Comment éliminer les e-mails sur votre lieu de travail?

Calculez le temps qu'il leur faut pour rédiger un e-mail régulier — Recrutez un échantillon aléatoire de travailleurs et calculez le temps qu'il leur faut pour rédiger un e-mail régulier.

Le PDG d'une entreprise technologique européenne, Atos, pourrait-il être fou ou sur la bonne voie après avoir annoncé son intention d'interdire les e-mails au sein de cette entreprise? Selon le PDG Thierry Breton, seuls 10% des e-mails qu'il reçoit ont une réelle valeur ajoutée pour son travail et affirme que «l'e-mail n'est plus l'outil approprié. Il est temps de penser différemment». Si vous partagez son opinion, existe-t-il vraiment un moyen d'interdire les e-mails au travail dans le but d'augmenter l'efficacité?

Pas

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Montrez comment les e-mails peuvent faire perdre du temps. La meilleure façon de forger l'adoption au travail est de démontrer clairement comment une initiative permettra d'économiser du temps et/ou de l'argent. Si vous pouvez prouver que l'interdiction des e-mails augmentera l'efficacité, vous aurez une meilleure chance de faire approuver ou accepter votre idée.
- Menez des recherches scientifiques sur la façon dont les e-mails font perdre du temps et réduisent l'efficacité. Adoptez une approche à deux volets en effectuant des recherches Internet indépendantes impliquant des études sur les e-mails et le lieu de travail, mais mettez également en œuvre une enquête interne non scientifique. Incluez à la fois un questionnaire et une observation des employés pour déterminer combien de temps les travailleurs passent non seulement à vérifier et à rédiger leurs e-mails, mais même à se concentrer sur leur travail lorsqu'ils entendent un e-mail de revenu arriver dans leur boîte de réception. S'arrêter au milieu du travail pour répondre aux e-mails peut être une distraction. Selon le journaliste du Daily Mail, Peter Allen, il faut environ 64 secondes au travailleur moyen pour se recentrer sur son travail après avoir lu des e-mails.. Si vous vous arrêtez pour lire un message à chaque fois que vous recevez un e-mail, vous n'aurez jamais un flux constant de concentration.
- Calculez le temps qu'il faut à la plupart des employés pour rédiger un e-mail par rapport aux autres méthodes de communication. Recrutez un échantillon aléatoire de travailleurs et calculez le temps qu'il leur faut pour rédiger un e-mail régulier. Faites la moyenne des temps pour arriver à un nombre moyen. Ensuite, comparez les temps de courrier électronique à d'autres méthodes (utilisez la même méthode de suivi et de mesure) de communications, y compris la messagerie texte et les appels téléphoniques, pour voir quelle méthode est la plus efficace.
- Mesurez le temps que les employés passent à essayer de résoudre les problèmes technologiques liés au courrier électronique. Si votre réseau tombe en panne ou subit des interruptions, les employés peuvent passer un temps considérable à essayer de comprendre comment envoyer un e-mail au lieu de se concentrer à nouveau sur leur travail. Créez un sondage et demandez à un échantillon aléatoire d'employés combien de temps ils consacrent aux problèmes informatiques liés aux e - mails et à quelle fréquence.
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Concevoir un autre plan. Le simple fait d'interdire les e-mails ne sera pas très accepté à moins que vous n'ayez une autre meilleure idée. Avant même d'approcher les employés avec votre idée, soyez prêt à présenter votre plan alternatif.
- Un e-mail de masse qui n'implique pas toutes les parties. Commencez par des petits pas en suggérant d'abord que tous les e-mails de masse soient interdits. Si seul un petit pourcentage des e-mails concerne les emplois d'un travailleur individuel, envisagez d'ajouter un énorme babillard dans votre salle de pause où des avis peuvent être affichés au lieu d'envoyer des e-mails en masse.
- Augmentez l'utilisation de la messagerie vocale. Développez les capacités de la messagerie vocale. À certains égards, les gens ont envoyé des courriels qui pourraient facilement être communiqués par téléphone parce qu'ils ne veulent pas faire face à une conversation téléphonique. Offrez aux employés des options pour que les appels soient dirigés directement vers la messagerie vocale (avec un délai de 10 à 20 secondes) ou un autre système de messagerie vocale.
- Pensez aux SMS. Contrairement aux e-mails, un texte doit être bref et concis. Tous les employés ont-ils des capacités d'envoi de SMS et dans quelle mesure? Dans certains cas, les travailleurs peuvent même ne pas posséder de téléphone portable ou avoir un téléphone avec des capacités limitées, alors déterminez d'abord s'il s'agit de quelque chose qui fonctionnerait dans votre organisation.
- Conception d'un intranet. Dans le cas où les e-mails de masse impliquant l'ensemble de l'organisation ou un service individuel semblent être les plus perturbateurs, envisagez de créer un intranet d'entreprise. Votre responsable informatique peut très probablement créer un système permettant des échanges individuels et de groupe, affichant des informations vitales et même une formation interactive.
- Pensez à utiliser Skype ou un autre formulaire pour communiquer hors site. Le courrier électronique peut être l'épine dorsale de la communication hors site, surtout si vous avez des employés qui travaillent à distance ou sur le terrain. Bien que vous ne puissiez pas complètement bannir les e-mails dans ce cas, vous pouvez augmenter la quantité d'utilisation de la communication en direct telle que Skype. En fait, les employés pouvaient même télécharger l'application et utiliser le logiciel sur leur smartphone afin qu'il puisse être utilisé quel que soit l'endroit où les travailleurs se déplacent.
Calculez le temps qu'il faut à la plupart des employés pour rédiger un e-mail par rapport aux autres méthodes de communication.
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Créer de nouvelles règles de diffusion de l'information. Si vous envisagez de sevrer lentement les employés des e-mails ou constatez que le simple fait de réduire la quantité ou la taille des e-mails est gênant, envisagez de mettre en œuvre quelques règles pour que les employés prennent l'habitude d'être brefs mais directs dans la communication.
- Les messages doivent être courts et directs (éventuellement inclure une limite de caractères). N'autorisez que quelques caractères afin de forcer les employés à être brefs et directs dans leurs messages.
- Les bavardages et les petites conversations devraient être réduits. Établissez une règle selon laquelle les questions personnelles ou les bavardages généraux (par exemple, poser des questions sur la météo ou les ragots au bureau) doivent être découragés. Les e-mails doivent être précis et directs.
- Chaque message doit comporter un appel à l'action. Au lieu d'expliquer votre position ou vos pensées dans l'e-mail (ce qui pourrait prendre des lignes et des lignes), indiquez plutôt au lecteur ce que vous voulez en quelques mots courts, puis dites-lui ce que vous voulez faire, comme avoir une réunion ou un téléphone appeler à une certaine heure et jour.
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Facilitez l'entreprise dans la nouvelle méthode. Ne coupez pas aux gens la dinde froide - la communauté pourrait se révolter. Bien que le courrier électronique n'existait pas il y a environ 25 ans et que les entreprises fonctionnaient très bien, la culture d'entreprise d'aujourd'hui considère les courriers électroniques comme une pièce entièrement intégrée de la machine.
- Faites une annonce et demandez des commentaires et des idées. Donnez aux employés quelques semaines, voire quelques mois, pour s'imaginer que le courrier électronique ne fait peut-être plus partie de votre culture d'entreprise. Gardez à l'esprit que de nombreux employés comptent sur le courrier électronique pour accomplir une variété de tâches, alors laissez-leur le temps de s'habituer à la pensée avant de prendre des mesures.
- Mettez les employés au défi de rompre avec l'habitude par le biais d'un concours. Faites de l'initiative un défi et voyez qui peut rapidement rompre l'habitude des e-mails. Créez un jeu ou un concours qui permet aux employés d'exploiter leur côté compétitif. Ils peuvent finir par être tellement concentrés sur la victoire qu'avec le temps, ils développeront un nouveau comportement qui n'inclut pas l'envoi d'e-mails.
- Étalez votre plan sur quelques mois ou années. Laissez suffisamment de temps aux employés pour qu'ils se sentent à l'aise avec l'idée. Commencez peut-être par simplement présenter votre idée puis, quelques mois plus tard, proposez un système abrégé d'envoi d'emails. Au fur et à mesure que les employés changent de comportement au fil du temps, leur dépendance à l'égard du courrier électronique peut diminuer et ils peuvent développer des moyens plus efficaces pour communiquer des messages.

Mesurez le temps que les travailleurs passent à essayer de résoudre les problèmes technologiques liés aux e-mails.

Conseils

Soyez prêt pour les objections et repoussez. Le courrier électronique est pratique et permet parfois aux employés d'éviter les communications en face à face et/ou de s'engager pleinement dans certains aspects de leur travail. Préparez vos réponses avant de faire votre annonce.
Recueillez des statistiques ou effectuez un sondage individuel sur le temps nécessaire aux employés pour répondre et gérer les e-mails. Lorsque vient le temps de présenter votre cas, vous pouvez utiliser vos propres recherches pour étayer vos affirmations.

Si vous vous arrêtez pour lire un message à chaque fois que vous recevez un e-mail, vous n'aurez jamais un flux constant de concentration.
Faites des employés une partie de la solution. Au lieu de transmettre des règles et des politiques, permettez-leur de faire des suggestions et d'aider à mettre en œuvre le changement. Non seulement les employés pourraient trouver un meilleur moyen de communiquer, mais l'adhésion sera plus grande lorsque tout le monde sera impliqué.

Mises en garde

Évitez d'insister pour que les e-mails soient interdits si vous rencontrez une forte résistance. Ne forcez jamais les employés à adopter un nouveau comportement s'ils ne sont pas prêts, car l'initiative pourrait se retourner contre vous et créer plus de problèmes (réduire davantage l'efficacité).

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