Comment s'organiser et gagner du temps en tant que femme entrepreneure?
Gagner du temps et rester organisé tout en gérant une entreprise, petite ou grande, est une tâche monumentale, en particulier pour les femmes entrepreneures.
Gagner du temps et rester organisé tout en gérant une entreprise, petite ou grande, est une tâche monumentale, en particulier pour les femmes entrepreneures. Que vous soyez célibataire, marié ou maman, vous devez organiser votre entreprise de manière à gagner du temps pour vous-même. Tout organiser correctement élimine l'encombrement et vous éloigne du stress. En organisant les choses correctement, vous garderez le désordre et recommencerez chaque jour. L'organisation et le gain de temps sont synonymes - si vous êtes organisé, vous gagnez du temps automatiquement. Planifiez par où commencer et quelles sont vos priorités en suivant ces étapes.
Partie 1 sur 3: promouvoir votre entreprise en ligne
- 1Mettez votre entreprise en ligne. Si vous venez de démarrer, la possibilité d'inscrire votre entreprise dans des annuaires d'entreprises en ligne est une bonne idée. Si vous vous demandez ce que cela a à voir avec le fait d'être organisé, voici comment cela peut vous aider: Si vous répertoriez votre entreprise en ligne, il y a toujours une chance qu'elle apparaisse sur la première page de n'importe quel moteur de recherche. Organiser les choses en ligne est beaucoup plus facile que de le faire manuellement; de plus, votre entreprise n'est confrontée à aucun recours, elle est toujours mise à jour par les listes de diffusion, par exemple, l'annuaire australien des pages d'affaires. Ils fournissent des services uniques pour garder votre entreprise au top et la garder organisée en la mettant fréquemment à jour pour vous.
Partie 2 sur 3: garder votre espace de travail bien rangé
- 1Gardez votre bureau sans encombrement. Chaque entreprise est différente, alors gardez votre dossier sur le bureau correctement organisé. La propreté vous évitera les tracas de la recherche de fichiers à partir de la structure de fichiers désordonnée. Créez une structure de fichiers sur votre ordinateur ou votre réseau qui fonctionne pour vous. Si cela vous manque, commencez par des dossiers électroniques étiquetés comme suit:
- Planning d'affaires
- Ventes et marketing
- Conception et logotype
- Finances
- Légal
- Personnel.
L'organisation et le gain de temps sont synonymes - si vous êtes organisé, vous gagnez du temps automatiquement. - 2Conservez vos fichiers dans leurs dossiers respectifs pour éviter le chaos. Si vous avez des enfants, cela aide également à protéger vos fichiers de vos enfants espiègles.
- Si vous rencontrez un problème avec un fichier, par exemple, le fichier ne tient pas dans un dossier, créez un sous-dossier ou un nouveau. La même procédure doit être suivie pour structurer vos mails. Utilisez des en-têtes de dossier pour les problèmes ou les e-mails que vous recevez le plus fréquemment.
- 3Jetez le désordre loin de votre table. Jetez les objets que vous n'utilisez pas, comme les stylos, les vieux disques d'ordinateur et le papier brouillon. Gardez votre bureau sans encombrement en gardant les fournitures que vous utilisez régulièrement comme des stylos et des crayons, une agrafeuse, des ciseaux, des trombones, un bloc-notes, un bloc-notes, un calendrier et un annuaire téléphonique. Pour rester organisé, achetez ces produits essentiels:
- Imprimante tout-en-un: un scanner, un copieur et un télécopieur. Chaque élément vous fait gagner beaucoup de temps et celui de votre assistant de bureau (si vous en avez un).
- Utilisez des trieurs de fichiers et des bacs à courrier pour éviter que les fichiers ne s'empilent sur votre table.
- Ayez au moins trois tiroirs dans votre bureau pour les fournitures, les objets personnels et les articles de l'entreprise. Ils doivent avoir le logo de l'entreprise sur eux.
- 4Maintenir un système de classement efficace. Les fichiers continuent de s'accumuler chaque année, et le paquet semble si ennuyeux et désordonné lorsque vous souhaitez rechercher un ancien fichier d'un an environ. En plus de ce système, procédez comme suit:
- Rangez les anciens fichiers: les fichiers que vous n'utilisez pas régulièrement et dont vous n'avez plus besoin doivent être stockés dans des boîtes de classement en fonction des dates ou des catégories telles que les ventes, la promotion, les aspects juridiques, financiers et personnels.
- Conservez les vieux matériaux en sécurité: stockez ces boîtes de classement dans un endroit confidentiel tel que des placards ou dans une pièce de stockage hors site, dont les clés ne doivent être qu'avec vous. Conservez une copie des clés à la maison et au bureau.
- Restez à jour: Triez ces fichiers régulièrement et jetez les informations ou les fichiers dont vous n'avez plus besoin. Ne jetez jamais les factures, les contrats, les garanties et les documents fiscaux.
Ils fournissent des services uniques pour garder votre entreprise au top et la garder organisée en la mettant fréquemment à jour pour vous.
Partie 3 sur 3: gain de temps
- 1Cherchez à gagner du temps autant que possible. Même si vous allez gagner suffisamment de temps lorsque vous êtes organisé, il existe quelques conseils qui peuvent vous aider à gagner plus de temps, comme indiqué dans cette partie.
- 2Économisez 900 heures par an en faisant cette astuce. Ne mettez jamais fin à un appel ou à une réunion sans planifier votre prochaine étape. Avant de mettre fin à un appel, aussi court soit-il, commencez votre prochaine étape pendant un appel ou une réunion elle-même. De cette façon, vous n'aurez jamais à savoir quelle est la prochaine étape.
- Par exemple: ce n'est pas vous qui devez vous assigner la prochaine étape encore et encore. Lorsque vous êtes un leader, vous allez demander aux autres de suivre les choses. Un vingtième de chaque minute doit être enregistré pour passer en revue l'étape suivante. De cette façon, vous pouvez gagner 12 minutes dans une réunion d'une heure et 900 heures par an.
- En 5 minutes d'appel, vous pouvez faire deux présentations par e-mail pour votre client. De cette façon, vous n'oublierez même pas et enverriez du courrier instantanément.
- Au cours d'une réunion d'une demi-heure, vous pouvez noter des choses pendant une réunion et planifier la manière de procéder une fois la réunion terminée. Pendant un appel, vous pouvez transmettre les documents à votre investisseur ou à vos clients, économisant ainsi 5 minutes à vous.
- 3Gardez une trace des heures que vous avez dans une journée. Il est très important de planifier votre temps quotidien. Ayez un plan et respectez-le.
- Planifiez votre temps sur un agenda - un calendrier mural ou de bureau, un cahier que vous utilisez pour noter vos rendez-vous, votre montre multitâche peut-être, ou un programme informatique.
- Vous devez avertir les gens à l'avance de ce que vous attendez d'eux et si quelque chose vient d'arriver, au lieu de poster une personne, appelez-la pour qu'elle réponde immédiatement. Laissez-lui un message vocal et un e-mail s'il ne répond pas à votre appel.
- Fixez des délais pour vos employés et pour vous-même, afin que tout le travail soit fait à temps.
Même si vous allez gagner suffisamment de temps lorsque vous êtes organisé, il existe quelques conseils qui peuvent vous aider à gagner plus de temps, comme indiqué dans cette partie. - 4Prévoyez du temps pour le courrier électronique et les médias sociaux. Adoptez un système de liste d'entreprises tel que mentionné au début de cet article; il maintient votre entreprise à jour. Les e-mails et les réseaux sociaux peuvent être une grosse perte de temps. Les médias sociaux peuvent être une distraction, consultez les sites de médias sociaux seulement deux fois par jour pour les notifications.
- Utiliser un système central de gestion des médias sociaux à des fins de marketing sur les médias sociaux; vous pouvez avoir plus d'un compte, un tableau de bord central comme 'Hootsuite' peut vous aider à éviter les allers-retours entre les sites. Il vous aide même à planifier des publications tout au long de la journée afin que vous n'ayez pas à vous inscrire encore et encore.
- Afin de gagner plus de temps, évitez les distractions comme votre téléphone, votre télévision, vos collègues bavards, etc. De cette façon, vous pouvez rester sans stress et vous pouvez prendre du temps supplémentaire pour votre famille et vous-même. Pour être un entrepreneur prospère, vous devez avoir de bonnes compétences en gestion.
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