Comment réémettre une facture?
Pour réémettre une facture, apportez les corrections nécessaires à l'original et modifiez le numéro de facture.
Une facture est une facture pour les biens ou services que vous fournissez aux clients. Vous devez envoyer les factures rapidement, mais parfois vous devez les renvoyer. Par exemple, vous pourriez avoir fait une erreur sur la facture originale, ou votre client pourrait avoir perdu sa copie. Pour réémettre une facture, apportez les corrections nécessaires à l'original et modifiez le numéro de facture. Si votre client ne paie pas rapidement, effectuez un suivi avec un rappel de paiement. Si vous êtes en dehors des États-Unis, consultez un comptable si votre facture a été incluse dans une déclaration de TVA.
Partie 1 sur 3: créer une autre facture
- 1Identifiez les informations qui ont changé. Par exemple, quelqu'un a peut-être augmenté sa commande ou vous avez fait une erreur sur la facture originale. Parcourez chaque élément d'information de la facture et recherchez les modifications apportées à l'un des éléments suivants:
- informations clients
- montant dû
- date limite de paiement
- description des biens ou services fournis
- 2Corrigez la facture. Accédez à votre logiciel de facturation et mettez à jour les informations à modifier. Vous devez modifier le numéro de facture afin qu'il indique qu'il a été révisé. Par exemple, le numéro de facture 12567 serait 12567-R. Mettez les mots «Facture révisée» en haut du document.
- Vous devez également modifier la date de la facture.
- Si votre client a simplement perdu la facture, vous n'avez pas besoin de mettre à jour les informations ou d'inclure les mots «Facture révisée» en haut. Au lieu de cela, vous fournissez simplement une nouvelle copie d'une facture qui n'a pas changé.
- 3Prolongez la date d'échéance, si nécessaire. Si vous deviez réviser la facture pour refléter les services supplémentaires fournis, prolongez la date d'échéance. Cependant, vous n'avez pas besoin de prolonger la date d'échéance si votre client a simplement perdu sa copie.
Par exemple, vous pourriez avoir fait une erreur sur la facture originale, ou votre client pourrait avoir perdu sa copie. - 4Imprimez votre facture. Vous devrez envoyer à votre client une copie de la facture révisée, alors imprimez-la et préparez-vous à l'envoyer par la poste. De nombreux logiciels de facturation vous permettent d'envoyer des factures par courrier électronique, alors envoyez-les de cette façon si cela est plus pratique.
- Imprimez une copie pour vos dossiers et agrafez-la à la facture originale.
Partie 2 sur 3: envoi d'une lettre de motivation avec la facture
- 1Formatez une lettre commerciale standard. Vous devez inclure une courte note avec la nouvelle facture et expliquer tout changement. Ouvrez un document de traitement de texte vierge et définissez la police sur quelque chose de lisible, par exemple Times New Roman 12 points.
- Si votre entreprise a du papier à en-tête, laissez un espace en haut de la page pour le papier à en-tête.
- Si vous envoyez un PDF de votre facture, vous pouvez saisir cette lettre de motivation dans un e-mail.
- 2Expliquez les modifications apportées à la facture. Il devrait être clair dans votre lettre pourquoi vous avez renvoyé la facture. Par exemple, vous avez peut-être fait une erreur lors du calcul du montant qui vous était dû. Vous pouvez écrire quelque chose comme "La facture ci-jointe reflète le montant dû corrigé. Je m'excuse pour l'erreur sur la facture originale."
- S'il n'y a pas eu de révisions, écrivez quelque chose comme ce qui suit: «J'ai fourni une copie supplémentaire de la facture datée du 30 mai 2017 conformément à votre demande.»
- 3Rappeler au client quand le paiement est dû. Votre facture indique peut-être déjà la date d'échéance du paiement, mais c'est une bonne idée de répéter la date d'échéance dans la lettre. Par exemple, vous pouvez écrire: «Pour rappel, le paiement est dû le 1er juillet 2017».
- 4Conclure la lettre. Rappelez au client de vous contacter s'il a des questions, ce qui est particulièrement important si vous avez modifié le montant que le client doit. Remerciez-les pour leur travail et incluez «Sincèrement» et votre signature.
Par exemple, le numéro de facture 12567 serait 12567-R. Mettez les mots «Facture révisée» en haut du document.
Partie 3 sur 3: rédaction d'un rappel de paiement
- 1Mettre en place une lettre commerciale standard. Si vous ne recevez pas le paiement à la date d'échéance, préparez une lettre à envoyer au client. Certains clients oublient quand les factures sont dues, alors un rappel amical peut aider. Formatez une lettre commerciale.
- Vous pouvez également envoyer un rappel de paiement tardif par e-mail, si vous pensez que c'est plus facile.
- 2Expliquez pourquoi vous écrivez. Dans le premier paragraphe, informez le client que son compte est en souffrance et vous envoyez cette lettre comme rappel de paiement. Par exemple, vous pouvez écrire: «Cette lettre est un rappel que votre compte chez nous est maintenant en souffrance.»
- Évitez de montrer de la colère ou d'attaquer le client. Des erreurs se produisent, alors essayez d'être compréhensif.
- 3Identifiez les factures impayées. Écrivez quelque chose comme «Nous n'avons pas reçu de paiement pour les factures suivantes...» Incluez le numéro de la facture, la date d'échéance de la facture et le montant dû. Si le client est en souffrance sur plusieurs factures, énumérez-les dans des colonnes.
- 4Énumérez les options de paiement du client. Facilitez au maximum votre paiement. Rappelez au client les modes de paiement que vous acceptez, par exemple, les espèces, les principales cartes de crédit, les chèques personnels, etc. Si vous acceptez le paiement en ligne, incluez un lien vers le site Web.
- 5Rappelez au client vos frais de retard. Vous pourriez faire payer une pénalité de retard pour les paiements qui sont plus de 30 jours en souffrance. Il est maintenant temps de rappeler ces conditions au client, ce qui devrait l'inciter à vous payer rapidement.
- Par exemple, vous pouvez écrire: "Comme vous le savez probablement, vos conditions de paiement sont de 30 jours à compter de la date d'émission de la facture. Des frais de retard de 5% seront facturés si nous ne recevons pas le paiement d'ici là."
- Ne menacez pas de poursuivre dans cette lettre. Au lieu de cela, maintenez cette menace pour une lettre ultérieure si le client refuse toujours de payer.
Par exemple, vous pouvez écrire: «Comme vous le savez probablement, vos conditions de paiement sont de 30 jours à compter de la date d'émission de la facture. - 6Conclure la lettre. Remerciez le client pour son attention rapide à cette question et rappelez-lui qu'il est un client précieux. Tapez «Sincèrement», puis incluez votre nom en dessous.
- 7Envoyez la lettre. Joignez la lettre à une copie de la facture impayée. Envoyez la lettre en courrier recommandé, avec accusé de réception afin que vous sachiez quand elle a été reçue. N'oubliez pas de conserver une copie de la lettre pour vos dossiers.
- 8Écrivez des lettres supplémentaires, si nécessaire. Espérons qu'une lettre suffise. Sinon, vous devez rédiger des rappels de paiement supplémentaires. Votre capacité de recouvrer la dette diminuera une fois que votre facture est en souffrance depuis plus de 60 jours.
- Cet article décrit la réémission d'une facture aux États-Unis. Certains pays ont des lois qui indiquent quelles informations doivent être incluses dans une facture. De plus, si votre pays dispose d'un régime de taxe sur la valeur ajoutée, vous ne pourrez peut-être pas annuler ou réviser la facture. Consultez un comptable de votre région si vous avez des questions.
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