Comment fixer des délais en tant qu'entrepreneur?
Cependant, en précisant vos échéances, en communiquant correctement vos échéances et en agissant comme un professionnel, vous serez en mesure de fixer des échéances qui conviennent à votre organisation et à vos employés.
Les délais sont importants pour toutes les entreprises. Les petites entreprises et les entrepreneurs qui les dirigent, cependant, connaissent les défis de fixer des délais réalistes pour leurs employés. En effet, en tant qu'entrepreneur, vous devrez fixer une variété de délais pour vous assurer que votre entreprise fonctionne et que vos clients sont satisfaits. Cependant, en précisant vos échéances, en communiquant correctement vos échéances et en agissant comme un professionnel, vous serez en mesure de fixer des échéances qui conviennent à votre organisation et à vos employés.
Méthode 1 sur 3: établir des délais raisonnables
- 1Renseignez-vous sur vos concurrents. En fin de compte, tout délai que vous fixez doit être fait avec des connaissances pertinentes sur le marché et les actions de vos concurrents. Sans ces informations, votre date limite peut être non pertinente, inutile ou irréaliste.
- Assister à des conférences commerciales. Les conférences commerciales, comme la réunion annuelle de l'Association européenne des franchisés et revendeurs, sont d'excellents endroits pour réseauter avec d'autres propriétaires de petites entreprises qui sont dans une position comme la vôtre.
- Recueillir des informations sur les études de marché. Vous pouvez le faire en passant un contrat avec une entreprise de marketing, en effectuant vos propres recherches sur Internet ou en faisant tout votre possible pour rencontrer vos concurrents dans un environnement individuel.
- 2Inclure des mesures fermes. Toute date limite que vous établissez devrait avoir des détails attachés à son achèvement. Sans métriques fermes et une date précise, vous et vos employés aurez du mal à la respecter.
- Créez un délai ferme. Par exemple, si vous demandez à vos employés de comptabiliser votre inventaire, donnez-leur une date précise à laquelle ils doivent être effectués.
- Fournissez des chiffres afin que vous et vos employés puissiez mesurer leurs progrès vers l'atteinte de leurs objectifs et l'échéance. Par exemple, si vous dites à vos employés qu'ils ont besoin d'augmenter leurs ventes d'une année sur l'autre, donnez-leur un certain chiffre qu'ils doivent atteindre, comme 149000€ de ventes.
- 3Créez des délais réalistes et atteignables. La chose la plus importante dans la fixation des délais est peut-être de s'assurer qu'ils sont réalisables. Fixer des délais inatteignables vous frustrera, vous et vos employés, et créera un environnement de travail stressant.
- Mesurez le temps nécessaire à l'échéance par rapport au temps moyen qu'il faut à vos employés pour effectuer un travail similaire.
- Si en fixant une date limite, vous demandez aux employés de travailler plus ou plus vite que la normale, assurez-vous que l'augmentation n'est pas dramatique. Par exemple, demandez aux employés de travailler 10% plus vite plutôt que 50% plus vite.
À un moment donné, il peut être nécessaire de réévaluer les délais que vous vous êtes fixés. - 4Impliquer les parties intéressées. Assurez-vous toujours d'impliquer des personnes qui connaissent ou seront impliquées dans la réalisation d'un objectif donné dans le processus de prise de décision. Sans connaissances spécifiques au projet à terminer, vous ne pourrez pas fixer un délai réaliste.
- Parlez aux travailleurs chargés d'aider à respecter le délai. Les employés pourraient mieux comprendre les facteurs uniques, tels que les ventes liées à la saison ou d'autres problèmes, qui auront un impact sur votre capacité à respecter les délais.
- Organisez une séance de remue-méninges lors d'une réunion. Par exemple, demandez à la direction et aux employés des idées sur la façon d'atteindre un objectif. Essayez de dire «Je veux fixer une date limite pour la conclusion de l'accord Johnson. Quelqu'un a-t-il de bonnes idées pour que cela se fasse dans les délais?»
- Consultez les membres supérieurs de votre organisation. Vos partenaires ou managers peuvent avoir des opinions intéressantes concernant la date limite que vous souhaitez fixer.
Méthode 2 sur 3: communiquer les délais aux employés
- 1Tenir une réunion. Après avoir fixé votre date limite, vous devez organiser une réunion pour informer tous les employés concernés des objectifs du projet. En organisant une réunion, vous vous assurerez que tout le monde est au courant de la nouvelle échéance.
- Envoyez un courriel à tout le monde. Par exemple, envoyez un e-mail à tout le monde "Veuillez assister à la réunion à 9h30 le 6 janvier pour discuter des détails, des objectifs et des délais du projet West Lake."
- Organisez une vidéoconférence afin que les employés qui ne peuvent pas y assister physiquement puissent participer à la discussion. Utilisez Skype ou un programme similaire pour faciliter votre visioconférence.
- Organisez des réunions de suivi hebdomadaires ou bihebdomadaires pour discuter des progrès réalisés par vos travailleurs par rapport à la date limite.
- Assurez-vous que toutes les parties concernées assistent à la réunion ou sont informées de la discussion lors de la réunion.
- 2Expliquez clairement la date limite. Pendant et après la tenue d'une réunion, vous devez expliquer clairement les détails de la date limite que vous fixez. Sans explication appropriée, vos employés n'auront pas une vision définitive de ce qu'ils doivent faire.
- Ne présumez jamais que vos employés savent ce que vous dites.
- Expliquez les concepts importants. Par exemple, si vous mettez en œuvre un nouveau processus ou utilisez une nouvelle base de données pour respecter les délais, proposez un atelier pour informer les employés sur le nouveau processus.
- Incluez une session de questions et réponses dans toute réunion que vous avez concernant la date limite.
- Expliquez à vos employés l'importance de l'échéance pour l'organisation. Par exemple, si vous essayez de terminer un projet pour montrer les progrès avant une fusion, une demande de prêt ou quelque chose de similaire, certains employés doivent le savoir.
- 3Publiez les délais et les métriques. Assurez-vous que vous et votre personnel pouvez voir les détails de la date limite quotidiennement. Sans rappeler et renforcer la date limite, vous et votre personnel pourriez devenir nonchalants et ne pas la respecter.
- Accrochez un dépliant contenant des informations sur la date limite dans un endroit central, comme une salle de pause.
- Incluez la date et les chiffres spécifiques pertinents, tels que les chiffres de performance ou les objectifs de croissance, dans toute communication concernant la date limite.
- Envoyez des courriels au personnel sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire.
- Word tous les rappels de la date limite d'une manière amicale. Envisagez de le présenter comme une compétition. Par exemple, si vous publiez un dépliant au bureau, incluez un langage comme «Gagnez le défi! Le projet de West Lake devrait être terminé le 4 mai».
- Évitez de faire connaître les paramètres de la date limite afin qu'ils semblent lancinants ou oppressants pour le personnel. Par exemple, n'envoyez pas de rappels quotidiens par e-mail ou ne dérangez pas les employés plus d'une ou deux fois par semaine à propos de l'échéance imminente.
Sans connaissances spécifiques au projet à terminer, vous ne pourrez pas fixer un délai réaliste. - 4Sois positif. L'une des caractéristiques du succès des petites entreprises est une attitude positive. En étant positif, non seulement vous vous inspirerez, mais vous contribuerez à créer un style d'affaires positif où les gens ont une attitude «peut faire».
- Parlez en termes d'équipe positifs et utilisez des expressions comme «nous pouvons» ou «nous le ferons».
- Félicitez vos employés chaque fois qu'ils progressent vers votre objectif. Par exemple, dites: « Bon travail, Joel. Cela nous aidera vraiment à respecter ce délai.»
- Évitez de présenter la date limite comme quelque chose qui sera difficile à atteindre. Présentez-le plutôt comme un effort qui démontrera les capacités de vos employés et de votre organisation.
- Évitez d'être trop positif et tempérez toujours une attitude saine et positive avec des réalités commerciales et des attentes réalistes.
- 5Encouragez vos employés. En encourageant vos employés, vous les motiverez à respecter vos échéances. De plus, vous créerez une culture de travail positive et contribuerez à créer un environnement que les employés apprécieront et apprécieront.
- Dites à vos employés que vous savez qu'ils peuvent le faire. Par exemple, dites: «John, je sais que cette date limite est peut-être proche, mais j'ai vraiment confiance en vos capacités.
- Offrez des récompenses ou une compensation pour avoir respecté ou dépassé des délais difficiles. Par exemple, offrez un jour de vacances supplémentaire ou une compensation monétaire pour avoir dépassé une date limite.
- Ne jamais rabaisser ou insulter vos employés. De plus, ne dites jamais à vos employés que leur travail dépend d'un délai serré.
Méthode 3 sur 3: respecter les délais
- 1Prendre la responsabilité. En tant que petite entreprise, vous êtes responsable de tous les aspects de votre entreprise. En fin de compte, vous devriez en venir à considérer le succès ou l'échec de l'entreprise comme le vôtre. Sans vous approprier intellectuellement, vous ne pourrez pas agir comme un vrai professionnel.
- Adoptez l'idée de «l'argent s'arrête ici». En tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes celui qui est ultimement responsable - et responsable - de tout échec dans votre organisation.
- Ne blâmez pas vos employés ou d'autres pour le délai non respecté. En fin de compte, votre organisation n'a pas respecté un délai parce que le délai était problématique ou que la gestion a échoué.
- Soyez actif. Assurez-vous d'être un gestionnaire actif. Pour ce faire, parlez ou travaillez souvent avec vos employés au cours d'un projet. En fin de compte, ils sauront que vous êtes un gestionnaire attentionné et responsable.
- 2Engager les conséquences pour les délais non respectés. En promulguant des conséquences, vous instituerez une autre motivation pour vous ou vos employés à respecter une échéance.
- Les conséquences doivent toujours être communiquées aux employés lorsqu'une échéance leur est présentée.
- Les conséquences devraient se concentrer sur la croissance ou l'amélioration individuelle, plutôt que d'être punitives. Par exemple, les employés qui ne respectent pas une échéance devraient passer plus de temps en formation ou devraient avoir un niveau de formation plus élevé.
- Ne prenez des mesures punitives qu'après que les employés démontrent une tendance à l'incompétence. Envisagez la résiliation uniquement après qu'un employé ne respecte pas plusieurs échéances et que vous lui avez parlé et encadré l'employé.
En effet, en tant qu'entrepreneur, vous devrez fixer une variété de délais pour vous assurer que votre entreprise fonctionne et que vos clients sont satisfaits. - 3Réfléchissez aux échecs antérieurs. Si vous ou vos employés avez déjà manqué des délais, vous devriez prendre le temps de réfléchir aux raisons. Après réflexion, vous remarquerez sans aucun doute des tendances ou des problèmes persistants qui ont un impact négatif sur la capacité de votre organisation à respecter les délais.
- Réfléchissez à ce que vous pourriez faire pour améliorer votre travail en tant que gestionnaire. Pensez à assister à des congrès, à des conférences et à vous former pour devenir un meilleur gestionnaire.
- Rencontrez les employés ou les gestionnaires concernés après une date limite non respectée. Demandez-leur pourquoi ils ont manqué la date limite ou pourquoi ils pensent que l'organisation n'a pas pu respecter la date limite.
- Évaluez si un employé qui a manqué une date limite était irresponsable. Par exemple, si John publie beaucoup sur Facebook au travail, cela nuira à sa productivité.
- Demandez-vous s'il y a eu des circonstances uniques ou imprévues qui ont entravé la capacité de votre organisation à respecter une échéance. Par exemple, une panne de machine vous empêcherait probablement d'atteindre un quota de production à une date donnée.
- Offrez à vos employés des moyens de fournir des commentaires anonymes. Vos employés pourraient être en mesure de vous donner un aperçu d'un délai non respecté s'ils ne craignent pas de représailles.
- 4Réévaluer les délais à mi-projet. À un moment donné, il peut être nécessaire de réévaluer les délais que vous vous êtes fixés. En fin de compte, il n'y a aucune raison de se tenir à une échéance qui n'a plus de sens.
- Remettez en question la faisabilité de votre échéance après des revers liés au projet. Par exemple, demandez-vous si un délai est réalisable après qu'un fournisseur vous a informé qu'il ne serait pas en mesure de vous fournir certains produits à temps.
- Reportez ou repoussez vos échéances, le cas échéant. Si vous ou vos employés pensez que la date limite est devenue intenable, envisagez de la repousser.
- Ne repoussez les délais que pour une raison vérifiable.
- Reporter ou annuler une date limite si elle n'est plus pertinente. Par exemple, si vous avez un délai serré pour terminer un projet afin de pouvoir commencer un autre projet, envisagez d'annuler la date limite si le calendrier du prochain projet a été prolongé.
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