Comment préparer une facture client?

Une facture client documente la quantité et le coût de ce que vous avez fourni, indique les taxes de vente, les remises et, surtout, indique aux clients comment et quand vous comptez être payé.

Si vous êtes un entrepreneur qui vend un produit ou fournit un service aux clients avant qu'ils ne vous paient, une facture client est le moyen idéal pour vous et le client de savoir exactement combien d'argent est dû pour le travail ou les articles achetés. Une facture client documente la quantité et le coût de ce que vous avez fourni, indique les taxes de vente, les remises et, surtout, indique aux clients comment et quand vous comptez être payé. Que votre facture soit électronique ou papier, cet outil de comptabilité pour petites entreprises est le meilleur moyen de maintenir la rentabilité de votre entreprise.

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Écrivez ou tapez les coordonnées de votre entreprise sur une feuille de papier, une feuille de calcul ou un autre système de tenue de dossiers électroniques. N'oubliez pas d'inclure une adresse e-mail et un numéro de téléphone où ils peuvent vous contacter si vous avez des questions.
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Créez un numéro de facture client original en utilisant des lettres, des chiffres ou les deux. Un numéro de facture client peut être aussi simple «Job-001» ou plus complexe, tel que «Smith-Job-001». Le deuxième exemple est utile pour les clients réguliers car il inclut leur nom de famille ainsi qu'un numéro de travail. Les futures factures doivent avoir des numéros de travail séquentiels originaux, ce qui facilite le tri des historiques de travail du client.
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Datez la facture. Plus tôt vous commencez à facturer les clients pour le travail ou les services que vous avez fournis, plus tôt vous pouvez être payé.
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Décrivez le travail que vous avez effectué. Utilisez des lignes séparées pour détailler les détails de chaque service ou produit que vous avez fourni. Inclure une description du type et de la quantité de matériaux qui ont été utilisés. Les prestataires de services doivent fournir des détails clairs sur l'étendue du travail effectué et le nombre d'heures consacrées à chaque segment du travail.
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Additionnez les quantités totales de chaque matériel, produit et/ou service que vous avez fourni. C'est ce qu'on appelle le sous-total.
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Tenez compte de la taxe de vente en fonction des articles taxables que vous avez fournis. Si vous revendez des articles, vous devez facturer la taxe de vente aux clients pour la plupart des produits tangibles. Renseignez-vous auprès de la commission fiscale de votre État pour connaître les procédures de licence et les taux de taxe de vente applicables.

Créez un numéro de facture client original en utilisant des lettres, des chiffres ou les deux.
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Comptez le sous-total et la taxe de vente pour arriver au coût final du travail. Incluez ce chiffre au bas de la facture. Assurez-vous toujours que les chiffres sont en caractères gras lisibles afin que les clients sachent exactement combien ils doivent payer.
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Indiquez les conditions de paiement qui décrivent quand vous souhaitez être payé. Les exemples utilisés par les propriétaires de petites entreprises incluent NET 15 ou NET 30, ce qui signifie que le paiement est dû dans 15 ou 30 jours. Si vous souhaitez être payé lorsque le client reçoit votre facture, écrivez "Dû à la réception".
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Dites comment vous voulez être payé. Que vous prévoyiez un paiement en espèces à la livraison (COD), en espèces, par chèque ou par carte de crédit, informez les clients des modes de paiement acceptés.

Conseils

Si votre profession nécessite une certification ou un permis spécial, indiquez votre numéro de permis ou de certificat dans la zone de coordonnées. Cela garantit aux clients que vous êtes un professionnel légitime possédant les qualifications de base nécessaires pour effectuer le travail.

Mises en garde

Le fait de ne pas indiquer clairement la profondeur du travail que vous avez effectué peut entraîner une mauvaise communication sur les attentes du poste. Lors de la facturation des clients, vous trouverez plus avantageux d'inclure plus de détails plutôt que moins.

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