Comment agir en tant que fiduciaire?

Un fiduciaire est une personne, une société ou une entité qui a été nommée pour gérer des fonds, des biens ou des intérêts qui seront utilisés au profit d'une autre personne. Les lois sur la façon d'agir en tant que fiduciaire peuvent varier selon les endroits. Si vous avez été sélectionné pour servir de fiduciaire d'une fiducie, vous avez du travail à faire pour comprendre votre rôle et comprendre la fiducie elle-même.

Partie 1 sur 4: connaître votre rôle et la propriété impliquée

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Lisez le document de confiance. Une fiducie est une création légale, par laquelle certains biens identifiés sont détenus et gérés par une seule personne (le «fiduciaire») au profit d'une ou de plusieurs autres personnes (les «bénéficiaires»). L'ensemble de l'arrangement est établi et contrôlé par un document appelé «le document de confiance». Il s'agit d'une sorte de contrat, qui peut ou non être lié à la volonté d'une personne. Le document de fiducie identifiera généralement le fiduciaire, contiendra des dispositions pour les fiduciaires successeurs, identifiera la propriété, définira un objectif et établira des lignes directrices pour le fonctionnement de la fiducie et la gestion de la propriété. Votre premier rôle en tant que fiduciaire est de vous familiariser intimement avec les termes du document de fiducie.
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Discutez de votre rôle avec le constituant, si possible. Le constituant est la personne qui a créé la fiducie et qui a d'abord mis les biens dans la fiducie. Dans certains cas, le constituant peut être décédé et avoir créé la fiducie par testament. Mais dans de nombreux cas, le constituant peut avoir créé la fiducie comme une forme de planification financière et peut toujours être disponible pour parler. Si tel est le cas, vous devriez discuter des intentions du constituant et vous pouvez poser des questions sur l'interprétation du document de confiance.
- En droit, une fois qu'un document de fiducie est rédigé et mis en vigueur, le contenu écrit de la fiducie contrôle vos actions en tant que fiduciaire. Si le constituant a une opinion qui diffère de votre lecture de la fiducie, vous devez vous conformer à la fiducie.
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Discutez de votre rôle avec les bénéficiaires de la fiducie, si possible. En tant que fiduciaire, votre rôle est de servir les bénéficiaires, mais vous n'agissez pas à leur discrétion. Vous pouvez cependant discuter de la confiance avec les bénéficiaires et recevoir leurs commentaires et suggestions.
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Étudiez la loi de l'État concernant le type de fiducie. Parce qu'une fiducie est une création légale, elle est contrôlée par certaines lois de l'État. Vous devrez revoir les lois qui s'appliquent à votre type de fiducie. Cela peut nécessiter l'embauche d'un avocat, pour vous aider à comprendre ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire en tant que fiduciaire.
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Obtenez une évaluation ou une vérification des biens en fiducie. Si vous êtes nouvellement nommé, vous aurez besoin de savoir quels biens vous êtes chargé de contrôler et d'administrer. Si vous reprenez une fiducie établie, cela peut être assez direct. Si vous agissez à titre de fiduciaire d'une fiducie nouvellement établie ou d'une fiducie créée par testament, vous devrez peut-être faire une enquête. Découvrez le type et la valeur de toutes les propriétés détenues par la confiance, notamment:
- immobilier
- comptes bancaires
- actions ou investissements
- Véhicules
- oeuvres d'art
- toute autre propriété
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Passez en revue tous les comptes ou états financiers antérieurs. Vous devrez examiner et étudier tous les enregistrements que vous pouvez trouver pour la propriété de la fiducie. Recherchez des relevés de compte bancaire, des relevés de propriété hypothécaire ou tout type d'états financiers qu'un ancien fiduciaire ou autre représentant aurait pu créer. Faites attention aux dates de ces rapports et essayez de trouver les rapports les plus récents que vous pouvez.
- Supposons que vous trouviez un rapport vieux d'un an qui répertorie un bateau parmi les biens de la fiducie, par exemple. Ce sera un indice dont vous aurez besoin pour savoir ce qui est arrivé à ce bateau. Quelque part, il devrait y avoir une trace de sa vente, de son stockage, de son don ou de quelque chose. Si vous ne trouvez aucun enregistrement de ce type, le bateau doit toujours être en la possession de la fiducie et vous devez le trouver.
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Obtenez et étudiez les déclarations de revenus de la fiducie. Une fiducie est une entité juridique qui peut recevoir un revenu. En conséquence, il est nécessaire de déposer des déclarations de revenus auprès de l'État et de l'IRS. Vous devriez rechercher ces déclarations de revenus et les utiliser pour vous aider à comprendre les avoirs et les opérations de la fiducie. Si vous trouvez un écart entre la déclaration de revenus et la propriété que vous avez identifiée lors de votre enquête initiale, vous devez résoudre ce différend.
- Si la fiducie existe depuis plus d'un an, mais que vous ne trouvez aucune déclaration de revenus, vous devriez vérifier auprès de l'IRS et essayer d'en obtenir des copies. Vous pouvez obtenir des copies des déclarations de revenus en souffrance sur www.IRS.gov.
- S'il devient évident qu'aucune déclaration de revenus n'a été produite, vous devrez peut-être les produire. La fiducie pourrait encourir des pénalités et des intérêts si des déclarations étaient requises mais non produites. Vous devrez peut-être consulter un comptable ou un avocat fiscaliste sur ce point.

Les lois sur la façon d'agir en tant que fiduciaire peuvent varier selon les endroits.

Partie 2 sur 4: traiter avec les bénéficiaires

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Identifiez les bénéficiaires de la fiducie. Pour certaines fiducies, l'identification des bénéficiaires est aussi simple que la lecture du document de fiducie, et les bénéficiaires peuvent être identifiés individuellement par leur nom. Pour d'autres fiducies, comme de nombreuses fiducies caritatives ou bienveillantes, les bénéficiaires peuvent ne pas être des individus, mais plutôt des groupes de personnes ou des membres du grand public. Dans de tels cas, vous devrez peut-être identifier les types de personnes que vous êtes censé servir.
- Par exemple, le York Museums Trust, à York, en Angleterre, existe dans le but d'exploiter des musées culturels au profit du grand public. Les bénéficiaires sont donc des membres du public qui fréquentent les musées culturels.
- Un autre exemple, l'Artist Trust, à Seattle, Washington, existe pour soutenir les artistes et fournir des subventions pour soutenir de nouvelles œuvres d'art. Les bénéficiaires de ce type de confiance seraient les membres de la communauté des artistes de Seattle et des environs.
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Communiquez régulièrement avec les bénéficiaires. En tant que fiduciaire, vous êtes principalement responsable envers les bénéficiaires. Comme indiqué précédemment, les bénéficiaires peuvent être des personnes facilement identifiables, comme les membres de la famille du constituant de la fiducie. Les bénéficiaires peuvent ne pas être aussi faciles à identifier et pourraient inclure le grand public.
- Si les bénéficiaires sont une ou plusieurs personnes, votre niveau de communication peut être assez informel, consistant en des mises à jour par téléphone ou par e-mail et un dialogue général permanent entre vous et eux.
- Si les bénéficiaires constituent un groupe moins identifiable, vous devrez rédiger un rapport annuel pour montrer les opérations de la fiducie, ses revenus et dépenses, ainsi que tous les plans pour l'avenir immédiat.
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Distribuez les biens en fiducie aux bénéficiaires. Le document de fiducie doit contenir des dispositions sur la distribution des biens de la fiducie aux bénéficiaires. Cela pourrait être aussi simple qu'une seule distribution pour éliminer toutes les propriétés de la fiducie. Ou cela peut signifier que vous effectuez des paiements réguliers à certaines personnes désignées. Ou les bénéficiaires pourraient être des catégories générales de personnes qui tirent moins d'avantages tangibles de la fiducie.

Partie 3 sur 4: Exécuter vos fonctions de fiduciaire

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Agissez conformément aux instructions du document de fiducie. Votre première exigence en tant que fiduciaire est d'exécuter les souhaits du constituant, tels que définis dans le document de fiducie. Les fiducies existent pour un large éventail d'objectifs. Si votre fiducie était la création du testament d'une personne, alors votre rôle peut consister dans le but très limité de distribuer des actifs aux bénéficiaires, puis de fermer la fiducie. D'autre part, certaines fiducies caritatives sont établies pour durer perpétuellement, pour faire des investissements et faire des affaires, ou pour prendre soin de certaines propriétés.
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Réalisez et gérez des investissements. Le document de fiducie peut ne pas préciser clairement que vous êtes chargé d'investir les biens de la fiducie. Cependant, en tant que fiduciaire, on s'attend généralement à ce que vous agissiez dans le meilleur intérêt de la fiducie et de ses bénéficiaires. Si la fiducie possède une grande quantité de biens, d'espèces ou d'autres actifs liquides, le «meilleur intérêt des bénéficiaires» serait probablement servi en investissant l'argent d'une manière ou d'une autre.
- À moins que vous ne soyez un conseiller financier formé et qualifié, vous devriez envisager d'embaucher quelqu'un pour gérer cette partie des activités de la fiducie. Assurez-vous que la langue de la fiducie, ou toute loi applicable de l'État, vous autorise à payer pour ces services sur la propriété de la fiducie.
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Préparez des rapports, des relevés ou des déclarations de revenus. Au fur et à mesure que la fiducie continuera de fonctionner, vous serez responsable des rapports réguliers. Certains de ces rapports peuvent être exigés par la loi étatique ou fédérale, comme le dépôt de déclarations de revenus. Certains rapports seront exigés par le document de fiducie lui-même, comme un rapport annuel aux bénéficiaires.
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Veillez à ne pas dépasser votre autorité. En tant que fiduciaire, vous aurez souvent une grande latitude pour décider des actions qui sont dans le meilleur intérêt de la fiducie et le meilleur intérêt des bénéficiaires. Vous pouvez généralement vous payer un salaire raisonnable et embaucher d'autres personnes pour effectuer un travail raisonnablement nécessaire. Cependant, si vous dépassez votre autorité, vous courez le risque d'être renvoyé et éventuellement confronté à des défis juridiques pour abus de propriété de la fiducie.
- Si jamais vous vous demandez si une certaine action est autorisée sous l'autorité de la fiducie, vous devriez consulter un avocat. Payer un avocat pour obtenir une opinion sur votre pouvoir de fiduciaire constituerait une dépense raisonnable de la fiducie.

Partie 4 sur 4: transfert de responsabilités à d'autres

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Embaucher un fiduciaire d'entreprise. Vous pouvez décider, après avoir examiné les exigences du document de confiance, que le travail est plus que ce que vous voulez faire seul. Une option dans cette situation consiste à engager une société financière pour faire le travail du fiduciaire. Vous conserveriez le titre de fiduciaire, mais vous embaucheriez une agence pour gérer la fiducie à votre place.
- Vous pouvez trouver de telles entreprises en recherchant des gestionnaires de confiance en ligne ou en interrogeant des amis, des collègues ou d'autres professionnels du monde financier. Essayez de cibler votre décision autour des objectifs spécifiques de la confiance.
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Passez en revue la langue du successeur fiduciaire de la fiducie. Si vous choisissez de ne pas agir du tout en tant que fiduciaire, vérifiez la langue du document de fiducie. Il doit contenir un langage sur la désignation d'un fiduciaire successeur. Suivez ses instructions et informez la personne identifiée comme successeur.
- Par exemple, le document de fiducie doit contenir une disposition qui dit quelque chose comme ceci: "Je nomme John Doe comme fiduciaire. Au cas où John Doe ne serait pas en mesure ou ne voudrait pas être fiduciaire, je nomme Mary Smith comme fiduciaire successeur. "
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Déclinez votre rôle de fiduciaire par écrit. Parce que la fiducie crée une obligation légale en vous nommant comme fiduciaire, vous devez indiquer clairement à tout le monde que vous refusez le rôle et que vous n'acceptez pas l'obligation. Vous devez écrire une lettre, adressée à tout bénéficiaire identifiable ou au constituant, indiquant clairement que vous refusez la nomination comme fiduciaire. Incluez une date, de sorte qu'il n'y ait aucune confusion concernant les actions qui devraient avoir lieu.
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Consultez la loi de l'État pour toute exigence supplémentaire. Vous devriez examiner les lois de votre état sur les fiducies et les opérations de fiducie pour savoir si vous devez prendre d'autres mesures pour refuser ou mettre fin à votre nomination en tant que fiduciaire. Vous devrez peut-être déposer votre retrait auprès du tribunal des successions ou du bureau du secrétaire d'État, par exemple.

Je nomme Mary Smith pour occuper le poste de fiduciaire successeur — Dans le cas où John Doe ne peut ou ne veut pas servir de fiduciaire, je nomme Mary Smith pour occuper le poste de fiduciaire successeur. ".

Conseils

Tenez des registres précis.
Demandez à un avocat d'examiner tous les documents avant de signer.

Mises en garde

Les achats, retraits ou ventes non autorisés peuvent être illégaux. Vous devez toujours agir conformément aux instructions du document de confiance.
Vous avez droit à un salaire raisonnable en tant que fiduciaire et au remboursement de vos dépenses. Cependant, vous devez être en mesure de rendre compte de tels paiements.
Un fiduciaire a l'obligation légale de protéger l'intérêt de la fiducie.

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