Comment organiser un hackathon?
Pour organiser un hackathon, définissez d'abord des objectifs clairs et réalisables, puis commencez à inviter des participants, à trouver des sponsors et à organiser un lieu, de la nourriture et un transport.
Un hackathon est généralement un événement d'un week-end, au cours duquel des programmeurs informatiques et des rédacteurs de code se réunissent pour résoudre un problème de codage ou de programmation. Les hackathons peuvent également se produire en dehors de l'industrie de la programmation. Le mot a récemment pris un sens plus large et inclut désormais tout groupe de professionnels qui se réunissent pour aborder un problème commun dans leur domaine. Pour organiser un hackathon, définissez d'abord des objectifs clairs et réalisables, puis commencez à inviter des participants, à trouver des sponsors et à organiser un lieu, de la nourriture et un transport.
Partie 1 sur 3: déterminer l'objectif et les principaux détails
- 1Articuler un objectif clair pour le hackathon. Pour que votre hackathon soit un succès, vous et tous les participants devrez avoir un objectif clair de ce qui est réellement accompli. Les hackathons sont une ressource réseau précieuse, mais la plupart tentent de résoudre un problème spécifique ou de créer une nouvelle technologie. Par exemple, l'objectif de votre hackathon pourrait être:
- Résolution d'un problème médical lié aux décès liés à la respiration chez les nourrissons.
- Répondre au besoin de plus de start-ups alimentaires.
- 2Trouvez un lieu pour votre hackathon. Un mois ou 2 à l'avance, commencez à prendre des dispositions pour un lieu physique pour l'événement. Assurez-vous qu'il aura des sièges adéquats pour les participants au hackathon, ainsi qu'un projecteur, un microphone et des salles de bains. Si vous n'avez pas de sponsors et des moyens financiers limités, vous devrez peut-être trouver un lieu local bon marché. En fonction du temps et des ressources dont dispose votre entreprise, envisagez des lieux tels que:
- 2 ou 3 salles de conférence dans un hôtel local.
- Espace sur un campus universitaire.
- Une bibliothèque publique à proximité.
- 3Planifiez le hackathon pour un week-end généralement lent. Vous aurez une meilleure participation à votre événement s'il est prévu un week-end où la plupart des participants seront libres. Cela signifie que vous devez éviter de programmer l'événement pendant les vacances d'été et d'hiver ou à proximité des jours fériés. Assurez-vous également que votre hackathon ne chevauche pas les grandes conférences dans votre domaine.
- Par exemple, les week-ends immédiatement avant et après le Memorial Day (ou tout autre jour férié important) seraient tous deux de mauvais choix pour organiser un hackathon.
Assurez-vous qu'il aura des sièges adéquats pour les participants au hackathon, ainsi qu'un projecteur, un microphone et des salles de bains. - 4Recrutez 1 ou plusieurs sponsors pour votre événement. Renseignez-vous dans votre secteur pour trouver au moins 1 sponsor commercial. Les sponsors peuvent aider à couvrir les coûts des grands hackathons de différentes manières: en fournissant un espace pour accueillir l'événement, en fournissant de la nourriture ou simplement en fournissant de l'argent. En retour, les entreprises sponsors s'attendront à quelque chose en retour: peut-être le temps de s'adresser aux participants au hackathon ou un stand pour vendre leurs produits.
- Si le hackathon est un succès, vos sponsors reviendront probablement année après année. Si le hackathon continue de prendre de l'ampleur, vous pouvez recruter des sponsors supplémentaires.
- 5Contactez les participants potentiels quelques mois à l'avance. Les organisateurs de hackathon recrutent souvent des professionnels de diverses industries pour votre hackathon ou contactent des personnes qu'ils ne connaissent pas déjà. Dans ce scénario, contactez les professionnels du domaine bien à l'avance, afin qu'ils aient le temps de réorganiser leurs horaires et de planifier leurs déplacements afin d'assister au hackathon.
- D'un autre côté, si le hackathon est un événement obligatoire au sein de votre entreprise ou entreprise, vous n'avez pas besoin de donner autant de préavis. Informez les employés du prochain hackathon une semaine ou deux à l'avance.
- 6Limitez le nombre de participants. Les hackathons populaires peuvent rapidement devenir des affaires massives. Pour éviter un événement énorme et gonflé, limitez le nombre de participants à l'avance. Si vous limitez le nombre à 300 ou 400, vous aurez suffisamment de participants pour remplir les différentes sessions de piratage et de formation, mais pas au point que l'événement semble incontrôlable.
- Une règle de base utile est que tous les participants au hackathon doivent tenir dans une seule grande salle de réunion ou un gymnase.
- Gardez à l'esprit que, puisque la participation est purement volontaire pour la plupart des hackathons, seulement environ 60% des invités y assisteront réellement.
Partie 2 sur 3: planification pour le confort et la commodité
- 1Organisez le transport des participants au hackathon. Une méthode populaire pour amener les participants sur le site du hackathon consiste à louer un bus nolisé. Le bus peut traverser un état ou 2 et prendre les participants à 6 ou 7 endroits différents avant de les amener à l'emplacement du hackathon.
- Une fois que les participants sont sur le site du hackathon, tenez compte de leurs besoins de transport locaux. Par exemple, si le hackathon a lieu dans un hôtel, parlez au concierge de l'hôtel et voyez si l'hôtel dispose d'une navette qui peut transporter les participants du hackathon autour de la ville si nécessaire.
- 2Commandez plus qu'assez de nourriture pour le hackathon. Afin de garder les participants heureux et productifs, ils devront être bien nourris. Prévoyez un petit-déjeuner léger chaque matin à l'arrivée des participants et offrez un déjeuner copieux vers 13 h ou 14 h. Demandez aux participants à l'avance les restrictions alimentaires que vous devrez respecter.
- Le type de nourriture que vous fournissez dépend du budget du hackathon. Si vous manquez d'argent, beaucoup de pizzas et de boissons gazeuses suffiront.
- Si vous avez un budget plus important, envisagez de faire appel à une entreprise de restauration locale ou à un restaurant pour vous fournir 2 repas sains par jour.
Les organisateurs de hackathon recrutent souvent des professionnels de diverses industries pour votre hackathon ou contactent des personnes qu'ils ne connaissent pas déjà. - 3Assurez-vous que le site dispose d'une connexion Internet et électrique stable. Parlez avec le gestionnaire ou le propriétaire de la salle et confirmez que leur Wi-Fi peut gérer plus de 400 appareils accédant simultanément à Internet. Confirmez également que le lieu dispose de nombreuses prises pour brancher des ordinateurs portables, des téléphones et des tablettes.
- N'oubliez pas que de nombreux participants apporteront 2 articles électroniques ou plus.
- Idéalement, le site devrait avoir suffisamment de prises (ou multiprises) pour que chaque participant au hackathon ait accès à en moyenne 1,5 prises.
- 4Planifiez des animations en soirée si le budget de l'événement le permet. Si les principaux événements du hackathon se terminent chaque jour à 17 h ou 18 h, programmez un certain type de divertissement pour aider les participants à se détendre et à se détendre. Invitez un groupe de reprises local à se produire un soir, ou louez une machine à karaoké et installez-la dans la salle de conférence principale pour que les invités puissent l'utiliser.
- Même un budget minimal devrait couvrir un peu de divertissement. Appelez un bar local et demandez s'ils ont une salle privée que quelques dizaines de participants au hackathon pourraient louer pour la soirée.
Partie 3 sur 3: faciliter le hackathon
- 1Divisez les participants en groupes efficaces. La plupart des hackathons ont de nombreux groupes de 4 à 6 personnes travaillant ensemble pour résoudre le problème posé par le hackathon. Les groupes qui réussissent mélangeront des experts en la matière (par exemple, des professionnels de la santé, des codeurs professionnels ou des directeurs de restaurant) avec des nouveaux arrivants relatifs (par exemple des lycéens ou étudiants et des amateurs intéressés).
- Évitez d'autoriser des groupes composés uniquement d'experts et uniquement de nouveaux arrivants, car les nouveaux arrivants se débattront et auront du mal à trouver des moyens de rivaliser avec les experts.
- 2Établissez des règles claires pour le hackathon. Les hackathons encouragent souvent différents groupes de programmeurs (ou d'autres types de professionnels) à se faire concurrence. L'équipe la plus performante reçoit souvent une récompense monétaire ou un élément technologique comme un nouvel ordinateur ou un nouvel appareil photo. Les règles incluent souvent des limites de temps: par exemple, les participants peuvent travailler à plusieurs intervalles de 60 minutes. Précisez également aux participants quels types de technologie ils sont ou ne sont pas autorisés à utiliser.
- D'un autre côté, si votre événement se veut collaboratif plutôt que compétitif, une structure élaborée de règles peut ne pas être nécessaire.
- 3Présentez quelques petites compétitions plutôt qu'un grand concours. En multipliant le nombre de compétitions présentées lors du hackathon, vous multiplierez également le nombre de lots offerts et le nombre de chances de gagner. Cela motivera les participants au hackathon et attirera des participants qui autrement ne seraient pas intéressés.
- Par exemple, offrez un petit prix pour la meilleure innovation utilisant un certain type de technologie.
- Bien sûr, les prix de chaque concours seront plus petits et moins chers que si le hackathon ne comportait qu'un seul prix global.
En retour, les entreprises sponsors s'attendront à quelque chose en retour: peut-être le temps de s'adresser aux participants au hackathon ou un stand pour vendre leurs produits. - 4Annoncez les prix à l'avance. Si votre hackathon comporte un concours ou une compétition, informez les différents groupes au début de l'événement pour quel (s) article (s) ils sont en compétition. Cela augmentera la motivation des participants, car ils savent pour quoi ils seront en compétition.
- Par exemple, si votre hackathon est parrainé par Dell, ils peuvent être disposés à offrir un ordinateur portable haut de gamme en guise de prix.
- Ou, si vous organisez un hackathon lié à l'éducation, l'un des prix pourrait être un abonnement de 2 ans à un magazine lié à l'éducation.
- 5Consacrez du temps à des ateliers de formation pour les nouveaux arrivants. Certains hackathons se concentrent exclusivement sur le développement de nouvelles technologies, tandis que d'autres incluent des sessions de formation pour les novices dans le domaine. Les ateliers de formation associent 1 ou 2 experts à un groupe de 10 à 12 novices relatifs. Les ateliers devraient se concentrer sur des sujets spécifiques: par exemple, développer la maîtrise d'un langage de codage spécifique.
- Les sessions de formation sont particulièrement courantes dans les hackathons dans le domaine de la technologie. Ils permettent aux nouveaux programmeurs, développeurs et codeurs d'apprendre auprès de professionnels performants.
- Les hackathons peuvent également se produire au sein d'une seule entreprise et rassembler des employés de partout au pays pour un week-end de travail, de formation et de collaboration.
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