Comment signaler les nouveaux employés au programme de déclaration des nouveaux employés de votre État?

Déterminez si vous êtes tenu de faire un rapport. Les «employeurs» doivent signaler les «embauches» à leur répertoire national. Un «employeur» au sens de la loi comprend les entités gouvernementales et les organisations syndicales. Fondamentalement, si vous devez demander à un employé de remplir un formulaire W-4, vous êtes un employeur. Les «nouveaux employés» sont des employés qui n'ont pas été précédemment embauchés par vous, ou des employés qui étaient auparavant employés mais qui ont été séparés d'au moins 60 jours consécutifs.

• Vous n'avez pas besoin de déclarer tout employé qui quitte et revient si cet employé n'a pas été officiellement congédié ou retiré de la paie.
• Certains États vous demanderont de signaler les entrepreneurs indépendants. Cependant, la loi fédérale ne l'exige pas.

Assurez-vous de faire un rapport en temps opportun. La loi fédérale exige que vos nouvelles embauches soient signalées dans les 20 jours suivant la «date d'embauche». La date d'embauche est le jour où votre employé effectue pour la première fois des services rémunérés. Alors que la période de déclaration fédérale est de 20 jours, certaines lois des États vous obligent à déclarer plus tôt. Par exemple, en Géorgie, vous êtes tenu de rédiger des rapports sur les nouveaux employés dans les 10 jours suivant l'embauche de l'employé.

Rapport en ligne. La plupart des États ont un système en ligne que vous pouvez utiliser pour signaler vos nouvelles embauches. Si vous avez accès à un ordinateur, vous devriez envisager d'utiliser des ressources en ligne pour faciliter la création de rapports. Par exemple, en Californie, vous pouvez vous inscrire auprès des e-Services for Business du Département du développement de l'emploi. Une fois que vous aurez établi un nom d'utilisateur et un mot de passe, vous recevrez un e-mail de confirmation confirmant votre identité. Une fois que vous aurez vérifié votre inscription, vous pourrez utiliser le service pour déposer des rapports sur les nouveaux employés. En Californie, vous pouvez signaler les informations sur les nouveaux employés en ligne en utilisant différentes méthodes:

• L'option File Report of New Employee vous permet de remplir le formulaire de nouvel embauche de l'État (DE 34 en Californie) en ligne. En utilisant cette option, vous pouvez entrer jusqu'à 30 nouveaux employés à la fois. Après avoir sélectionné cette option, vous remplissez un formulaire électronique et le soumettez. Vous recevrez un numéro de confirmation dès que vous soumettez les informations.
• La fonction Joindre un fichier de retour vous permet de joindre vos informations DE 34 sous forme de pièce jointe sur Internet. Une fois que vous aurez joint le DE 34 rempli à l'aide du système en ligne, vous le soumettez et recevrez immédiatement une confirmation.

Signaler manuellement. Si vous n'avez pas accès à un ordinateur ou si vous n'avez pas la possibilité de faire un rapport par voie électronique, chaque État vous permet de signaler manuellement les informations sur les nouveaux employés. Que vous rassembliez les informations dans un W-4, un formulaire de rapport d'état ou un formulaire que vous créez vous-même, vous pouvez envoyer les informations requises au département de l'emploi de votre état.

• Par exemple, en Géorgie et en Californie, vous pouvez envoyer ou télécopier vos rapports sur les nouveaux employés au programme de rapports sur les nouveaux employés ou au service de développement de l'emploi respectivement.

Demandez à votre service de paie de faire un rapport pour vous. Si vous ne souhaitez pas du tout faire de rapports sur les nouveaux employés, de nombreuses sociétés de services de paie offriront des services de rapports. Si vous utilisez déjà un fournisseur de services de paie, demandez-lui s'il a la capacité de signaler les nouvelles embauches pour vous. S'ils le font, ils utiliseront simplement les informations qu'ils reçoivent du W-4 d'un employé pour faire le rapport requis.

Assurer la conformité avec les exigences de dépôt multi-états. Si vous êtes un employeur multi-États dont les employés travaillent dans plusieurs États, vous pouvez soumettre des rapports sur les nouveaux employés de l'une des deux manières suivantes. Tout d'abord, vous pouvez créer plusieurs rapports pour chaque état dans lequel travaille l'employé. Si vous choisissez cette option, vous allez simplement créer un rapport distinct pour chaque état et le soumettre en utilisant votre méthode préférée.

• Deuxièmement, vous pouvez sélectionner un état dans lequel vous ferez chaque rapport pour les employés multi-états. Si vous choisissez de déclarer dans un seul État, vos rapports doivent être soumis par voie électronique. En outre, vous devez informer le secrétaire fédéral du Département américain de la santé et des services sociaux, par écrit, de l'état dans lequel vous choisissez de vous présenter. Vous pouvez faire cette notification par voie électronique en soumettant un formulaire d'inscription d'employeur multi-états en ligne. Vous pouvez également l'envoyer au Département par la poste.

Évitez les pénalités pour défaut de déclaration. Si vous ne signalez pas les nouvelles embauches en temps opportun, votre État pourrait imposer des sanctions civiles pour votre non-respect de la loi. La loi fédérale laisse l'imposition de sanctions à chaque État. Si des pénalités sont imposées, l'amende ne peut excéder 19€ par salarié nouvellement embauché. Cependant, si vous conspirez avec votre salarié pour éviter de dénoncer, vous pouvez être condamné à une amende allant jusqu'à 370€ par salarié nouvellement embauché. Certains États peuvent également imposer des sanctions non pécuniaires.

• Par exemple, en Californie, vous pouvez vous voir imposer une pénalité de 18€ pour chaque nouvelle embauche que vous ne signalez pas. Si le défaut de déclaration est intentionnel, vous pouvez être condamné à une amende allant jusqu'à 370€ pour chaque cas.

Comprenez à quoi servent les informations. Les informations que vous déclarez sont utilisées par les gouvernements fédéral et des États pour faire correspondre les rapports avec les personnes ayant des obligations de pension alimentaire pour enfants. Cela aide les gouvernements à localiser des personnes, à établir des ordonnances de pension alimentaire pour enfants et à appliquer les ordonnances existantes. En outre, les informations peuvent être utilisées par les organismes publics pour détecter et prévenir les versements de prestations incorrects (par exemple, pour l'indemnisation des travailleurs et / ou les allocations de chômage). Les agences d'État peuvent également utiliser ces informations pour éviter de recevoir indûment des avantages tels que les bons d'alimentation, l'aide sociale et Medicaid.