Comment tenir la comptabilité?

La fréquence à laquelle vous enregistrez la transaction dans le grand livre à partir des journaux dépendra de votre volume de transaction.

La comptabilité, comme la comptabilité, est l'un des maux nécessaires à la gestion d'une entreprise. Malgré ce que beaucoup peuvent penser, ces deux termes renvoient à des processus différents. La tenue de livres, comme nous le verrons ici, fait simplement référence à la collecte de relevés de dépenses et de revenus, puis à la comptabilisation de ces transactions dans un grand livre général. La comptabilité est le processus qui suit la tenue de livres et consiste à convertir les informations du grand livre en mesures et rapports commerciaux utiles. Heureusement, la comptabilité est la plus simple des deux et peut être apprise en suivant les étapes simples ci-dessous.

Partie 1 sur 3: établir un système

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Décidez du type de système à utiliser. La partie la plus importante de la comptabilité est la cohérence. Vous ne voulez pas perdre des reçus, oublier d'enregistrer des transactions ou enregistrer deux fois la même transaction, car cela pourrait fausser la santé financière de votre entreprise. Le moyen le plus simple d'éviter ces erreurs consiste à établir un système cohérent pour à la fois l'enregistrement des transactions dans les journaux et leur saisie dans le grand livre.
- Ce système peut être aussi compliqué qu'une caisse enregistreuse câblée qui alimente un logiciel de comptabilité ou aussi simple qu'une boîte pleine de reçus et de notes. Cela dépendra du nombre de transactions que votre entreprise effectue quotidiennement ou hebdomadairement.
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Utiliser un logiciel de comptabilité. Le moyen le plus simple de s'assurer que vos transactions sont enregistrées de manière fiable est d'investir dans un programme de comptabilité comme QuickBooks, FreshBooks ou Expensify. Ceux-ci élimineront beaucoup de conjectures lors de l'enregistrement de différents types de transactions et présenteront clairement vos informations. Beaucoup de ces programmes sont disponibles gratuitement ou en essai gratuit pour une durée limitée.
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Utilisez une feuille de calcul. Pour un système plus manuel, essayez de configurer une feuille de calcul pour enregistrer les transactions. Cela peut être fait manuellement, avec des journaux de transactions physiques, ou sur l'ordinateur avec un tableur. La mise en forme de ces journaux dépend de vous, mais elle doit inclure au minimum les éléments suivants:
- Nom du fournisseur/acheteur
- Numéro de compte
- Type de dépenses/revenus (par exemple, fournitures de bureau, matières premières)
- Date de réception/création de la facture
- Montant dû/payé
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Être cohérent. Pour tout système que vous utilisez, assurez-vous de saisir régulièrement vos données de transaction et de la même manière à chaque fois. Cela permet de s'assurer que les transactions ne sont pas négligées et que vous avez l'image la plus à jour de la santé financière de votre entreprise. De plus, c'est une bonne idée d'établir un calendrier régulier pour le transfert des informations des journaux au grand livre, peut-être sur une base hebdomadaire ou mensuelle.

Enregistrez-les comme une augmentation des stocks — Par exemple, si vous achetez des stocks en espèces, enregistrez-les comme une augmentation des stocks et une diminution des espèces.

Partie 2 sur 3: enregistrer correctement les transactions

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Utilisez la même méthode comptable pour toutes les écritures. Les deux types de comptabilité sont les méthodes de comptabilité de caisse et de comptabilité d'exercice. Essentiellement, la méthode de paiement en espèces enregistre les transactions lorsque l'argent réel change de mains, comme lorsqu'un client paie un article ou lorsque vous payez une dépense. La méthode de comptabilité d'exercice, cependant, tient compte des transactions lorsque cette transaction se produit, par exemple lorsque des dépenses sont engagées ou lorsqu'un client achète un article (mais pas nécessairement lorsque l'argent change de mains pour la transaction). La méthode que vous choisirez dépendra de vos propres objectifs et stratégies commerciales.
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Comparez les deux méthodes comptables. La méthode de comptabilité de caisse est plus couramment utilisée dans les petites entreprises car elle donne une représentation précise du solde de trésorerie de l'entreprise. Cependant, à mesure que l'entreprise se développe, il peut devenir moins important de connaître le solde de trésorerie exact de l'entreprise et de se concentrer plutôt sur sa santé actuelle. C'est là qu'intervient la méthode de comptabilité d'exercice. En suivant les dépenses lorsqu'elles surviennent et les revenus lorsqu'elles sont gagnées, plutôt que payées, la méthode de comptabilité d'exercice annule les effets des retards de paiement dans la détermination de la santé financière de l'entreprise.
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Décidez de la méthode à utiliser. Légalement, une entreprise peut choisir l'une ou l'autre méthode comptable tant qu'elle a moins de 3,70 millions d'euros de chiffre d'affaires chaque année ou, si elle vend des produits au public, a moins de 0,70 million d'euros de recettes brutes (tous les revenus). Toute entreprise dont les revenus dépassent ces niveaux est tenue, par la loi, d'utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice.
- Pour plus d'informations sur le choix d'une méthode comptable, voyez comment choisir entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice pour votre entreprise.
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Utilisez la comptabilité en partie double. De nombreuses petites entreprises commettent l'erreur d'utiliser la comptabilité en partie unique. C'est-à-dire qu'ils n'enregistrent les transactions que comme des mouvements d'argent vers ou depuis un seul compte. Cependant, chaque transaction commerciale a lieu dans au moins deux comptes et doit être enregistrée comme telle pour plus d'exactitude. C'est ce qu'on appelle la comptabilité en partie double. Cela vous permet de voir exactement d'où vient votre argent et où il va.
- Par exemple, un achat de stock en espèces serait enregistré comme une augmentation des stocks et une diminution du compte de trésorerie. Alternativement, une vente de ces stocks à un client payant à crédit serait enregistrée comme une diminution des stocks et une augmentation des comptes débiteurs.
- Dans le monde de la comptabilité, ceux-ci seraient enregistrés en utilisant les termes officiels, en tant que débits et crédits sur divers comptes. En tant que comptable, cependant, il est très important que vous utilisiez un système cohérent qui vous convienne.
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Enregistrer les transactions dans les journaux. Au début, les transactions ne doivent être saisies que dans des journaux quotidiens ou hebdomadaires, en fonction de votre volume de transactions. Ces entrées incluront des informations sur la transaction, y compris l'acheteur/vendeur, le montant, la date et le type de transaction. Plus tard, ces informations seront classées et ajoutées au grand livre. Cependant, pour l'instant, il est seulement important d'enregistrer les informations pour une utilisation ultérieure. Les écritures doivent être effectuées selon la méthode comptable choisie par l'entreprise (comptabilité ou comptabilité d'exercice).
- L'introduction d'un logiciel de comptabilité a rendu presque obsolète le processus en deux étapes des journaux et des grands livres. Le logiciel mettra automatiquement à jour le grand livre, faisant du processus une simple saisie des transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent. Cependant, certaines entreprises choisissent toujours d'utiliser la méthode du grand livre.

Voyez comment choisir entre la comptabilité de caisse — Pour plus d'informations sur le choix d'une méthode comptable, voyez comment choisir entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice pour votre entreprise.

Partie 3 sur 3: comptabilisation des transactions dans un grand livre

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Séparez les transactions en comptes. La meilleure façon de suivre vos transactions est de les séparer dans différents comptes au sein du grand livre. En commençant avec des comptes fixes et en les ajoutant ou en soustrayant à chaque transaction, vous obtenez une image plus claire de l'entrée et de la sortie de l'argent. Ces comptes peuvent être aussi génériques que les ventes ou spécifiques à certains types d'inventaire. Par exemple, il peut être raisonnable pour un garage automobile de réserver un compte entier pour l'inventaire du pétrole. Les comptes varient d'une entreprise à l'autre, mais doivent au moins couvrir les éléments suivants:
- En espèces
- Comptes clients (argent dû par les clients payant à crédit).
- Comptes fournisseurs (argent que vous devez aux fournisseurs).
- Ventes (les revenus que vous tirez des opérations principales).
- Inventaire
- Coût des ventes (fournitures que vous achetez pour la production ou votre entreprise).
- Dépenses salariales (salaires).
- Capitaux propres (le montant que les propriétaires ont investi dans l'entreprise).
- Bénéfices non répartis (bénéfices réinvestis dans l'entreprise).
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Publiez régulièrement les transactions. La fréquence à laquelle vous enregistrez la transaction dans le grand livre à partir des journaux dépendra de votre volume de transaction. Elle peut être quotidienne, hebdomadaire ou même mensuelle. Cependant, cela doit être fait de manière cohérente pour s'assurer que vous ne soyez pas soudainement submergé de travail à la fin d'une période comptable. Encore une fois, un logiciel de comptabilité vous aidera à rester à jour sur ces processus.
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Analysez vos comptes de grand livre. Les comptes du grand livre sont principalement utiles pour quantifier la santé financière de l'entreprise. Bien qu'il soit préférable de laisser les vrais rapports financiers aux comptables professionnels, n'importe qui peut comparer les comptes du grand livre pour créer des comparaisons ou des rapports simples. Par exemple, comparez les ventes aux dépenses pour avoir une idée générale de la situation récente de votre entreprise. Évidemment, si les ventes sont supérieures aux dépenses, vous faites un profit. Pour des rapports plus complexes, adressez-vous à un comptable ou à un programme de comptabilité.
- Pour plus d'informations sur la comptabilisation dans un grand livre et la création de rapports simples, voir comment rédiger un livre comptable.

La méthode de comptabilité de caisse est plus couramment utilisée dans les petites entreprises car elle donne une représentation précise du solde de trésorerie de l'entreprise.

Conseils

Assurez-vous de payer vos fournisseurs quelques jours avant la date limite de paiement, que ce soit 30 jours ou une période plus longue. Cela vous donnera une marge de manœuvre si vous oubliez de payer ce jour-là et vous mettrez en bons termes avec les fournisseurs.
Si la comptabilité commence à prendre trop de temps à mesure que votre entreprise se développe, il peut être judicieux de faire appel à de l'aide. L'embauche d'un comptable qualifié vous permettra d'avoir une image plus complète et plus précise de la santé financière de votre entreprise.

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Partie 1 sur 3: établir un système

Partie 2 sur 3: enregistrer correctement les transactions

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