temps à se rencontrer, à saluer et à parler de l'événement alors que les gens filtrent et que l'événement commence. Fondamentalement, il s'agit d'un comité d'accueil, qui stimule le moral et fait savoir aux gens qu'ils sont entre de bonnes mains.
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Assurez-vous de mettre à jour tous les sites Web connectés à l'événement. Vous êtes probablement sur Facebook et Twitter, mais vous pouvez également utiliser une tonne d'autres sites Web qui peuvent vous aider à faire passer le mot. Eventbrite, Evite et Meetup Si vous n'en avez pas entendu parler, surfez maintenant! Et si vous cherchez à vendre des billets en ligne, Ticketbud est plutôt bien.
- Et, bien sûr, votre site Web / blog / page Facebook, si vous en avez un. Vous pouvez envoyer des rappels, configurer des images et surveiller les RSVP. Plus vous êtes actif, plus votre présence sera connue. Si vous organisez un événement autour du jardinage, de la décoration intérieure ou de tout autre élément créatif, vous pourrez également utiliser Pinterest.
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Recueillez des sponsors et d'autres sources d'argent auprès des délégués. Il y aura beaucoup de dépenses engagées dans les semaines à venir et vous ne voulez pas qu'elles sortent toutes de votre poche! Recueillir au moins une partie de l'argent pour couvrir les frais initiaux - le lieu, l'équipement, les traiteurs, peut-être? Certaines de ces personnes / lieux / choses peuvent nécessiter un paiement avant même que l'événement ne commence à ramper.
- Assurez-vous d'avoir un système pour les reçus, les confirmations, les factures et la paperasse générale. Vous devrez tout conserver et vous y référer plus tard, de sorte que plus vous serez organisé dès le début, mieux ce sera. Surtout si une entreprise avec laquelle vous travaillez vous fait rire.
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Faites la promotion de l'événement. Préparez des brochures, publiez des publicités, informez les médias, envoyez des mailings, passez des appels téléphoniques, envoyez des messages à des groupes électroniques et visitez des participants ou sponsors potentiels. Sinon, comment les gens sauront-ils venir? Assurez-vous que les informations que vous publiez sont entièrement complètes, ne leur laissant que quelques questions - elles en ont besoin pour être intriguées, après tout!
- Pensez à votre public cible. Si vous essayez d'atteindre les seniors, vous ne passerez pas votre temps à envoyer des Snapchats au bon moment. Allez dans les lieux et utilisez les outils utilisés par votre public.
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Rassemblez les objets nécessaires à l'événement. Ces éléments peuvent inclure des médailles, des jeux, des souvenirs, des prix ou des certificats. Il y a beaucoup de petits morceaux et de doodads qui pourraient passer inaperçus à un œil non averti, mais vous connaissez chaque recoin, recoin et tout ce qui le remplit. Et n'oubliez pas les tables, les chaises, le matériel de sonorisation, les enseignes, les nappes et tout ce qui est important!
- C'est une autre chose à laquelle vous devriez vous asseoir et réfléchir. N'arrêtez pas d'y penser jusqu'à ce que vous ayez trouvé 5 choses que vous avez oubliées - tout jusqu'aux stylos, une trousse de premiers soins, des piles, de la glace et des rallonges. Vous voulez savoir que quoi qu'il arrive, vous l'avez couvert.
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Prenez des dispositions pour tout. Faites des arrangements pour les photos et les vidéos. Prenez les dispositions nécessaires pour le transport des invités. Prenez des dispositions pour la nourriture de l'équipe de nettoyage. La liste pourrait s'allonger encore et encore, mais vous ne pourrez jamais organiser votre événement!
- Prenez des dispositions pour la nourriture et les rafraîchissements. C'est aussi un bon moment pour se préparer à des aménagements spéciaux, comme pour ceux qui ont un handicap, etc. Vérifiez les participants qui sont végétariens ou qui ont d'autres besoins alimentaires spécifiques. De nombreux sites de billetterie d'événements tels que ceux énumérés ont des options pour des «questions personnalisées» qui vous aideront à mieux évaluer les besoins particuliers.
- Prenez des dispositions pour les chaises, les tables, les toiles de fond, les microphones, les haut-parleurs, les ordinateurs, les projecteurs LCD, les podiums - tout ce qui doit être installé sur le site.
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Préparez une liste de contacts. Vous aurez besoin de tous les numéros de téléphone, adresses et e-mails pertinents des membres de l'équipe. Créez également une liste de contacts similaire pour les VIP et les fournisseurs de produits ou services. Quand quelqu'un ne se présente pas ou est en retard, c'est ce à quoi vous vous référez.
- Disons que les traiteurs ne sont pas là à l'heure. Que fais-tu? Vous sortez votre feuille de dandy pratique et leur appelez. Oh, ils pensaient que vous alliez ramasser 91 kg de porc effiloché? Bien, peu importe. Vous donnez la feuille à Stu et il attrape son camion et va à l'adresse indiquée sur le papier. Crise évitée. Et maintenant, vous savez qu'il ne faut plus jamais réserver avec eux ou être plus explicite dans vos directions!
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Visitez le site avec les membres de votre équipe. Regardez autour de vous et évaluez les parkings, les toilettes, les espaces verts, les aménagements, les différentes entrées et sorties. Recherchez des endroits à proximité où vous pouvez prendre des photocopies, passer des appels téléphoniques et acheter n'importe quoi en cas d'urgence. En gros, apprenez à connaître votre terrain comme le dos de votre main.
- Parlez également à la personne de contact. Ils devraient avoir une connaissance du lieu mieux que quiconque. Y a-t-il des problèmes que vous devriez connaître? Des contraintes de temps? Les portes sont-elles verrouillées à certains moments? Dieu nous en préserve, des contrôles d'alarme incendie programmés?

Un thème ou un slogan pour l'événement — Il doit inclure la date provisoire, l'heure, le lieu, l'invité principal, le nom de l'événement et un thème ou un slogan pour l'événement.

Partie 3 sur 4: travailler 24 heures avant l'événement

1
Reste calme. Tu as ça. Il est extrêmement important de garder la tête froide et de ne pas se laisser emporter par une sueur mentale. Vous vous préparez depuis des mois! Tout ira bien. Plus vous êtes calme, plus votre équipe sera calme et plus l'événement se déroulera sans heurts. D'ailleurs, tout sera bientôt fini!
- Sérieusement. Tu as ça. Vous avez couvert toutes vos bases, vous avez pensé à tous les problèmes possibles - si quelque chose ne va pas, vous savez comment le gérer. Et rappelez-vous: personne ne vous en voudra. Un invité tapageur, mauvaise nourriture - les gens savent que vous n'avez aucun contrôle sur quoi que ce soit. Alors détends-toi. Tout ira bien.
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Faites un dernier check-in avec votre équipe. Assurez-vous de communiquer avec tout le monde sur la façon d'atteindre le lieu et l'heure. La dernière chose que vous voulez, c'est que toute votre équipe vous appelle immédiatement le jour de l'événement en vous demandant où se trouve la porte dérobée.
- Même si personne ne vient vous poser des questions, faites de votre mieux pour évaluer son comportement. Est-ce que tout le monde semble d'accord avec sa description de poste? Les gens s'entendent-ils? Sinon, parlez-leur et voyez si vous pouvez résoudre les problèmes. Peut-être que quelqu'un conviendrait mieux à un service différent ou travaillerait avec d'autres personnes.
3
Vérifiez toutes les invitations et réponses. Créez une liste d'invités dans une feuille de calcul et obtenez un décompte des têtes. Pour la plupart des événements, le nombre de personnes qui RSVP ne représentera pas le nombre de personnes qui montrent réellement. Vous pourriez avoir 50 personnes qui ont dit qu'elles seront là, mais finir avec 5 ou 500. Donc, même si vous devriez connaître ce nombre, soyez également prêt à gérer l'une ou l'autre extrémité du spectre!
- Rappelez aux VIP les événements pendant que vous y êtes. Vous seriez surpris du nombre de personnes qui diront: "Oh, c'est vrai. C'est demain, n'est-ce pas?" Avec un simple appel téléphonique ou SMS, cela peut être évité.
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Allez sur place et vérifiez si tout est prêt. La chambre est-elle propre et disponible? Tout l'équipement électronique est-il installé et semble-t-il fonctionner? Pouvez-vous précharger n'importe quel équipement, si besoin est? Le personnel semble-t-il raisonnablement préparé?
- Vérifiez si suffisamment de personnes sont présentes pour organiser l'événement. Il est toujours préférable d'avoir plus que ce dont vous avez besoin, bien sûr. Il se peut que vous ayez besoin de quelqu'un pour s'enfuir pour faire une course d'urgence ou prendre soin d'un invité ou d'un problème que vous n'avez pas vu venir. Ou, vous savez, pour vous chercher du café.
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Préparez les kits des participants. Ce kit peut inclure une bouteille d'eau, un snack-bar, du papier à lettres, un stylo, une brochure et toute information dont ils pourraient avoir besoin. C'est aussi une bonne idée d'inclure de petits souvenirs. C'est une belle touche qui convainc vraiment les gens qu'il s'agit d'un événement bien pensé et organisé. Et cela les fait se sentir appréciés!
- Cela peut être pour les invités ou pour votre équipage, ou les deux! Qui n'aime pas une barre granola et un stylo gratuits?
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Faites une feuille de course. Il s'agit d'une liste de toutes les informations nécessaires triées par heure et / ou par pièce. Préparez un ordre du jour minute par minute pour les activités importantes. Le format pour cela dépend de vous. Essayez simplement de réduire au minimum la quantité d'informations qu'il contient afin qu'il soit facile à lire.
- Si vous êtes vraiment de type A et super diligent, vous trouverez peut-être utile de créer différents types de feuilles de course. Les orateurs peuvent souhaiter une liste des autres orateurs et indiquer où ils se trouvent et à quelle heure. Votre équipage voudra peut-être simplement une liste de l'équipement, des horaires et un protocole de nettoyage. Si vous avez le temps, cela peut être utile.
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Faites une liste de contrôle des choses à apporter sur le site. À quel point ce serait terrible si vous arriviez là-bas, tout y est, tout le monde est là et vous réalisez que la seule chose qui ne soit pas, ce sont les 12000 tasses que vous avez oubliées chez vous? Dommage. Maintenant, vous venez de tout gâcher. Alors faites votre check-list, vérifiez-la deux fois et apportez tout ce qui doit être apporté!
- S'il y a une demi-douzaine d'endroits, affectez des personnes à chaque tâche spécifique. De cette façon, le jour même, vous ne passez pas 8 heures à tout rassembler et à paniquer. Répartir le travail rend les mains plus légères... ou comme on dit.

Pour organiser un événement, établissez un budget qui tient compte de toutes vos dépenses, revenus, sponsors et imprévus.

Partie 4 sur 4: gérer la journée de l'événement

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Arrivez tôt sur les lieux avec les membres de votre équipe et les bénévoles. Vérifiez que tout le monde est là et que tout le matériel électronique est en état de marche. Des questions de dernière minute? S'il reste du temps, distribuez le Mountain Dew, donnez un discours d'encouragement et faites une pause! Tu as ça. Vous êtes tellement préparé.
- Assurez-vous que les organisateurs portent un badge distinct ou un autre instrument visible afin que les participants puissent trouver de l'aide si nécessaire. Parfois, les kakis ne suffisent pas.
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Préparez tout. À l'intérieur et à l' extérieur. Avez-vous besoin de ballons sur la boîte aux lettres? Un panneau d'affichage dans le coin? Et sur les portes et dans le couloir? Si vos invités doivent se promener dans un véritable labyrinthe, plus il y a de signes, mieux c'est.
- Des bannières de bienvenue et d'autres informations devant le bâtiment seront particulièrement utiles. Vous voulez que les gens puissent voir de la rue que c'est l'endroit où ils devraient être. Pas de questions à ce sujet!
- Faire un comptoir d'accueil et d'inscription. Lorsque les invités franchissent la porte, ils doivent voir exactement ce qu'ils doivent faire. Sinon, ils flotteront incertains et mal à l'aise. Et vous vous souvenez de ce comité d'accueil dont nous avons parlé? Demandez à quelqu'un à la porte de les accueillir et de répondre à leurs questions.
- Mettez de la musique! Cela peut tuer toute maladresse qui, autrement, pourrait flotter.
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Assurez-vous que les personnes qui comptent savent ce qui se passe. Si un haut-parleur est en retard, il doit y avoir un blocage. Si manger prend plus de temps que prévu, ils doivent être alertés des changements d'horaire. Très rarement, les événements se déroulent complètement comme prévu - alors, lorsque vous vous écartez de votre cours, assurez-vous que les voies de communication sont ouvertes.
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Prendre des photos! Vous voudrez peut-être quelque chose dont vous vous souviendrez. Et voir quelqu'un se promener avec une caméra peut exciter les gens. Prenez note des bannières des sponsors, de votre bannière, de l'entrée, des réceptions, etc. Peut-être pourrez-vous l'utiliser pour l'année prochaine!
- Demandez à un ami ou à un photographe professionnel de s'en occuper, si possible. Vous en avez assez dans votre assiette! Vous aurez besoin de bavarder et de boire vos invités, alors demandez à quelqu'un d'autre de s'occuper des photos.
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Donnez un plat à emporter. Vous avez probablement planté quelque chose dans la tête de vos invités et vous voulez qu'ils partent en pensant à quelque chose, en se demandant quelque chose ou en cherchant à agir. Ayez donc une brochure ou quelque chose qu'ils peuvent emporter avec eux et qu'ils peuvent faire personnellement après l'événement.
- Une partie de cela pourrait être un forum de commentaires. Offrez-leur un moyen de faire un suivi et de dire ce qu'ils ont pensé, comment pourraient-ils apporter des améliorations et ce qu'ils aimeraient voir la prochaine fois. Et, bien sûr, comment ils peuvent s'impliquer!
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Nettoyez l'endroit! Vérifiez le compteur électrique, retirez les banderoles, les tables, etc. Vous voulez quitter l'endroit aussi bien que lorsque vous l'avez trouvé - surtout si vous avez payé pour le lieu et que vous voulez revenir un jour. Ils peuvent facturer des frais qui pourraient autrement être évités. Répartissez les tâches pour que tout se passe aussi vite et sans douleur que possible.
- Assurez-vous que rien de précieux n'a été laissé, et si c'est le cas, formez un objet perdu et retrouvé.
- Si vous avez endommagé quelque chose, informez-en la personne de contact du lieu. Il vaut mieux être honnête et franc.
- Prenez soin de la poubelle au mieux de vos capacités. La maintenance s'occupera de tout à partir de là.
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Prenez soin de toutes les tâches post-événement. En fonction de votre événement, cela peut aller de rien à une longue liste de remerciements et de reçus. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer:
- Remerciez tous les membres de l'équipe, en particulier les sponsors et les bénévoles. Vous n'auriez pas pu le faire sans eux!
- Finaliser et régler les comptes. Cela devrait être fait le plus rapidement possible. Les chaînes moins lâches, mieux.
- Organisez une fête de remerciement pour ceux qui ont aidé. Vous voulez que votre équipe se sente appréciée et que les donateurs sentent qu'ils ont fait une différence pour une bonne cause.
- Distribuez tout souvenir ou autre publication aux personnes concernées.
- Remettez les reçus aux sponsors et autres.
- Publiez les photos sur le site Web de votre événement.
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Organisez une réunion post-examen pour être plus performant la prochaine fois. Une fois que tout est dit et fait, qu'auriez-vous fait différemment? Qu'est-ce qui a fonctionné et qu'est-ce qui n'a pas fonctionné? Choisiriez-vous d'organiser à nouveau un événement comme celui-ci? Qu'as-tu appris?
- Si vous recevez des commentaires, passez en revue. Et si vous ne l'obtenez pas de vos invités, demandez à votre équipage! Qu'en ont-ils pensé? Se sont-ils au moins amusés? C'était la barre granola et le stylo gratuits, n'est-ce pas?

Conseils

Différents travaux d'organisation sont comme diverses fonctions. Le budget et les comptes sont comme les finances, informer les délégués et les faire participer, c'est comme un travail de marketing, la gestion d'équipe est comme les RH, le transport est comme la logistique, l'événement est comme les opérations, avoir de bonnes relations avec les médias et les autres est comme les relations publiques.
Liste des documents (etc.) à préparer
- Budget
- Calendrier de l'événement (calendrier de chaque programme de l'événement)
- Invitations
- Liste des personnes à inviter
- Plan d'action
- Échéancier (calendrier d'achèvement des travaux)
- Matériel pour la conférence de presse
- Parole
- Liste des participants
- Comparaison des notes (avec CV des orateurs)
- Ordre du jour
- Horaire de minute en minute
- Liste de mise en réseau (numéros mobiles des organisateurs)
- Liste de contrôle des choses à prendre
- Liste de contrôle des travaux à effectuer
- Rapport de l'événement (pour les médias et autres)
Décidez quelles choses doivent être externalisées et quel travail doit être effectué par un membre de l'équipe. L'externalisation dépend du budget, du temps, de la qualité, de l'importance du travail, etc.
Souris beaucoup. Faites preuve de courtoisie envers tout le monde, dans et hors de votre équipe.
Avant l'événement, confiez à une personne / à un comité
- Les sponsors
- Participants locaux
- Invité principal, conférenciers,
- Conception, impression, collecte d'articles et évaluation identiques
- Prix, souvenirs, cadeaux, bannières, certificats, souvenirs
- Transport, Traiteurs, Disposition des lieux, Décorations, Toile de fond, Parking
- Médias, relations publiques, marketing
Lorsque quelqu'un propose de l'aide (y compris de l'argent), répondez immédiatement et remerciez-le sincèrement.
Facteurs à prendre en compte lors du choix d'un lieu et de la négociation du prix
- Capacité de la salle (nombre de délégués - à l'exclusion des délégués flottants)
- Provision pour la nourriture (si les repas sont servis)
- Timing (Quand l'événement peut-il commencer et se terminer sur le lieu)
- Disposition de l'éclairage (en cas d'événements nocturnes)
- Air conditionné ou non
- L'équipement requis est fourni (micros, haut-parleurs, etc.)
- Meubles pour estrade (tables, chaises, vêtements de table)
- Que la musique, le divertissement soient autorisés ou non (pour les programmes informels)
- Alimentation de secours
- Accessibilité - si le lieu est au centre de la ville (si les délégués peuvent arriver sans aucune difficulté)
- Salles spéciales pour les organisateurs, les déguisements, etc.
- Coût total
La planification est nécessaire. La planification de «quoi faire» (choses importantes) se fait lors de réunions d'équipe. Tenez-vous-y.
Le jour de l'événement, avoir des personnes en charge
- Coordination générale
- Chambre verte
- Aliments
- Activités sur scène
- Maître de cérémonie
- Ordinateur, projecteur LCD,
- Photographe
- accueil
- Gestion des foules et relations publiques avec foule
- Aire de stationnement
- Sécurité
- Distribution de diverses choses (cadeaux, certificats aux personnes sélectionnées ainsi qu'à tous les participants)
Facteurs à prendre en compte lors du choix de la date
- Si l'invité principal et les autres VIP sont disponibles à la (aux) date (s) particulière (s)
- Ce qui fonctionne le mieux pour votre public
Si vous empruntez quoi que ce soit, assumez la responsabilité de le retourner à l'heure indiquée.
Mais planifier en petits groupes «comment faire», «comment faire», etc., est également tout aussi important.
Ne sous-déléguez à aucun moment le travail et les responsabilités qui vous sont confiés.
Notez tous les détails importants.
Prenez des initiatives, promenez-vous et trouvez les travaux en attente que vous pouvez effectuer, terminez-les en les voyant.
Ne laissez pas le comptoir / siège où vous êtes assis / assigné.
Une bonne mise en œuvre est essentielle pour une idée, plan pour réussir jusqu'au dernier...
Faites un rapport volontaire à la personne qui vous a confié la tâche, que la tâche soit réussie ou non. Mais au dit moment.
Soyez très joyeux, surtout lorsque vous êtes parmi la foule.
Soyez responsable de votre travail.
Soyez ponctuel dans tout votre travail. Si vous êtes en retard, donnez rapidement les informations appropriées à la personne à qui vous vous présentez.
Ne critiquez personne, sauf si vous avez une suggestion ou une solution.
Soyez lent et régulier. Ne vous précipitez pas lorsque vous communiquez. Cela ne ferait que perdre du temps.
Ayez toujours un bon moral et une attitude positive avec tout le monde. Merci de ne mendier personne.
Quand il y a un problème, ne blâmez pas les autres - ne le mettez pas sur votre tête et ne créez pas de tension, mais essayez de le résoudre.
Ne répétez aucune erreur.
Assurez-vous d'avoir des plans d'évacuation et s'il s'agit d'un événement majeur, essayez de faire venir la police et des médecins en attente.

Combien dois-je décorer pour mon événement?

Mises en garde

Ne paniquez pas / ne vous crispez pas. Un esprit cool produira de meilleurs résultats au bon moment.
Soyez prêt à toutes les situations. Parfois, les choses deviennent incontrôlables. Si vous êtes un membre de l'équipe, ne vous fâchez pas si quelqu'un vous crie dessus (la personne peut être tendue). Si vous êtes un coordinateur, ne soyez pas tendu ou ne paniquez pas. Faites les choses tranquillement. Essayez de comprendre quelle situation se produira et ce que vous pouvez faire lorsque cela se produira.

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