Comment mettre en place un système de facturation?
Si vous n'avez aucun type de système de facturation existant, envisagez d'utiliser ce type de système simple et hors ligne avant d'investir dans un logiciel de facturation.
Il est important de disposer d'un système de facturation pour suivre les factures des clients ou d'autres entreprises. De nombreux services et logiciels existent pour gérer les questions de facturation. L'utilisation régulière de l'un de ces services ou programmes peut vous aider à tenir à jour les dossiers de facturation et les informations. Suivez ces étapes pour configurer un système de facturation.
Partie 1 sur 3: choisir un système de facturation
- 1Utilisez un système de facturation hors ligne. Il y a de fortes chances que vous utilisiez déjà un certain type de système de facturation. Vous pouvez suivre les paiements via une liste écrite, une pile de copies de factures ou via un tableur comme Excel. Si vous êtes suffisamment organisé, ce type de système peut fonctionner pour une petite entreprise, surtout si vous gérez un volume de transactions relativement faible. Si vous n'avez aucun type de système de facturation existant, envisagez d'utiliser ce type de système simple et hors ligne avant d'investir dans un logiciel de facturation.
- 2Décider d'utiliser un logiciel de facturation. Si le suivi de votre facturation avec un système hors ligne commence à prendre trop de temps, vous devriez plutôt envisager d'utiliser un logiciel de facturation. Ces systèmes peuvent effectuer des tâches telles que l'organisation de vos factures en un seul endroit, les séparer par client et date d'échéance, et générer des factures. Certains d'entre eux peuvent également produire des rapports mensuels et annuels pour vous donner un aperçu de vos comptes débiteurs. La mise en œuvre de ce type de système peut vous aider à récupérer les paiements en souffrance que vous pourriez négliger autrement.
- 3Comparez les progiciels de facturation. Il existe de nombreux systèmes logiciels de facturation, et chacun offre des fonctionnalités légèrement différentes pour les entreprises de différentes tailles et complexités. Certains d'entre eux sont gratuits, tandis que d'autres peuvent facturer des frais initiaux ou des frais d'abonnement. Chacun offre également des fonctionnalités différentes qui peuvent ou non vous être utiles. Pour ces raisons, il est important d'étudier vos options logicielles et de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget.
- Certaines des options les plus populaires sont:
- FreshBooks.
- Zoho.
- Facturation SliQ.
- Intuit Quickbooks.
- Facture2go.
- Facture express.
- kFacturation.
- PaySimple.
- Essayez de trouver un logiciel ou un service de facturation qui vous permet de suivre vos factures, de résoudre les litiges, de gérer les exceptions aux pratiques de facturation habituelles et de prendre des notes.
- Assurez-vous que vous pouvez répondre aux exigences techniques nécessaires de votre logiciel de facturation potentiel avant de télécharger et/ou de payer le produit. Un logiciel appelé Billing Organizer Pro, par exemple, ne fonctionne que pour certaines versions des systèmes d'exploitation Windows.
Suivez ces étapes pour configurer un système de facturation. - Certaines des options les plus populaires sont:
- 4Installez le système de facturation que vous avez choisi. Si vous avez choisi d'utiliser un logiciel de facturation, payez et installez votre nouveau système. Dans de nombreux cas, il est préférable de faire installer le logiciel par un professionnel sur votre ordinateur ou votre système informatique. Cela garantira que tous les logiciels sont correctement installés et fonctionnent correctement.
Partie 2 sur 3: configuration de votre système de facturation
- 1Établissez vos conditions de paiement. Une partie importante de la mise en place d'un système de facturation, quelle que soit la façon dont vous suivez les paiements, consiste à préciser vos conditions de paiement standard. Si vous n'avez pas de conditions de paiement, les clients ne sauront pas quand leurs paiements sont dus et compteront sur vous pour leur rappeler (souvent plusieurs fois) avant de payer. Définissez des conditions pour le nombre de jours dont dispose le client après qu'une vente a été conclue pour payer cette vente.
- Par exemple, de nombreuses entreprises choisissent d'effectuer le paiement dans les 15 ou 30 jours suivant la vente.
- Vous pouvez également établir différentes durées de paiement pour différents clients. Assurez-vous simplement d'inclure ces conditions dans vos contrats avec eux.
- Tenez compte de la manière dont les clients et vos partenaires fournisseurs aimeraient vous payer leurs factures. Envisagez de discuter de votre système de facturation nouveau ou modifié avec eux pour vous assurer de leur coopération dans son utilisation.
- Quelles que soient les conditions de paiement que vous choisissez, assurez-vous simplement que vous les appliquez de manière cohérente.
- 2Saisissez les informations client dans votre système. Incluez des éléments tels que les informations de carte de crédit, les adresses de facturation et postale et les dates d'échéance de paiement existantes. Prenez toutes les informations que vous avez réparties dans le bureau, dans votre tête ou dans des papiers sur votre bureau et mettez-les dans votre nouveau système. Organiser vos informations de cette manière peut prendre du temps, mais avoir tout au même endroit simplifiera grandement votre processus de facturation.
- 3Ajoutez tous les éléments de facturation standard et les montants que vous facturez. Vous pourrez peut-être gagner du temps en travaillant sur les factures en n'ayant à entrer les coûts de facturation typiques qu'une seule fois dans votre système. Par exemple, si vous facturez un taux horaire, vous pourrez peut-être saisir ces informations afin que le logiciel puisse calculer une facture totale. Vous pouvez également ajouter des frais de matériel ou d'autres frais standard que vous facturez fréquemment pour gagner du temps lors de la création de factures.
Il est important de disposer d'un système de facturation pour suivre les factures des clients ou d'autres entreprises. - 4Préparer les factures de facturation. Ces factures peuvent être imprimées et envoyées par la poste ou par courrier électronique aux clients. Certains progiciels incluent également la création et l'envoi automatique de factures. Alternativement, vous pouvez placer un employé en charge de la préparation et de l'envoi des factures. Vérifiez vos factures pour les erreurs avant de les envoyer aux clients pour éviter des problèmes ou des disputes plus tard. Une facture doit inclure les éléments suivants:
- Les produits ou services fournis.
- La quantité fournie (heures ou nombre de produits).
- Dépenses engagées (y compris des copies des reçus dans certains cas).
- Le montant dû.
- Lorsque le paiement est dû.
- Pour vos propres besoins, vous pouvez également inclure un numéro de facture et/ou un numéro de client.
Partie 3 sur 3: suivi des paiements
- 1Enregistrez la réception des paiements. Gardez une trace du moment où vous avez été payé par un client et du montant du paiement. Entrez toujours ces informations dans votre système de facturation rapidement afin de ne pas oublier de le faire. Ne pas saisir ces informations pourrait vous conduire à accuser à tort un client de ne pas payer sa facture.
- 2Envoyez des rappels de paiement de facture aux clients. Envoyez aux clients un rappel amical avant qu'une facture ne soit sur le point d'arriver à échéance. Il est préférable de le faire plutôt que de chasser les clients qui n'ont pas encore payé une facture en retard et qui peuvent s'assurer que vous recevez le paiement à temps et de manière régulière. L'envoi d'un rappel vous donne également la possibilité de vous connecter avec vos clients en leur demandant des commentaires, en partageant des nouvelles de votre entreprise ou en exprimant votre appréciation pour les clients.
Si le suivi de votre facturation avec un système hors ligne commence à prendre trop de temps, vous devriez plutôt envisager d'utiliser un logiciel de facturation. - 3Établir une politique de retard de paiement. Afin de gérer avec succès les retards de paiement, vous devez avoir mis en place une politique standard. Votre police doit spécifier les étapes initiales du traitement des retards de paiement, telles que l'envoi d'un petit rappel quelques jours après la date d'échéance si le paiement n'a pas été effectué. À partir de là, vous devez spécifier des actions plus intenses qui seront prises si les paiements restent impayés 30, 60 et 90 jours. Par exemple, vous pouvez suspendre les expéditions ou le service aux clients dont les factures ont plus de 30 jours de retard.
- Votre police doit également spécifier un nombre maximum de jours de retard autorisés avant qu'une action en justice ne soit intentée.
- 4Effectuer une analyse de l'âge. L'analyse de l'âge permet de suivre le nombre de jours de retard de vos factures impayées. Effectuer ce type d'analyse peut vous permettre de reconnaître et d'agir sur les factures impayées en fonction de leur nombre de jours de retard. L'analyse de l'âge est mieux effectuée par un logiciel de comptabilité ou de facturation, mais peut également être effectuée manuellement en examinant les factures impayées chaque mois pour évaluer leur retard.
Les commentaires (1)
- L'illustration de la photo a été utile, ainsi que le simple fait que la police que vous avez choisie est plus grande. De plus, vous avez donné quelques exemples de logiciels à considérer, c'était formidable.
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