Comment demander la couverture médiatique d'un événement?
Si vous êtes au collège et que vous souhaitez une couverture médiatique pour un événement sur le campus, vérifiez si votre université a un formulaire de demande de couverture médiatique.
Organiser un événement peut être une période passionnante qui demande beaucoup de préparation, mais il est parfois difficile de faire passer le mot à ce sujet. Si vous souhaitez faire de la publicité ou de la publicité pour votre événement afin que les gens sachent à quoi s'attendre, contactez les médias de votre communauté et demandez-leur d'en faire rapport. Afin de générer plus d'intérêt, rédigez un communiqué de presse qui explique ce qui rend votre événement spécial à envoyer aux journalistes. S'ils choisissent de couvrir votre événement, ils partageront l'information afin qu'elle atteigne un public plus large!
Partie 1 sur 2: rédaction d'un communiqué de presse
- 1Mettez vos coordonnées en haut de la page. Inscrivez le nom de votre organisation sur la première ligne du document afin qu'il soit en majuscule et en gras. Laissez une ligne vide après le nom de l'organisation. Sur le côté droit de la page, indiquez votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et le site Web de l'organisation afin que les médias sachent qui contacter s'ils ont besoin de plus d'informations. Mettez chaque élément sur une ligne distincte pour qu'il soit plus facile à lire.
- Indiquez plusieurs numéros de téléphone, tels que mobile, travail et domicile, au cas où les journalistes ne seraient pas en mesure de vous joindre la première fois. Par exemple, vous pouvez écrire: (123) 555-7890 (mobile); (234) 555-8901 (travail).
- Par exemple, les informations de contact peuvent être les suivantes:
John Doe
johndoe@google.com
google.com
- 2Indiquez la date à laquelle vous souhaitez que le communiqué de presse soit rendu public. Mettez la date de sortie sur le côté gauche de la page afin qu'elle soit sur la même ligne que votre nom dans les informations de contact. Si vous souhaitez que les médias publient le communiqué immédiatement, écrivez «POUR DIFFUSION IMMÉDIATE:» suivi de la date actuelle. Si vous souhaitez que le communiqué sorte à une heure précise, indiquez "SOUS EMBARGO JUSQU'A" suivi de la date à laquelle vous souhaitez qu'il soit publié.
- Si l'événement est encore dans quelques mois, vous pouvez choisir d'embargo sur les informations jusqu'à 2-3 semaines avant l'événement afin qu'elles soient plus pertinentes.
- Évitez de divulguer les informations de votre événement au public trop tôt, sinon les gens pourraient l'oublier lorsque la date arrivera.
- 3Proposez un titre accrocheur à propos de votre événement. Écrivez le titre comme vous voulez qu'il apparaisse lorsqu'il sera finalement publié. Mentionnez l'événement et quelque chose qui le rend spécial pour aider les lecteurs à susciter l'intérêt afin qu'ils soient plus susceptibles d'y assister. Mettez en majuscule chacun des mots importants du titre et mettez-le en gras.
- Essayez de garder votre titre sur 1 à 2 lignes afin qu'il ne semble pas trop écrasant sur la page.
- Par exemple, vous pouvez écrire quelque chose comme «L' université d'Hudson organise un carnaval caritatif pour collecter des fonds pour une nouvelle bibliothèque».
Astuce: Vérifiez si les médias ont des calendriers en ligne où vous pouvez ajouter votre événement. - 4Répondez qui, quoi, où, quand et pourquoi dans le premier paragraphe. Gardez le premier paragraphe autour de 2-3 phrases afin que les journalistes voient immédiatement les informations les plus importantes. Indiquez le nom de l'organisation ou de l'organisateur, le nom de l'événement, quand et où il a lieu, et la raison pour laquelle vous l'organisez.
- Référez-vous à vous-même à la troisième personne au lieu d'utiliser des déclarations «je» ou «nous».
- Évitez de mentionner des informations non essentielles dans le premier paragraphe car cela peut rendre la lecture difficile. Les gens devraient obtenir toutes les informations principales de l'événement dès les premières phrases.
- Par exemple, vous pouvez écrire: " L'université d'Hudson a annoncé qu'elle organisera un carnaval de rue le 3 mars afin de collecter de nouveaux fonds pour mettre à jour sa bibliothèque. Le carnaval de charité se déroulera sur le campus principal avec des stands et des jeux organisés par les professeurs et étudiants bénévoles."
- 5Utilisez les paragraphes du corps pour expliquer l'événement plus en détail. Mentionnez les événements spéciaux, les conférenciers invités ou les avantages que les personnes qui assistent à l'événement peuvent recevoir. Écrivez à la troisième personne avec un ton professionnel qui n'exprime aucune opinion pour que le communiqué soit informatif. N'utilisez que 3 à 4 paragraphes dans le corps de votre communiqué de presse pour qu'il soit concis et concis.
- Essayez d'inclure des citations de porte-parole pour l'événement afin de susciter plus d'intérêt. Assurez-vous que le porte-parole sait quand vous envoyez le communiqué de presse afin qu'il ne soit pas pris au dépourvu.
- Indiquez s'il y aura des opportunités de photos ou de vidéos si vous souhaitez que les journalistes prennent des photos ou enregistrent l'événement. Cela peut aider à persuader les médias et les journaux.
- Les haut-parleurs invités ou la musique peuvent attirer les stations de radio car ils pourront enregistrer plus facilement l'audio.
Astuce: Si le corps du communiqué de presse passe à une deuxième page, mettez le mot «PLUS» centré au bas de la première page.
- 6Inclure un passe-partout qui parle de l'organisation qui organise l'événement après le corps. Écrivez 1-2 courts paragraphes qui indiquent le nom de l'organisation, quand elle a été fondée, et la mission de l'organisation. Réécrivez les informations de contact de l'organisation dans la dernière phrase du passe-partout afin qu'elles soient répertoriées lorsque le communiqué de presse est rendu public.
- Utilisez le même passe-partout pour chaque communiqué de presse afin de rester cohérent.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «L'université d'Hudson a été fondée en 1994 et est bien connue dans tout le pays pour ses programmes de sciences et de mathématiques, comptant des centaines de diplômés chaque année. L'université d'Hudson est située au 111 Main Street, Midtown, CA, 90109. Leur bureau principal peut être contacté au (123) 555-1234. Leur site Web est www.hudsonu.edu.
Partie 2 sur 2: contacter les médias
- 1Faites une liste des médias de votre région qui couvrent des événements similaires aux vôtres. Recherchez des stations d'information, des sites Web communautaires, des blogueurs et des journalistes indépendants basés près de chez vous. Faites attention aux types d'histoires qu'ils ont couverts pour voir s'ils ont écrit sur des événements similaires dans le passé. Notez le nom du blog ou de la publication, le nom du journaliste et toute information de contact que vous pouvez trouver pour lui afin de pouvoir envoyer votre communiqué de presse.
- Si vous recherchez des sites d'information plus importants, assurez-vous de trouver les noms et les coordonnées des journalistes qui couvrent normalement les événements afin d'envoyer le communiqué de presse au bon endroit.
- Les chaînes de télévision et les journaux couvriront généralement les événements s'il y a des opportunités de photos ou des événements passionnants à filmer, tels que des matchs de sport caritatif ou des défilés.
- Les stations de radio ont tendance à inclure des interviews ou de la musique dans leurs reportages, elles peuvent donc couvrir votre événement s'il y a un concert en direct ou des conférenciers invités.
Astuce: Vérifiez si les médias ont des calendriers en ligne où vous pouvez ajouter votre événement. De cette façon, toute personne qui visite le site verra les informations relatives à votre événement.
Envoyez le communiqué de presse avant l'événement le plus tôt possible afin que les médias aient le temps de le lire et de l'examiner. - 2Mentionnez les détails de l'événement au début d'un e-mail de présentation. Gardez le premier paragraphe de votre e-mail de présentation à 2-3 phrases afin que les journalistes puissent avoir une idée de ce qu'est votre événement et de ce qui le rend spécial. Mentionnez toutes les informations sur l'événement que vous avez indiquées dans le premier paragraphe de votre communiqué de presse afin qu'ils puissent voir s'il s'agit de quelque chose dont ils souhaitent faire rapport.
- Assurez-vous de vous adresser aux journalistes par leur nom dans la mesure du possible pour mieux communiquer avec eux.
- Par exemple, vous pouvez écrire quelque chose comme:
Bonjour Jane,
je voulais vous informer d'un carnaval caritatif que l'Université Hudson organise sur le campus le 3 mars. Les fonds récoltés lors du carnaval serviront à rénover l'ancienne bibliothèque du campus."
- 3Ajoutez des détails dignes d'intérêt et une clôture dans le deuxième paragraphe. Parlez de toutes les activités que les journalistes de la télévision ou des journaux peuvent souhaiter pour les images. S'il doit y avoir un discours, de la musique ou une apparition d'une personne bien connue dans la communauté, mentionnez-les également car ils peuvent plaire aux journalistes de la télévision, de la radio et des journaux. Remerciez le journaliste d'avoir pris le temps de lire le communiqué avant de clore la lettre.
- Par exemple, vous pourriez dire: «Pendant le carnaval, il y aura des jeux et des stands animés par les professeurs et les étudiants, des food trucks et des tombolas. Le carnaval se terminera par une performance de musiciens locaux suivi d'un dunk tank avec le doyen! ont inclus un lien vers le communiqué de presse ci-dessous.
Merci! J'attends de vos nouvelles avec impatience et je ferai un suivi sous peu."
- Par exemple, vous pourriez dire: «Pendant le carnaval, il y aura des jeux et des stands animés par les professeurs et les étudiants, des food trucks et des tombolas. Le carnaval se terminera par une performance de musiciens locaux suivi d'un dunk tank avec le doyen! ont inclus un lien vers le communiqué de presse ci-dessous.
- 4Incluez un lien vers le communiqué de presse dans votre e-mail avant de l'envoyer. Téléchargez le communiqué de presse sur un site Web ou un service cloud afin de pouvoir y accéder en ligne. Copiez le lien direct du communiqué de presse et collez-le en bas de l'email avant de l'envoyer aux journalistes. Envoyez le communiqué de presse avant l'événement le plus tôt possible afin que les médias aient le temps de le lire et de l'examiner.
- Évitez de télécharger un PDF dans l'e-mail, car les journalistes pourraient en perdre la trace plus facilement.
- 5Suivi le lendemain de l'envoi du communiqué de presse. Attendez au moins 1 jour avant de contacter les journalistes auxquels vous avez envoyé le communiqué de presse. Envoyez un autre e-mail pour leur demander s'ils ont reçu le communiqué de presse et s'ils prévoient de le diffuser. Vous pouvez également les contacter par téléphone si vous souhaitez leur parler directement. Si les journalistes ont des questions ou des préoccupations, ils vous le feront savoir lors du suivi.
- Évitez de faire un suivi plusieurs fois en quelques jours, car cela peut être écrasant pour les journalistes et ils peuvent ne pas l'apprécier.
- Si l'événement est encore dans un mois ou deux, vous pouvez envoyer un autre suivi une semaine à l'avance pour le rappeler aux journalistes.
Afin de générer plus d'intérêt, rédigez un communiqué de presse qui explique ce qui rend votre événement spécial à envoyer aux journalistes.
- Si vous êtes au collège et que vous souhaitez une couverture médiatique pour un événement sur le campus, vérifiez si votre université dispose d'un formulaire de demande de couverture médiatique.
- Évitez de joindre des documents aux e-mails que vous envoyez, car ils peuvent se perdre lorsque les journalistes les téléchargent ou essaient de les ouvrir. Toujours un lien vers votre communiqué de presse dans l'e-mail.
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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