Comment utiliser un accord de confidentialité?
La Société peut être tenue de divulguer des informations confidentielles («Informations confidentielles») à la Partie destinataire.
Les entreprises ont souvent des informations confidentielles qui sont vitales pour leur succès. Vous voudrez protéger ces informations contre la divulgation à des concurrents et au public. Cependant, vous devrez peut-être divulguer certaines informations à des employés, des employés potentiels ou à d'autres entreprises. Utilisez un accord de non-divulgation (NDA) bien rédigé pour vous protéger. En signant la NDA, l'autre personne s'engage à ne pas divulguer les informations confidentielles. Si tel est le cas, vous pouvez poursuivre ou rechercher d'autres formes de règlement.
Partie 1 sur 3: décider d'utiliser un accord
- 1Identifiez si vous avez des informations confidentielles. Vous voudrez qu'un NDA protège les informations confidentielles qui ont de la valeur. De nombreux types d'informations confidentielles sont précieux, notamment les suivants:
- listes de clients
- dossiers d'achats antérieurs
- procédés de fabrication secrets
- formule de fabrication secrète
- 2Identifiez avec qui vous partagez des informations. En utilisant un accord de non-divulgation, vous créez une relation confidentielle avec quelqu'un. Vous devez identifier cette personne. Tout le monde n'a pas besoin d'un NDA, et tous ceux qui reçoivent des informations confidentielles n'en signeront pas un.
- Un candidat à l'emploi. Vous devrez peut-être partager des informations confidentielles avec une personne qui postule pour un emploi. Si c'est le cas, vous devriez leur faire signer un NDA, même si vous ne les embauchez finalement pas.
- Un employé. C'est la catégorie la plus courante de personnes qui signent des NDA. Cependant, assurez-vous que l'employé a réellement accès aux informations confidentielles. S'ils ne le font pas, il n'y a pas besoin de NDA.
- Une autre affaire. Si vous cherchez à acheter une entreprise ou si une autre entreprise veut vous acheter, vous pouvez signer des accords mutuels de non-divulgation. Vous vous engagez à ne divulguer aucune information confidentielle obtenue au cours des négociations, et l'autre partie sera également d'accord.
- Un investisseur. Les start-up peuvent avoir besoin de partager des informations confidentielles afin d'intéresser les investisseurs à leur entreprise. Cependant, les investisseurs en capital-risque en particulier sont réticents à signer des NDA. Vous pouvez demander, mais attendez-vous à «Non» pour une réponse.
- 3Consultez un avocat. Il n'est peut-être pas clair si vous devez utiliser un NDA. Par conséquent, vous devriez consulter un avocat et obtenir son avis d'expert. Pour trouver un avocat d'affaires expérimenté, contactez votre barreau local ou d'État et demandez une référence.
- Appelez l'avocat et planifiez une consultation. Demandez combien ils facturent.
S'il y a un procès, le juge devra utiliser une loi pour interpréter l'accord et fournir des recours.
Partie 2 sur 3: rédaction de votre accord
- 1Identifier les parties à l'accord. Un NDA peut faire partie d'un autre accord, tel qu'un contrat de travail. Ou il peut s'agir d'un document autonome. S'il s'agit d'un document autonome, identifiez les parties dans le premier paragraphe. Vous pouvez vous appeler «Partie divulgatrice», «Entreprise» ou un autre terme qui a du sens. Soyez cohérent tout au long du document. La personne à qui vous divulguez vos informations doit être appelée «partie destinataire», «employé» ou une autre étiquette.
- Vous pouvez utiliser cet exemple de langage: «Cet accord est conclu entre Adriana Smith («Partie réceptrice») et la société ABC («Société»), le 12 juin 2016. La partie réceptrice fournira des services à la société. La société peut être tenue de divulguer informations confidentielles («Informations confidentielles») à la partie destinataire. En conséquence, afin de protéger les informations confidentielles de la société, la partie destinataire accepte ce qui suit...»
- 2Définir les informations confidentielles. Votre accord de non-divulgation ne vous protégera que si les informations sont correctement incluses dans l'accord. En conséquence, vous devez définir soigneusement les informations confidentielles. Il est acceptable de définir le terme au sens large.
- Par exemple, vous pouvez écrire: ««Informations confidentielles» comprend tout matériel ou information qui pourrait avoir une valeur commerciale ou une utilité pour les activités de la Société. La Société étiquetera toutes les informations confidentielles sous forme écrite comme «Confidentiel» en utilisant une étiquette ou un avertissement similaire. Lorsque l'Entreprise partage oralement des Informations confidentielles, l'Entreprise fournira un avis écrit indiquant que la communication est une Information confidentielle."
- N'oubliez pas d'étiqueter vos informations confidentielles comme confidentielles, sinon la partie destinataire ne le saura pas. Achetez un tampon encreur avec le mot «Confidentiel».
- 3Exclure les informations non confidentielles. Certaines informations peuvent être précieuses mais non confidentielles. Vous devez identifier ces informations et les exclure de l'accord. Par exemple, vous pouvez écrire ce qui suit: «La partie destinataire n'a aucune obligation de protéger en vertu de cet accord», puis identifier les catégories d'informations, telles que les suivantes:
- informations qui sont connues du public, soit au moment de la divulgation, soit deviennent connues ultérieurement sans faute de la partie réceptrice
- informations créées ou découvertes par la partie réceptrice avant la divulgation par la société
- informations obtenues par la partie réceptrice par des moyens indépendants et légitimes
- informations découvertes par la partie réceptrice avec l'approbation écrite de la société
- 4Identifier les devoirs de l'autre partie. Énoncez les devoirs et autres responsabilités de la partie réceptrice. En règle générale, vous voudrez qu'ils gardent les informations confidentielles et ne les divulguent à personne d'autre. Cependant, il existe différentes normes de confidentialité - confidentialité stricte, normes en vigueur dans l'industrie, meilleurs efforts, etc. Vous devriez discuter de la meilleure norme avec un avocat.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «La partie destinataire conservera toutes les informations confidentielles dans la plus stricte confidentialité et empêchera toute divulgation à d'autres en faisant preuve d'une diligence raisonnable. La partie destinataire ne divulguera, directement ou indirectement, aucune information confidentielle à moins que la société ne l'autorise au préalable. À la résiliation d'emploi, la Partie destinataire remettra à la Société tous les notes, documents, dessins, matériaux et/ou équipements reçus de la Société.»
- Vous pouvez également inclure un accord de non-utilisation. Cela empêchera l'autre partie d'utiliser les informations confidentielles. Une disposition standard se lira: «La partie réceptrice n'utilisera aucune information confidentielle pour son propre bénéfice ou pour le bénéfice d'un tiers pendant la durée du présent accord.
- 5Indiquer la durée de l'accord. En Europe, une durée courante est de cinq ans. Dans l'UE, dix ans est plus courant. Cependant, l'obligation devrait durer aussi longtemps que nécessaire.
- Par exemple, vous pouvez faire en sorte que le NDA dure jusqu'à ce que les informations confidentielles ne soient plus considérées comme un secret commercial: «L'obligation de la partie réceptrice de conserver les informations confidentielles en vertu du présent accord reste en vigueur jusqu'à ce que les informations confidentielles ne soient plus considérées comme un secret commercial ou jusqu'à ce que la société fournit un avis écrit libérant la Partie réceptrice des dispositions du présent Accord.»
- La disposition ci-dessus offre la plus grande protection. Cependant, certains États peuvent ne pas autoriser une NDA à durer aussi longtemps. Vérifiez auprès de votre avocat.
Ce document expliquera l'accord de non-divulgation et avec qui l'autre partie a partagé les informations. - 6Expliquez comment vous allez appliquer l'accord. Vous devez indiquer les mesures que vous pouvez prendre si l'autre partie viole l'accord. Par exemple, vous pouvez inclure les éléments suivants:
- Résiliation. Si un employé signe l'accord, vous souhaiterez vous réserver le droit de le sanctionner, jusqu'au licenciement pour non-respect de l'accord de non-divulgation.
- Compensation en argent. Vous voudrez être remboursé pour tout dommage causé par la divulgation des informations confidentielles. Cette compensation est appelée "dommages-intérêts en argent".
- Injonction. Une injonction est une ordonnance d'un tribunal enjoignant à quelqu'un d'arrêter de faire quelque chose. Par exemple, un tribunal peut émettre une injonction contre la partie destinataire pour qu'elle cesse de publier ou d'utiliser des informations confidentielles. Vous voudrez peut-être demander une injonction lorsque la compensation monétaire est insuffisante.
- 7Ajoutez des dispositions standard. Des dispositions standard existent dans la plupart des NDA, et le langage est souvent le même. Cependant, ils sont très importants. Assurez-vous d'inclure les éléments suivants:
- Clause de divisibilité. Un tribunal peut annuler une disposition de l'accord. Si c'est le cas, l'ensemble de la NDA pourrait tomber. Pour éviter cela, incluez ce qui suit: «Si un tribunal déclare une disposition du présent Accord illégale, inapplicable ou invalide, le reste restera en vigueur.»
- Clause d'intégration. Vous ne voulez pas que l'autre partie prétende qu'il existe des accords parallèles. Inclure une disposition indiquant: «Cet accord contient l'entière compréhension de la société et de la partie réceptrice en ce qui concerne ce sujet. Il remplace tous les accords, accords, représentations et propositions antérieurs.»
- Disposition d'amendement. Précisez que l'accord ne peut être modifié que par un écrit signé par les deux parties.
- Disposition relative au choix de la loi. S'il y a un procès, le juge devra utiliser une loi pour interpréter l'accord et fournir des recours. Vous pouvez identifier la loi de l'État que vous souhaitez utiliser. Par exemple, vous pouvez écrire: «Cet accord sera régi par les lois de l'État de l'Iowa».
- 8Montrez votre brouillon à un avocat. Votre avocat analysera si votre NDA manque quelque chose d'important. De plus, si l'autre partie veut négocier, votre avocat peut négocier en votre nom. Appelez et planifiez une réunion pour parler de votre projet de NDA.
- 9Signez la NDA. Envoyez une copie à l'autre partie et demandez-leur de réviser. Ils peuvent répondre en voulant négocier certaines dispositions (comme la durée de l'accord). Lorsque tout le monde est d'accord avec la NDA, les deux parties doivent signer, même s'il ne s'agit pas d'une NDA mutuelle.
- N'oubliez pas de conserver l'original et d'envoyer une copie de l'autre côté.
Partie 3 sur 3: exécution de l'accord
- 1Documentez que l'information a été divulguée. Vous aurez besoin d'une preuve que quelqu'un a enfreint la NDA avant de prendre des mesures. Documentez comment vous savez que l'information a été divulguée.
- Par exemple, vous pourriez entendre des informations confidentielles discutées dans les nouvelles ou écrites dans des revues spécialisées ou des journaux. Conservez ces informations. C'est la preuve que l'information est publique.
- Alternativement, un concurrent peut soudainement commencer à utiliser votre processus ou votre formule secrète. Dans cette situation, il est fort probable que quelqu'un le leur ait divulgué.
- Lorsque vous parlez à l'autre côté, gardez des notes détaillées de ce qu'ils disent.
- Vous devrez peut-être engager un détective privé. Cette personne peut effectuer la surveillance des employés actuels ou anciens. Vous devriez discuter avec un avocat de la légalité de cette surveillance.
Votre accord de non-divulgation ne vous protégera que si les informations sont correctement incluses dans l'accord. - 2Prendre des mesures disciplinaires contre un employé. Si un employé partage des informations confidentielles, vous devez le discipliner. Vérifiez votre NDA. Il devrait y avoir une disposition indiquant comment vous pouvez les discipliner.
- Par exemple, votre NDA peut vous permettre de licencier un employé qui divulgue des informations confidentielles. Discutez avec votre avocat pour savoir si licencier quelqu'un est une bonne stratégie juridique.
- Quelle que soit la mesure disciplinaire que vous prenez, elle doit être bien documentée. Par exemple, fournissez toutes les communications par écrit et conservez des notes détaillées sur la façon dont vous vous conformez à vos directives internes en matière de discipline.
- 3Négocier un règlement. Vous pouvez éviter le procès en envoyant une mise en demeure à l'autre partie. Expliquez-leur qu'ils ont enfreint la NDA et vous ont blessé. Vous ferez également une demande d'argent pour vous indemniser de vos blessures.
- L'autre partie pourrait ne pas accepter immédiatement votre demande. Cependant, ils pourraient être disposés à négocier. Pour cette raison, vous devriez demander une somme d'argent élevée dans votre lettre initiale. Au fur et à mesure que vous négociez, vous pouvez réduire progressivement le montant d'argent que vous accepterez.
- Vous pouvez négocier en vous réunissant dans un cabinet d'avocat. La négociation implique des allers -retours. En règle générale, le différend dépendra de l'argent et de savoir si l'autre partie doit admettre qu'elle était en faute.
- Pensez aussi à la médiation. Dans la médiation, toutes les parties rencontrent un médiateur, qui est formé pour écouter chaque partie expliquer le différend et proposer des solutions avec lesquelles tout le monde peut être d'accord. Vous pouvez trouver des médiateurs à votre palais de justice local, au bureau municipal ou en ligne.
- 4Déposez une plainte. Vous devriez engager un avocat pour intenter le procès à votre place. Ils entameront la poursuite en déposant une «plainte» au tribunal. Ce document expliquera l'accord de non-divulgation et avec qui l'autre partie a partagé les informations. Vous demanderez également au juge de vous accorder une indemnité pécuniaire ou une injonction.
- Les poursuites comportent plusieurs étapes. Le défendeur répondra à votre plainte, puis vous échangerez des documents lors de la «découverte». Cela peut prendre plus d'un an pour qu'un procès aboutisse au procès.
- Les poursuites peuvent être réglées à tout moment. Le défendeur pourrait même accepter de régler le matin avant le procès.
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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