Comment organiser une marche ou une course pour une œuvre caritative?

Ou un groupe peut-il planifier une marche pour une œuvre caritative — Dois-je faire partie d'une organisation officielle, ou un groupe peut-il planifier une marche pour une œuvre caritative?

Les courses et marches de charité sont un excellent moyen de collecter des fonds pour une bonne cause. Ils rassemblent les gens et peuvent être l'inspiration dont certaines personnes ont besoin pour être en bonne santé et en forme. Organiser une course peut être beaucoup de travail, mais si vous avez suffisamment de temps et un peu d'aide, vous pouvez le faire.

Partie 1 sur 5: sélectionner et travailler avec un organisme de bienfaisance

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Identifiez un organisme de bienfaisance avec lequel travailler. Votre première étape devrait être d'identifier l'organisme de bienfaisance auquel vous donnerez le produit de votre événement. Vous aurez probablement déjà une cause ou même une organisation en tête, mais vous devrez être précis sur votre organisme de bienfaisance cible pour obtenir sa permission d'utiliser son nom. L'ajout du nom d'un organisme de bienfaisance bien connu peut également donner une certaine légitimité à votre événement.
- Si vous ne savez pas quelle organisation soutenir, essayez d'organiser un événement avec une journée ou un mois de sensibilisation correspondant. Par exemple, de nombreuses collectes de fonds pour le cancer du sein ont lieu en octobre, car c'est le mois de sensibilisation au cancer du sein.
- Le calendrier de votre événement de cette manière peut également donner à votre événement une exposition publique gratuite (par le biais d'articles de journaux et d'autres couvertures médiatiques).
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Contactez l'organisation. Afin de collecter des fonds au nom de l'organisme de bienfaisance, vous devrez avoir leur permission. Appelez ou écrivez à l'organisation choisie pour demander son feu vert pour commencer à planifier et organiser votre événement. Ils peuvent également être en mesure de vous fournir de l'aide ou des conseils dans la planification ou la publicité de votre événement.
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Trouvez un accord. Il y a de fortes chances que l'organisation ait des directives spécifiques pour les événements de collecte de fonds externes (ces événements qui ne sont pas directement organisés par l'organisme de bienfaisance). Celles-ci peuvent inclure des règles de budgétisation ou de publicité, des limites d'utilisation de leur nom ou une liste spécifique de responsabilités qu'ils auront (ou n'auront pas). Travaillez avec l'organisation pour définir ces limites et mieux comprendre la relation de votre événement avec elle. Certaines organisations plus avancées peuvent même avoir des formulaires de proposition et d'accord spécialisés à cet effet. Dans ce cas, assurez-vous de les remplir complètement et avec précision.
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Déterminez si les frais seront déductibles d'impôt pour les participants. Lorsque vous travaillez avec un organisme de bienfaisance, vous devez vous concentrer sur la question de savoir si les frais de course de vos participants seront déductibles d'impôt ou non. Les dons exonérés d'impôt peuvent attirer encore plus de participants et contribueront certainement à attirer des donateurs plus importants comme les entreprises locales.

Une personne peut amener ses collègues à chaque engagement de 0,70€ par mile parcouru ou parcouru — Par exemple, une personne peut amener ses collègues à chaque engagement de 0,70€ par mile parcouru ou parcouru.

Partie 2 sur 5: Fixer des objectifs pour votre collecte de fonds

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Fixez-vous un objectif financier. Une grande partie de votre organisation dépendra du montant d'argent que vous essayez de collecter. Avant de prendre d'autres décisions, fixez-vous un objectif. Essayez d'être réaliste, surtout si c'est la première fois que vous organisez quelque chose comme ça.
- Votre objectif financier peut être basé sur un besoin spécifique. Par exemple, si l'église locale a besoin de 3730€ pour réparer le toit, 3730€ pourrait être un bon objectif à viser.
- Se fixer un objectif, c'est aussi créer un budget. Par exemple, vous voudrez peut-être récolter 3730€; mais si le coût de l'organisation de la course est de 1490€, vous devrez récolter 5220€ afin de toujours atteindre votre objectif de levée de fonds.
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Déterminez comment financer les coûts initiaux. Vous aurez besoin d'argent pour payer des choses comme la planification, l'obtention de permis et l'achat de fournitures. Une option consiste à chercher quelqu'un pour couvrir les dépenses initiales. Cette institution peut ensuite être remboursée sur le produit avant que l'organisme de bienfaisance ne reçoive sa contribution. Ce souscripteur peut être un sponsor, une banque locale ou, dans certains cas, l'organisation caritative à laquelle vous faites un don.
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Fixez une date en fonction de votre objectif financier. Plus vous essayez de collecter de l'argent, plus vous aurez probablement besoin d'avance pour organiser votre course. En effet, plus de temps vous offre de plus grandes opportunités de sensibilisation, de soutien et de recherche de commandites.
- Pour une course plus petite, vous devriez être en mesure d'organiser l'événement avec un préavis d'environ neuf semaines si votre comité est en mesure de consacrer du temps chaque semaine à l'organisation.
- Si vous essayez d'attirer un grand nombre de participants de l'extérieur de la ville, vous aurez besoin de plus de temps pour vous organiser et faire passer le message. Certaines courses comme celle-ci sont planifiées une année entière à l'avance.
- D'autres événements pourraient concurrencer votre événement et attirer des participants de votre course. C'est pourquoi la planification est très importante, en particulier pendant les saisons populaires pour la course à pied.
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Choisissez un nom et un thème. Votre race aura certainement besoin d'un nom. Le choix d'un thème est facultatif, mais c'est un excellent moyen de distinguer votre race et d'enthousiasmer les gens.
- Votre nom peut inclure quelque chose sur l'organisme de bienfaisance dont vous bénéficiez. Par exemple, vous pouvez l'appeler «Le 5 km du centre-ville pour les animaux» ou «Marche de novembre contre le cancer».
- Si vous choisissez un thème, assurez-vous que votre nom reflète le thème. Cela pourrait être quelque chose comme «Zombie Run Against Hunger» ou «The Underwear 10k».
- Certains thèmes populaires demandent aux participants de s'habiller en costumes ou de les soumettre à des obstacles tels que la boue ou les bombes colorées.
- Le comité devrait s'entendre sur le nom et le thème et les inclure dans tout le matériel promotionnel.
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Demandez de l'aide à votre magasin de course local. S'il y a un magasin dans votre ville qui accueille les coureurs, ils peuvent être heureux de vous aider avec certains aspects de l'organisation. Ils ont probablement déjà été impliqués dans des courses locales, ils sauront donc ce qui s'y passe.
- Le magasin peut être intéressé à parrainer l'événement, ou il peut demander un paiement en échange de l'offre de services de soutien pour la course. Assurez-vous d'être clair sur le type d'aide que vous recherchez et si vous êtes prêt à payer pour leur soutien.
- Parlez directement au responsable ou au propriétaire. Quel que soit le type de soutien qui finit par être négocié, assurez-vous de créer un contrat écrit pour éviter les malentendus.
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Choisissez un itinéraire. Le repérage des itinéraires potentiels peut être le travail d'un membre du comité; cependant, tous les membres du comité devraient avoir la chance de voir les options et d'approuver le choix de l'itinéraire. N'oubliez pas également que vous aurez besoin de la coopération de la police ou du gouvernement local si votre itinéraire nécessite des fermetures de routes.
- Choisissez quelques itinéraires différents à présenter à la ville. Il est possible qu'ils refusent votre demande de permis si l'itinéraire serait trop perturbateur pour la circulation ou les affaires, alors faites vos recherches et comprenez les critères qui seront considérés lorsque vous proposez votre itinéraire.
- La topographie déterminera en partie qui participe à votre course. Par exemple, si vous choisissez un itinéraire très vallonné, les personnes qui ne sont pas très sportives peuvent se sentir intimidées et ne pas s'inscrire.
- Vous pouvez utiliser des outils en ligne pour cartographier votre itinéraire et vous assurer que la longueur est correcte. Cependant, assurez-vous de marcher ou de suivre le parcours vous-même pour être sûr qu'il s'agit d'un parcours viable pour votre course.
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Obtenez les permis nécessaires. Vous aurez besoin de permis d'événement ou de licences de la ville ou du comté, selon l'endroit où l'événement aura lieu. Cela peut inclure la police locale pour le contrôle de la circulation ou l'organisation de la fermeture des routes le jour de la course. L'obtention de ces permis peut également vous obliger à détenir une couverture d'assurance pour la course et votre propre organisation.
- Si votre itinéraire nécessite des fermetures de rue, il peut impliquer un certain nombre d'agences différentes, y compris la police, les pompiers, les avocats de la ville et le service des transports.
- Vous devrez peut-être soumettre une pétition pour montrer que la majorité (51% ou plus) des résidences et des entreprises sont en faveur de fermetures de routes qui les toucheraient.
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Approcher des sponsors potentiels. Les commandites sont un excellent moyen de compenser les coûts de la course. Les entreprises et organisations locales peuvent être enthousiastes à l'idée de soutenir vos efforts lorsque vous expliquez la cause que soutient la course.
- Vous pouvez rédiger une lettre type demandant des parrainages, mais assurez-vous de faire un suivi en personne ou par téléphone.
- Vous pouvez créer différents niveaux de parrainage avec les récompenses correspondantes. Par exemple, vous pourriez dire: "Pour les dons jusqu'à 150€, nous mettrons votre logo dans tous nos e-mails. Pour les dons jusqu'à 370€, nous mettrons votre logo sur nos T-shirts officiels."
- Les entreprises peuvent ne pas être intéressées à donner de l'argent, mais elles peuvent être disposées à donner des produits, tels que de la nourriture, des boissons, des services ou du matériel de location.
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Commencez à promouvoir votre race. Décidez de la manière dont vous ferez connaître votre race. En cas de doute, utilisez autant de moyens que possible pour promouvoir votre course. Après tout, plus il y a de participants, plus vous récolterez d'argent.
- Certaines formes de promotion telles que les annonces à la radio et dans les journaux coûtent de l'argent. Décidez à l'avance si vous êtes prêt à payer pour les publicités.
- Les médias sociaux sont un excellent moyen de promouvoir votre événement, car il est facile pour les gens de partager les informations et de les transmettre à d'autres.
- Assurez-vous d'enregistrer votre course sur des sites Web qui s'adressent aux coureurs. Ces sites Web ont souvent des listes de courses auxquelles les gens peuvent s'inscrire et sont très populaires.

Assurez-vous de marcher ou de suivre le parcours vous-même pour être sûr qu'il s'agit d'un parcours viable — Cependant, assurez-vous de marcher ou de suivre le parcours vous-même pour être sûr qu'il s'agit d'un parcours viable pour votre course.

Partie 3 sur 5: Organisation des bénévoles et du personnel

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Rassemblez un comité de planification de base. Organiser une course à la charité est une grande entreprise. Ne pensez pas que vous pouvez le faire seul. Au lieu de cela, rassemblez un groupe de personnes sur lesquelles vous pouvez compter. Ce sera votre groupe principal, ou comité.
- Il n'y a pas de nombre fixe de personnes dont vous aurez besoin dans votre comité. Cependant, vous voudrez peut-être commencer avec 3 à 7 personnes, selon la taille de l'événement que vous prévoyez.
- Lorsque vous demandez aux gens de se joindre à eux, soyez clair sur ce que seront les attentes. Seront-ils invités à collecter des fonds eux-mêmes? Auront-ils besoin d'assister à des réunions hebdomadaires ou mensuelles? Seront-ils payés ou font-ils du bénévolat?
- Choisir des personnes que vous connaissez déjà et en qui vous avez confiance peut être formidable, car vous savez que vous travaillerez bien ensemble. Cependant, il peut également être intéressant d'attirer des personnes d'autres cercles. Cela peut aider votre collecte de fonds à atteindre des personnes que vous n'atteindriez pas normalement.
- Évaluez l'expérience ou l'expertise de votre personnel. Idéalement, vous voulez des personnes qui ont déjà été impliquées dans de tels événements.
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Attribuez et déléguez des rôles. Depuis que vous avez lancé le projet, vous pouvez décider si vous attribuerez des rôles aux membres du comité, si vous voterez tous sur les rôles ou si les gens se porteront simplement volontaires pour les rôles qu'ils souhaitent. Il peut également y avoir plus de rôles que de membres de comité.
- Assurez-vous que chaque personne possède les compétences et les ressources nécessaires pour s'acquitter de son rôle. Par exemple, vous ne devriez pas affecter une personne à la gestion de votre présence en ligne si elle n'est pas familière avec les médias sociaux.
- Si certains rôles doivent être remplis par des personnes ne faisant pas partie du comité, décidez qui trouvera les personnes pour ces rôles et qui communiquera avec elles tout au long du processus de planification.
- Certains rôles que vous devrez remplir comprennent: la coordination des bénévoles, le webmestre, le trésorier, la liaison avec la presse, le coordonnateur de l'équipement et de la sécurité et celui de la nourriture et des boissons.
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Rencontrez-vous régulièrement pour vous enregistrer. Établissez un calendrier des réunions pour les membres du comité. Même si les gens ne peuvent pas être présents en personne, ils devraient pouvoir appeler ou envoyer des mises à jour et des rapports par e-mail au groupe avant la réunion.
- Les réunions font de grands délais. Par exemple, vous pourriez faire savoir à tout le monde que d'ici la réunion du mois prochain, le dépisteur devrait avoir trois cours proposés et que le comité des finances aurait dû trouver au moins un commanditaire corporatif.
- Gardez les réunions courtes et ponctuelles. Si les réunions s'éternisent ou ne semblent pas efficaces, les gens seront moins susceptibles de les prendre au sérieux.
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Commencez à recruter des bénévoles. Ce travail peut être le rôle assigné à un membre du comité, mais tout le monde devrait au moins aider un peu. Si chaque membre du comité peut recruter deux ou trois personnes pour faire du bénévolat, vous aurez déjà un groupe beaucoup plus important que vous ne le feriez autrement.
- Essayez de recruter des bénévoles par le biais de l'organisme de bienfaisance que vous soutenez. Par exemple, si vous collectez des fonds pour un refuge pour animaux local, voyez s'ils transmettront votre appel à des bénévoles sur leur liste de bénévoles et de personnes qui ont adopté des animaux.
- Faites savoir aux bénévoles qu'il existe de nombreuses façons de faire du bénévolat. Par exemple, même si quelqu'un n'est pas disponible le jour de la course, il peut toujours aider à remplir les sacs de cadeaux la semaine précédente. Certaines personnes peuvent ne pas vouloir aider du tout avant la course, mais se feront un plaisir de distribuer de l'eau aux coureurs pendant la course.
- Rendez le bénévolat amusant. Si possible, offrez des rafraîchissements aux bénévoles et organisez un événement pour les remercier et honorer leur travail.

Plus vous aurez probablement besoin d'avance pour organiser votre course — Plus vous essayez de collecter de l'argent, plus vous aurez probablement besoin d'avance pour organiser votre course.

Partie 4 sur 5: Préparation pour le jour de la course

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Suivre les inscrits. Le moyen le plus simple pour que les gens s'inscrivent à la course est de s'inscrire en ligne. Il existe de nombreux outils en ligne que vous pouvez utiliser pour suivre et organiser les participants. Il est également important d'avoir une inscription en personne disponible.
- Gardez à l'esprit que certaines personnes (en particulier les personnes âgées) peuvent avoir des difficultés à s'inscrire en ligne. Vous pouvez rendre les inscriptions papier disponibles dans votre magasin de course local, dans les gymnases locaux ou au siège de l'organisme de bienfaisance dont vous bénéficiez.
- Vous pouvez également prévoir le jour de l'inscription sur le site de la course. Cependant, vous devrez planifier cela en vous assurant d'avoir suffisamment de sacs de cadeaux, de nourriture et d'eau pour accueillir les participants supplémentaires.
- L'inscription est probable lorsque vous collecterez également de l'argent auprès de personnes. La plupart des courses facturent des frais de participation (entre 11€ et 56€, selon l'échelle de la course). Cet argent d'inscription est ce qui couvrira vos frais et sera ensuite reversé à une œuvre de bienfaisance.
- Certaines courses demandent aux participants de solliciter des promesses de la part de leurs amis ou de leur famille. Par exemple, une personne peut amener ses collègues à chaque engagement de 0,70€ par mile parcouru ou parcouru. Cet argent est ensuite donné à la place (ou en plus) des frais d'inscription.
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Réservez tout équipement nécessaire. Une course peut sembler très simple de l'extérieur, mais il est probable que vous deviez louer du matériel pour le grand jour. Presque toutes les courses utilisent un appareil de chronométrage professionnel afin que les coureurs puissent voir leur temps d'arrivée.
- Vous devrez probablement également réserver des choses comme des toilettes portables, des tentes escamotables (pour l'ombre ou la protection contre la pluie), un système de sonorisation pour la musique ou les annonces, etc.
- Soyez clair avec la société de location si vous êtes censé récupérer et déposer l'équipement ou si elle vous le livre.
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Commandez des cadeaux. Les courses offrent presque toujours aux participants une sorte de jeton ou de souvenir pour montrer qu'ils ont participé. Ceux-ci peuvent être des T-shirts, des chapeaux, des porte-clés, des sacs fourre - tout ou des frisbees. Vous pouvez également obtenir des coupons offerts par des entreprises locales que vous pouvez inclure dans des sacs de cadeaux.
- Assurez-vous de ne pas dépenser trop d'argent pour les cadeaux. Cela peut ronger votre collecte de fonds!
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Organisez les premiers soins. Vous devez absolument avoir les premiers soins disponibles lors d'une course. Cela signifie avoir des ambulanciers certifiés ou autre personnel médical sur place et des fournitures de premiers soins adéquates disponibles en cas d'urgence.
- Votre ville peut également exiger que vous ayez une ambulance sur place.
- Les fournitures de premiers soins de base pour une course devraient inclure des choses comme de la glace, des bandages as, des pansements, une pommade antibiotique, des épi-stylos pour les piqûres d'abeilles et des inhalateurs d'urgence.
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Préparez le cours. Vous aurez besoin de lignes de départ et d'arrivée clairement désignées. Cependant, vous devrez également configurer les choses tout au long du parcours. Référez-vous à votre permis pour voir quand vous êtes autorisé à commencer l'installation. Vous pourrez peut-être mettre en place certaines choses la veille, ou vous devrez peut-être le faire toute la matinée de la course.
- La plupart des courses incluent des marqueurs de miles tout au long de la course afin que les coureurs puissent suivre leur progression.
- Vous aurez besoin de stations d'eau installées tout au long de la course. Selon la durée de la course, vous aurez peut-être également besoin de toilettes portables le long du parcours ou de stations proposant des boissons pour sportifs ou des gels pour aider les coureurs à faire le plein.

Partie 5 sur 5: nettoyer et faire un don

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Assurez-vous que tous les déchets et déchets de la course sont enlevés. Cela devrait être fait immédiatement après la fin de la course. Tous les déchets doivent être emballés et jetés ou recyclés de manière appropriée. Assurez-vous d'avoir un plan pour vous débarrasser des déchets une fois qu'ils sont rassemblés.
- Vous devrez peut-être louer une benne à ordures ou apporter vous-même les déchets à la décharge.
- Essayez d'avoir une équipe de bénévoles dédiée uniquement au nettoyage. Il est probable que ceux qui ont participé à la mise en place et à la conduite de la course seront fatigués à la fin. C'est formidable d'avoir un équipage avec une énergie fraîche pour s'occuper des choses une fois la course terminée.
- Essayez toujours de laisser un espace mieux que vous ne l'avez trouvé. Même si une partie de la litière n'a pas été causée par la course, ramassez-la. Cela vous gardera dans les bonnes grâces du gouvernement local, si vous souhaitez planifier une autre course l'année prochaine.
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Retournez tout le matériel de location. Vous devrez peut-être quelqu'un pour rester avec l'équipement et attendre qu'il soit récupéré. Ou bien, vous devrez peut-être demander à une équipe de bénévoles de le charger dans des véhicules et de le rendre. Assurez-vous qu'il a été nettoyé et qu'il est en état de marche avant de le retourner.
- Pour des choses comme l'équipement audio, assurez-vous que tous les cordons et les pièces supplémentaires sont retournés avec les plus gros morceaux. Une somme importante vous sera facturée si des pièces manquent.
- Assurez-vous de renvoyer tout l'équipement à temps. Vous pouvez être facturé un jour supplémentaire ou plus pour le retour de quelque chose, même avec quelques heures de retard.
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Payez tous les remboursements ou salaires. Si quelqu'un a utilisé son propre argent pour acheter des articles pour la course, assurez-vous qu'il est remboursé en totalité. S'il y avait des membres du personnel payés, assurez-vous qu'ils reçoivent le paiement qui leur a été promis.
- Assurez-vous de recueillir les reçus de toute personne que vous remboursez. Vous devez les conserver à des fins fiscales et également pour pouvoir les incorporer dans votre documentation du budget.
- Cette étape doit être complétée par le trésorier ou le comité de trésorerie s'il y en a un.
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Faites un don à l'organisme de bienfaisance de votre choix. Maintenant, vous pouvez enfin rédiger le chèque. Une fois que tous les coûts ont été couverts, le reste de l'argent devrait être reversé à l'organisme de bienfaisance. Appelez-les et dites-leur combien vous devez donner. Découvrez comment et quand cela leur conviendrait de recevoir l'argent.
- Ne gardez pas d'argent supplémentaire pour vous-même si cela n'a pas été explicitement discuté par le comité d'organisation.
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Envoyez des remerciements. Il a probablement fallu beaucoup de mains pour que cette course ait lieu. Faites savoir à tout le monde à quel point vous appréciez leurs efforts et leurs dons. Une simple carte de remerciement ou un appel téléphonique suffit généralement.
- Pour les grandes entreprises commanditaires, vous voudrez peut-être envoyer une plaque ou quelque chose d'autre qu'ils peuvent afficher dans leur lieu d'affaires.
- L'envoi d'un e-mail en masse est également acceptable pour les participants.
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Évaluez l'événement pour référence future. Si vous pensez pouvoir organiser un autre événement comme celui-ci, asseyez-vous avec le comité et discutez de la façon dont les choses se sont déroulées. Il est probable que vous ayez tous beaucoup appris et que vous ayez des idées pour mieux faire les choses la prochaine fois.
- Vous voudrez peut-être demander des commentaires aux participants et aux bénévoles. Ils peuvent vous faire savoir comment s'est passé leur expérience et ce qui pourrait l'améliorer la prochaine fois.
- Même si certaines choses peuvent être améliorées, soyez fier de vous. Organiser votre première course est une grande réussite.

N'importe qui devrait être en mesure d'organiser un événement pour la charité.

Conseils

Commencer petit. Pour votre première course, choisissez un objectif financier réaliste et visez un nombre raisonnable de participants.
Soyez amical et conforme avec les représentants du gouvernement et la police. Après tout, vous avez besoin de leur approbation pour pouvoir organiser votre course.
Choisissez un organisme de bienfaisance avec lequel vous avez une expérience personnelle ou une organisation qui a le plus besoin de votre aide.

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Mises en garde

Regardez la météo des dernières années à la date que vous choisissez. Bien que vous ne puissiez pas prédire le temps avec certitude, vous pouvez viser une date à laquelle vous pouvez raisonnablement vous attendre à ce que le temps soit agréable.
Assurez-vous d'avoir toutes les assurances nécessaires pour la course. Les courses motos demandent également aux coureurs de signer des renonciations qui dégagent les organisateurs de la course de toute responsabilité en cas de blessures.