Comment être conforme CCPA?

En vertu de la CCPA, si vous collectez des informations personnelles auprès de vos clients, vous êtes responsable de veiller à ce qu'elles restent confidentielles.

Le California Consumer Privacy Act (CCPA) protège les informations personnelles des résidents de Californie qui sont collectées par des sociétés, des sites Web et d'autres organisations. Si vous exploitez une entreprise à but lucratif qui recueille et contrôle les informations personnelles des résidents de Californie, vous devrez peut-être vous conformer à la CCPA, même si votre entreprise n'est pas située en Californie. Pour tomber sous le coup de la loi, vous devez également avoir un revenu annuel brut de plus de 19 millions d'euros, collecter des informations personnelles auprès de plus de 50000 résidents californiens chaque année, ou faire 50% ou plus de vos revenus annuels en vendant les informations personnelles des résidents californiens. La loi est entrée en vigueur le 1er janvier 2020 et son application a débuté le 1er juillet 2020.

Partie 1 sur 3: identifier les données des consommateurs que vous contrôlez

1
Catégorisez les données que vous collectez pour déterminer si elles relèvent de la CCPA. La CCPA protège de larges catégories de données qui décrivent ou pourraient être liées à un résident ou à un ménage californien particulier. Commencez par dresser une liste des types de données que vous collectez et organisez-les en catégories, notamment:
- Identifiants personnels (nom, adresse postale, adresse IP, adresse e-mail, numéro de sécurité sociale, numéro de permis de conduire)
- Informations commerciales (propriété personnelle, produits ou services achetés, historique ou tendances de consommation)
- Activité Internet (historique de navigation et de recherche, interactions avec des sites Web, des applications ou des publicités)
- Données de géolocalisation (services de localisation)
- Informations biométriques (empreintes digitales, motifs faciaux, cadence de frappe)
- Informations audio, électroniques, visuelles ou autres informations sensorielles (photos, vidéos, fichiers sonores)
- Informations professionnelles ou liées à l'emploi (emploi actuel, licences ou certifications détenues)
- Informations sur l'éducation (diplômes obtenus, écoles fréquentées)
2
Cartographiez les données collectées par votre entreprise en ligne et hors ligne. Lorsque vous mappez vos données, vous spécifiez comment les différents ensembles d'informations que vous collectez auprès des clients sont liés les uns aux autres. En recherchant les relations entre toutes les données que vous collectez, à la fois en ligne et hors ligne, vous pouvez déterminer chaque élément de données que vous collectez auprès de chaque client individuel.
- Par exemple, supposons que vous collectiez les noms et adresses e-mail des clients lorsque les clients effectuent des achats dans votre disquaire. Vous collectez également les noms des groupes qu'ils aiment s'ils visitent votre site Web. Pour mapper ces données, vous connecteriez les noms et adresses e-mail collectés dans le magasin aux noms des bandes que vous avez collectées lors des visites du site Web. Ensuite, vous pouvez également connecter chacun de ces ensembles d'informations aux achats qu'ils ont effectués à la fois dans votre magasin et sur votre site Web.
- Contrairement au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE, le CCPA s'applique à toutes les données des consommateurs que votre entreprise recueille auprès des consommateurs californiens. Si vous avez un magasin physique dans l'État, les données que vous collectez auprès des clients qui visitent votre magasin sont également protégées en vertu de la CCPA.
3
Déterminez quels éléments de données doivent être conservés sur votre système. Lorsqu'un client supprime son compte client sur votre site Web, des informations à son sujet peuvent rester sur votre système. Déterminez exactement quelles informations sont conservées, pourquoi elles sont conservées, combien de temps elles sont conservées et où elles sont stockées.
- Par exemple, si vous avez une politique de retour de 30 jours, vous devrez peut-être conserver des informations sur les commandes d'un client au cours des 30 derniers jours au cas où il retournerait ces articles. À la fin de la période de retour de 30 jours, ces informations devront être supprimées.
- Si, grâce à cette analyse, vous constatez que vous n'avez pas réellement besoin de conserver ces informations une fois que le client a supprimé son compte, ajustez votre système afin que les informations ne soient plus conservées.
Conseil: En vertu de la CCPA, un client a le droit d'exiger la suppression de toutes ses informations personnelles de votre système, même si cela l'empêcherait d'utiliser pleinement vos produits et services existants.
4
Faites une liste des fournisseurs qui ont accès aux données que vous collectez. Si vous partagez des informations client avec d'autres entreprises ou services, chacun d'eux doit suivre la même politique de confidentialité que vous. Cela signifie que si vous êtes tenu de vous conformer à la CCPA, ils le sont aussi, même s'il n'en serait pas autrement.
- Par exemple, supposons que vous possédez une application de jeu pour smartphone qui permet à vos utilisateurs de lier le jeu à leur profil Facebook. Étant donné que Facebook partage des informations avec vous, vous devez vous conformer à la CCPA (en supposant que Facebook doit s'y conformer), même si vous n'avez jamais collecté vous-même de données auprès de vos utilisateurs.
La CCPA vous oblige à revoir toutes vos politiques de confidentialité qui couvrent les informations personnelles des clients au moins une fois tous les 12 mois.
5
Maintenez un inventaire complet des données que vous collectez. En vertu de la CCPA, les consommateurs ont le droit de demander une copie de tous les renseignements personnels que vous détenez à leur sujet. L'inventaire vous permet de vous conformer pleinement à la loi en vous donnant une liste que vous pouvez fournir au consommateur s'il le demande. Incluez les informations suivantes dans votre inventaire de données:
- Si votre utilisation de données inclut la vente d'informations
- Quelles catégories de données sont potentiellement transférées à des tiers
- Quelles catégories de données sont exemptées de la protection CCPA parce qu'elles relèvent d'une autre loi
- Quelles données ont été collectées il y a plus de 12 mois (les données collectées il y a plus de 12 mois sont exemptées de la protection CCPA)

Partie 2 sur 3: mettre à jour votre site Web

1
Créez de nouveaux avis de confidentialité pour les clients lorsque vous collectez leurs données. Le CCPA vous oblige à informer les clients immédiatement avant que leurs données ne soient collectées que vous les conservez. Expliquez dans l'avis exactement pourquoi vous conservez les données, ce que vous en ferez, comment elles seront stockées et qui y aura accès.
- Incluez des informations sur les droits de confidentialité des consommateurs qui s'appliquent spécifiquement aux consommateurs californiens en vertu de la CCPA ou fournissez un lien vers la loi afin que vos clients puissent en savoir plus s'ils le souhaitent.
- Il peut également être utile de créer un lien vers les pages de votre site Web sur lesquelles vos clients peuvent refuser la collecte de données ou demander une liste des informations personnelles dont vous disposez déjà.
- Si les données seront automatiquement supprimées après une certaine période, informez-en vos clients dans votre nouvel avis de confidentialité. Par exemple, votre avis peut indiquer: "L'historique de vos commandes sera conservé pendant 30 jours, puis supprimé. Cette suppression n'affectera pas les commandes permanentes ou les abonnements dont vous disposez pour des livraisons répétées.
2
Créez un lien de désinscription clair et visible sur votre page d'accueil. Offrez à vos clients un moyen sans tracas de refuser la collecte de données pour protéger leur vie privée s'ils le souhaitent. Vous pouvez également inclure une brève description de leurs droits en vertu de la CCPA.
- Par exemple, vous pouvez avoir un texte dans le coin supérieur de votre page d'accueil qui se lit comme suit: "Si vous ne souhaitez pas que nous enregistrions vos informations personnelles, cliquez ici pour vous désabonner. Vous pouvez également demander que nous supprimions toutes les informations dont nous disposons déjà. Merci."
- Lorsque les clients cliquent sur le lien pour se désinscrire, incluez une déclaration sur leur droit de désinscription ainsi qu'une description des données que vous collectez et de la manière dont vous les utilisez, similaire à ce qui est contenu dans l'avis de confidentialité.
- Rendez la désactivation sans ambiguïté. Vous pouvez également envoyer un e-mail généré automatiquement pour confirmer qu'il s'est désabonné et que vous ne stockerez, n'utiliserez ni ne partagerez plus ses informations personnelles.
Conseil: programmez votre avis de confidentialité afin que les clients qui se sont déjà désabonnés ne soient pas invités à renouveler leur consentement lorsque vous modifiez ou mettez à jour votre politique de confidentialité.
3
Fournissez au moins 2 méthodes que les clients peuvent utiliser pour soumettre des demandes d'informations. En vertu de la CCPA, les clients ont le droit de demander les informations personnelles dont vous disposez et de demander qu'elles soient effacées ou supprimées. La loi vous oblige à fournir au moins deux façons dont les clients peuvent contacter votre entreprise pour ce faire.
- Si vous avez un site Web, une page de contact par e-mail est généralement l'option la plus simple. Créez un formulaire de texte avec des options que le client peut sélectionner et que ces messages soient tous envoyés à la même adresse e-mail afin que vous puissiez les gérer efficacement.
- Comme deuxième option, vous pouvez également disposer d'une ligne téléphonique automatisée. Vous pouvez également fournir une adresse à laquelle ils pourraient vous envoyer un formulaire, bien que ce soit le moyen le moins efficace pour le client d'accéder à ses données ou de demander qu'elles soient supprimées.
4
Prévoyez des accommodements pour les mineurs afin qu'ils donnent leur consentement. La CCPA a une protection spéciale pour les renseignements personnels des mineurs. Alors que les adultes sont automatiquement inscrits et ont le droit de se retirer, les mineurs sont automatiquement exclus. Les adolescents de 13 à 16 ans peuvent vous autoriser à collecter et à utiliser leurs informations personnelles, mais s'ils ont moins de 13 ans, ils devront obtenir le consentement d'un parent ou d'un tuteur.
- Si vous ne demandez pas déjà l'âge de vos clients avant de collecter leurs informations personnelles, vous devrez commencer à le faire pour vous assurer que vous respectez la loi.

Partie 3 sur 3: renforcer la sécurité de vos données

1
Consultez d'autres acteurs de votre secteur pour déterminer les meilleures pratiques en matière de sécurité des données. Les associations professionnelles ou votre association locale de petites entreprises sont de bons endroits pour trouver des contacts qui peuvent partager les meilleures méthodes et politiques de sécurité des données. Les exigences en matière de technologie de l'information et de sécurité varient en fonction du secteur dans lequel vous vous trouvez, des types de données que vous collectez et de ce que vous en faites.
- Par exemple, si vous gérez une boutique de vêtements et collectez les noms et les e-mails de vos clients pour votre newsletter hebdomadaire, vous auriez des exigences de sécurité différentes de celles d'une entreprise de fitness qui collectait des informations de santé et physiques sur ses clients.
- Un professionnel certifié de la sécurité des systèmes d'information (CISSP) peut également vous aider à développer de solides pratiques de sécurité des données. Rendez-vous sur https://isc2.org/Certifications/CISSP# pour en savoir plus sur la certification CISSP ou trouvez un professionnel certifié près de chez vous.
La CCPA ne s'applique pas à la collecte des informations personnelles des résidents de Californie si cette collecte se déroule complètement en dehors de la Californie.
2
Développez une politique de confidentialité à l'échelle de l'entreprise. Communiquez l'engagement de votre entreprise à protéger les informations personnelles de vos clients à la fois en ligne et hors ligne. Incluez une déclaration des droits de chaque client en vertu de la CCPA.
- La politique fournit à vos clients des informations sur les types d'informations que vous collectez et sur la manière dont vous les utilisez. Il décrit également comment votre politique de confidentialité et de sécurité des données est conforme aux exigences légales de l'ACCP.
- Faites une déclaration ferme que vos clients ont le droit de se retirer de votre collecte de données, de savoir exactement quelles informations vous avez à leur sujet et de faire supprimer toutes leurs informations de votre système.
Astuce: Bien qu'il existe des modèles en ligne que vous pouvez utiliser pour formuler votre politique de confidentialité, c'est une bonne idée de laisser un avocat la lire et de vous assurer qu'elle est entièrement conforme à la CCPA avant de la partager avec les clients.
3
Mettez à jour vos contrats de fournisseur pour inclure votre politique de confidentialité. En vertu de la CCPA, si vous collectez des informations personnelles auprès de vos clients, vous êtes responsable de veiller à ce qu'elles restent confidentielles. Tous les fournisseurs ou autres organisations avec lesquels vous partagez ces données doivent suivre la même politique de confidentialité que vous. Normalement, vous accomplissez cela par le biais d'un contrat avec ces fournisseurs.
- Incluez une copie de votre politique de confidentialité et assurez-vous que tous les autres fournisseurs la signent. Vous voudrez peut-être également vérifier indépendamment qu'ils ont mis en place la sécurité des données pour fournir le même niveau de sécurité que le vôtre. Un professionnel de la sécurité de l'information certifié peut évaluer son système pour vous.
4
Fournir la formation requise sur la confidentialité et la sécurité des données à tous les employés. Tous vos employés qui gèrent les données clients doivent comprendre votre nouvelle politique de confidentialité et les exigences du CCPA. De plus, tous les employés en contact avec les clients doivent savoir comment expliquer le CCPA aux clients et comment traiter les demandes des clients pour examiner leurs données ou se retirer de la collecte de données. Cette formation est exigée par l'ACCP.
- Si vous recherchez sur Internet «Cours de formation des employés CCPA», vous trouverez de nombreuses entreprises de sécurité et de confidentialité des données qui offrent une formation sur la conformité CCPA aux employés. Évaluez ces offres de cours et les entreprises qui les proposent, puis choisissez celle qui, selon vous, conviendrait le mieux à votre équipe.
5
Percez votre équipe avec des violations de données simulées. Après la formation, travaillez avec les membres de votre équipe qui sont en charge de la sécurité des données pour élaborer un plan en cas de violation de données. Exécutez des exercices pratiques pour identifier et résoudre les problèmes liés à votre plan et vous assurer que chaque membre de votre équipe sait exactement de quoi il est responsable en cas de violation.
- C'est aussi une bonne idée d'exécuter quelques exercices inopinés pour que vous sachiez que votre équipe est prête. Gardez à l'esprit qu'une véritable violation de données ne sera pas annoncée à l'avance. Vous voulez vous assurer que votre équipe de sécurité des données est prête à tout abandonner et à traiter immédiatement une violation.
- Si vous travaillez avec une entreprise externe pour la sécurité de vos données, vous pouvez toujours exécuter des exercices d'entraînement. Demandez-leur de mettre en place un exercice d'entraînement afin que vous puissiez voir comment leur système fonctionne et ce qui se passera en cas de violation.
6
Examiner et documenter les audits de sécurité des données. Demandez à un professionnel de la sécurité des systèmes d'information certifié ou à un autre professionnel de la sécurité des données d'auditer votre système pour détecter les faiblesses. Ils produiront un rapport que vous pourrez consulter et planifieront comment corriger les failles de votre système et éliminer les failles de sécurité.
- Exécutez un audit au moins une fois tous les 6 mois. Conservez les résultats de vos audits de sécurité des données dans vos fichiers. Avant de vous préparer à exécuter un nouvel audit, examinez le rapport du dernier audit et notez toutes les modifications ou mises à niveau effectuées depuis.
Cette formation est exigée par l'ACCP. Si vous recherchez sur Internet «Cours de formation des employés CCPA», vous trouverez de nombreuses entreprises de sécurité et de confidentialité des données qui offrent une formation sur la conformité CCPA aux employés.
7
Mettez à jour vos politiques de confidentialité une fois tous les 12 mois. La CCPA vous oblige à revoir toutes vos politiques de confidentialité qui couvrent les informations personnelles des clients au moins une fois tous les 12 mois. Effectuez toutes les mises à jour qui reflètent les changements technologiques ou sont requises par la loi.
- Informez vos clients que vous avez modifié ou mis à jour votre politique de confidentialité. Vous pouvez le faire en leur envoyant un e-mail ou en créant une fenêtre de clic sur votre site Web.
- Si vous avez un magasin physique, placez des panneaux avec la nouvelle politique de confidentialité près des caisses enregistreuses et à l'intérieur de la porte d'entrée.

Conseils

La CCPA ne s'applique pas à la collecte des informations personnelles des résidents de Californie si cette collecte se déroule complètement en dehors de la Californie. Par exemple, si un résident de la Californie visitait votre magasin physique au Colorado, toute transaction ou échange d'informations ne relèverait pas de la CCPA.

Mises en garde

Le CCPA vous interdit de discriminer les clients qui refusent de vous permettre de collecter leurs données ou insistent pour que leurs données soient effacées. Par exemple, vous ne pouvez pas leur facturer des prix différents de ceux d'autres clients, leur fournir des biens ou des services de moindre qualité, ou refuser de leur fournir des biens ou des services à moins qu'ils ne fournissent leurs informations personnelles.

Lisez aussi: Comment dissoudre une société?