Comment organiser et animer un stand?

Renseignez-vous bien à l'avance sur ce qui est nécessaire pour tenir un stand lors de l'événement auquel vous souhaitez assister.

Que ce soit lors d'une convention, d'un festival ou d'une foire, la tenue d'un stand est un excellent moyen de promouvoir votre produit, votre organisation ou votre cause. La planification et la préparation sont essentielles pour avoir une personnalité professionnelle et attirer l'attention que vous méritez.

Méthode 1 sur 2: avant l'événement

1

Cherchez l' événement approprié pour votre stand. Si vous pouvez assister à un événement similaire en tant que membre du public, faites-le. Remarquez ce que font les autres présentateurs. Apportez un bloc-notes et du papier, en prenant des notes sur ce que vous avez apprécié dans certains stands et ce que vous pensiez que d'autres stands auraient pu mieux faire. Pendant que vous le faites, gardez votre public à l'esprit. Les activités, les expositions et les cadeaux pour les personnes âgées sont très différents de ceux des baby-boomers, X-ers et autres groupes.
2
Inscrivez-vous tôt. Renseignez-vous bien à l'avance sur ce qui est nécessaire pour tenir un stand lors de l'événement auquel vous souhaitez assister. Postulez et payez également les frais à l'avance.
- Il est maintenant temps de contacter les organisateurs d'événements pour toute demande spéciale. Si vous avez besoin d'éclairage ou d'électricité dans votre stand, par exemple, assurez-vous de le demander bien à l'avance. Si vous avez besoin d'un système de sonorisation, d'une réfrigération, d'un accès aux véhicules ou de toute autre chose en plus de votre espace désigné, demandez-le dès maintenant!
- Si vous avez le choix entre plusieurs emplacements, choisissez celui qui aura le plus de trafic. À défaut, essayez d'être à proximité d'autres stands ou concessions qui attireront le type de trafic que vous souhaitez.
3

Gardez une trace de tous les coûts associés à l'événement, y compris la location de stand, les voyages, l'hôtel, les cadeaux, la nourriture, les frais, etc. Une fois l'événement terminé, vous voudrez comparer son coût et ses résultats avec d'autres événements pour décider si vous souhaitez revenir.
4

Faire des reservations. Si vous devez voyager pour vous rendre à cet événement, réservez un hébergement, réservez des vols et réservez une voiture de location. Les événements à grande échelle peuvent remplir complètement les installations à proximité du lieu, alors sécurisez ces hébergements dès que vous êtes certain d'y assister.
5
Rassemblez ou produisez vos fournitures. Vos fournitures dépendront de la nature exacte de l'événement et de ce dont vous faites la promotion, mais tenez compte des éléments suivants:
- Affiches et enseignes. À tout le moins, ayez au moins une grande bannière indiquant clairement qui ou ce que vous faites la promotion. Des affichages supplémentaires peuvent également aider à informer votre public. Ne vous attendez pas à ce que quelqu'un lise de grandes quantités de texte en se promenant près d'un stand. Au lieu de cela, utilisez de grands graphiques accrocheurs et enregistrez les détails pour vos dépliants. Une apparence et une convivialité cohérentes entre vos différents affichages contribueront à donner à votre stand une sensation unifiée et complète.
- Cadeaux. Un moyen classique d'attirer les gens sur votre stand est de donner quelque chose. Des exemples de quelque chose en rapport avec votre message sont idéaux. Les articles utilisables (stylos, t-shirts, sacs) avec votre nom et votre insigne imprimés dessus peuvent servir de rappels à long terme et même de publicités ambulantes. Même quelques dollars de bonbons ou une assiette de grignotines peuvent amener les gens à s'approcher.
- Littérature. Si vous voulez que les gens vous contactent et se souviennent de vous après l'événement, prévoyez de distribuer des cartes de visite, des dépliants ou des brochures en rapport avec votre message. Apportez plus que ce dont vous pensez avoir besoin.
- Démonstrations. Si vous pouvez démontrer quelque chose lié à votre organisation (comme un produit ou un service) ou afficher les résultats d'un projet ou d'une activité réussie, apportez-le pour le montrer et le dire. Mieux encore, permettez à vos visiteurs de participer d'une manière ou d'une autre, peut-être en essayant ce que vous faites la promotion.
- Activités. Apportez-les pour attirer les gens sur votre stand. Tenir un dessin pour un prix plus important peut vous rapporter un bol rempli d'informations de contact. Même si l'activité est un lancer de pouf ou un putting green portable, cela peut amener les gens à rester assez longtemps pour leur parler et leur faire savoir pourquoi vous êtes là.
- Un auvent. Si votre événement se déroule à l'extérieur, un auvent, une tente ou un belvédère portable est indispensable pour protéger du soleil (ou de la pluie). Cela vous aidera également à avoir l'air plus officiel et professionnel. S'il peut correspondre aux couleurs de votre organisation ou simplement être de couleur vive, cela contribuera à rendre votre présence encore plus visible. Assurez-vous de connaître à l'avance l'espace que l'événement vous permettra d'occuper.
- Une table et des chaises. Encore une fois, les organisateurs de l'événement peuvent les fournir ou non. Si vous n'êtes pas sûr, demandez.
- Résistance aux intempéries. Si le stand est à l'extérieur, vous aurez peut-être besoin de poids pour maintenir les papiers, les pinces ou les pinces à linge afin d'empêcher les nappes et les panneaux de s'envoler, etc. Bien sûr, habillez-vous également pour le temps que vous attendez.
- Attaches et outils. Si vous savez que vous assemblerez votre propre stand, table ou présentoirs, assurez-vous d'apporter les outils dont vous aurez besoin. Des tournevis, des pinces et une clé à molette peuvent être utiles. Les ciseaux, le ruban d'emballage, les épingles de sûreté et la corde sont également de bonnes idées. Si vous n'êtes pas sûr de ce dont vous avez besoin pour assembler votre stand, faites un essai à l'avance à la maison ou au bureau à domicile. Remarque: Avec les restrictions actuelles de l'aviation, assurez-vous d'emporter les outils de montage dans vos bagages enregistrés, et non dans votre bagage à main, pour éviter les tracas. Rien de pire que de se faire confisquer tous les outils qui seront utiles au salon pour le montage en raison des restrictions de sécurité.
- Un chariot ou un chariot. Surtout s'il s'agit d'un grand événement, ne présumez pas que vous pourrez vous garer n'importe où à proximité de votre stand. Une charrette à bras ou un chariot aidera à combler l'écart.
- Lumières. Si vous pensez avoir besoin de lumières, assurez-vous d'avoir une source d'électricité pour les alimenter.
- Eau. Vous parlerez beaucoup, et il peut être coûteux ou peu pratique de visiter les concessions de l'événement.
- Un véhicule assez grand pour transporter tout ce dont vous aurez besoin. Si vous avez besoin de louer une fourgonnette ou un camion, prenez des dispositions à l'avance.
6

Obtenir de l'aide. Si votre stand fait son travail, vous aurez de nombreuses personnes à qui parler tout au long de l'événement. N'essayez pas d'en faire un spectacle à une personne. Même une autre personne peut vous aider à garder votre calme et votre voix intacte. Si votre stand est assez populaire, vous aurez besoin d'aide pour vous assurer que tous ceux qui sont intéressés ont quelqu'un à qui parler sans faire la queue. Si possible, organisez l'horaire de manière à ce que les gens travaillent en équipes plus courtes. C'est fatiguant de rester debout pendant de longues périodes et de répéter les mêmes choses encore et encore.

Si vous avez besoin d'éclairage ou d'électricité dans votre stand, par exemple, assurez-vous de le demander bien à l'avance.
7

Préparez votre aide. Faites-leur savoir ce qu'ils offrent au public, qui ils approchent et comment, où se trouvent les diverses installations à proximité et quand arriver. Ils parleront au nom de votre organisation en tant qu'experts, et ils auront l'air plus professionnels s'ils sont informés, même s'ils sont bénévoles.
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S'habiller pour réussir! Essayez de doter votre stand de personnes attirantes qui sont vêtues de manière appropriée, tout en attirant l'attention. Cela distinguera votre stand et votre organisation du labyrinthe des autres stands et vous fera participer au salon.
- Si votre organisation a un uniforme ou même un t-shirt, portez-le et encouragez vos collègues à faire de même. Les t-shirts personnalisés sont relativement peu coûteux à produire, même en faibles volumes.
- Habillez-vous de la même manière. Même si vous acceptez simplement de porter un jean et un t-shirt aux couleurs de votre organisation, vous aurez davantage l'air d'être là pour être là.
- Habillez-vous professionnellement. Un costume d'affaires montrera que vous êtes sérieux et donnera encore plus de poids à votre message.
- Portez des costumes ou habillez-vous de manière thématique. S'il s'agit d'une atmosphère festive ou si votre groupe est théâtral, porter des costumes de clown, des robes de bal ou de gros chapeaux ridicules pourrait attirer beaucoup d'attention.
- Utilisez des modèles de rayons professionnels, le cas échéant. Des personnes attirantes qui savent comment "travailler" une foule peuvent être une force puissante pour attirer l'attention sur votre stand et votre organisation. Assurez-vous de faire appel à des professionnels qui comprennent comment se comporter correctement.

Méthode 2 sur 2: pendant l'événement

1

Présentez-vous tôt. Donnez-vous suffisamment de temps pour installer le stand et découvrir les installations avant que la foule ne descende. Être entièrement installé dès l' ouverture des portes signifie que vous ne perdrez pas de temps à tâtonner avec des présentoirs ou des boîtes au lieu de communiquer votre message.
2

Regardez votre stand de l'extérieur. Une fois que vous avez installé, sortez et voyez votre stand du point de vue de vos visiteurs. Vos panneaux sont-ils clairement visibles depuis les différentes directions où les gens vont s'approcher? Votre stand est invitant? Avez-vous des détails distrayants?
3

Tenez compte de vos modèles de trafic. Voulez-vous être derrière une table avec votre public devant, ou voulez-vous la table à l'arrière de votre stand pour pouvoir approcher les gens et les inviter à entrer?
4

Être amical. Parlez à vos clients. Lorsqu'ils s'approchent de votre stand, accordez-leur quelques secondes, puis dites «Bonjour». Ils diront très probablement bonjour aussi. Puis souriez et parlez-leur de votre stand. Parfois, si vous commencez à parler d'autre chose, comme de la belle journée ou de la gentillesse de l'enfant qu'ils ont avec eux, cela les distraira de vos travaux manuels. Lorsque vous appelez tout, vous pouvez parler de ces choses. N'oubliez pas de sourire et de dire «Merci, revenez!» Remettez-leur également une carte de visite si vous en avez une et informez-les de votre prochaine visite.
5

Faites passer votre message. Quelle que soit la manière dont vous attirez les gens, assurez-vous qu'ils quittent votre stand avec une compréhension de base de la raison pour laquelle vous êtes là.
6

Interrogez les gens sur leurs intérêts. Cela les implique dans la conversation et cela vous indique dans quelle direction aller avec votre argumentaire, qu'il soit informatif, commercial ou quelque part entre les deux.
7

Distribuez votre dépliant, brochure ou autre document. Ces éléments rappelleront aux gens votre organisation, vos coordonnées et votre message après la fin de l'excitation et de l'activité d'un événement.
8

Échangez vos coordonnées. Dites aux visiteurs intéressés comment ils peuvent assurer le suivi et comment vous en assurerez le suivi. Ensuite, assurez-vous que quelqu'un dans votre organisation effectue un suivi rapide. Gardez une trace de la source des prospects afin de pouvoir comparer l'efficacité relative d'un événement avec un autre.

Une apparence et une convivialité cohérentes entre vos différents affichages contribueront à donner à votre stand une sensation unifiée et complète.
9

Nettoyez votre propre zone. Mettez-vous à la place du personnel pour un événement ou un lieu de grande envergure. Ensuite, démontez votre propre stand à la fin de l'événement et assurez-vous que les déchets ou les débris restants se retrouvent dans la poubelle. Ce sont de bonnes manières et cela aidera à garder les organisateurs de l'événement et le personnel du lieu de votre côté pour la prochaine fois.
10

Écrivez vos expériences. Si vous avez à nouveau un stand, prenez des notes sur vos expériences cette fois-ci. Notez ce que vous avez apporté, ce que vous devriez apporter la prochaine fois, ce dont vous auriez pu vous passer. Notez ce qui a été efficace et ce qui ne l'a pas été, et tout ce que vous avez appris d'autre de cet événement. La prochaine fois, vous pourrez utiliser vos notes pour vous aider à mieux gérer les choses. Si quelqu'un d'autre dirige le prochain stand, vous pouvez facilement le conseiller sur ce que vous avez appris.

Conseils

Affinez votre présentation. Puisque vous allez probablement vous répéter à de nombreuses personnes différentes, profitez-en pour ajuster et adapter ce que vous dites.
Apportez des draps opaques pour couvrir les surfaces à chaque fois que vous laissez la cabine sans surveillance, surtout lorsque vous partez pour la journée. De cette façon, si vous arrivez en retard, votre produit est beaucoup moins susceptible d'être volé par hasard, et les personnes qui souhaitent vous parler ont un message clair indiquant que vous êtes temporairement absent et ne serez pas irrité d'essayer de vous localiser à proximité.
Portez une paire de chaussures aussi confortable que possible. La plupart des salles de congrès ont des sols en béton; les extrémités supérieures recouvriront ce sol d'une fine couche de moquette industrielle. Pas de rembourrage. Pas de donner. Après un ou trois jours de marche debout, un mauvais choix de chaussures peut entraîner des douleurs aux pieds à la fin de l'événement.
Avoir des attentes rationnelles; ne vous attendez pas à ce que, parce que vous assistez à un spectacle, vous soyez le présentateur le plus populaire/important de toute la salle. Les présentateurs d'émissions expérimentés savent qu'un retour sur investissement de 3 à 5% est un bon résultat. Signification: gagner environ 5% de vos dépenses d'exposition (c.-à-d. location d'espace/stand, cadeaux, frais généraux, voyages) est un bon retour. Si vous vendez un service, ces 5% apparemment dérisoires devraient entraîner des ventes de retour sur toute la ligne.
Si vous distribuez les coordonnées de votre organisation, faites-le en ayant à l'esprit un plan pour répondre aux demandes de renseignements lorsqu'elles arriveront au cours des semaines suivantes. Effectuez un suivi rapide afin que les personnes suffisamment intéressées pour se renseigner puissent établir une relation continue avec votre organisation.
Dans la mesure du possible, apportez du matériel de secours, par exemple des moniteurs, des projecteurs, des ordinateurs, du matériel réseau ou A/V. L'équipement peut être disponible à la location en ville à proximité de ces installations, mais généralement à un prix exorbitant, tel que 50% du prix de détail pour l'événement de trois jours.
Gardez les choses qui ne font pas partie de l'apparence du stand (la veste que vous avez enlevée, une boîte en carton pleine de dépliants supplémentaires, etc.) hors de vue derrière votre table.
Faites comme si vous faisiez partie du spectacle. Conduisez-vous de manière professionnelle, arborez votre plus beau sourire d'accueil et participez à l'événement pendant sa durée.

Si vous n'êtes pas sûr de ce dont vous avez besoin pour assembler votre stand, faites un essai à l'avance à la maison ou au bureau à domicile.
Essayez différentes approches pour voir ce qui fonctionne le mieux et suscite le plus d'intérêt. Adaptez également votre discussion à votre public. Lorsque vous apprenez que quelqu'un est un nouveau venu curieux ou connaît déjà votre organisation, ajustez votre présentation en conséquence.
Procurez-vous un stand qui est «assemblable» certains événements se déroulent dans des villes «de l'Union» où vous ne pouvez même pas utiliser un tournevis vous-même lors d'un événement et un représentant syndical vous facturera une prime pour tenir ce tournevis. Dans les cas où vous devez payer des frais «Union», utilisez une carte de crédit.
Faites toujours une jupe de tissu autour de vos tables, avec du ruban adhésif, des épingles ou des clips, pour vous offrir tout cet espace de stockage hors de vue en dessous.
S'amuser. Si vous aimez parler aux gens, cela ressortira dans votre présentation et vous rendra plus accessible.
Coopérer avec les organisateurs d'événements, le personnel du site et de la sécurité et les stands voisins. C'est une bonne forme, de bonnes manières, et peut vous aider à créer des relations bénéfiques!
Envisagez d'apporter des shakes nutritionnels dans des bouteilles - les aliments seront aussi coûteux que l'eau et iront jusqu'à l'extrémité frite du spectre. Une petite glacière est idéale pour vos rafraîchissements et peut être cachée sous la table. Apportez des bonbons à la menthe et un miroir pour vérifier vos dents! Vous parlez aux gens!
Marquez votre équipement, de manière visible et indélébile. Ne laissez pas votre stand ou votre équipement sans surveillance. Les histoires d'équipement coûteux «marchant» lors de ces spectacles, en particulier pendant le chaos de l'installation et de la panne, sont si courantes qu'elles sont clichées. Assurez vos objets de grande valeur et, pour le matériel particulièrement volable, par exemple les ordinateurs portables, pensez à les emporter avec vous dans votre chambre à la fin de la journée de spectacles de plusieurs jours.
C'est une bonne idée d'avoir un ami ou un partenaire avec vous lors d'un événement! Juste au cas où vous auriez besoin de courir au magasin, d'aller aux toilettes, etc.
Lisez le règlement de l'événement et du lieu. Les événements à grande échelle se déroulent plus facilement lorsque chacun fait sa part.
Faites correspondre vos activités et vos cadeaux à votre public cible. Vous cherchez à attirer des enfants, des professionnels ou le grand public? Votre flyer ou cadeau est-il adapté à cette fin?
Apportez personnellement des boîtes de matériel de présentation. Continuez, si vous le pouvez; vérifiez-le si vous le devez. Déployez des copies de CD ou DVD de présentation à plusieurs membres de votre équipe, au cas où une copie serait égarée ou un membre de l'équipe serait retardé. Vous pourrez peut-être recevoir des envois d'urgence de matériel pendant la nuit depuis votre bureau, mais vous perdez ce jour-là du salon et la livraison peut être incertaine pendant les conventions. Si vous devez prendre livraison, faites toujours la livraison à votre chambre d'hôtel, jamais au centre de congrès, où elle doit passer par la salle de courrier du centre de congrès. Ce sont les mêmes personnes qui ne vous laisseront pas manier votre propre tournevis, voir ci-dessus. Vous ne verrez probablement pas votre colis avant la clôture du salon, voire jamais, si vous l'envoyez au centre de congrès.
Vérifiez votre obsession immédiate pour la collecte de swag. Pour une raison quelconque, dans l'énergie du spectacle, le dixième tapis de souris, le jouet à presser exécutif ou tout autre objet indésirable portant le logo de l'entreprise peut sembler attrayant, comme tous les colliers en plastique bon marché et les pièces de monnaie en étain de l'équipage de Venus - jusqu'à vous rentrez chez vous et finissez par tout jeter. Épargnez-vous le transport pour la semaine; Dis juste non.

Surtout s'il s'agit d'un grand événement, ne présumez pas que vous pourrez vous garer n'importe où à proximité de votre stand.
Assurez-vous d'afficher les modes de paiement que vous acceptez dans un endroit bien en vue. Si vous acceptez de l'argent liquide, assurez-vous d'avoir un coffre-fort approprié à portée de main et préparez-vous avec beaucoup de monnaie dans chaque dénomination. Assurez-vous également de déposer toutes les grosses factures immédiatement après la fin de votre journée pour assurer une perte minimale en cas de vol de votre caisse.

Mises en garde

Ne vous laissez pas blesser par des personnes qui ne sont pas intéressées ou qui sont simplement méchantes. Acceptez toutes les faibles excuses pour ne pas vous arrêter à sa valeur nominale et portez votre attention sur la personne suivante.
Les inévitables personnes qui veulent vous parler, vous raconter des histoires inappropriées ou vous harceler peuvent presque toujours être écartées en écoutant poliment pendant une courte période, en leur donnant une phrase ferme de fin de conversation telle que «Eh bien, que diriez-vous de ça! un bon repos de votre journée!", et en concentrant toute votre attention sur une autre personne, ou en réorganisant vos articles. Interrompez-les si vous le devez. Votre manque d'attention à leur égard les fera presque toujours disparaître. Les gens vraiment méchants ont besoin d'un sourire poli, d'un «Monsieur, je vous remercie pour vos idées, et je dois vraiment vous laisser partir maintenant». La dernière étape est «Je comprends que ces événements retiennent les agents de sécurité", dit assez fort pour attirer l'attention. Les propriétaires de kiosques à proximité se précipiteront presque toujours à votre secours si les choses dégénèrent. Si un kiosque près de chez vous se trouve dans cette situation, envoyez une personne pour appeler la sécurité.
Les cloches et les sifflets peuvent attirer les gens, mais assurez-vous qu'ils ne noient pas ce que vous souhaitez communiquer avec votre stand.
Ne présumez pas que vos effets personnels seront en sécurité dans votre stand. Emportez tout ce qui a de la valeur avec vous lorsque vous partez. Si possible, évitez de laisser le stand sans surveillance pendant la présence du public. Drapez toujours les tables avec un tissu non transparent avant de partir.
Tous les passants ne s'intéresseront pas à votre organisation. Plutôt que de perdre votre temps à essayer d'attirer des personnes qui ne sont pas intéressées dans votre stand, laissez-les simplement passer et approchez le prochain visiteur potentiel.

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Comment organiser et animer un stand?

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Méthode 1 sur 2: avant l'événement

Méthode 2 sur 2: pendant l'événement

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