Comment suivre les actifs?
Les systèmes de suivi des actifs peuvent localiser les actifs avec des étiquettes RFID, mais uniquement si ces actifs se trouvent à proximité d'un lecteur d'étiquettes.
Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, le suivi des actifs est essentiel pour réduire les coûts administratifs, augmenter la productivité et offrir un meilleur service client. Selon le type d'entreprise que vous avez, vous pouvez également avoir besoin d'un suivi des actifs pour vous conformer aux lois étatiques ou fédérales, en particulier celles liées à la confidentialité et à la sécurité des données. La méthode que vous choisissez pour suivre les actifs de votre entreprise dépend de la taille et de la portée mondiale de votre entreprise.
Méthode 1 sur 3: utilisation de codes-barres
- 1Achetez des étiquettes de codes-barres pré-imprimées. Étant donné que l'impression peut avoir un impact sur la numérisation d'un code-barres, les étiquettes pré-imprimées garantissent la cohérence. Choisissez le code-barres standard ou utilisez les codes QR si vous souhaitez que le code contienne plus de données et soit plus facile à scanner.
- Les étiquettes de codes à barres sont relativement peu coûteuses. Cela rend la méthode de suivi des actifs par code-barres la meilleure pour une petite entreprise avec moins d'actifs ou moins d'employés. Par exemple, si vous êtes un développeur d'applications avec une poignée d'employés et que vous disposez de plusieurs appareils sur lesquels tester vos applications, vous pouvez utiliser des étiquettes de codes-barres.
- Bien que vous puissiez trouver une application mobile qui lit un code-barres traditionnel, il existe de nombreuses applications mobiles qui lisent les codes QR, dont beaucoup sont gratuites. L'utilisation de codes QR peut vous éviter d'avoir à acheter des lecteurs de codes-barres coûteux. Vous pouvez intégrer plus d'informations dans un code QR que dans un code à barres, et les codes QR ont des capacités de suivi internes.
- 2Donnez à chaque code-barres un numéro unique. Les codes-barres pré-imprimés sont généralement accompagnés de numéros uniques et cohérents que vous pouvez utiliser pour identifier l'actif associé à ce code-barres. Organisez ces numéros de suivi dans votre base de données d'actifs afin de pouvoir trouver rapidement un actif particulier.
- Vous pouvez organiser vos actifs par numéro de série, mais cela peut être inefficace. Différents types d'actifs peuvent avoir des numéros de série similaires ou identiques. Les numéros de série peuvent également être de longueurs différentes ou de combinaisons de lettres et de chiffres, ce qui les rend difficiles à organiser.
- 3Appliquez le numéro de code-barres à l'actif. Mettez à jour votre base de données afin que vous ayez le numéro de code-barres répertorié pour chaque actif. Vous pouvez le faire avec un logiciel de gestion des actifs ou avec une simple feuille de calcul pour les petites opérations.
- En plus du code-barres, incluez des informations de base sur chaque actif, telles que le modèle, l'année d'acquisition de l'actif et toute information relative à la garantie.
- Vous pouvez également inclure des photos de chaque élément pour une identification facile.
Cela rend la méthode de suivi des actifs par code-barres la meilleure pour une petite entreprise avec moins d'actifs ou moins d'employés. - 4Investissez dans des lecteurs de codes-barres ou des logiciels de numérisation. Si vous avez utilisé un code-barres traditionnel, vous devrez peut-être acheter des scanners pour pouvoir lire les codes-barres. Les codes QR peuvent être lus avec les applications de téléphonie mobile.
- Configurez votre lecteur ou scanner pour télécharger les informations sur votre système de gestion des actifs chaque fois que le code-barres est numérisé. Si vous n'êtes pas particulièrement averti en technologie, vous pouvez utiliser une application de gestion d'actifs ou engager un spécialiste pour configurer votre système à votre place.
- 5Former le personnel à mettre à jour les enregistrements d'actifs au besoin. L'utilisation de codes-barres nécessite une gestion active de votre part et de votre personnel. Le code-barres doit être scanné chaque fois qu'un actif est extrait ou déplacé par un membre du personnel.
- Utilisez des audits réguliers pour évaluer l'adéquation et l'efficacité de votre système. Découvrez à quelle fréquence les procédures sont suivies et si le personnel a des problèmes avec le système. Par exemple, si le personnel échoue fréquemment à scanner les codes-barres pour extraire un actif s'il ne prévoit de l'utiliser que pendant quelques heures, vous devrez peut-être rationaliser le processus afin qu'il soit plus efficace pour les utilisateurs de courte durée.
Méthode 2 sur 3: automatiser le suivi avec des étiquettes RFID
- 1Choisissez la bonne configuration de balises pour vos actifs. Les étiquettes RFID sont de formes et de tailles différentes et sont fabriquées à partir de différents matériaux. Regardez où une étiquette pourrait être apposée sur vos actifs, comment elle devrait être attachée et à quelles conditions environnementales l'étiquette serait potentiellement exposée.
- Les étiquettes RFID seront utiles si vous avez des actifs qui sont fréquemment déplacés ou retirés du lieu de travail. En fonction de la variété des éléments dont vous avez besoin pour effectuer le suivi, vous devrez peut-être utiliser une combinaison de différents types de balises.
- Les étiquettes peuvent également réagir différemment selon le matériau de surface sur lequel elles sont montées ou si elles seront potentiellement exposées à un liquide.
- Lisez attentivement les descriptions des balises pour vous assurer que vous choisissez les balises appropriées pour les éléments dont vous devez effectuer le suivi.
- 2Combinez les codes-barres avec les étiquettes RFID. Vous pouvez obtenir des étiquettes RFID avec un code-barres imprimé à l'extérieur. Cela peut être une bonne transition si vous aviez auparavant un système de codes-barres pour la gestion des actifs et que vous passez à un système RFID.
- Si vous aviez auparavant un système de codes-barres, découvrez si vous pouvez obtenir des codes-barres identiques pour vos nouvelles étiquettes RFID. Sinon, vous devrez mettre à jour vos numéros de codes-barres dans votre système de gestion des actifs.
- L'utilisation à la fois de codes-barres et d'étiquettes RFID est utile si vos actifs comprennent de nombreux appareils mobiles qui sont fréquemment retirés ou rapportés à la maison par le personnel. Le code-barres peut être utilisé pour le système de caisse du personnel, tandis que l'étiquette RFID peut être utilisée pour localiser les actifs perdus ou manquants.
Lisez attentivement les descriptions des balises pour vous assurer que vous choisissez les balises appropriées pour les éléments dont vous devez effectuer le suivi. - 3Abonnez-vous à un système de suivi des actifs. Les systèmes de suivi des actifs vous permettent d'automatiser de nombreux processus associés à la gestion des actifs, ce qui réduit les erreurs humaines. Beaucoup de ces systèmes disposent de logiciels informatiques et d'applications mobiles qui sont utilisés pour ajouter ou supprimer des balises, ou localiser des actifs balisés.
- Étant donné que les étiquettes RFID peuvent être lues passivement, vous n'avez plus besoin de compter sur le personnel pour scanner manuellement l'étiquette avant de retirer ou de déplacer un actif.
- Les systèmes de suivi des actifs peuvent localiser les actifs avec des étiquettes RFID, mais uniquement si ces actifs se trouvent à proximité d'un lecteur d'étiquettes. Placez des lecteurs de balises et des scanners dans votre espace de travail pour automatiser ce processus.
- 4Installez des scanners dans les portes. Placer un scanner RFID dans chaque porte vous permet de surveiller facilement le moment où les actifs sont déplacés vers une autre pièce ou quittent entièrement le bâtiment. Lorsqu'il est combiné avec des badges d'employés RFID, vous pouvez également identifier qui possède cet actif particulier.
- Sans badges d'employés RFID, vous avez toujours besoin d'une sorte de système permettant aux employés de déconnecter manuellement les actifs. Cependant, les scanners de porte peuvent aider à identifier les vols potentiels.
- 5Achetez de nouveaux équipements avec des balises intégrées. Lorsque vous avez besoin de mettre à niveau ou de remplacer un équipement existant, recherchez les appareils fournis avec des étiquettes RFID. De nombreux fabricants produisent des ordinateurs et des serveurs déjà équipés de balises pour le suivi des actifs.
- Certains fabricants peuvent vous demander d'utiliser leur système de gestion propriétaire pour activer les étiquettes RFID intégrées. Avant d'acheter de l'équipement ou des appareils électroniques avec des balises intégrées, assurez-vous qu'il fonctionnera avec votre système existant.
Méthode 3 sur 3: localisation des actifs mobiles avec des appareils GPS
- 1Surveillez les actifs mobiles avec le GPS. Les codes-barres et les étiquettes RFID sont d'une utilité limitée si votre entreprise dispose d'actifs mobiles importants, tels que des véhicules ou des équipements de construction, que vous devez suivre. Les trackers GPS peuvent vous aider à les localiser facilement.
- Les traceurs GPS s'activent chaque fois que l'actif se déplace, ce qui en fait des outils importants pour la prévention du vol d'équipements coûteux laissés sur le terrain ou sur un chantier.
- Le suivi GPS simplifie également la communication entre le bureau et les employés sur le terrain. Cela peut être utile si, par exemple, vous dirigez une entreprise de construction. Vous connaissez déjà l'emplacement de vos équipages sans qu'ils n'aient à vous contacter directement.
Surveillez les actifs mobiles avec le GPS. Les codes-barres et les étiquettes RFID sont d'une utilité limitée si votre entreprise dispose d'actifs mobiles importants, tels que des véhicules ou des équipements de construction, que vous devez suivre. - 2Choisissez un système complet. Votre système doit inclure des services de surveillance et des alertes étendus afin que vous puissiez suivre non seulement vos actifs, mais aussi la façon dont ils sont utilisés. La navigation intégrée garantit à vos employés des itinéraires efficaces et directs vers leurs chantiers, ce qui permet d'économiser du temps et des coûts de carburant.
- Une fois qu'un actif est arrivé sur le site, vous pouvez mettre en place une géo-clôture autour du périmètre de la zone. Votre système vous enverra une alerte lorsqu'un actif suivi quitte cette zone.
- Des systèmes complets peuvent vous faire économiser à la fois sur les coûts de carburant et de main-d'œuvre, s'ils sont utilisés de manière cohérente. Par exemple, si vous possédez une entreprise de couverture avec de nombreux clients résidentiels, un système de suivi GPS complet peut vous aider à vous assurer que vos équipes ne se perdent pas en essayant de trouver la maison d'un nouveau client.
- 3Installez des trackers sur vos actifs. Vous avez le choix entre des trackers GPS portables ou câblés. Les trackers câblés sont plus difficiles à installer, vous devrez donc peut-être faire appel à une installation experte.
- Les trackers portables sont plus simples à installer, mais ils ont des piles qui devront être remplacées. Si vous installez des trackers portables, assurez-vous qu'ils sont faciles d'accès et définissez un calendrier régulier pour le remplacement de la batterie.
- En règle générale, le meilleur endroit pour installer un tracker dans un véhicule est sous le tableau de bord près du pare-brise, de sorte que les signaux peuvent être envoyés et reçus clairement. Si vous avez un tracker câblé, il doit être connecté au contact du véhicule pour recevoir une puissance constante.
- 4Configurez votre logiciel de suivi. Une fois vos trackers installés, ils enverront des données, généralement à un service basé sur le cloud. Vous pouvez lire ces données via le logiciel d'interface utilisateur. Vous aurez une carte avec des marqueurs pour tous vos actifs suivis, ainsi que la possibilité de rechercher un actif particulier.
- À partir de votre logiciel, vous pouvez configurer et gérer des alertes pour des actions ou des types d'activité particuliers du véhicule.
- Si vous conservez les informations de gestion des actifs dans une feuille de calcul ou une autre base de données, vous pouvez généralement configurer votre logiciel pour télécharger les données dont vous avez besoin sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
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