Comment signaler un détournement de fonds?
Après avoir déposé votre rapport auprès des forces de l'ordre, ils enquêteront sur votre lieu de travail et interrogeront éventuellement les employés au sujet du détournement de fonds.
En tant qu'employeur, vous vous efforcez d'embaucher les meilleurs employés pour travailler avec vous. Découvrir que l'un d'entre eux a potentiellement détourné des fonds peut avoir des ramifications personnelles et juridiques. Bien que cela puisse prendre un certain temps pour surmonter l'abus de confiance, vous avez 2 options de base pour gérer la situation: vous pouvez essayer de vous en occuper en interne ou vous pouvez le signaler aux forces de l'ordre et laisser les autorités le gérer. Quelle que soit la voie que vous suivez, vous voulez avant tout vous assurer que les fonds détournés sont retournés dans les coffres de votre entreprise.
Méthode 1 sur 3: gérer la situation en interne
- 1Avisez les compagnies d'assurance, si nécessaire. Si vous avez une police d'assurance qui couvre les pertes dues au vol ou au détournement de fonds des employés, appelez votre compagnie d'assurance dès que vous découvrez le vol, même si vous n'avez aucun suspect en tête. Votre compagnie d'assurance peut exiger une documentation spécifique sur les mesures que vous prenez pour recueillir des preuves et identifier la personne responsable.
- Votre police vous oblige généralement à déposer un avis de réclamation dans un délai spécifique après la découverte de la perte. Si vous attendez trop longtemps, vous risquez de perdre la possibilité de déposer une réclamation.
- Après avoir terminé votre enquête interne, vous déposerez généralement une preuve de réclamation indiquant le montant de la perte et l'employé ou l'employé que vous croyez responsable. Vous devrez peut-être également inclure la documentation de la mesure disciplinaire qui a été prise contre l'employé.
- 2Rassemblez autant d'informations que possible. Les cas de détournement de fonds peuvent être difficiles à prouver si les preuves reliant le vol à l'employé responsable sont perdues ou détruites. De plus, vous ne voulez pas accuser un employé sans preuve substantielle de sa responsabilité.
- Pendant que vous collectez des preuves et construisez votre dossier, les employés suspects ne devraient avoir aucune raison de croire qu'ils sont soupçonnés. Sinon, ils peuvent commencer à prendre des mesures pour couvrir leurs traces ou détruire les enregistrements dont vous avez besoin pour prouver leurs actions.
- Si vous n'avez pas encore de suspect individuel, déterminez les moyens possibles de voler l'argent afin de réduire la liste des employés ayant accès. Si vous interrogez d'autres employés ou des témoins potentiels, assurez-vous qu'ils maintiennent une stricte confidentialité.
- Regardez les mesures de sécurité que vous pouvez mettre en œuvre tranquillement qui vous permettraient de surprendre l'auteur en flagrant délit. Leur méthode fournit des preuves que vous pouvez utiliser pour les relier à des vols antérieurs qui se sont produits de la même manière.
- 3Informez le conseil de vos soupçons. Une fois que vous avez rassemblé des informations de base sur le détournement de fonds et la personne que vous soupçonnez de le faire, informez les autres propriétaires ou membres du conseil d'administration du détournement de fonds afin que vous puissiez agir collectivement.
- Si la personne que vous soupçonnez d'avoir détourné des fonds est un dirigeant ou un membre du conseil, vous devrez peut-être être plus prudent. Vous ne pouvez pas être sûr qu'il n'y en a pas d'autres qui participent au programme.
- Maintenez une confidentialité stricte tout au long de cette étape de l'enquête, en particulier si vous avez réduit vos soupçons à des employés spécifiques. Identifier publiquement un employeur innocent comme un détourneur de fonds pourrait vous exposer à une responsabilité pour diffamation.
Apportez toutes les preuves dont vous disposez, à la fois du détournement de fonds et de son lien avec un ou plusieurs employés en particulier. - 4Effectuer un audit approfondi. Engagez un juricomptable indépendant pour examiner les livres de votre entreprise ou organisation. Un rapport diligent révélera exactement combien d'argent a été perdu par le détourneur de fonds et depuis combien de temps le détournement de fonds dure.
- Bien que vous ayez découvert une divergence récente après un audit de routine, le détournement de fonds a peut-être duré bien plus longtemps sans être détecté. Demandez au comptable de revenir sur plusieurs années de dossiers financiers.
- 5Limitez l'accès de l'employé suspect aux fonds, le cas échéant. Vous voudrez peut-être réaffecter l'employé qui, selon vous, détourne des fonds pour limiter l'étendue du vol. En règle générale, vous ne voulez faire cela que si cela peut être fait sans que l'employé ne soupçonne qu'il s'est fait prendre.
- Cela peut également confirmer vos soupçons. Si vous supprimez l'accès de l'employé aux fonds et que le détournement de fonds s'arrête, cela fournit une preuve circonstancielle qu'il était la personne responsable.
- Par exemple, si vous soupçonnez votre assistant de bureau de prendre de l'argent de la petite caisse, vous pouvez lui permettre de travailler à domicile pendant quelques jours. Pendant qu'ils sont à la maison, surveillez la situation de la petite caisse et voyez si l'argent continue de disparaître.
- 6Interviewez l'employé suspect. Une fois que vous avez suffisamment de preuves pour attacher le vol à un employé en particulier, asseyez-le pour une réunion pour discuter de la situation. Donnez-leur l'occasion d'expliquer leur version de l'histoire et de se manifester volontairement.
- Même si vous êtes en colère contre l'employé, essayez de rester calme et ouvert d'esprit. Présentez votre preuve à l'employé et donnez-lui une chance de s'expliquer.
- L'employé peut être gêné et honteux, et être impatient de garder le silence s'il conclut un accord avec vous pour rembourser l'argent. Ne faites aucune promesse à l'employé sans d'abord parler à un avocat et à votre agent d'assurance (si vous avez déposé une réclamation).
- Si l'employé n'admet pas volontairement le détournement de fonds, il peut être nécessaire de le suspendre (avec ou sans salaire, selon ce que vous jugez approprié) pendant que vous prenez d'autres mesures.
- 7Divulguer le détournement d'actifs vers l'IRS. La déclaration de détournement de fonds à l'IRS est requise pour les organisations à but non lucratif et les sociétés à but lucratif. Le montant d'argent détourné est considéré comme un revenu imposable de l'employé.
- Évitez de déclarer les montants détournés sur un W-2 ou un 1099-MISC, car ces formulaires sont pour déclarer le revenu que vous avez payé volontairement à un employé qui a gagné ce revenu. Utilisez plutôt le formulaire 3949A. Téléchargez une copie du formulaire à l'adresse https://irs.gov/pub/irs-pdf/f3949a.pdf.
- Déclarez les fonds détournés comme une perte dans les déclarations de revenus de votre entreprise. Si vous demandez à un préparateur de déclarations de faire les déclarations de votre entreprise, assurez-vous de l'informer du détournement de fonds. Conservez votre rapport d'audit comme preuve de la perte.
Méthode 2 sur 3: signalement aux forces de l'ordre
- 1Appelez la police locale ou le service du shérif. Pour la plupart des cas de vol d'employés, votre organisme local d'application de la loi s'occupe de l'enquête. Appelez un numéro non urgent ou rendez-vous au bureau en personne pour déposer votre rapport.
- Apportez toutes les preuves dont vous disposez, à la fois du détournement de fonds et de son lien avec un ou plusieurs employés en particulier. Dites à l'agent qui prend votre rapport lorsque vous avez remarqué pour la première fois le vol possible, et quelles mesures vous avez prises depuis lors.
- Obtenez une copie du rapport de police écrit. Il peut être disponible immédiatement ou vous devrez peut-être y revenir. Faites des copies pour les registres de votre entreprise. Obtenez le nom et le numéro de badge de l'agent qui a rempli le rapport afin de pouvoir les contacter directement si vous avez besoin d'un suivi.
Un rapport diligent révélera exactement combien d'argent a été perdu par le détourneur de fonds et depuis combien de temps le détournement de fonds dure. - 2Avisez le FBI, le cas échéant. Si le détournement de fonds a eu lieu dans plus d'un État, ou s'il a enfreint la loi fédérale, le FBI et l'avocat américain gèrent toute enquête criminelle et poursuites. Dans certains cas, par exemple en cas de fraude bancaire ou en matière de valeurs mobilières, vous êtes tenu de signaler l'activité aux autorités fédérales.
- Pour trouver le bureau extérieur du FBI le plus proche, accédez à https://fbi.gov/contact-us/field-offices. Vous pouvez cliquer sur l'emplacement le plus proche sur la carte ou faire défiler la liste alphabétique.
- Informez l'agent du FBI si vous avez déjà déposé un rapport auprès des forces de l'ordre locales. Ils voudront peut-être une copie du rapport de police écrit.
- 3Coopérez avec l'enquête criminelle. Après avoir déposé votre rapport auprès des forces de l'ordre, ils enquêteront sur votre lieu de travail et interrogeront éventuellement les employés au sujet du détournement de fonds. Rendre disponibles les fichiers et registres financiers et identifier les témoins potentiels qu'ils peuvent interroger.
- L'enquêteur recueillera des informations et remettra l'affaire au procureur. Le bureau du procureur vous contactera probablement pour obtenir des informations et des documents supplémentaires sur le vol.
- 4Participez aux discussions sur la restitution. Si le procureur porte des accusations contre l'employé, l'avocat de l'employé tentera probablement de négocier un plaidoyer pour une peine plus légère. Assurez-vous que toute négociation de plaidoyer comprend la restitution complète des sommes détournées de votre entreprise.
- Si l'employé est déclaré coupable après le procès, le juge fera probablement partie de la restitution de la peine de l'employé. Si l'employé ne rembourse pas les fonds comme convenu, il risque une peine d'emprisonnement supplémentaire.
Méthode 3 sur 3: récupérer les fonds détournés
- 1Trouvez un accord avec l'employé. Selon l'ampleur du détournement de fonds et des facteurs personnels, vous pouvez décider de ne pas signaler l'incident aux forces de l'ordre. Si l'employé se porte volontaire pour rembourser les fonds qu'il a détournés, rédigez un contrat avec l'aide d'un avocat.
- Si un employé avoue immédiatement et accepte de rembourser l'argent, c'est généralement la façon la plus simple de procéder. D'autres méthodes, y compris un procès pénal ou civil, sont incertaines et consomment du temps et de l'argent.
- Demandez à un avocat de rédiger le contrat pour vous assurer qu'il est juridiquement exécutoire. Incluez les conséquences si l'employé ne rembourse pas l'argent à une certaine date ou n'effectue pas de versements échelonnés comme convenu.
- 2Obtenez des paiements grâce à une restitution criminelle. Si vous signalez le crime aux forces de l'ordre et que l'employé est inculpé et condamné, le tribunal ordonnera à l'employé de rembourser l'argent qu'il a détourné. Cela peut prendre un certain temps si l'employé doit d'abord purger une peine de prison.
- Contrairement à un accord volontaire ou à une poursuite civile, un employé condamné à une restitution par un tribunal pénal encourt une peine de prison s'il ne suit pas l'ordonnance.
- Un autre avantage de la restitution criminelle est qu'il est beaucoup plus difficile pour l'employé de sauter la ville et de disparaître. Si un employé signe un accord volontaire puis disparaît, vous devrez le retrouver avant de pouvoir faire exécuter le contrat devant un tribunal.
Selon l'ampleur du détournement de fonds et des facteurs personnels, vous pouvez décider de ne pas signaler l'incident aux forces de l'ordre. - 3Poursuivez l'employé devant un tribunal civil si vous n'obtenez pas de dédommagement criminel. Dans certains cas, vous ne pouvez pas obtenir un rétablissement complet grâce à une restitution criminelle. Dans d'autres, vous pouvez choisir de ne pas porter du tout des accusations criminelles. Poursuivre l'employé devant un tribunal civil est une autre façon de récupérer votre argent, même si cela peut être plus complexe et que les résultats ne sont pas garantis.
- Vous avez une charge de la preuve plus faible dans une affaire civile que dans une affaire pénale. Par conséquent, s'il n'y avait pas suffisamment de preuves pour condamner l'employé sur des accusations criminelles, vous pourriez toujours être en mesure d'obtenir une restitution dans un procès civil.
- Cet article traite du détournement de fonds dans des entreprises et organisations américaines. Si votre entreprise ou organisation est située dans un autre pays, contactez un avocat ou un comptable local pour obtenir des conseils sur la manière de procéder.
Questions et réponses
- Où puis-je trouver une lettre de détournement de fonds pour un véhicule à San Bernardino CA?La plupart des palais de justice de comté ont des liens de section pour les formes juridiques que le public peut utiliser / accéder. Essayez d'abord leur site Web.
- Si de l'argent a été donné à une personne pour une raison précise et que cette personne ne paie pas mais conserve l'argent à des fins personnelles, s'agit-il d'un détournement de fonds?Oui, ce que vous avez expliqué a les caractéristiques du détournement de fonds. La personne s'est vue confier de l'argent qu'elle a détourné à ses propres fins. Demandez l'aide de votre couche, de votre avocat interne ou de la police si vous souhaitez poursuivre.
Plus de références (5)
Lisez aussi:
Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
En parallèle
