Comment faire une vérification des antécédents?

Vous pouvez toujours effectuer une vérification des antécédents en recherchant dans les dossiers publics — Si vous n'avez pas leur permission, vous pouvez toujours effectuer une vérification des antécédents en recherchant dans les dossiers publics des informations sur des choses comme les arrestations et les condamnations.

Les vérifications des antécédents peuvent avoir un large éventail de détails. Vous recherchez peut-être quelque chose d'aussi simple qu'une vérification de crédit ou une vérification SSN. Vous pourriez avoir besoin de quelque chose de plus complexe, comme un dossier détaillé de vos antécédents professionnels, de vos résidences ou de vos antécédents criminels. Les autres vérifications courantes des antécédents comprennent les dossiers d'éducation, de faillite, médicaux, militaires, immobiliers et d'emploi. Bien que les vérifications détaillées des antécédents prennent plus de temps et d'argent, elles peuvent fournir de nombreuses informations utiles.

Méthode 1 sur 3: vérifier les antécédents de quelqu'un en tant que citoyen privé

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Commencez par une recherche en ligne. De nombreux sites proposent des recherches en arrière-plan à moindre coût ou gratuitement. Gardez à l'esprit, cependant, que les recherches sur Internet peuvent renvoyer des informations inexactes ou carrément fausses. Assurez-vous de vérifier toutes les informations que vous trouvez.
- Lorsque vous utilisez un moteur de recherche, placez des guillemets autour du nom de la personne que vous recherchez. Cela garantit que le moteur recherche le nom entier au lieu de le diviser. Vous voulez "John Smith", pas "John Brown" et "Jim Smith".
- Incluez des informations d'identification supplémentaires pour vous assurer de trouver la bonne personne: «Bill Gates» Microsoft.
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Rechercher dans les archives publiques. Les informations sur les arrestations, les condamnations et les incarcérations font partie du dossier public. Vous pouvez souvent accéder aux documents pertinents via les sites Web gouvernementaux des tribunaux et des services de police. Notez que bien que de nombreux comtés fournissent des bases de données en ligne, certains stockent encore des documents publics sur papier. Si vous ne trouvez pas de documents en ligne, contactez le palais de justice du comté pour savoir comment accéder aux archives publiques. Vous devrez peut-être payer une somme modique pour faire des photocopies des documents que vous souhaitez emporter avec vous.
- N'oubliez pas de rechercher des documents dans tous les États où votre sujet a vécu, et de rechercher également les sites Web des comtés et des villes.
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Soyez prêt à vous mettre au travail. Si vous vous fiez aux archives publiques pour vos recherches, vous devrez investir beaucoup de temps pour obtenir une image complète de l'arrière-plan. Même vérifier les tribunaux dans chaque comté où le sujet a vécu n'est pas suffisant! Vous devez également examiner chaque comté où il a potentiellement eu des démêlés avec la justice - même s'il n'y a jamais vécu! Cela peut prendre du temps et être difficile.
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Demandez des informations directement à la personne. De nombreux dossiers (rapports de crédit, dossiers scolaires, dossiers militaires, etc.) sont interdits sans la permission du sujet. Pour obtenir de telles informations, vous pouvez essayer de demander à la personne que vous recherchez de les fournir. Bien que personne ne soit obligé de vous donner accès à ses dossiers, vous pouvez prendre en compte un refus lors de la prise de décisions.
- Par exemple, si vous envisagez un nouveau colocataire potentiel, vous voulez vous assurer qu'il paie ses factures à temps. Demandez une copie de son rapport de crédit avant de prendre votre décision.
- Si la personne ne fournit pas les informations dont vous avez besoin, vous pouvez choisir de ne pas aller de l'avant avec l'arrangement.
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Embauchez un professionnel. Les citoyens privés peuvent engager n'importe quel service juridique pour effectuer une vérification des antécédents. Recherchez sur Internet «service de vérification des antécédents» pour trouver des entreprises locales dans votre région. Faites des recherches sur l'entreprise bien avant de contracter ses services pour vous assurer qu'il s'agit d'une entreprise fiable et réputée, et non d'une arnaque. Lisez les avis en ligne pour voir si les clients sont généralement satisfaits de leurs résultats.
- Les entreprises privées et les citoyens ne peuvent pas accéder à tous les documents que les organismes d'application de la loi peuvent. Ainsi, les informations recueillies par les agences privées peuvent ne pas être aussi fiables.
- Attention aux escrocs! Ne faites pas affaire avec des entreprises qui facturent trop en dessous ou au-dessus de la norme de l'industrie. Comparez les prix avec d'autres entreprises de la région qui offrent des services similaires.

Les propriétaires doivent effectuer une vérification des antécédents de TOUS les locataires potentiels (pas seulement ceux qui ont les yeux louches).

Méthode 2 sur 3: vérifier les antécédents d'une personne en tant qu'employeur

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Envisagez de filtrer les employés potentiels. De nombreux postes gouvernementaux ou d'autres emplois avec une habilitation de sécurité nécessitent une vérification des antécédents. Les employeurs du secteur privé ne doivent exécuter une vérification des antécédents sur les candidats potentiels, mais il est une bonne idée de couvrir vos bases.
- Peu importe à quel point quelqu'un semble honnête lors d'un entretien, les actions de votre nouvel employé peuvent blesser quelqu'un. Si vous n'avez pas vérifié les antécédents de cet employé, votre entreprise pourrait être tenue responsable de l'embauche par négligence. Une vérification des antécédents peut aider à isoler votre entreprise d'un tel risque.
- La plupart des États exigent des vérifications des antécédents criminels des personnes qui travaillent avec des enfants, des personnes âgées ou des personnes handicapées.
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Suivez les lois régissant les vérifications des antécédents. Vous pouvez demander aux employés potentiels leurs antécédents, mais il est illégal de cibler les membres des classes protégées. Vous ne pouvez pas effectuer une recherche d'antécédents basée sur la race, le sexe, la nationalité, l'âge, le handicap ou la religion d'une personne.
- Par exemple, effectuer des vérifications des antécédents uniquement sur les candidats européens musulmans ou africains violerait les lois sur l'égalité des chances. Il en va de même pour les «personnes de moins de 30 ans» ou les «hommes».
- Vous pouvez effectuer des vérifications des antécédents de toutes les personnes qui postulent pour travailler pour vous. Mais, agir sur ces informations uniquement pour les membres des classes protégées est illégal.
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Demandez aux employés de signer un formulaire de consentement. Les employeurs doivent demander aux employés actuels ou potentiels la permission de procéder à des vérifications des antécédents. Même dans les secteurs où les contrôles sont obligatoires, les nouveaux employés doivent signer un formulaire de consentement. Cela vous donnera non seulement la permission de continuer, mais vous protégera également contre les allégations d'atteinte à la vie privée.
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Comprenez ce qu'est une agence officielle d'information sur les consommateurs (ARC). Si vous êtes un employeur utilisant une agence externe pour effectuer une vérification des antécédents, la loi fédérale vous oblige à utiliser un ARC enregistré. En vertu de la Fair Credit Reporting Act, une agence de notation doit suivre des normes strictes en matière de protection des données et proposer un règlement des différends. Il existe de nombreux types d'ARC pour répondre à vos besoins. Par exemple, une ARC peut se concentrer sur les antécédents de crédit, d'assurance, d'emploi ou de location.
- Recherchez attentivement les agences de notation avant de contracter des services. Parce qu'il existe une telle variété, vous devez vous renseigner sur les services spécifiques pour vous assurer qu'ils correspondent à vos besoins.
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Envisagez de faire appel à une entreprise de sélection d'emplois. Il s'agit d'une catégorie populaire de l'ARC qui fournit un rapport de crédit spécial appelé «rapport d'emploi». Le document répertorie tout sur le rapport de crédit réel d'une personne en dehors de son pointage de crédit. Cela comprend l'historique des paiements, les adresses antérieures et les employeurs antérieurs.
- Les rapports de crédit normaux affectent le pointage de crédit du sujet. Une demande de «rapport d'emploi» n'a cependant aucun effet sur elle.
- La plupart des agences de notation de crédit ne répertorient pas les cotes de crédit, car demander (sans raison) est illégal dans certains États. Une bonne raison de demander la cote de crédit d'un employé pourrait être si la personne manipule votre argent.
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Allez en profondeur avec un «rapport d'enquête sur le consommateur». Ce type de rapport comprend des entretiens avec les voisins, les collègues et les amis d'un employé. Cela peut vous donner une image de la réputation du sujet dans la communauté et des caractéristiques personnelles. Seules certaines agences de notation fournissent ce service, alors renseignez-vous spécifiquement à ce sujet.
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Travaillez dans les limites de temps légales. En vertu de la loi fédérale, les agences de notation de crédit ne révèlent généralement pas les poursuites ou les jugements civils, les comptes d'arrestation pour la collecte ou les privilèges fiscaux payés de plus de 7 ans. Vous n'apprendrez probablement pas non plus sur les faillites survenues il y a plus de 10 ans. Mais vous pouvez demander que l'historique au-delà de 7 ans soit inclus dans votre rapport si votre état le permet.
- Quelques États ont des réglementations plus strictes qui protègent même les casiers judiciaires de plus de 7 ans.
- Même si les dossiers d'arrestation sont des dossiers publics, certains États ne permettent pas leur utilisation dans les décisions d'embauche.
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Utilisez les archives publiques légalement. Il existe certains documents publics que vous ne pouvez pas prendre en compte dans le processus d'embauche. Par exemple, les demandes d'indemnisation des accidents du travail deviennent souvent des dossiers publics. L'utilisation de ces dossiers dans une décision d'embauche pourrait être illégale en vertu de la loi sur les personnes handicapées (ADA). Vous ne pouvez pas non plus tenir compte d'une faillite antérieure dans la plupart des décisions, à moins que cela ne soit pertinent pour le poste.
- Les casiers judiciaires officiels ("Rap Sheets") ne sont pas toujours des dossiers publics. Certains États n'autorisent l'accès que pour des cas particuliers, comme les services de police et les garderies.
- Cela ne signifie pas que les sociétés d'enquête privées ne peuvent pas compiler leurs propres listes. Ils peuvent toujours rechercher des condamnations individuelles et des arrestations dans les archives publiques.
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Contactez les anciens employeurs. Légalement, ils sont autorisés à dire n'importe quoi de vrai sur les performances passées de votre nouvelle recrue potentielle. Mais, pour éviter les poursuites judiciaires, la plupart des entreprises ne feront que dire que votre nouvelle recrue potentielle y travaillait. Si vous obtenez des commentaires honnêtes et détaillés, utilisez-les pour évaluer votre embauche potentielle, mais ne vous lancez pas dans le processus d'embauche en vous fondant sur des commentaires approfondis.
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Rechercher des profils en ligne. Des blogs personnels, des comptes Facebook et Twitter, et bien plus encore, vous attendent pour les trouver. La présence en ligne d'une personne peut en dire long sur sa vie personnelle et professionnelle. Si les recrues potentielles gardent leurs informations privées, demandez la permission d'accéder aux informations.
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Parlez directement à votre nouvelle recrue. Il existe de nombreuses informations que les agences d'évaluation ne sont pas autorisées à fournir. Mais, souvent, rien ne vous empêche de demander directement des réponses à votre nouvelle recrue potentielle. Par exemple, «Avez-vous JAMAIS été arrêté?» est une question acceptable même si les ARC ne peuvent faire rapport que sur les sept dernières années d'antécédents criminels.
- Sachez que poser ces questions au début du processus de demande peut vous exposer à des poursuites. Vous ne pouvez pas exclure tous les candidats qui répondent «oui». Permettez-leur de fournir une explication et prenez-la en considération avant de prendre votre décision.

Si vous n'avez pas vérifié les antécédents de cet employé, votre entreprise pourrait être tenue responsable de l'embauche par négligence.

Méthode 3 sur 3: vérifier les antécédents de quelqu'un en tant que propriétaire

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Rassemblez les faits. L'information la plus importante pour un propriétaire est l'historique de crédit d'un locataire potentiel. Pour vérifier cela, vous avez besoin du nom, de l'adresse, de la date de naissance et du SSN du locataire potentiel (ou d'un autre numéro d'identification fiscale). Dans le même temps, rassemblez des informations générales telles que l'emploi et les salaires actuels, les voitures, les heures de travail, les anciens propriétaires ou l'emploi, etc. Vous pouvez également vous renseigner sur les arrestations, condamnations ou incarcérations.
- Si vous exécutez des vérifications d'antécédents sur les locataires potentiels, vous devez les exécuter sur TOUS les locataires potentiels. Choisir les personnes que vous souhaitez rechercher vous expose à des poursuites pour discrimination.
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Demandez au locataire potentiel de signer un formulaire de consentement. En vertu de la Fair Credit Reporting Act, vous ne pouvez pas effectuer une vérification de crédit sur une personne sans son autorisation écrite. Imprimez et présentez ce communiqué séparément des autres documents de candidature. Assurez-vous que les candidats sont pleinement conscients qu'ils signent un formulaire de consentement, pas simplement un autre formulaire de demande.
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Percevoir des frais. Les vérifications de crédit coûtent de l'argent. La plupart des États vous permettent de percevoir des frais raisonnables pour couvrir les frais d'exécution d'un contrôle. (Certains exigent que vous le payiez dans le cadre de vos frais d'exploitation.) Si le demandeur paie pour la vérification de crédit, assurez-vous qu'il comprend ce que vous ferez avec cet argent. Précisez également qu'il ne s'agit pas d'un dépôt remboursable.
- Vous voudrez peut-être offrir aux candidats une réduction sur les frais afin de ne pas les effrayer de même demander à louer avec vous.
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Obtenez l'approbation pour effectuer des vérifications. N'importe qui ne peut pas effectuer des vérifications de crédit. Vous devrez probablement obtenir l'approbation du bureau de crédit ou de l'agence d'évaluation du crédit (ARC) en tant que propriétaire. Fournissez-leur une preuve de votre identité et que vous êtes propriétaire d'un logement locatif. L'ARC peut même envoyer un inspecteur sur votre propriété pour une inspection des lieux.
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Demandez un chèque. Vous pouvez obtenir une vérification de crédit directement auprès de l'un des trois principaux bureaux de crédit (Equifax, Transunion ou Experian). Vous pouvez également passer un contrat avec un ARC tiers. Les agences de notation de crédit vous donnent souvent la possibilité d'ajouter une « vérification des antécédents criminels» et un «rapport d'expulsion» au «rapport de crédit» moyennant des frais. Mais dans la plupart des cas, vous n'aurez besoin de rien d'autre qu'une vérification de crédit.
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Analysez le rapport de crédit. Il affichera les retards de paiement sur les prêts automobiles, les prêts éducatifs, les cartes de crédit, les factures médicales et de nombreuses autres dettes. En tant que propriétaire, vous recherchez un endettement trop élevé à gérer avec les revenus du demandeur. N'oubliez pas qu'un rapport de crédit ne contiendra que des informations sur les sept dernières années (ou dix ans pour certaines choses). Certains rapports contiendront également un score "FICO" allant de 300 à 900. Plus le score est élevé, mieux c'est. Tout ce qui dépasse le milieu des années 600 est généralement considéré comme à faible risque.
- Si vous rejetez un demandeur en raison d'informations sur le rapport de crédit, vous devez donner un avis «Action défavorable». Cette lettre doit fournir les coordonnées de l'agence que vous avez utilisée pour obtenir ce rapport.
- Le locataire peut choisir de contester les informations fournies par l'agence. Les candidats peuvent recevoir une copie gratuite du rapport de crédit de cette agence tant qu'ils contestent les informations dans les 60 jours.
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Débarrassez-vous du rapport. Vous n'êtes pas légalement autorisé à conserver une copie du rapport de crédit d'un demandeur une fois que vous n'en avez plus l'usage légitime. Cependant, vous devez les conserver pendant au moins 2 ans car les demandeurs peuvent déposer une demande de logement équitable contre vous dans les 2 ans suivant la discrimination alléguée.
- Notez que certains États autorisent le dépôt d'une demande de logement équitable au-delà des deux ans, auquel cas vous devez conserver les rapports plus longtemps.

Comme comment effectuer une vérification des antécédents en tant que propriétaire ou employeur — Pour plus de conseils de notre co-auteur juridique, comme comment effectuer une vérification des antécédents en tant que propriétaire ou employeur, faites défiler vers le bas!

Mises en garde

Les employeurs ne peuvent pas utiliser les informations suivantes dans les décisions d'embauche: faillites, dossiers d'indemnisation des accidents du travail (à moins que la blessure de l'employé puisse interférer avec la capacité du sujet à effectuer un travail), dossiers médicaux (bien que vous puissiez vous renseigner sur la capacité d'un sujet à effectuer un travail) et génétique Informations. En outre, les dossiers suivants nécessitent le consentement du sujet pour y accéder: dossiers scolaires, rapports de crédit et dossiers militaires (bien que des informations de base telles que le nom, le grade et le salaire puissent être divulguées sans consentement).
Méfiez-vous de l'embauche de courtiers de données en ligne moins réputés pour effectuer une vérification des antécédents. Les employeurs (et les propriétaires) courent le risque qu'un tel courtier ne se conforme pas aux lois fédérales ou étatiques concernant le type ou la source d'informations recueillies. De plus, ces entreprises peuvent extraire des données de sources peu fiables et peu fiables.
Les propriétaires doivent effectuer une vérification des antécédents de TOUS les locataires potentiels (pas seulement ceux qui ont les yeux louches). Si vous commencez à choisir qui soumettre à un contrôle, vous vous exposez potentiellement à des poursuites pour discrimination.

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Comment faire une vérification des antécédents?

Pas

Méthode 1 sur 3: vérifier les antécédents de quelqu'un en tant que citoyen privé

Méthode 2 sur 3: vérifier les antécédents d'une personne en tant qu'employeur

Méthode 3 sur 3: vérifier les antécédents de quelqu'un en tant que propriétaire

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