Comment répondre aux questions par e-mail de manière professionnelle?

Répondez rapidement à l'e-mail. Lorsque vous recevez l'e-mail, n'attendez pas des jours ou des semaines pour y répondre. Cela peut être dérangeant pour l'expéditeur et manquer de professionnalisme, en particulier sur le lieu de travail. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, vous pouvez demander à quelqu'un d'autre qui pourrait connaître la réponse. Par exemple, si quelqu'un vous demande si des fournitures scolaires sont nécessaires ou simplement pour un don, écrivez quelque chose comme ceci: «Je ne sais pas si des fournitures scolaires sont nécessaires, mais j'ai demandé à notre superviseur à ce sujet et je ferai un suivi avec vous. dès que possible."

Sachez demander poliment des éclaircissements. Si vous ne comprenez pas ce que demande l'expéditeur, vous pouvez lui demander de clarifier. Vous pouvez essayer d'écrire une note polie et professionnelle comme celle-ci: «Je suis désolé, mais je ne comprends pas ce que vous demandez. Pourriez-vous développer s'il vous plaît?» L'expéditeur est susceptible de répondre en élaborant sa question, afin que vous puissiez y répondre.

Utilisez une orthographe et une grammaire correctes. Cela va de soi. De nombreuses personnes sur Internet utilisent une grammaire incorrecte, ce qui est très peu professionnel, en particulier dans un e-mail adressé à quelqu'un. Si vous n'êtes pas un bon orthographe, essayez d'utiliser une ressource de vérification orthographique en ligne afin que votre orthographe soit correcte. Vous devriez également lire sur la façon d'utiliser la ponctuation anglaise appropriée.

Incluez la question initiale que l'expéditeur a posée. Essayez de transformer cette question en une réponse au lieu de répondre à un e-mail. Ceci est particulièrement important si l'expéditeur pose une question fermée (telle qu'une question oui/non, ou une question à options multiples à laquelle vous devrez répondre avec une certaine option). Par exemple, si l'expéditeur vous a demandé «Est-ce que l'école commence mardi prochain?» ne vous contentez pas de répondre par «Oui». Répondez par "Oui, l'école commence mardi prochain".

• Dans une conversation en face à face, les gens répondent généralement aux questions fermées avec un seul mot, mais le courrier électronique est différent. Cela peut être déroutant pour l'expéditeur lorsque vous répondez à une question fermée avec un seul mot, car l'expéditeur devra faire défiler vers le bas pour trouver sa question d'origine.