Comment créer une facture commerciale?
Si votre transaction nécessite des informations supplémentaires, vous devrez créer votre propre facture commerciale à l'aide d'Excel ou d'un autre tableur.
Une facture commerciale est un formulaire utilisé par les exportateurs et les importateurs pour fournir des informations spécifiques requises par les agents des douanes lors de l'envoi ou de la réception de produits à travers les frontières internationales. Bien qu'il n'y ait pas de format standard pour une facture commerciale, les agences douanières exigent généralement que certaines informations soient présentées de manière claire et facilement lisible. Cet article fournit des instructions sur la façon de créer et de remplir une facture commerciale pour les marchandises importées.
Partie 1 sur 2: création d'un formulaire de facture commerciale
- 1Imprimez une facture commerciale préétablie. De nombreux sites Web proposent des formulaires de facture commerciale pré-fabriqués gratuits qui peuvent être imprimés et remplis manuellement. Quelques bons exemples incluent la facture alignée par la Commission économique des Nations Unies pour l'Europe et des exemples par des compagnies maritimes internationales comme FedEx et UPS. Ces factures répondent à toutes les exigences nécessaires pour les factures commerciales et peuvent être trouvées avec une recherche Google pour «modèles de factures commerciales».
- 2Remplissez une facture commerciale en ligne. La ressource gratuite commercialinvoiceform.org vous permet de saisir vos informations directement dans leur modèle en ligne. Le site propose également une page pratique qui explique la terminologie du formulaire et clarifie chaque valeur d'entrée.
- 3Créez votre propre facture avec Microsoft Excel. Bien que les modèles ci-dessus suffisent pour la majorité des transactions, certains produits spécifiques ou transactions commerciales formalisées peuvent nécessiter des informations supplémentaires. Ces exigences sont répertoriées sur le site Web de la Commission européenne du commerce international. Si votre transaction nécessite des informations supplémentaires, vous devrez créer votre propre facture commerciale à l'aide d'Excel ou d'un autre tableur.
- Lors de la création de votre facture, rappelez-vous que même s'il n'y a pas de format requis, vous devez vous assurer d'inclure les informations de base requises en plus des informations spécialisées requises par votre transaction. Découvrez comment formater une facture commerciale pour obtenir des instructions sur la création de votre propre facture.
- Au lieu de créer un document à partir de zéro, vous pouvez gagner du temps en téléchargeant une facture commerciale prédéfinie et en la modifiant en fonction de vos besoins. Il existe un modèle de facture commerciale disponible ici qui peut être téléchargé gratuitement et facilement modifié pour répondre à vos besoins.
Découvrez comment formater une facture commerciale pour obtenir des instructions sur la création de votre propre facture.
Partie 2 sur 2: remplir correctement votre facture commerciale
- 1Fournir des informations complètes pour l'acheteur et le vendeur, et pour tous les intermédiaires. Cela inclut le nom (société ou individu), l'adresse complète (avec le code du pays), le numéro d'identification fiscale et le numéro de téléphone (avec le code du pays). Les destinataires peuvent être appelés destinataires et les expéditeurs peuvent être appelés expéditeurs. De plus, des informations pour un importateur (parfois appelé un destinataire intermédiaire) peuvent être nécessaires s'il n'est pas le destinataire final.
- Si l'expéditeur ou le destinataire de l'article est un particulier, son numéro d'identification fiscale sera probablement son numéro de sécurité sociale ou un numéro d'identification gouvernemental équivalent.
- 2Remplissez les détails de l'expédition. Ces informations comprennent le numéro de facture utilisé par l'exportateur, les conditions de vente (également appelées Incoterms), le motif de l'exportation (cadeau, vente, article à réparer, etc.), l'identifiant de l'expédition et/ou le numéro de la lettre de transport (utilisé par le transporteur pour suivre ou identifier l'envoi), le nom du transporteur et la date d'exportation. Gardez à l'esprit que certains de ces éléments peuvent ne pas s'appliquer à votre envoi et n'ont donc pas besoin d'être inclus.
- Les conditions de vente, ou Incoterms, précisent quelle partie (l'exportateur ou l'importateur) paie pour chaque étape de l'expédition et fournit chaque document nécessaire. Il peut également préciser quand le paiement est dû à l'exportateur. Celles-ci seront souvent exprimées par des acronymes ou une terminologie commerciale internationale compliquée.
- 3Décrivez les éléments inclus. Les informations sur les articles comprendront généralement les articles inclus, une description de chaque article, une brève description de l'utilisation prévue de chaque article, le pays d'origine, la quantité de chaque article et l'unité utilisée pour mesurer la quantité de chaque article (rouleaux, piles, individuels). Les descriptions des articles doivent également inclure les matériaux dont chaque article est fait et le numéro de l'article, le cas échéant.
- Il peut y avoir un espace sur votre formulaire pour inclure un code de barème tarifaire harmonisé (numéro HTC, HTS, HS ou annexe B) pour votre article. Ces codes, maintenus par l'Organisation mondiale des douanes, précisent quel type d'article est vendu et quel tarif sera facturé pour son importation. Bien que ce ne soit pas toujours nécessaire, cela aidera à accélérer le processus d'importation ou d'exportation et vous permettra de savoir à quel taux les droits d'importation vous seront facturés. Ces codes peuvent être trouvés sur le site Web de la US International Trade Commission.
- Notez que les informations sur le pays d'origine doivent être renseignées avec le pays dans lequel l'article a été fabriqué, pas nécessairement d'où il est expédié.
- 4Remplissez la valeur unitaire et la valeur totale de votre envoi. Ces informations comprendront la valeur unitaire de chaque article, la valeur totale de tous les articles et la devise utilisée pour calculer ces valeurs. Si vous importez les articles, vous devez inclure le montant que vous avez payé pour eux, à l'exclusion des frais d'expédition ou d'assurance. Si vous exportez les articles, vous devez inclure le montant pour lequel les articles ont été achetés dans la devise dans laquelle ils ont été initialement répertoriés.
- Tous les articles importés en Europe doivent être indiqués en dollars américains sur les documents d'entrée.
- Même si les articles expédiés sont gratuits pour le destinataire, tels que des cadeaux ou des échantillons de produits, une valeur doit toujours être incluse. Dans ces cas, la valeur peut être exprimée soit comme le prix d'achat d'origine, dans le cas d'un cadeau, soit comme le coût des matériaux nécessaires à la fabrication de l'article dans le cas d'un échantillon gratuit.
Cet article fournit des instructions sur la façon de créer et de remplir une facture commerciale pour les marchandises importées. - 5Complétez les autres informations d'expédition. Les autres informations requises peuvent inclure les frais d'assurance, le nombre de colis, le poids total des colis, les remises ou rabais appliqués à l'envoi, les autres coûts associés à l'envoi et les frais de transport associés à l'envoi. Ces détails seront inclus ou complétés au besoin et dépendront de la nature de l'envoi.
- 6Signez le document. De nombreux envois nécessiteront une déclaration comprenant le nom, le titre et la signature de l'expéditeur de l'envoi, ainsi que tout autre numéro de licence d'exportation ou d'importation requis.
- 7Copiez votre facture. Vous aurez probablement besoin de plusieurs copies de votre facture. En plus des copies à conserver dans vos dossiers, vous aurez également besoin d'une facture à soumettre à la douane et une à inclure à l'intérieur de l'envoi lui-même si vous exportez les marchandises.
Il existe un modèle de facture commerciale disponible ici qui peut être téléchargé gratuitement et facilement modifié pour répondre à vos besoins. - 8Vérifiez si vous devez soumettre des documents supplémentaires. Selon leur destination, les envois internationaux peuvent nécessiter un certificat d'origine. Par exemple, les articles expédiés en Europe du Nord nécessitent un formulaire NAFTA (Accord de libre-échange nord-européen). D'autres expéditions peuvent nécessiter des certificats d'origine supplémentaires.
- Remplissez toujours toutes les informations au mieux de vos connaissances et péchez par excès d'informations. Toute information douteuse peut entraîner un retard de votre expédition et des frais supplémentaires.
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