Comment rédiger un bon de commande?
Pour saisir les informations du bon de commande dans Word, cliquez sur la ligne qui demande le numéro du bon de commande et saisissez ce que vous avez attribué à la commande. Ensuite, insérez la date que vous souhaitez utiliser pour la commande. Ensuite, saisissez les informations du fournisseur, y compris le nom de l'entreprise, son adresse et son numéro de téléphone. Une fois ces informations saisies, cliquez sur «Expédier à» et saisissez le nom de la personne de contact et le nom de l'entreprise. Ajoutez une adresse et un numéro de téléphone s'ils sont différents des informations de facturation que vous avez déjà saisies. Sous "Mode d'expédition", saisissez le transporteur que vous souhaitez utiliser ainsi que le coût, les exigences d'emballage et la responsabilité du transfert. Après avoir entré les informations de facturation et d'expédition, indiquez les produits que vous achetez, y compris la quantité, le numéro d'article et le coût. Pour apprendre à créer un bon de commande avec un logiciel de comptabilité, continuez à lire!
Pour saisir les informations du bon de commande dans Word, cliquez sur la ligne qui demande le numéro du bon de commande et saisissez ce que vous avez attribué à la commande.
Les bons de commande sont des formulaires commerciaux conçus pour saisir des informations détaillées pour un achat ou une vente de biens et de services. Les bons de commande sont créés par les acheteurs et envoyés aux vendeurs. Ils précisent l'article à acheter, la quantité, le prix convenu, les informations d'expédition et tout autre détail concernant l'achat. Un bon de commande est un document juridique qui protège à la fois l'acheteur et le vendeur. Les entreprises peuvent choisir parmi plusieurs options différentes pour créer ou acheter des modèles de bons de commande.
Méthode 1 sur 3: configuration d'un document de commande d'achat avec Microsoft Word
- 1Choisissez un modèle de bon de commande. Si vous utilisez un Mac, double-cliquez sur l'icône Word dans votre dock. Si vous utilisez un PC, cliquez sur l'icône Windows dans le coin inférieur gauche de votre bureau. Cliquez sur la vignette Windows.
- Vous verrez un écran qui vous montre tous les modèles prédéfinis disponibles dans Word. Dans la barre de recherche, tapez «bon de commande».
- Passez en revue les différents modèles de bons de commande et sélectionnez-en un avec une mise en page que vous aimez. Recherchez-en un avec suffisamment de place pour toutes les lignes que vous souhaitez inclure sur votre bon de commande.
- Double-cliquez sur l'icône du modèle que vous souhaitez utiliser. Cela ouvrira le document.
- Word a créé le modèle à l'aide d'un tableau. Vous pouvez utiliser les options de formatage du tableau pour personnaliser le modèle en fonction de vos besoins.
- 2Ajustez la mise en page. Cliquez sur «Mise en page» en haut de l'écran. Utilisez les options de menu ici pour ajuster la taille du papier et les marges de votre document.
- Cliquez sur l'icône "Taille" en haut à gauche de l'écran. Choisissez le format de papier approprié.
- Cliquez sur l'icône "Marges" dans le coin supérieur gauche. Choisissez l'une des options de marge prédéfinies ou cliquez sur «Marges personnalisées» pour saisir des marges plus petites ou plus grandes.
- 3Rendez le quadrillage visible. Étant donné que ce modèle est un tableau, il est composé de cellules disposées en lignes et en colonnes. Cependant, le quadrillage de ces cellules peut ne pas être visible dans certaines zones du modèle. Il peut être plus facile pour vous de voir le quadrillage lors de la modification du modèle.
- Si vous voulez voir le quadrillage, recherchez d'abord l'onglet jaune «Outils de table» en haut de l'écran. En dessous, vous verrez un onglet "Conception" et un onglet "Mise en page".
- Cliquez sur l'onglet "Conception".
- À l'extrême droite, vous verrez une icône indiquant «Bordures». Cliquez dessus et sélectionnez "Afficher le quadrillage".
- Vous pourrez maintenant voir le quadrillage pendant que vous entrez toutes les informations. Vous pouvez les rendre à nouveau invisibles avant d'imprimer le bon de commande.
- 4Placez le logo de votre entreprise sur le bon de commande. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la zone de texte indiquant «Votre logo ici». Dans le menu contextuel, sélectionnez "Modifier l'image". Vous pourrez parcourir le Web pour une image à inclure ou parcourir les fichiers de votre ordinateur. Parcourez et sélectionnez l'image que vous souhaitez placer sur le bon de commande.
- Word insère automatiquement l'image dans la zone de texte. Si l'image est trop grande ou trop petite, ajustez-la à l'aide des outils de transformation, qui sont les petits cercles sur le cadre autour de votre image.
- 5Tapez le slogan de l'entreprise. Si vous avez un slogan que vous souhaitez inclure, cliquez sur la ligne qui dit "Slogan de l'entreprise" et saisissez-le. Si vous n'en avez pas ou si vous ne voulez pas l'inclure, cliquez sur la ligne et supprimez-la. Word supprimera cette ligne de votre bon de commande.
- 6Entrez le nom et l'adresse de votre entreprise. Cliquez sur la ligne indiquant «Nom de l'entreprise» et saisissez le nom de votre entreprise. Cliquez sur les lignes en dessous pour les modifier. Entrez l'adresse de l'entreprise, le numéro de téléphone. Entrez votre adresse e-mail si vous en avez une. Si vous ne souhaitez saisir aucune de ces lignes, cliquez dessus et supprimez-les.
- Par exemple, supposons qu'un toiletteur pour chiens crée un bon de commande. Elle entrerait le nom de son entreprise, Puppy Pampering, Inc., l'adresse de livraison, 123 Doggie Drive, Puppyville, PA, 19123, le numéro de téléphone, 1-800-PAMPERME, et l'adresse e-mail, groomer@puppypamering.com.
Saisissez le numéro de bon de commande que vous attribuez à ce bon de commande.
Méthode 2 sur 3: saisir les informations de la commande d'achat dans Word
- 1Créez le numéro de bon de commande. Cliquez sur la ligne qui dit "[No.]" à côté de "PO #". Saisissez le numéro de bon de commande que vous attribuez à ce bon de commande. Vous pouvez attribuer n'importe quel code alphanumérique au numéro de bon de commande. Vous devez trouver une convention de dénomination qui a du sens pour votre entreprise afin que vous puissiez utiliser les numéros de bon de commande pour suivre facilement les informations.
- 2Insérez la date. Cliquez sur la ligne qui dit «[Cliquez pour sélectionner la date]» à côté de «Date». Cliquez sur la flèche vers le bas. Vous verrez un calendrier. Sélectionnez la date que vous souhaitez utiliser pour le bon de commande. Word renseignera cette date sur le modèle de bon de commande.
- 3Saisissez les informations sur le fournisseur. Cliquez sur les lignes pour les modifier. Cliquez sur la ligne indiquant «Nom du fournisseur» pour entrer le nom de l'entreprise auprès de laquelle vous achetez le bien. Cliquez sur les lignes suivantes pour saisir son adresse et son numéro de téléphone. Si vous avez un numéro de client pour cette entreprise, saisissez-le ici.
- Par exemple, supposons que le toiletteur de chiens, le toiletteur de chiens entre le nom et l'adresse du vendeur auprès duquel il achète des marchandises, comme Pet Supplier, Inc, et l'adresse, 456 Animal Avenue, Puppyville, PA 19123.
- 4Soumettez les informations «expédier à». Cliquez sur les lignes pour modifier les informations de cette section. Entrez le nom de la personne de contact et le nom de l'entreprise. Entrez son adresse et son numéro de téléphone. Si l'adresse de facturation est différente de l'adresse de livraison, vous devrez peut-être saisir des colonnes et les ajouter au modèle.
- Mettez en surbrillance les cellules indiquant «Expédier à» et «Nom de l'entreprise».
- Cliquez sur l'onglet "Mise en page" sous "Outils de table".
- Cliquez sur "Insérer à gauche" ou "Insérer à droite". Ce sera deux colonnes à gauche ou à droite. Si vous avez rendu votre quadrillage visible dans les étapes précédentes, vous verrez facilement où vous pouvez maintenant entrer vos informations d'adresse de facturation.
- Copiez la cellule indiquant «Expédier à» et les cellules modifiables à côté. Collez-les dans les nouvelles cellules que vous avez créées.
- Remplacez les mots «Expédier à» par «Bill to» et saisissez l'adresse de facturation.
- Par exemple, supposons que le toiletteur de chiots envoie toutes les factures à son comptable plutôt qu'à son entreprise. Elle créerait une section «Facturer à» sur le bon de commande avec le nom et l'adresse de son comptable, Business Accounts Inc., 789 Main Street, Puppyville, PA 19123.
- 5Définissez la méthode d'expédition et les informations sur les conditions. Cliquez sur la cellule qui indique «Méthode d'expédition» et entrez le transporteur que vous souhaitez que le fournisseur utilise. Entrez les conditions d'expédition. Cela inclut des informations telles que le coût, les exigences d'emballage et le transfert de responsabilité. Enfin, entrez la date de livraison. Il s'agit de la date à laquelle vous vous attendez à recevoir la marchandise.
- Par exemple, la toiletteuse canine qui achète le shampooing sait qu'elle perçoit un tarif d'expédition forfaitaire de 4,40€ pour une expédition prioritaire avec USPS. Sous méthode, elle entrerait "Priority Shipping, USPS", et sous conditions, elle entrerait " Flat shipping rate 4,40€"
- 6Précisez les termes et conditions. Au bas du modèle, Microsoft Word a ajouté quelques termes et conditions suggérés. Si vous les aimez, vous pouvez les garder. Si vous souhaitez en modifier ou en ajouter, saisissez-les ici.
- 7Indiquez les produits que vous achetez. Saisissez une ligne d'informations pour chaque article que vous souhaitez inclure sur ce bon de commande. Entrez la quantité ou le nombre d'articles que vous souhaitez. Entrez le numéro d'article, qui est un numéro que le fournisseur utilise pour identifier des produits spécifiques. Entrez une description de l'article. Entrez le coût unitaire, ou le coût d'une unité de vente. Entrez ensuite le total de la ligne, qui correspond au total de toutes les unités que vous souhaitez acheter.
- Dans l'exemple du toiletteur canin, elle achète 10 flacons de shampoing qui sont vendus par lot de 2 pour 9€
- Sous quantité, elle entrerait 5 (car 5 colis x 2 bouteilles par colis = 10 bouteilles).
- Sous le numéro d'article, elle entrerait «ABC123», qui est le numéro d'article du fournisseur pour le produit.
- Sous description, elle inscrirait le nom du «Paquet de 2 bouteilles de Scratchy Suds».
- Sous le prix unitaire, elle entrerait 9€
- Sous la ligne total, elle entrerait 45€ (5 colis x 9€ = 45€).
- 8Calculez le total du bon de commande. Tout d'abord, calculez le sous-total en additionnant le coût de tous les articles que vous avez entrés sur le bon de commande. Calculez ensuite la taxe s'il y a lieu.
- Par exemple, le coût total de la marchandise pour la toiletteuse canine est de 45€ Ensuite, elle ajoute 6 pour cent de taxe de vente (45€ x 0,06 = 2,70€). Le total du bon de commande est de 47€
Choisissez Sauvegarder et Nouveau pour sauvegarder la commande d'achat et ouvrir une nouvelle fenêtre vierge pour créer une autre commande d'achat.
Méthode 3 sur 3: créer un bon de commande avec un logiciel de comptabilité
- 1Créez un bon de commande à l'aide de votre logiciel de comptabilité. Les petites entreprises utilisent une variété de logiciels pour gérer leur tenue de dossiers financiers, y compris la paie, l'inventaire et les ventes. Si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité comme QuickBooks pour votre comptabilité, il est pratique d'utiliser leurs modèles de bons de commande car tous vos contacts fournisseurs, adresses de livraison et informations de facturation seront déjà dans le système. Vous pouvez également lier les informations de votre bon de commande à vos rapports financiers.
- 2Créez un bon de commande dans quickbooks. Dites à QuickBooks que vous souhaitez créer un bon de commande pour l'un de vos fournisseurs. Sélectionnez Fournisseurs > Créer des bons de commande. Cela ouvre la fenêtre «Créer des commandes d'achat».
- 3Sélectionnez un fournisseur. Cliquez sur la liste déroulante dans le menu "Fournisseur". Une liste de tous les fournisseurs que vous avez utilisés dans le passé apparaîtra. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous souhaitez créer la commande d'achat. Le système renseignera le bon de commande avec le nom de l'entreprise et l'adresse du fournisseur.
- 4Catégoriser l'achat. Utilisez la liste déroulante des classes pour sélectionner une catégorie pour la marchandise que vous achetez. Ceci est facultatif, mais c'est une bonne idée d'entrer ces informations. Il vous aidera à lier vos bons de commande à vos rapports financiers, qui répertorient les dépenses par catégorie.
- 5Saisissez les informations «expédier à». Étant donné que le nom et l'adresse de votre entreprise sont déjà dans le système, QuickBooks remplit cette section avec les informations de votre entreprise. Cependant, si vous expédiez à une adresse différente, vous pouvez sélectionner une adresse différente à saisir ici. QuickBooks a une liste de tous vos clients, fournisseurs et employés. Vous pouvez sélectionner l'une de ces adresses ou en saisir une autre manuellement.
- 6Choisissez la date du bon de commande. Le système renseignera automatiquement la date du jour. Cependant, si vous souhaitez saisir une date différente, vous pouvez la saisir manuellement dans le bon de commande.
- Choisissez la date avec soin. Étant donné qu'un bon de commande est un contrat qui oblige légalement le fournisseur à exécuter la commande dans un délai défini, la date que vous entrez doit être exacte.
- 7Attribuez un numéro de bon de commande. QuickBooks attribuera automatiquement un numéro de bon de commande. Le système commande séquentiellement toutes les commandes d'achat que vous créez. S'il n'entre pas le bon numéro de bon de commande ou si vous avez une convention d'appellation différente, vous pouvez saisir manuellement le numéro de bon de commande.
- 8Listez les articles que vous souhaitez commander. Utilisez les colonnes de la fenêtre «Créer des bons de commande» pour décrire tous les articles que vous achetez. Mettez un élément dans chaque rangée.
- Incluez le numéro de l'article et une description de l'article et la quantité que vous achetez.
- Saisissez le prix unitaire (le coût pour un). QuickBooks calcule automatiquement le prix calculé en multipliant le prix unitaire par la quantité.
- 9Imprimez et enregistrez le bon de commande. Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer une copie papier du bon de commande. Vous pouvez envoyer au vendeur une copie papier ou soumettre une copie électronique. Enregistrez une copie de votre bon de commande électroniquement dans votre système QuickBooks.
- Sélectionnez Sauvegarder et fermer pour sauvegarder la commande d'achat et quitter le système.
- Choisissez Sauvegarder et Nouveau pour sauvegarder la commande d'achat et ouvrir une nouvelle fenêtre vierge pour créer une autre commande d'achat.
S'il n'entre pas le bon numéro de bon de commande ou si vous avez une convention d'appellation différente, vous pouvez saisir manuellement le numéro de bon de commande.
- Lors du téléchargement ou de la création d'un nouveau modèle de bon de commande, enregistrez une copie de sauvegarde pour vos fichiers.
- Après avoir terminé le bon de commande, enregistrez une copie du bon de commande rempli pour vos dossiers financiers.
- Vous pouvez imprimer et envoyer des copies papier des bons de commande aux fournisseurs, ou vous pouvez leur envoyer électroniquement des PDF.
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Questions et réponses
- Qui signe le bon de commande?Le responsable des achats ou la personne chargée de commander les biens et services dans l'entreprise qui effectue l'achat signe généralement le bon de commande.
Les commentaires (1)
- Ce tutoriel est si facile à suivre!
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